Organisiere Expense Management mit flair

Verwaltung von Ausgaben in Salesforce

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Die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben kann eine mühsame Aufgabe sein. Von der Genehmigung von Händlern bis zur Erstattung für Mitarbeiter:innen für geschäftsbezogene Ausgaben kann der Prozess verwirrend werden.

Die flair-Funktion Spesen in Salesforce vereinfacht den Prozess und erleichtert die effiziente Verwaltung von Händlern, Ausgaben und Erstattungen. Führe die folgenden Schritte aus, um ein reibungsloses und effizientes Spesenmanagement zu gewährleisten:

Wie man Händler hinzufügt

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Bevor Du Ausgaben erstellst oder genehmigst, musst Du deine Händler auflisten und organisieren. Händler sind die zugelassenen Lieferanten, die direkt mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten. Bei diesen Händlern können die Mitarbeiter:innen einkaufen und später eine Rückerstattung vom Unternehmen erwarten.

• Um einen Händler hinzuzufügen, navigiere innerhalb des flair-Arbeitsbereiches zur Registerkarte HR Admin in Salesforce.
• Wähle den Unterabschnitt Händler, der sich unter der Überschrift Anwesenheit befindet

• Unter dem Abschnitt Händler kannst Du einfach Neu auswählen, um Händlernamen und -details hinzuzufügen. Klicke auf Speichern, um den neuen Eintrag zu bestätigen.

Ausgabenkategorien erstellen

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Um bestimmte Arten von Personalausgaben zu organisieren, kannst Du in flair Ausgabenkategorien erstellen:

Eine neue Ausgabenkategorie erstellen

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• Gehe in den Bereich Ausgabenkategorien unter der Überschrift Anwesenheit.
• Hier kannst Du die für dein Unternehmen üblichen Ausgabentypen auflisten, z. B. Verbrauchsmaterial, Reisenoder Hilfsmittel.
• Um der Liste der Kategorien eine neue Ausgabe hinzuzufügen, wähle einfach Neu. Klicke auf Speichern, um die neue Eingabe zu bestätigen.

So erstellst Du Ausgaben als HR Admin

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Sobald die Händlerlisten und Ausgabenkategorien organisiert sind, können die Mitarbeiter damit beginnen, Ausgaben zu erstellen.

Erstellen einer neuen Ausgabe

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• Um als Mitarbeiter eine neue Ausgabe zu erstellen, navigiere zur Registerkarte Ausgaben in der oberen Menüleiste im flair-Arbeitsbereich
• Klicke auf Ausgabe hinzufügen und fülle die Details zur Ausgabe aus. Zu diesen Feldern gehören Vorgelegt von, Ausgabendatum, Betrag sowie der Name des vorgegebenen Händlers.
• Du kannst die Ausgabe auch mit einem anstehenden Projekt verknüpfen und eine Beschreibung hinzufügen.
• Klicke auf Speichern, um die hinzugefügte Ausgabe zu bestätigen

Eine Ausgabe verwalten

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Auf der oben erwähnten Registerkarte Ausgaben ist es auch möglich, dass der/die Vorgesetzte die bestehenden Spesenabrechnungen der Mitarbeiter:innen einsehen kann. Hier erfährst Du, wie Du die Genehmigung und Erstattung einer Ausgabe abschließt:

Bewilligung und Erstattung einer Ausgabe

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Klicke einfach auf den Abwärtspfeil rechts neben den Spesenabrechnungen der Mitarbeiter:innen, um ein Dropdown-Menü anzuzeigen. Hier findest du folgende Optionen:

• Ausgabe genehmigen
• Ablehnen einer Ausgabe
• Löschen einer Ausgabe
• Eine Ausgabe als erstattet markieren
• Mehr Details anzeigen
• Ausgaben können auf die gleiche Weise über die Registerkarte Vergütungen verwaltet werden

Ausgaben im Employee Hub

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Im flair Employee Hub, können Mitarbeiter:innen ihre Spesenabrechnungen einfach einreichen. Vorgesetzte haben außerdem die Möglichkeit, Spesen zu genehmigen, abzulehnen und zu erstatten.

Spesenabrechnungen als Mitarbeiter:in einreichen

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In der Hauptseitenleiste des Employee Hub findest Du die Option Ausgaben. Hier hast Du einen Überblick über all deine Spesenabrechnungen als Mitarbeiter:in. Um während deiner Anstellung den Überblick zu behalten, können diese Ausgaben auch nach Jahr, Kategorie und Status gefiltert werden.

Wenn Du eine Spesenabrechnung einreichen möchtest, klicke auf die Schaltfläche Neue Spesenabrechnung in der oberen rechten Ecke. Fülle die erforderlichen Felder wie Datum, Betrag, Kategorie und Händler aus..

Denke daran, dass Händlerlisten in Salesforce und im Employee HUB erstellt werden können. Du kannst jedoch auch direkt bei der Einreichung deines Antrags im Employee Hub einen neuen Händler hinzufügen.

Um die Einreichung einer Spesenabrechnung abzuschließen, lade eine entsprechende Rechnung oder Quittung hoch und fülle die obligatorische Beschreibung aus.

Löschen von Spesenabrechnungen als Mitarbeiter:in

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Sobald Du eine Spesenabrechnung eingereicht hast, ändert sich der Status in Ausstehend. Wenn Du einen Fehler machst oder eine Spesenabrechnung löschen möchtest, ist dies nur während des laufenden Prozesses möglich. Genehmigte, abgelehnte oder erstattete Anträge können nicht gelöscht werden.

Verwaltung einer Spesenabrechnung

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Aus der Sicht eines Managers können Spesenabrechnungen über den Startbildschirm Mein Team im Employee Hubeingesehen werden. Spesenabrechnungen, die zur Genehmigung bereitstehen, werden deutlich auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.

Wenn Du Alles prüfen wählst, wirst Du zur Seite Ausgaben weitergeleitet.By selecting Review All, you’ll be redirected to the Expenses page.

Hier kannst Du eine übersichtliche Liste aller Mitarbeiterausgaben und deren Status einsehen. Ein Dropdown-Symbol auf der rechten Seite jeder Ausgabe ermöglicht es dir, einen Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Sobald die Spesenabrechnung eines Mitarbeiters abgeschlossen ist, kann ein:e Vorgesetzte:r den Posten auch einfach als Erstattet markieren.

Im Falle einer abgelehnten Spesenabrechnung ist eine Beschreibung erforderlich, in der die Gründe dafür erläutert werden. Diese flair-Funktion öffnet die Kommunikationskanäle und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, wertvolles Feedback zu ihren Anträgen zu erhalten.

Genehmigung von Spesenabrechnungen als Manager

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Eine Person mit Manager-Berechtigungen im Employee Hub hat Zugang zu einer anderen Plattformoberfläche. Aus der Perspektive eines Managers können Spesenabrechnungen über den Startbildschirm Mein Team im Employee Hub eingesehen werden. Spesenabrechnungen, die zur Genehmigung anstehen, werden auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.

Wenn Du Alles prüfen wählst, wirst Du zur Seite Ausgaben weitergeleitet. Diese Seite ist auch leicht über die Hauptseitenleiste auf der linken Seite zu erreichen.

Hier kannst Du eine Liste aller Ausgaben der Mitarbeiter:innen und deren Status an einem Ort einsehen. Ein Dropdown-Symbol auf der rechten Seite jeder Ausgabe ermöglicht es dir, einen Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Sobald eine Spesenabrechnung abgeschlossen ist, kann der/die Vorgesetzte die Anfrage als erstattet markieren. Mit flair wird das Spesenmanagement leicht gemacht und die Mitarbeiter:innen werden über die Benachrichtigungen der Plattform klar informiert.

Im Falle einer abgelehnten Spesenabrechnung muss der/die Vorgesetzte die Gründe für die Ablehnung erläutern. Diese Funktion von flair öffnet die Kommunikationskanäle und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, wertvolles Feedback zu ihren Anträgen zu erhalten.

Kommentare zu Spesen

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Die Organisation von Spesen ist oft ein gemeinschaftlicher Prozess. Aus diesem Grund haben wir die Möglichkeit geschaffen, dass Kolleg:innen im Abschnitt Ausgaben des Employee Hub Kommentare abgeben können.

Um das Gespräch zu beginnen, klicke auf eine bestehende Ausgabe im Bereich Spesen des Employee Hub. Dort siehst Du eine Registerkarte Informationen und eine Registerkarte Kommentare. Wähle Kommentare und schreibe deine Nachricht. Ganz einfach!