Virtueel leiderschap in het tijdperk van werken op afstand

Teams zijn de essentiële bouwstenen van elke organisatie. Zonder een goed functionerend, harmonieus en gemotiveerd team heeft een bedrijf weinig tot geen kans om zijn bedrijfsdoelen te bereiken, zich verder te ontwikkelen of nieuw talent aan te trekken. Het bereiken van deze evenwichtige en gemotiveerde teamdynamiek vereist echter constante inspanning, communicatie en een hoog niveau van expertise - vooral als je team op afstand werkt in plaats van in de traditionele persoonlijke setting.

Tot voor kort werkten de meeste organisaties op locatie. Dit betekende dat alle HR-systemen en het projectbeheer intern werden gedaan, waardoor het gemakkelijker was om met elkaar te communiceren, directe feedback te krijgen en een sterke, gezonde bedrijfscultuur op te bouwen. In 2020 werd dit model echter verstoord door de impact van de pandemie van het coronavirus en moest het onmiddellijk worden vervangen door een volledig virtueel systeem.

Hoewel de einddoelen van virtueel teammanagement hetzelfde zijn als bij het traditionele model, ziet het systeem om deze doelen te bereiken er compleet anders uit. Teams hebben nu een nieuwe strategie nodig om digitaal te communiceren, te werken en te slagen. Dit betekent dat zowel managers als HR leiders moeten leren om deze nieuwe strategie snel te ontwerpen, aan te passen en te implementeren zodat de toekomst van het bedrijf en zijn werknemers niet in gevaar komt.

De overgang van een volledig managementsysteem van de persoonlijke naar de virtuele wereld kan een ongelofelijke uitdaging zijn. De stress van deze belangrijke uitdaging wordt nog verergerd door het feit dat de omwenteling zelf ook online moet plaatsvinden, te midden van de pandemie van het coronavirus en de persoonlijke veranderingen die daarmee gepaard gaan. Vergaderingen zijn niet langer live, maar vinden plaats in de vorm van videoconferenties. Dit is slechts een van de vele veranderingen.

Om uw HR-afdeling te helpen bij het plannen van deze overgang, hebben we hieronder ons deskundig advies, tips en aanbevelingen verzameld om u te helpen het hele virtuele proces van uw bedrijf te optimaliseren. Bij het managen van virtuele teams is er een gebrek aan persoonlijk contact. Als onderdeel van leiderschapsvaardigheden moet er echter veel nadruk worden gelegd op een constante dialoog tussen managers en werknemers. Fysieke afstand mag de ontwikkeling van een team niet in de weg staan.

Wat is een virtueel team en wat is virtueel teammanagement?

Laten we eerst uitleggen wat een virtueel team is en de kenmerken van virtueel teammanagement schetsen.

De definitie van een virtueel team is relatief nieuw voor projectmanagement en HR-afdelingen in het algemeen, maar kan als volgt worden samengevat: "Een groep mensen die deelnemen aan gemeenschappelijke projecten door zich gezamenlijk in te spannen om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Deze individuen voeren taken en activiteiten uit in een virtuele werkomgeving die wordt gecreëerd en onderhouden door IT- en softwaretechnologieën".

In het verleden bestond dit type team alleen in bedrijven die specifiek waren ontworpen voor werken op afstand, zoals internetgebaseerde marktplaatsen of online helpcentra. De impact en de daaruit voortvloeiende beperkingen van COVID-19 hebben er echter voor gezorgd dat het traditionele bedrijfsmodel is verschoven naar werken op afstand, waardoor gewone teamleden bijna van de ene dag op de andere zijn veranderd in telewerkers. Als gevolg hiervan werd de term 'virtuele teams' bekend in het HR-lexicon en in de praktijk over de hele wereld.

Een virtueel team kan zowel wereldwijd als lokaal werken. In beide gevallen worden meestal dezelfde tools en strategieën gebruikt, zoals laptops, platforms voor het beheer van werkplekken en software voor videogesprekken. Lokale teams verwijzen echter naar systemen waarbij werknemers in dienst zijn van één lokale werkgever, terwijl mondiale teams verwijzen naar teams in verschillende landen en steden over de hele wereld. Wereldwijde teams kunnen ook bestaan uit uitbestede individuen die voor verschillende bedrijven werken, maar niet verbonden zijn in hun gemeenschappelijke projectdoelen.

Definitie van virtueel teammanagement

Beheer van virtuele teams verwijst naar de combinatie van activiteiten die worden gebruikt om virtueel teamwerk binnen het bedrijf samen te stellen, op te bouwen, te organiseren, te controleren en te bewaken. Het optimaliseren van uw strategie voor virtueel teammanagement is essentieel voor het succes van elk modern bedrijf. Het is de basis voor elke andere taak, project en samenwerking die uw organisatie wil bereiken. Virtuele samenwerking kan alleen worden geleid door een virtuele leider.

Hoe structureer je een virtueel team?

Het kiezen van de juiste structuur voor uw virtuele team is cruciaal. De structuur die u en uw HR-afdeling kiezen, bepaalt hoe uw team en de taken worden georganiseerd, hoe de rollen worden verdeeld en zelfs hoe ze met elkaar omgaan en communiceren.

Er zijn verschillende sleutelfactoren waar je rekening mee moet houden bij het structureren van een virtueel team:

• Verschillen in tijdzone
• Grootte van het bedrijf
• Doelen van het team
• Gebruikte communicatiemiddelen zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams, Slack, enz.
• Bedrijfscultuur

Het is belangrijk om deze factoren mee te nemen in je strategie bij het structureren van een virtueel team, zodat je een systeem kunt bouwen dat rekening houdt met de voorkeursmiddelen, het huidige kader en de ambities van je organisatie.

Net zoals elke organisatie anders is, varieert ook elke structuur van een virtueel team en kunnen er subtiele of duidelijke verschillen zijn. Over het algemeen raden we u echter aan om in elk geval rekening te houden met deze twee belangrijke praktijken/kenmerken.

• Stel een flexibele strategie op

Door factoren zoals de grootte van het bedrijf, het aantal werknemers of het soort sector hebben sommige organisaties een meer rigide structuur voor virtuele teams nodig dan andere. We raden u echter aan om flexibel te zijn bij het ontwerpen van uw structuur voor virtuele teams. Een flexibele strategie verkleint niet alleen de kans dat u deze in de toekomst moet uitbreiden als het werksysteem van uw bedrijf weer verandert, maar geeft uw werknemers ook de kans om te profiteren van een van de grootste voordelen van virtueel werken - de mogelijkheid tot zelfbeschikking.

• Geef prioriteit aan communicatie

Effectieve communicatie is een noodzakelijk kenmerk van elke succesvolle organisatie. De behoefte aan frequente, informatieve communicatie neemt toe wanneer een organisatie overgaat op een volledig virtueel of hybride werkmodel. Daarom raden we aan om regelmatige teamvergaderingen, check-ins en berichtgeving niet alleen in te bouwen in de structuur van je virtuele team, maar ook in je gezamenlijke doelen.

Hoe worden virtuele teams anders gemanaged?

Omdat virtuele teams vaak anders gestructureerd zijn en vaak anders werken dan traditionele teammodellen, is het geen verrassing dat teams op afstand ook anders gemanaged worden. Effectief werken op afstand vereist een balans tussen optimale communicatietechnologieën en uitstekende soft skills.

Zoals hierboven vermeld, raden we alle werknemers op afstand, managers en HR-professionals aan om hun communicatievaardigheden en flexibel werkgedrag te verbeteren. Naast deze praktijken zijn er echter nog tal van andere maatregelen die je kunt nemen om het werken in virtuele teams effectiever te maken. Digitale hulpmiddelen kunnen digitale communicatie vooruit helpen.

Gebruik slimme communicatietechnologieën
Sinds 2020 is de horizon van professionele communicatieplatforms aanzienlijk verbreed. Waar er ooit alleen Linkedin of Zoom was, zijn er nu honderden kanalen die je team kan gebruiken om met elkaar in contact te komen en effectiever samen te werken. HR staat voor meer uitdagingen dan alleen de communicatiestructuur, vooral als er op verschillende locaties wordt samengewerkt. De salarisadministratie moet ook worden georganiseerd in overeenstemming met de nationale regelgeving. Dit is waar flair als softwareoplossing kan helpen om ervoor te zorgen dat alles gedekt is, van salarisadministratie en communicatie-interfaces tot Slack en digitale feedbackprocessen.

• Let op tijdzones
  Vóór de opkomst van werken op afstand waren complicaties in verband met tijdzoneverschillen voorbehouden aan grote, internationale bedrijven. Tegenwoordig besteden echter ook veel kleinere bedrijven hun werknemers uit en moeten ze dus rekening houden met tijdzoneverschillen. Dit geldt zowel voor asynchrone communicatie als voor het rekening houden met landspecifieke regelgeving.
• Verwaarloos de potentiële face-to-face tijd niet
  Zeker, er zijn veel voordelen aan werken op afstand, maar er zijn ook veel geweldige dingen die komen met het traditionele in-person werkmodel. Om de teamgeest te versterken, moet je als teamleider regelmatig virtuele teamvergaderingen organiseren en virtuele bijeenkomsten organiseren om een gevoel van saamhorigheid te bevorderen. Een gevoel van saamhorigheid moet worden versterkt door teambuildingmaatregelen. Als teamleider moet u daarom zorgen voor constante virtuele communicatie. Duidelijke regels voor het gebruik van communicatiemedia vergemakkelijken deze samenwerking en zijn een essentieel onderdeel voor succesvol virtueel management van werknemers.

Wat zijn de voor- en nadelen van een virtueel team?

Ook al kost het tijd en energie om een kantoor om te vormen tot werken op afstand, het virtuele werkmodel heeft aanzienlijke voordelen voor zowel uw werknemers als uw bedrijf.

• Meer vrijheid: Thuiswerken geeft werknemers flexibelere werktijden. Je kunt hun dag zo plannen dat hij past bij hun persoonlijke en professionele leven, in plaats van dat ze hun persoonlijke verplichtingen moeten opofferen om hun werk bij te houden. Dankzij deze nieuwe flexibiliteit kunnen ze medische afspraken bijwonen, hun kinderen van school halen of overdag thuis eten. Voor sommige werknemers kan deze vrijheid zelfs hun motivatie een boost geven.
• Bespaart geld en tijd: Vanuit het perspectief van een werknemer kan reizen naar het werk duur zijn. Ze moeten meestal ook vroeger naar huis of later thuiskomen, waardoor ze meer tijd aan het werk zelf moeten besteden.

Voor werkgevers en managers betekent het niet hebben van een fysieke kantoorruimte dat ze ongelooflijk veel geld kunnen besparen op apparatuur, huur en nutsvoorzieningen.

Dus als virtueel werken zo fantastisch is, waarom geeft dan niet elk team er de voorkeur aan? En waarom was het niet de standaard manier van werken vóór COVID? Net als elke andere managementmethode heeft het zijn nadelen en valkuilen.

• Gebrek aan relaties tussen medewerkers: Een van de meest opvallende nadelen van virtueel werken is het risico op zwakke relaties tussen medewerkers. Samenwerken in een kantoor geeft werknemers de kans om met elkaar in contact te komen, vrienden te maken en elkaar te inspireren. Als mensen geïsoleerd werken, gebeurt dit niet op een natuurlijke manier, en hoewel verschillende platforms zoals Slack en andere platforms die zich richten op teambuilding dit tot op zekere hoogte kunnen verzachten, is het zeer onwaarschijnlijk dat als je hele personeelsbestand niet samenkomt, de bedrijfscultuur net zo hecht wordt en centraal komt te staan in de missie van je bedrijf.
• Toegenomen afleiding: Hoewel de kantooromgeving vaak afleidend kan zijn, hebben studies aangetoond dat thuiswerken nog meer obstakels voor productiviteit en meer mogelijkheden voor uitstelgedrag kan opleveren. Werknemers hebben de hele dag kinderen, Netflix, een keuken en nog veel meer tot hun beschikking en het kan vaak erg verleidelijk zijn om met deze dingen bezig te zijn.
• Gebrek aan groepsmentaliteit: Bovendien voelen werknemers zich niet geïnspireerd door de groepsmentaliteit die zo vaak hun dagelijkse doelen en taken aanstuurt. Dit kan leiden tot een gebrek aan motivatie en meer inactiviteit onder het personeel.

Conclusie

Tot zover onze adviezen en meningen van experts over virtuele teams. Wat je professionele reden ook is om in je organisatie over te stappen op werken op afstand, we hopen dat de overgang soepel en voordelig verloopt. Zorg dat je dit artikel bij de hand hebt, zodat je het kunt raadplegen en de overstap met vertrouwen kunt maken. Veel succes!

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo