Functiebeschrijving: hoe maak je hem perfect

"Functieomschrijving" is een veelgebruikt woord, waarvan het belang tegenwoordig ten onrechte niet wordt benadrukt. Functiebeschrijvingen zijn echter een essentieel hulpmiddel op de HR-afdeling van elk bedrijf. Ze zijn veel meer dan alleen een functiebeschrijving.

Functiebeschrijvingen hebben veel toepassingsgebieden in HR-werk. Zowel in de sollicitatiefase als in de feitelijke arbeidsrelatie. Van personeelsplanning, werving, personeelsselectie en inwerken tot het opstellen van functiereferenties, reorganisaties binnen het bedrijf of de prestatiebeoordeling van werknemers - de toepassingsmogelijkheden zijn uitgebreid.

Je ziet nu al dat een functiebeschrijving veel meer is dan alleen maar een schriftelijke beschrijving van de functie. Hier kun je ontdekken wat de perfecte functiebeschrijving is en waarom deze zo belangrijk is voor jouw bedrijf. We geven je ook de hulpmiddelen die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat je geen fouten maakt met je volgende functiebeschrijving.

Functiebeschrijving: definitie en onderscheid

Was ist eine Stellenbeschreibung genau?

In principe is het maken van een functiebeschrijving niets meer dan het schriftelijk vastleggen van een individuele functie in het bedrijf. Het is een gestandaardiseerde beschrijving van specifieke kenmerken. Of simpel gezegd: de functiebeschrijving van een functie in je organisatie. Maar het is meer dan dat. Het definieert de hoofdtaken, secundaire taken, doelstellingen van de functie, vereiste competenties en verantwoordelijkheidsgebieden.

Daarnaast gaat het bij een functiebeschrijving om het onderscheid met andere functies en de integratie in het organigram van de bedrijfsstructuur. Dit geeft een transparant overzicht van de organisatie en vereenvoudigt de personeelsplanning.

Functiebeschrijvingen moeten altijd persoonsonafhankelijk zijn. Dit zorgt ervoor dat de eisenprofielen objectief zijn en garandeert zo een gelijke behandeling van alle personen. Naast de functiebeschrijving is de kern van de functiebeschrijving ook de culturele fit van een persoon met de organisatie. Criteria voor culturele fit worden steeds belangrijker bij werving.

In het bedrijfsleven wordt vaak het synoniem job description gebruikt voor het woord functiebeschrijving. De Engelse term "job description" wordt tegenwoordig ook veel gebruikt. De boodschap en inhoud blijven echter hetzelfde. Waar je echter voor moet oppassen is dat je de betekenis niet verwart met soortgelijke en verwante termen.

Let op - risico op verwarring!

Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung/Stellenanzeige vs. Funktionsbeschreibung

Woorden die verwarrend veel op elkaar lijken, maar bij nader inzien een totaal andere betekenis hebben. BELANGRIJK om te weten: Deze woorden zijn niet identiek. Je weet al wat een functieomschrijving is. Een personeelsadvertentie daarentegen is gericht op potentiële sollicitanten. Het maakt intern of extern bekend wie er kan solliciteren naar een vacante functie en wat een kandidaat moet inbrengen.

De personeelsadvertentie is veel minder gedetailleerd en vat kort de belangrijkste inhoud van de functiebeschrijving samen. Functiebeschrijvingen dienen dus als basis voor personeelsadvertenties. Naast een bron van informatie voor sollicitanten zijn personeelsadvertenties ook een middel om de werkgever te presenteren. Het vervult dus ook secundaire taken zoals werkgeversmarketing en voorziet potentiële sollicitanten van relevante informatie over je bedrijf.

En dan is er nog een zogenaamde functiebeschrijving, die weer andere inhoud heeft. Deze beschrijft specifieke kenmerken van functies die meestal door werknemers in verschillende functies worden vervuld. Een functiebeschrijving beschrijft een enkele functie, terwijl de functiebeschrijving meestal gaat over het verantwoordelijkheidsgebied van meerdere werknemers. Je ziet dus al dat de verschillen in de details zitten.

Het belang van functiebeschrijvingen

Functiebeschrijvingen zijn om veel redenen belangrijk. Ze helpen zowel de functiehouder om de functie beter te begrijpen als de directe leidinggevende om de prestaties te beoordelen. Hoe duidelijker en gedetailleerder het verantwoordelijkheidsgebied en de indeling van de functie, hoe groter de kans dat de doelstellingen van de functie worden gehaald.

Functiebeschrijvingen worden voornamelijk gebruikt bij personeelsplanning en -selectie. Het is essentieel om het gewenste functieprofiel af te stemmen op de doelstellingen van het bedrijf. Het belang van functiebeschrijvingen gaat ook verder dan HR-werk. Als werknemers hun taken begrijpen, kunnen ze met succes in hun werk groeien en uitblinken.

Maar het beheren van functiebeschrijvingen, waaronder de taakomschrijving, brengt ook een aanzienlijke inspanning met zich mee, die zowel tijd als organisatorische vaardigheden kan kosten. Vereenvoudig dit proces met behulp van de campagneorganisatie van flairs, waarbij je alle platforms in één dashboard kunt beheren:

Waar de vacatures worden geplaatst kan een belangrijke bijdrage leveren aan het vereenvoudigen van de zoektocht naar talent. Met flair heb je een overzicht van alle platforms en kun je ook betaalde campagnes triggeren en gericht beheren:

Met flair kun je ook direct kandidaten aanmaken in de managerweergave, alle informatie op één plek verzamelen en delen met collega's. Als een sollicitant vervolgens een werknemer wordt, zijn alle gegevens al aangemaakt en kunnen ze worden toegevoegd.

Een functiebeschrijving dient ook als referentiepunt voor organisatorische herstructurering, functieclassificatie of de introductie van nieuwe medewerkers. Het belang is dus zeker herkenbaar. Er is echter ook de vraag wat het juiste moment is om een functiebeschrijving te schrijven.

Wanneer schrijf ik een functiebeschrijving?

Er is hier maar één goed antwoord. Nieuwe werknemers moeten vanaf hun eerste werkdag hun taken en verantwoordelijkheden kennen. Een functiehouder die zijn taken kent, is beter geïntegreerd in de organisatie en kan daardoor effectiever bijdragen aan het succes van het bedrijf. Dus onthoud: een functiebeschrijving moet al bestaan voor de officiële eerste werkdag.

Om de introductie zo effectief mogelijk te maken, moeten werknemers vanaf de eerste dag worden begeleid door een vooraf voorbereid inwerkproces, zodat ze vertrouwd raken met hun verantwoordelijkheidsgebied en de bedrijfscultuur en de eerste contacten met collega's kunnen leggen. Als softwareoplossing kan flair dit proces digitaal in kaart brengen en het zo ook gemakkelijker maken voor teams op afstand om zich vertrouwd te maken met het bedrijf.

Naast de HR-afdeling worden ook andere afdelingen geholpen met tijdige en professionele functiebeschrijvingen. In bedrijven heerst vaak de misvatting dat alleen de HR-afdeling hiervoor verantwoordelijk is. De verantwoordelijkheid is echter breed verspreid. Bovenal is personeelsplanning ook een van de managementtaken van moderne leiderschapsstijlen.

Inhoud van een functiebeschrijving

In de loop van dit artikel heb je al wat geleerd over de inhoud van een functiebeschrijving. Voordat we naar de inhoud gaan kijken, moet de functietitel duidelijk zijn. Daarna volgen in eerste instantie de doelstellingen van een functie. Uit de doelstellingen worden vervolgens de hoofdtaken en secundaire taken afgeleid.

Deze prioritering geeft de functiehouder een duidelijk beeld van wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit omvat ook bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Andere essentiële elementen om een perfecte functiebeschrijving te garanderen zijn de integratie in de organisatie en de raakvlakken met andere functies. Het zogenaamde eisenprofiel beschrijft de vaardigheden en kennis waarover de functiehouder moet beschikken.

Naast deze inhoud bevat een functiebeschrijving natuurlijk ook andere belangrijke punten zoals beloning en het soort dienstverband. Zoals je ziet is er veel informatie nodig om een perfecte functiebeschrijving te formuleren. Toch geldt hier: hoe preciezer en gedetailleerder, hoe effectiever voor de functie van de vacaturehouder.

Voordelen van goede functiebeschrijvingen

Een uitstekende functiebeschrijving heeft veel voordelen. Het vereenvoudigt wervingsprocessen door het snel opstellen van personeelsadvertenties en vacatureteksten. Een gedetailleerde functiebeschrijving vergemakkelijkt het hele wervingsproces omdat sollicitanten gemakkelijk kunnen herkennen of ze wel of niet bij de bedrijfscultuur passen.

Als de functie duidelijk omschreven is en er geen ruimte is voor misverstanden, zal dit de productiviteit en het moreel van je bedrijf een boost geven! Dit soort transparantie is welkom bij HR en andere afdelingen. Hier vind je aanvullende argumenten voor de relevantie van een goede functiebeschrijving in één oogopslag:

• Mogelijkheid tot autonoom werkbeheer
• Verbetering van de organisatiestructuur
• Duidelijkheid over verantwoordelijkheidsgebieden
• Oriëntatiehulp voor managementtaken
• Herstructurering in het organigram
• Formuleren van gerichte functiereferenties

Vijf stappen naar de perfecte functiebeschrijving

Hieronder vind je vijf eenvoudige stappen die wij bij flair aanbevelen om een functiebeschrijving te maken zonder hiaten of fouten. Deze algemene handleiding dient als een ruw raamwerk en combineert de relevante informatie die al is genoemd wat betreft inhoud en structuur. Met dit sjabloon voor functiebeschrijvingen heb je alles wat nodig is om de perfecte functiebeschrijving te maken.

1 Beknopte functiebeschrijving

Kort, specifiek en beknopt. Met deze drie richtlijnen zit je helemaal goed met de functietitel! Omdat er in elk bedrijf verschillende taken zijn, is het belangrijk dat een functiebeschrijving nauwkeurig weergeeft wat werknemers dagelijks doen.

2 Aantrekkelijke inleiding

Om de functiebeschrijving zo aantrekkelijk mogelijk te maken, moeten mensen zich aangetrokken voelen tot een geadverteerde functie. Een effectieve inleidende zin moet uitleggen welk type persoon geschikt is voor de functie en waarom ze bepaalde vaardigheden en kennis nodig hebben om de doelstellingen van de functie te bereiken.

3 Volledige en nauwkeurige functiebeschrijving

Complete en accurate functiebeschrijvingen zijn zo gedetailleerd mogelijk. Je moet geen informatie weglaten bij het maken van de functiebeschrijving. Je wilt mensen immers helpen begrijpen wat de functiehouder gaat doen en wat zijn verantwoordelijkheden zijn.

4 Realistisch functieprofiel

De eisen voor de functiehouder mogen niet te streng of te los zijn. Een realistisch eisenprofiel is vaak een evenwichtsoefening. Daarnaast is een zekere mate van flexibiliteit van de kant van de HR-afdeling nodig om te voorkomen dat je op zoek gaat naar de bekende "eierleggende wol-melk-zeug".

5 Relevante informatie over de bedrijfscultuur

Als de functieomschrijving je bedrijf accuraat weergeeft, moet ze potentiële sollicitanten en bestaande werknemers een gevoel geven voor de werkomgeving. Vooral bij het werven, aannemen en inwerken van nieuwe werknemers kun je je erop richten om werknemers een idee te geven van hoe de baan in het grotere geheel past, zodat ze begrijpen waarom hun werk belangrijk is.

Conclusie

Samengevat zijn functiebeschrijvingen om veel redenen belangrijk en moeten ze zo grondig mogelijk worden geschreven. Hoe meer informatie ze bevatten, hoe groter de kans dat de functiehouder zijn werk goed zal doen.

Bovendien gaat het verantwoordelijkheidsgebied verder dan puur HR-werk en is het in moderne bedrijven al een managementtaak. Maar ook de andere afdelingen in het bedrijf hebben baat bij professionele functiebeschrijvingen.

In de loop van dit artikel heb je geleerd wat een perfecte functiebeschrijving is en waarom het een krachtig hulpmiddel is voor je bedrijf.
Maak kennis met de geautomatiseerde HR-processen van flair, waarin onder andere ook functiebeschrijvingen aan bod komen.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de juridische consistentie van de inhoud. De inhoud van dit artikel is uitsluitend informatief en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de genoemde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo