Verwalte Abwesenheiten mit flair

Abwesenheitsmanagement

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Die Verwaltung der Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen kann Unternehmen helfen, Kontinuität zu gewährleisten und Störungen am Arbeitsplatz zu minimieren. Es ist wichtig, über kohärente Richtlinien, Verfahren und Systeme zu verfügen, um Urlaubsanträge oder außerplanmäßige Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen zu verwalten. Die Software von flair unterstützt Unternehmen bei der Erstellung eines organisierten Abwesenheitssystems, das die Rechte der Mitarbeiter:innen berücksichtigt und gleichzeitig einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleistet. Je nach regionalen Vorschriften benötigen Unternehmen ein auf ihr Land zugeschnittenes Rahmenwerk – mit flair hast Du Zugang zu den Tools, die Du benötigst, um jederzeit gesetzeskonform zu arbeiten.

So richtest Du Abwesenheitsprozesse ein

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Klicke auf deiner flair-Homepage auf die Seite HR Admin. Gehe von dort aus zu Anwesenheit>Abwesenheitskategorien und -richtlinien. Hier siehst Du einen einfachen dreiteiligen Bildschirm, der deine Abwesenheitsoptionen in einer Kanban-Tafelansicht anzeigt. Gehen wir die Optionen durch, die dir zur Verfügung stehen.

Abwesenheitskategorien

Erstelle eine Abwesenheitsmanagement-Strategie und verwalte die Abwesenheit deiner Mitarbeiter:innen je nach Situation. Erstelle die Gründe, aus denen deine Mitarbeiter:innen offiziell abwesend sein können, und zeige sie an. Die Gründe sind anpassbar und können z. B. Krankheit, Familienurlaub, Urlaubstage oder Überstunden umfassen.

Abgrenzungsrichtlinien

Eine Kumulierungsrichtlinie legt fest, wie die Abwesenheitsansprüche berechnet werden. In diesem Abschnitt kannst Du die Anzahl der Tage verwalten, die den Mitarbeiter:innen für eine bestimmte Abwesenheitskategorie zur Verfügung stehen. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel eine Richtlinie haben, die den Mitarbeiter:innen 28 Urlaubstage pro Jahr zugesteht. Diese Richtlinie kannst Du hier verwalten.

Mitarbeiter

Im dritten Bereich Mitarbeiter kannst Du die Mitarbeiter:innen dann bestimmten Kumulierungsrichtlinien zuordnen. So kannst Du beispielsweise festlegen, ob ein:e Mitarbeiter:in berechtigt ist, Überstunden zu beantragen.

Abwesenheiten einrichten

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Es ist wichtig, die verfügbaren Abwesenheiten zu Kategorisieren. Das kannst du ganz einfach auf der HR Admin Seite verwalten.

Dieser Bereich der flair-Plattform zeigt einen Bildschirm mit drei Feldern an: Abwesenheitskategorien, Abwesenheitsrichtlinien und Mitarbeiter.

Wähle Erstellen im Bereich Abwesenheitskategorien, um eine Abwesenheitsart zu erstellen. Es werden mehrere wichtige Felder angezeigt:

Symbol → wähle ein Symbol, das die Mitarbeiter:innen mit dieser Abwesenheit in Verbindung bringen werden. Dieses Symbol wird im Mitarbeiter-HUB angezeigt. Ein Blattsymbol könnte zum Beispiel für Urlaubstage stehen.
Name → gib den Namen für die Abwesenheit an, z. B. Urlaub oder Krankheit.

Typ → gib an, wie Du die Abwesenheit berechnet wird, entweder in Tagen oder Stunden.
Beschreibung → erstelle eine kurze Textbeschreibung zur Erklärung der Abwesenheit.
Unbegrenzt → leg fest, ob deine Abwesenheitskategorie auf eine bestimmte Anzahl von Tagen oder Stunden begrenzt ist.

Erstellen von Abgrenzungsrichtlinien

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Wenn Du eine Kategorie für begrenzte Abwesenheit erstellen willst, müssen Abgrenzungsrichtlinien definiert und erstellt werden. Wie das funktioniert, siehst Du im zweiten Fenster..

Klicke auf den Button Erstellen im Bereich Abgrenzungsrichtlinien und es werden mehrere Felder angezeigt, in denen Du deine Richtlinien definieren kannst:

Name der Abgrenzungsrichtlinie
Abwesenheitskategorie → wähle die Kategorie, für die die Richtlinie gelten soll.
Anzahl → lege eine Obergrenze für die Anzahl der Tage pro Abwesenheit fest. Zum Beispiel 28 Tage für den Jahresurlaub.
Intervall → wähle den Zeitraum, in dem der Abwesenheiten kumuliert werden.
Zuteilung → Definiere die Formel, nach der Abwesenheiten oder Urlaubstage berechnet und zugewiesen werden
Verfall → gib an, ob die angesammelten Abwesenheitstage auf ein anderes Jahr übertragen werden können.

Mindestzeit für die Abwesenheitsantrag

Abwesenheiten sollten im Voraus geplant werden. Das Hinzufügen einer Mindestfrist für bestimmte Abwesenheiten hilft Dir, kurzfristige Abwesenheitsanträge zu vermeiden. Diese Änderungen kannst Du direkt in der flair HR-App vornehmen.

Gehe dazu in der flair HR-App zu den Abwesenheitseinstellungen. Wechsle zu den Abwesenheitskategorien auf Urlaubstage und navigiere zum Abschnitt Abgrenzungsrichtlinien. Wähle Abwesenheitsantragsrichtlinien aus und klicke auf Erstellen.

Zusätzlich kannst Du Restriktionen hinzuzufügen. Setze dazu ein Häckchen bei “Mindestzeit für Anträge”. Wähle eine passende Einheit: Stunden, Tage oder Monate.

Antrag für Ausnahmefälle

Abwesenheitsrichtlinien legen fest, wie viele Tage Mitarbeite:innen innerhalb eines bestimmten Zeitraums freinehmen dürfen. flair ermöglicht es Dir auch, einen Prozess einzurichten, mit dem Mitarbeiter:innen mehr freie Tage beantragen können, als es die üblichen Richtlinien zulassen.

Setze ein Häckchen bei "Dokument-Upload erforderlich", dann werden die Mitarbeiter:innen aufgefordert, ein Dokument zusammen mit ihrem Abwesenheitsantrag hochzuladen. Bei diesem Dokument kann es sich um ein ärztliches Attest oder eine andere Information handeln.

Mitarbeiter:innen Richtlinien zuweisen

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Im dritten und letzten Bereich der Seite Abwesenheitskategorien und -richtlinien kannst Du deinen Mitarbeiter:innen die erstellten Abwesenheitsrichtlinien zuweisen. Klicke dazu auf Zuordnen, und fülle die Felder aus:

Startdatum
Enddatum
Wähle den Namen des/der Mitarbeiter:in

Klicke auf Zuordnen, um den Vorgang abzuschließen.

Abwesenheiten in Salesforce anzeigen

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flair bietet einen vollständigen Überblick über Abwesenheiten am Arbeitsplatz, einschließlich anstehender freier Tage und Urlaubsanträge.

Auf der Seite Mitarbeiter in der flair HR-App in Salesforce kannst Du im Profil jedes/r Mitarbeiter:in Abwesenheitskategorien anzeigen und aktivieren. Für detailliertere Informationen kannst Du einfach auf eine Abwesenheitskategorie im Profil eines/r Mitarbeiter:in klicken.

Abwesenheitsanträge für Mitarbeiter:innen

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Zur Vereinfachung haben die Mitarbeiter:innen mehrere Möglichkeiten, über flair eine Abwesenheit zu beantragen.

Employee Hub Abwesenheitsanträge

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Das cloudbasierte Employee Hub ist ein Online-Verwaltungsportal für alle Mitarbeiter:innen, das sie bei der Erledigung von HR-Aufgaben unterstützt. Es ist auch über die flair-Apps für Android und iOS sowie über die Mac-App verfügbar. So funktioniert das Abwesenheitsmanagement im Employee Hub:

Employee-Hub: Im Dashboard des Employee Hub kannst Du über den Button Schaltfläche Neue Abwesenheit einen einfachen Antrag stellen

Unter der Überschrift Abwesenheiten, die in der linken Seitenleiste angezeigt wird, findest Du den Button Übersicht und Meine Abwesenheiten. Mit beiden kannst Du Abwesenheiten hinzufügen.

So beantragst Du eine Abwesenheit

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Wähle zunächst eine Option aus den Abwesenheitskategorien, die dein Unternehmen erstellt hat. Dein Arbeitgeber kann zum Beispiel Kategorien für Urlaub oder Krankheit eingerichtet haben.

Wähle dann die Daten für deinen Abwesenheitsantrag aus. Du kannst auch einen Kommentar hinzufügen, und klicke dann einfach auf Erstellen, um den Antrag abzuschließen.
Je nach gewählter Kategorie und deren Kumulierungspolitik muss deine Abwesenheit möglicherweise von einem/einer Vorgesetzten genehmigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, ändert sich der Status sofort in Genehmigt unter **** in der Rubrik Anstehende Abwesenheiten.
Sobald sich der Genehmigungsstatus einer Abwesenheit ändert, wirst Du per E-Mail benachrichtigt, ob sie angenommen oder abgelehnt wurde. Unter Einstellungen im Mitarbeiter-Hub kannst Du deine Präferenzen für Abwesenheitsbenachrichtigungen festlegen.

Slack ist ein Instant-Messaging-Programm von Salesforce. Durch die Integration mit flair bietet es den Nutzern eine weitere Möglichkeit, Abwesenheiten zu kommunizieren.

Ohne Slack verlassen zu müssen, können Flair-Nutzer:innen Abwesenheiten direkt verwalten. Als Mitarbeiter:in kannst Du jede Art von Abwesenheit beantragen, angefangen bei Urlaub und Krankheitsurlaub.

Diese Aktionen können über die flair-App innerhalb von Slack durchgeführt werden.

Abwesenheiten via Slack

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Slack: Unter der Kategorie Apps auf Slack findest Du die Flair-App, mit der Du mit einem Klick eine Abwesenheit beantragen kannst
Abwesenheit beantragen: Klicken hier und wähle das Anfangs- und Enddatum deiner Abwesenheit. Wählen die Art der Abwesenheit aus und füge einen Kommentar hinzu, den dein/e Manager:in lesen kann. Klicke auf Senden.

Abwesenheitsanträge genehmigen

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Die flair-Plattform bietet Arbeitgebern eine unkomplizierte Möglichkeit, Abwesenheiten und Urlaubsanträge von Mitarbeiter:innen zu verwalten.

Wie Du als Manager Abwesenheitsanträge genehmigst

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Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Abwesenheit beantragt, erhältst Du per E-Mail eine Benachrichtigung mit Details zum Antrag. Mit den folgenden Schritten kannst Du einen Abwesenheitsantrag effizient verwalten:

In der Rubrik Mein Team im Employee Hub können Manager Abwesenheitsanträge einsehen. Als Manager kannst Du die Anträge hier einsehen oder auch die Registerkarte Abwesenheitsanträge in der Seitenleiste öffnen.
Wenn Du auf einen ausstehenden Abwesenheitsantrag eines/einer Mitarbeiter:in klickst, kannst Du weitere Details einsehen. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Kommentar zu hinterlassen. So kannst Du beispielsweise erklären, warum ein Antrag abgelehnt wird, oder den/die Mitarbeiter:in bitten, andere Termine für seine/ihre Abwesenheit in Betracht zu ziehen.
Sobald Du eine Entscheidung getroffen hast, klicke einfach auf Annehmen oder Ablehnen, um den Genehmigungsprozess abzuschließen. Der/die Mitarbeiter:in wird dann benachrichtigt.