Zeiterfassung mit flair und Slack

Die Zeiterfassungsfunktion im flair Employee Hub ist eine einfache Möglichkeit, die von den Mitarbeiter:innen geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen.

Wofür wird die Zeiterfassung verwendet?

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Die Zeiterfassung ermöglicht es Mitarbeiter:innen und Manager:innen ihre Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden zu dokumentieren. Manager:innen können damit überprüfen, ob ihre Mitarbeiter:innen die vereinbarten Arbeitszeiten einhalten. Es trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeiter:innen für Überstunden einen angemessenen Ausgleich erhalten und genügend Pausen einlegen.

Die Zeiterfassung ist außerdem wichtig, um die Einhaltung von Arbeitsgesetzen nachzuweisen und ist in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben.Introduction to Time Tracking.

Zeiterfassung mit flair

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flair unterstützt drei gängige Arten der Zeiterfassung:

1. Digitales Einstempeln/ Ausstempeln:

   Über das flair Employee Hub oder die mobile App können Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeiten erfassen, Pausen eintragen und sich abmelden. Dies ist eine moderne und effiziente Alternative zur papier- oder tabellenbasierten Erfassung.

2. Projektbasierte Zeiterfassung:

   Mit der Zeiterfassung in flair kannst Du neben der normalen Arbeitszeit auch die für bestimmte Projekte aufgewendete Zeit erfassen. So behältst Du den Überblick über die abrechenbaren Stunden für ein bestimmtes Projekt, damit Du weder die Zeit noch das Budget überschreitest.

3. Zeitferfassung mit phsysischen Geräten:

   flair unterstützt auch die Zeiterfassung mit physischen Geräten. Mitarbeiter:innen können sich zum Beispiel mit einer Karte, einem Ausweis oder einem Chip anmelden, wenn sie zur Arbeit kommen. Die Zeit wird dann mit der flair Zeiterfassungs-App synchronisiert.

Wie es funktioniert

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Die Übersicht im Employee Hub zeigt, wie viele Stunden der/die Mitarbeiter:in in der aktuellen Woche gearbeitet hat, wie viele Stunden noch verbleiben und welche Pausenregeln das Unternehmen festgelegt hat. Die Mitarbeiter:innen können auch die vergangenen Wochen überprüfen und sehen, wie viele Stunden sie in den darauf folgenden Wochen arbeiten werden.

In der Zeiterfassungsübersicht kannst Du auch die geplanten Abwesenheiten, wie z.B. Krankheit, geplanter Urlaub und Feiertage, einsehen. Abwesenheiten werden automatisch von den geplanten Arbeitsstunden abgezogen.

Die Zeiterfassung beginnt, wenn ein:e Mitarbeiter:in auf die Schaltfläche auf Zeiterfassung starten klickt. Wenn Mitarbeiter:innen eine Pause machen möchten, können sie in der Schaltfläche auf Pause drücken und nach der Rückkehr einfach wieder auf Play klicken. Um einen Tag zu beenden und sich abzumelden, kann einfach auf Stop geklickt werden. Die Arbeitsstunden werden dann in der Wochenübersicht angezeigt. Wenn ein:e Mitarbeiter:in vergisst, sich ein- oder auszustempeln oder eine Pause zu erfassen, kann die Start- und Endzeit sowie die Pausen manuell geändert werden. Die vorgeschlagenen Änderungen werden dann zur Genehmigung an den Zeiterfassungsmanager gesendet.

Änderungsanfragen

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Wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich ein- oder auszustempeln oder eine Pause zu erfassen, kann er seine Start- und Endzeit sowie die Pausen manuell ändern. Die vorgeschlagenen Änderungen werden dann zur Genehmigung an den Zeiterfassungsmanager gesendet.

Mitarbeiter:innen können einer Schicht auch eine Notiz hinzufügen. So können sie beispielsweise erklären, warum sie an einem bestimmten Tag unregelmäßig gearbeitet haben, oder ihrem/r Vorgesetzten mitteilen, warum sie eine Änderung beantragt haben.

Wie das funktioniert, lernst Du im set-up guide.

Mobile Zeiterfassung

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Mit der flair Mobile App kannst Du deine Arbeitszeiten auch unterwegs erfassen. Dies ist ideal für Remote Mitarbeiter:innen, Reisende und Personen, die wenig oder gar keine Zeit am Computer verbringen.

Du kannst die Zeiterfassung vom Startbildschirm der mobilen App aus starten, indem Du auf die Wiedergabetaste ▶️ klickst. Drücke auf Pause ⏸️, um eine Pause zu machen oder stoppe ⏹️, um dich für den Tag abzumelden.

Wenn Du die Registerkarte Zeiterfassung am unteren Rand des Bildschirms öffnest, kannst Du deine erfassten Stunden für die aktuelle Woche sowie frühere Zeiteinträge einsehen. Wenn Du auf das Fragezeichen-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm tippst, werden dir die von deinem Unternehmen festgelegten Pausenregeln angezeigt.

Tippe auf einen bestimmten Tag, um zu sehen, um wie viel Uhr Du an diesem Tag angefanged hast zu arbeiten, Deine Pause gemacht hast und gegangen bist. Wenn Du vergessen hast, deine Arbeitszeiten zu protokollieren, kannst Du oben rechts auf Bearbeiten tippen, um eine Änderungsanfrage an deine:n Vorgesetzte:n zu senden. Du kannst auch einen Kommentar hinterlassen, um die Gründe für die Änderung zu erläutern.

Wenn Du iOS 16 oder neuer verwendest, ist unsere Zeiterfassung auch mit Apples Live-Aktivitäten-Funktion kompatibel. Das bedeutet, dass Du deinen Zeiterfasser vom Sperrbildschirm deines Telefons aus sehen und steuern kannst.

Zeiterfassung einrichten

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Um die Zeiterfassung zu starten, musst Du zunächst die flair HR App in Salesforce aufrufen. Klicke in der Navigationsleiste auf Anwesenheit und wähle dann Arbeitspensum. Dadurch werden alle von dir erstellten Workload-Vorlagen angezeigt.

Klicke auf Neue Workload-Vorlage, um einen neuen Workload hinzuzufügen. Hier kannst Du festlegen, wie viele Stunden die Mitarbeiter:innen wöchentlich oder monatlich arbeiten müssen. Du hast auch die Möglichkeit, Pausenzeiten zu planen

Einrichten eines Zeitrahmens

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Während Du deine Workload-Vorlage erstellst, musst Du eventuell einen Zeitrahmen einrichten. Ein Zeitrahmen definiert bestimmte Regeln für Überstunden und Pausen. Dies kann dir helfen, die geltenden Arbeitsgesetze in jeder Region, in der dein Unternehmen tätig ist, einzuhalten.

Um einen Zeitrahmen zu erstellen, klicke in deiner Workload-Vorlage auf Hinzufügen von Zeitrahmen. Alternativ kannst Du in deiner Hauptnavigationsleiste auf Mehr klicken und Zeitrahmen auswählen.

Du kannst dann konfigurieren, wie Überstunden berechnet und vergütet werden, Mindestpausenzeiten festlegen, automatische Pausenerinnerungen für Mitarbeiter:innen einstellen und vieles mehr.

Zuweisung von Genehmigungszuständigkeiten

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Die Stundenzettel werden automatisch an Vorgesetzte der Mitarbeiter:innenn zur Genehmigung weitergeleitet. Um den/die Vorgesetzte zu ändern, klicke in der flair HR-App auf den/die Mitarbeiter:in und scrolle nach unten zum Abschnitt Vertrag. Hier kannst Du eine:n Vorgesetzte:n auswählen.

Wenn Du weitere Manager hinzufügen möchtest, klicke auf der rechten Seite des Menüs auf Zusätzliche Manager. Du kannst dann einen weiteren Manager hinzufügen und Zuständigkeiten zuweisen. Vergewissere dich, dass Zeiteinträge genehmigen markiert ist, und klicke abschließend auf speichern.

Zeiterfassung im Employee Hub starten

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Um mit der Zeiterfassung zu beginnen, melde dich in deinem Employee Hub an und wähle Zeiterfassung im Menü auf der linken Seite. Klicke dann auf Start Tracking. Du kannst die Zeiterfassung auch sofort von Deinem Dashboard aus starten.

In der Übersicht siehst Du alle deine erfassten Stunden für die aktuelle Woche. Du kannst auch die in den vergangenen Wochen erfassten Stunden und die geplanten Stunden für die kommenden Wochen einsehen. Während deine Zeiterfassung läuft, siehst Du deine Arbeitszeit unten rechts auf jeder Seite im Employee Hub.

Wenn Du eine Pause machen möchtest, klicke einfach auf die Schaltfläche Pause. Klicke auf Play, um die Zeiterfassung wieder aufzunehmen, sobald Du zur Arbeit zurückkehrst. Wenn Du auf den blauen Pfeil klickst, erhältst Du einen Überblick über deinen aktuell erfassten Tag und kannst eine Notiz zu deiner Zeiterfassungsaktivität schreiben.

Je nachdem, in welchem Land Du arbeitest, gelten unterschiedliche Regeln für die Mindestpausenzeiten. Im Feld Pausenregeln auf der linken Seite der Übersicht siehst Du die Regeln, die dein Unternehmen für Pausenzeiten festgelegt hat.

Was kann ich tun, wenn ich vergessen habe, meine Zeit zu erfassen?

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Du hast vergessen, dich einzutragen oder die Mittagspause einzulegen, ohne deinen Zeiterfasser zu unterbrechen? Kein Grund zur Sorge. Du kannst deine Stunden korrigieren, indem Du auf deine erfassten Zeiten klickst und sie bearbeitest. Du kannst auch auf Pause hinzufügen klicken, um deine Pausenzeiten einzugeben. Deine neuen Zeiten werden als Ausstehende Änderungen angezeigt, bis ein Manager deine Korrekturen überprüft hat.

Stundenzettel einsehen und genehmigen

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Um die Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter:innen einzusehen, klicke auf die Registerkarte Controlling im Abschnitt Zeiterfassung deines Employee Hub. Dort siehst Du eine Übersicht über die Zeiterfüllung und die geleisteten Tage jedes/jeder Mitarbeiter:in. Wenn Du auf eine:n Mitarbeiter:in klickst, erhältst Du eine detailliertere Ansicht seiner/ihrer Zeiterfassungsbögen und kannst Änderungen vornehmen und Zeiterfassungsbögen genehmigen.

Änderungsanträge genehmigen

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Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Änderung an seinem/ihrem Stundenzettel vornimmt, erhältst Du eine Benachrichtigung per E-Mail. Du kannst alle offenen Änderungsanträge im Employee Hub einsehen, indem Du auf Änderungsanträge im Bereich Zeiterfassung klickst. Hier siehst Du weitere Informationen über die vorgeschlagene Änderung und kannst den Antrag genehmigen.

Änderungsanträge werden auch im Abschnitt Mein Team des Employee Hub zusammen mit anderen genehmigungspflichtigen Elementen angezeigt.

Erneute Genehmigung von Stundenzetteln

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Manchmal kann es vorkommen, dass ein:e Mitarbeiter:in seine/ihre Arbeitszeiten ändert, nachdem Du bereits einen Stundenzettel genehmigt hast. Wenn Du z. B. im Voraus eine normale Arbeitswoche genehmigt hast, ein:e Mitarbeiter:in aber an einem dieser Tage krank war, ändert sich die Gesamtarbeitszeit.

In diesem Fall musst Du dich nur in der flair HR-App anmelden und auf "Stundenzettel" klicken. Wähle den Stundenzettel für die Woche aus, in der eine Änderung vorgenommen wurde. Auf der rechten Seite, wo normalerweise die Schaltfläche "Genehmigen" erscheint, siehst Du nun eine Schaltfläche "Neu genehmigen". Klicke einfach auf diese Schaltfläche, um den Stundenzettel erneut zu genehmigen.

Zeiterfassungseintrag-Kostenstellen-Zuordnung

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Wenn Du einem Zeiterfassungseintrag eine Kostenstelle zuordnest, kannst Du die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters bestimmten Verwaltungsbereichen innerhalb deines Unternehmens zuordnen. Kostenstellen sind nützlich für interne Berichte und um den Überblick über die Ausgaben pro Abteilung oder Team zu behalten.

Hier erfährst Du, wie Du einem Zeiteintrag im Employee Hub eine Kostenstelle zuweisen kannst.

• Navigiere zur Seite Zeiterfassung und gib deine Arbeitsstunden über die Schaltfläche Zeiteintrag hinzufügen ein.
• Anschließend kannst Du eine Kostenstelle auswählen, indem Du auf die Schaltfläche Kostenstelle zuweisen klickst.
• Klicke auf Speichern, um deinen Eintrag abzuschließen.

Zuweisung einer Projektkostenstelle

Kostenstellen für Projekte können nützlich sein, um die Budgetgenauigkeit zu erhöhen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Kundenabrechnung zu vereinfachen. Schauen wir uns an, wie Du einem bestimmten Projekt eine Kostenstelle zuweisen kannst.

• Gehe auf die Seite Projekte im Abschnitt Zeit im Employee Hub.
• Gib die Projektdetails und eventuelle Notizen über die Option Eintrag hinzufügen ein.
• Wähle die entsprechende Kostenstelle aus und wähle dann Änderungen speichern.

Physische Zeiterfassung

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Du kannst die flair Zeiterfassung mit physischen Zugangskontrollsystemen integrieren. Das bedeutet, dass das System als Zeiterfassungsterminal für dein Personal fungieren kann. Die Mitarbeiter können ihren Schlüsselanhänger oder ihren Fingerabdruck am Terminal scannen und flair beginnt mit der Zeiterfassung. Wenn es Zeit ist, nach Hause zu gehen, melden sie sich auf dieselbe Weise ab. So kannst Du die Anwesenheit und die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter genau und zuverlässig erfassen.

Wenn Du dich für die physische Zeiterfassung als Teil deines flair-Plans entschieden hast, konfigurieren wir die Zeiterfassungsgeräte und installieren die neueste Firmware, bevor wir sie an dich verschicken. Sobald Du die Geräte von uns erhalten hast, musst Du sie nur noch mit dem Internet verbinden und schon sind sie einsatzbereit.

Kontaktiere uns, wenn Du flair in dein Bürozugangskontrollsystem integrieren möchtest.

Du kannst ein Gerät mit einem RFID-Scanner (Radio Frequency Identification) oder einem Fingerabdruckscanner wählen, um die Anwesenheit deiner Mitarbeiter zu überprüfen. In beiden Fällen musst Du die Datensätze der RFID-Tags in Salesforce eingeben. Diese enthalten eine eindeutige Kennung, die die ID des Mitarbeiters mit seinen Zeiterfassungseinträgen in flair abgleicht.

RFID-Tag-Datensätze einrichten

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1. Öffne die flair HR App in Salesforce. Suche im App Launcher 𓃑 nach RFID-Tags.
2. Klicke auf Neu, um einen neuen Tag zu erstellen. Gib deinem Tag einen Namen, damit Du ihn identifizieren kannst.
3. Gib in das Feld Tag ID eine eindeutige Nummer ein, die nicht mit 0 beginnt.
4. Wähle einen Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü aus, um ihm den Tag zuzuweisen. Jeder Mitarbeiter benötigt ein eigenes RFID-Tag.

Fingerabdruck-Scanning

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Sobald Du jedem Mitarbeiter einen RFID-Tag in Salesforce zugewiesen hast, musst Du den Tag in deinem Zugangskontrollsystem mit seinem Fingerabdruck verknüpfen.

Befolge einfach diese Schritte:

1. Wähle auf jedem Zugangskontrollgerät das Menü Fingerabdruck, gib deine PIN für den Admin des Fingerabdruckmenüs ein und tippe auf Fingerabdruck lernen.
2. Gib die RFID-Tag-ID ein, die Du zuvor für einen bestimmten Mitarbeiter erstellt hast, und wähle die Option Einlesen.
3. Wähle den Finger aus, den der Mitarbeiter verwenden möchte.
4. Befolge die Anweisungen auf dem Gerätedisplay. Der Mitarbeiter sollte den von ihm gewählten Finger auf den Scanner legen, bis Du einen Ton hörst. Du wiederholst diesen Vorgang noch zweimal, um den Finger vollständig zu scannen.
5. Sobald der Scanvorgang abgeschlossen ist, erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm, die dir mitteilt, dass der Scanvorgang erfolgreich war. Außerdem siehst Du eine Qualitätsbewertung - wir empfehlen eine Qualität von mindestens 80%.
6. Wiederhole diesen Vorgang für jeden Mitarbeiter und für jedes Zugangskontrollgerät.

Tipps für einen qualitativ hochwertigen Fingerabdruckscan:

• Halte deinen Finger gerade, ruhig und senkrecht und übe leichten Druck aus.
• Die Qualität kann sich verringern, wenn der Finger feucht, trocken oder kalt ist.
• Wenn Du weiterhin Probleme hast, versuche, einen anderen Finger zu scannen.