Wie man erfolgreich mit flair startet

Mit flair schaffst du kollaborative HR und Recruiting Prozesse. Durch automatisierte Workflows erhöhst du die Produktivität deines Teams. Dabei bietet flair vier Hauptanwendungen, um diese Ziele zu erreichen. Diese bilden zusammen eine allumfassende HR-Lösung.

Es handelt sich um das Employee Hub, und die Salesforce-Anwendungen flair HR, flair Recruiting, und das flair Employee Center.

Lerne hier mehr über die grundlegenden Funktionen von flair:

Was ist das Employee Hub?

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Das Employee Hub ist eine externe Plattform für flair Nutzer:innen. Nutzer:innen können Mitarbeiter:innen und Manager:innen sein - für beide gibt es eine eigene Ansicht.

Das Employee Hub ist über die Salesforce API und OAuth 2.0 mit der Salesforce Datenbank verknüpft.

Im Employee Hub erfolgt die Organisation und Durchführung von alltäglichen Aufgaben. Mitarbeiter können diesen Bereich für die Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge verwenden.

Manager nutzen die Plattform um Mitarbeiter:innen Aufgaben zu erteilen, als auch diverse Anfragen im Team zu koordinieren.

Auf der Manager-Seite des Employee Hub kannst Du zum Beispiel Ausgaben verwalten, Abwesenheitsanträge genehmigen und Teammitglieder in Mein Team verwalten.

Das Employee Hub als Manager

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Hier findest du eine kurze Anleitung, wie Du deine Ansicht von Mitarbeiter zu Manager wechselst. Außerdem können wir uns kurz ansehen, welche Funktionen Du dort findest.

• Melde Dich zunächst mit Deiner E-Mail-Adresse und Deinem Passwort im Employee Hub an.

• Sobald Du Dich im Employee Hub angemeldet hast, wähle die Registerkarte Manager in der linken unteren Ecke. Nur eine Person mit Verwaltungsrechten kann diese Ansicht auswählen.

• Wenn Du die Registerkarte Manager anklickst, siehst Du eine Reihe verschiedener Funktionen, die Dir bei der Koordinierung Deines Teams helfen sollen
• Mein Team bietet einen Überblick über die Mitarbeiter Deines Unternehmens. Hier siehst Du allgemeine Details wie Name, Ort, Abteilung, Position und das Eintrittsdatum.

• Wenn Du im Bereich Mein Team auf ein Mitarbeiterprofil klickst, kannst Du Details einsehen, die für die Förderung eines effizienten und angenehmen Arbeitsumfelds wichtig sind. Zu den Informationen gehören Urlaubstage, Abwesenheiten, Daten zur Leistungsbeurteilung, Zeiterfassungsbögen sowie Vertragsdetails wie die Probezeit des/der Mitarbeiter:in.
• Abwesenheiten → Auf dieser Seite kannst Du Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge von Mitarbeiter:innen verwalten.
• Zeiterfassung → Die Zeiterfassungsfunktion ist eine einfache Möglichkeit, die von den Mitarbeiter:innen geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren. Sie ermöglicht es Managern, Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden zu dokumentieren.
• Engagement → Festlegen von Mitarbeiterzielen und Verwalten von Leistungsbewertungsdaten.
• Ausgaben → Hier kannst Du auf eine Liste aller Mitarbeiterausgaben und deren Status einsehen. Ein Dropdown-Symbol auf der rechten Seite jeder Ausgabe ermöglicht es Dir, eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

Das Employee Hub als Mitarbeiter:in

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Das Employee Hub ist eine Plattform von flair, die den Mitarbeiter:innen des Unternehmens zugänglich ist. Die Plattform ist mit Deinen Salesforce-Daten verbunden und fungiert als zentrales Portal für das Management und andere Mitarbeiter:innen, um personalbezogene Aktivitäten zu steuern. Das Employee Hub ist in einen Mitarbeiter-Bereich und einen Manager-Bereich unterteilt.

Über das Employee Hub kann ein HR-Manager beispielsweise Urlaubsanträge genehmigen, das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen erleichtern, die Ausgaben im Auge behalten und vieles mehr.

Auf der Mitarbeiterseite sind die Verwendungszwecke etwas anders und der Schwerpunkt liegt eher auf der persönlichen Planung. Die Mitarbeiter:innen können Informationen wie persönliche Daten, Schichtpläne, Abwesenheitsanträge und Zeiterfassung organisieren.

Hier siehst du wie man als Mitarbeiter:in dem Employee Hub beitritt und welche Funktion in der Ansicht Mitarbeiter zu finden sind.

• Um auf das Employee Hub zuzugreifen, melde Dich einfach mit Deiner E-Mail-Adresse und Deinem Passwort an. Ein neuer Mitarbeiter muss eine Unternehmens-E-Mail erhalten und zum Zugang zum Portal eingeladen werden.

• Das Employee Hub ist multifunktional: Hier werden Schichtpläne erstellt und Nutzer:innen können sich auf dieser Plattform ganz einfach über Anfragen unterhalten.
• Meine Daten → Auf dieser Seite kannst Du persönliche Daten eingeben oder bearbeiten, z. B. Name, Adresse, Zahlungsinformationen und Steuerdaten.
• Personen → Bleibe auf dem Laufenden über die Unternehmensnachrichten durch die Funktion Ankündigungen auf dieser Seite. ****Das Verzeichnis des Unternehmens findest Du ebenfalls hier.

• Dokumente → Hier kannst Du Dokumente wie z. B. einen Arbeitsvertrag sicher aufbewahren.
• Schichten → Blätter durch Deinen persönlichen Schichtkalender, sieh den Arbeitsplan Deiner Kollegen ein und beantrage sogar die Übernahme offener Schichten
• Abwesenheiten** → Hier kannst Du Urlaubstage oder eine Beurlaubung beantragen und planen
• Zeiterfassung → Die Zeiterfassung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zu dokumentieren. Außerdem wird hier sichergestellt, dass Überstunden fair vergütet werden, und Mitarbeiter:innen werden behutsam daran erinnert, die ihnen zustehenden Arbeitspausen zu nehmen.

• Ausgaben → Gelegentlich entstehen Mitarbeiter:innen im Laufe ihrer Arbeit Kosten. Im flair Employee Hub kannst Du ganz einfach Spesenabrechnungen bei der Geschäftsleitung einreichen.
• Engagement → Führe Leistungsbeurteilungen durch, setze Ziele, definiere Deine Fähigkeiten und sende Deinen Kollegen über die Funktion Cheers aufbauende Nachrichten zur Wertschätzung.

Aktivierung des Employee Hub

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Mit dem flair Setup-Assistenten kannst Du deine Mitarbeiter:innen ganz einfach für das Employee Hub aktivieren.

Um das Employee Hub für Mitarbeiter:innen zu aktivieren, besuche einfach die Startseite der HR-App in Salesforce. Folge dann den Anweisungen des Einrichtungsassistenten. So funktioniert es:

1) Mitarbeiter:in hinzufügen: Importiere die Details der Mitarbeiter:innen in Salesforce, damit diese auf der Employee Hub Plattform erkannt werden können

2) Employee Hub aktivieren: Aktiviere als Nächstes die Employee Hub-Anwendung, damit deine Mitarbeiter:innen einen Ort haben, an dem sie sich anmelden können

3) Mitarbeiter:innen einladen: Jetzt kannst Du deine Mitarbeiter:innen in das Employee Hub einladen. Wenn Du auf diese Registerkarte klickst, kannst Du deinen Mitarbeiter:innen eine E-Mail-Benachrichtigung schicken, um sie darüber zu informieren, dass es jetzt möglich ist, sich im Employee Hub deines Unternehmens anzumelden.

4) Mitarbeiter:innen melden sich an: Sobald deine Mitarbeiter:innen die E-Mail-Einladung zum Employee Hub erhalten haben, müssen sie nur noch dem Link folgen und ein Passwort erstellen. Das war's. Sie haben nun Zugriff auf das HR-Portal deines Unternehmens.

Integrationsbenutzer:innen

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Bitte beachte, dass der/die Nutzer:in, der/die das Employee Hub aktiviert (der/die Integrationsbenutzer:in), auch die flair Hub-Berechtigung benötigt.

Um diese Berechtigungen dem/der Integrationsbenutzer:in zuzuweisen, klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts auf der Seite in Salesforce und wähle Einrichtung.

Navigiere im Menü auf der linken Seite nach unten zu Verwaltung > Nutzer > Nutzer.

Wähle eine:n Nutzer:in aus der Liste aus, indem Du auf seinen/ihren Namen klickst, und scrolle dann nach unten zu Berechtigungssatzzuweisungen. Klicke dort auf Zuordnungen bearbeiten.

Füge nun einfach flair Hub zu den aktivierten Berechtigungssätzen hinzu und klicke auf Speichern.

Anpassen des Employee Hub

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Das Employee Hub bietet Zugang zu allen wichtigen Funktionen, die Du und deine Kolleg:innen täglich nutzen werden. Durch eine einfache Konfiguration kannst Du das Employee Hub an die Bedürfnisse deines Unternehmens und deiner Teams anpassen.

Anpassung des Employee Hub-Menüs

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Wenn Du Zugriff auf die flair HR-App in Salesforce hast, kannst Du die Funktionen, die im linken Menü des Employee Hub erscheinen, individuell anpassen. Auf diese Weise kannst Du sicherstellen, dass nur die Funktionen angezeigt werden, die Du benötigst.

Rufe zunächst die Seite Employee Hub Features in deiner flair HR-App auf. Um diese zu finden, suche einfach im Salesforce App Launcher nach Employee Hub.

Klicke auf Neu, um mit der Anpassung des Menüs auf der linken Seite des Employee Hub zu beginnen. Du wirst nun ein Pop-up-Fenster mit zwei Abschnitten sehen: Informationen und Funktionen.

Im Abschnitt Informationen kannst Du deiner benutzerdefinierten Menüansicht einen Namen geben, z. B. Standardansicht oder Verkaufsansicht. Du kannst auch auswählen, welche Mitarbeiter:innen diese Ansicht sehen, indem Du nach Abteilungen, Einheiten und Standorten suchst oder einzelne Mitarbeiter:innen auswählst. Wenn Du keine Mitarbeiter:innen auswählst, wird diese Menüansicht auf alle Mitarbeiter:innen angewendet.

Im Abschnitt Funktionen kannst Du Kontrollkästchen aktivieren, um bestimmte Funktionen auszublenden. Wenn z. B. nur bestimmte Teams in deinem Unternehmen Zugriff auf den Schichtplaner benötigen, kannst Du diese Funktion für Teams, die nicht im Schichtbetrieb arbeiten, ausblenden.

Eine weitere Möglichkeit, das Employee Hub-Menü für ein bestimmtes Büro oder einen bestimmten Standort zu konfigurieren, besteht darin, die Seite Standorte in der flair HR-App aufzurufen. Wähle einen Standort aus und scrolle zum unteren Ende der Seite, um festzulegen, welche Employee Hub-Funktionen für Mitarbeiter:innen, die diesem Standort zugewiesen sind, sichtbar sind.

Du kannst auch benutzerdefinierte Ansichten für einzelne Mitarbeiter:innen erstellen, indem Du die Registerkarte Employee Hub Features im Profil eines/einer Mitarbeiter:in in flair nutzt.

Anpassung des Startbildschirms

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Alle Mitarbeiter:innen können einige Elemente ihres Employee Hub Dashboards personalisieren. Sie können zum Beispiel auswählen, welche Informationen in den drei Karten in der Mitte des Dashboards angezeigt werden. Klicke einfach auf den Pfeil nach rechts ᐳ, bis Du eine leere Karte mit der Aufschrift Anpassen siehst.

Wenn Du auf Anpassen klickst, siehst Du eine Liste der verfügbaren Karten. Wähle die Kontrollkästchen, um jede Karte auf deinem Dashboard ein- oder auszublenden. Du kannst auch auf die sechs Punkte links neben jedem Listenelement klicken, um jede Karte in die gewünschte Reihenfolge zu ziehen und abzulegen.

Die Verbindung zwischen flair und Salesforce

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Sie dir an, wie flair innerhalb von Salesforce funktioniert und lerne wie du damit Personalwesen und Mitarbeitererfahrung optimieren kannst.

Salesforce ist eine Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). flair ist eine vollständige Personalmanagementlösung, die in das Salesforce CRM integriert ist.

Am Besten kann es mit dem Bau eines Gebäudes beschrieben werden. Anstatt von Grund auf neu zu bauen, bietet Salesforce Unternehmen wie flair das Fundament und letztlich die Freiheit, ihre eigene Struktur anzupassen - in diesem Fall ein intelligentes, intuitives und verspieltes HR-Management-Tool.

Kurz gesagt, flair ist eine Anwendung, die durch von Salesforce bereitgestellte Frameworks verfügbar gemacht wird. Um die flair App zu finden, kannst Du auf der Salesforce AppExchange nach dem Namen suchen.

Du findest auf Salesforce 3 Apps von flair: flair HR, flair Recruiting, und flair Employee Center.

flair HR App

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Die flair HR- App auf Salesforce ist für Mitarbeiter:innen gedacht. Die App unterteilt sich in einen Home-Bildschirm und eine Hauptmenüleiste.

Das Menü enthält Seiten wie Mitarbeiter & Dokumente, Vergütungen, Anwesenheit, Engagement, Arbeitsplatz, HR Admin, Mitarbeiter und viele mehr.

Lasst uns anschauen wie die Seiten funktionieren:

• Startseite: Hier findest du eine Übersicht über deine HR Prozesse. Wie zum Beispiel neue Abwesenheitsanfragen, Anforderung von Spesen, Reports und vieles mehr.
• Mitarbeiter: Hier findest du eine Übersicht aller Mitarbeiter, welche du nutzen kannst um Dokumente hochzuladen oder Datenänderungen vorzunehmen.
• Compensations: Hier findest du einen Überblick über Cost-Center, die Payroll und Spesen der jeweiligen Mitarbeitenden.

• Attendance: Behalte den Überblick über die Projekte, Schichten und Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden.
• Engagement: Setze Ziele, plane 1:1 Feedback Meetings und schicke Umfragen an deine Mitarbeitenden raus.

• HR Admin: By navigating to this area you can organize important administrative elements like absence categories, expense merchants, workload templates, and payroll components.
• Workflows: Every company is unique. The Workflows page enables you to customize and manage regular tasks like employee onboarding, for example.

flair Recruiting App

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Die flair Recruiting App hilft dir das Recruiting in deinem Unternehmen zu organisieren. Das Interface der App sieht ähnlich aus, wie das der flair HR App. Nutzer:innen haben hier einen Home-Bildschirm sowie eine Hauptmenüleiste.

Die App verfügt über eine Reihe von Funktionen und bietet dem/der Benutzer:in einen Home-Bildschirm sowie eine Hauptmenüleiste. Diese Menüleiste enthält Seiten wie Kandidaten, Jobs, Standorte, Abteilungen, Karriereseite, Karrierefelder und viele mehr.

• Lerne hier die Kernfunktionen der flair Recruiting App:
  • Karriereseite → Das ist Dein Bereich, um offene Stellen auszuschreiben und Mitarbeiter:innen für Dein Unternehmen einzustellen. Mit dieser Seite kannst Du eine Landing Page oder eine Jobbörse erstellen und anpassen, um offene Stellen zu bewerben. ****
  • Stellen → Auf dieser Seite kannst Du freie Stellen oder Stellenausschreibungen erstellen, die dann auf der Karriereseite angezeigt werden. Sobald Sie eine Stelle erstellt haben, kannst Du auch einen Manager zuweisen, der den Einstellungsprozess überwacht.

• Bewertungen → Erstelle maßgeschneiderte Bewertungsvorlagen, um Deinen Einstellungsprozess zu vereinfachen
• Bewerber → Lerne alles über die Kandidat:innen , die sich auf freie Stellen bewerben. Hier kannst Du auch einen Filter für die Rekrutierungsphase erstellen, der Dich durch den Einstellungsprozess führt. Verwende Bewertungsvorlagen, um die besten Bewerber:innen zu identifizieren.

Wichtige Einstellungen

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In den folgenden Anleitungen erfährst Du, wie Du einige wichtige Einstellungen in den Apps flair HR und flair Recruiting aktualisieren kannst.

Personalisierung der Navigationsleiste in Salesforce

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Mit der Salesforce-Navigationsleiste kannst Du schnell die Funktionen und Daten finden, die Du in deinen flair HR- und Recruiting-Anwendungen benötigst. Während die Standardnavigationsleiste von deinen Salesforce-Administratoren festgelegt wird, kannst Du die Leiste selbst anpassen und die Seiten und Funktionen auswählen, die Du am häufigsten verwendest.

Um deine Navigationsleiste anzupassen, klicke auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite der Leiste. Es öffnet sich ein Fenster mit der vollständigen Liste der derzeit in deiner Leiste angezeigten Navigationselemente. Du kannst sie anklicken und ziehen, um die Reihenfolge zu ändern, oder auf das x klicken, um ein Element zu entfernen. Du kannst keine Elemente entfernen, die dein:e Administrator:in für die App festgelegt hat.

Klicke auf Weitere Elemente hinzufügen, um die vollständige Liste der verfügbaren Navigationselemente für deiner flair HR- oder Recruiting-App anzuzeigen. Wähle die Elemente aus, die Du hinzufügen möchtest, und klicke dann auf Navigationselemente hinzufügen.

Die neuen Elemente werden am Ende der Elementliste hinzugefügt. Ordne sie nach Bedarf neu an und klicke dann auf Speichern.