Einfacher Start dank Onboarding

Workflows

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Ein Workflow umfasst eine Reihe von Aufgaben, die Du einem Mitarbeiter zuweisen kannst. Workflows sind ein effektives Mittel, um wiederkehrende Prozesse effizienter und einheitlicher zu gestalten.

Ein gutes Beispiel für die Verwendung einer Workflow-Vorlage ist das Onboarding. Wenn Du eine Workflow-Vorlage für die Einarbeitung einrichtest, wird neuen Mitarbeitern automatisch eine Liste mit Aufgaben zugewiesen, die sie erledigen müssen, um sich mit ihrem neuen Unternehmen und ihrer neuen Rolle vertraut zu machen.

Wie man eine Workflow-Vorlage erstellt

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Mit Workflow-Vorlagen kannst Du eine Liste von Aufgaben für sich wiederholende Prozesse definieren. Mit einer Workflow-Vorlage kannst Du die Einheitlichkeit verbessern und alle am Prozess Beteiligten benachrichtigen, wenn eine Aufgabe fällig ist.

• Um zu beginnen, öffne die flair HR App in Salesforce und klicke in der Navigationsleiste oder über den App Launcher 𓃑 auf Workflows.
• Du siehst nun eine Übersicht über deine bestehenden Workflows. Klicke auf die Registerkarte Workflow-Vorlagen.
• Klicke nun auf die Schaltfläche Neue Workflow-Vorlage.

• Gib deiner Workflow Vorlage einen Namen, damit Du sie später leicht identifizieren kannst. Wähle einen Workflow-Typ aus der Dropdown-Liste aus - Du kannst zwischen Onboarding, Offboarding und Other wählen. Onboarding Workflows können auch ein optionales Widget enthalten, das der neue Mitarbeiter auf seinem Employee Hub Dashboard sehen wird.
• Optional kannst Du auch eine Beschreibung hinzufügen, um zusätzliche Informationen für die Nutzer bereitzustellen.

Schritte zu Workflow Vorlagen hinzufügen

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Sobald Du deine Workflow Vorlage gespeichert hast, kannst Du Schritte und Aufgaben hinzufügen. Ein Schritt ist wie eine Phase eines Workflows und kann mehrere Aufgaben enthalten. Eine Aufgabe ist eine bestimmte Aktion, die ausgeführt werden muss, z. B. das Hochladen eines Dokuments oder das Ausfüllen von fehlenden Informationen.

Öffne deine Workflow Vorlage. Klicke auf Erstelle den ersten Schritt. Gib deinem Schritt einen Namen und wähle dann einen Auslöser. Du kannst zum Beispiel einen Schritt auslösen, nachdem alle obligatorischen aufgaben des vorherigen Schritts erledigt wurden.

Alternativ kannst Du den Schritt auch so einstellen, dass er eine bestimmte Zeit vor oder nach einem bestimmten Ereignis ausgelöst wird, z. B. dem Startdatum des Workflows oder dem Startdatum des Mitarbeiters. Sobald Du den Auslöser festgelegt hast, klicke auf Hinzufügen.

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicke auf Neue Aufgabe zu diesem Schritt hinzufügen unter deinem neu erstellten Schritt. Gib deiner Aufgabe einen Namen, wähle den übergeordneten Schritt aus, zu dem sie gehören soll, und schreibe bei Bedarf eine Beschreibung. Lege eine Frist fest und wähle aus, ob die Aufgabe obligatorisch ist.

Du kannst auch Videoanweisungen hinzufügen, indem du eine Video-URL eingibst oder eine Videodatei anhängst, die dem Benutzer bei der Erledigung der Aufgabe hilft.

Wenn Du auf Weiter klickst, kannst Du zwischen verschiedenen Aufgabentypen wählen, z. B. Hochladen, Daten, Performance Review oder Bewertung.

Jede Aufgabe hat eine etwas andere Struktur:

• Allgemein: Eine einfache Aufgabe, die man erledigen muss, z.B. "Schreibe eine Slack-Nachricht an dein neues Team". Diese Aufgaben werden einfach erledigt, indem Du sie als erledigt markierst.
• Hochladen: Für den Fall, dass eine Datei oder ein Dokument hochgeladen werden muss, z.B. "Arbeitsvertrag unterschreiben und hochladen". Du musst den Datei-Typ, die Kategorie und das Dateiformat des Dokuments festlegen. Die Aufgabe enthält ein Upload-Feld, das der Beauftragte nutzen kann.
• Daten: Für den Fall, dass Du Informationen benötigst, z. B. "Bankdaten eingeben". Du kannst Datenfelder für diesen Aufgabentyp definieren. Der/die Beauftragte sieht diese Felder in der Aufgabe im Employee Hub.
• Performance Review: Weise eine zuvor erstellte Leistungsbeurteilung und einen Beurteiler zu.
• Bewertung: Weise einem Mitarbeiter eine bestehende Bewertungsvorlage zu, um Mitarbeiter oder Bewerber zu beurteilen.
• Unterschrift: Wenn Du die flair-eSign-Integration verwendest, kannst Du elektronische Unterschriften für Dokumente anfordern.

Du kannst auch Unteraufgaben hinzufügen, um den Benutzer anzuleiten. Die Unteraufgaben sind zwar nicht zwingend erforderlich, um den Schritt abzuschließen, aber sie werden in einer Checkliste im Employee Hub angezeigt, so dass der Mitarbeiter eine Schritt-für-Schritt-To-do-Liste erhält, die ihm bei der Erledigung der Aufgabe hilft.

Wenn Du auf Weiter klickst, kannst du auswählen, welche Rolle für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist:

• Manager: Der Manager der Person, der dieser Arbeitsablauf zugewiesen ist.
• Performance Manager: Der Performance Manager der Person, der dieser Workflow zugewiesen ist.
• Workflow-Empfänger: Die Person, der dieser Workflow zugewiesen ist. Du legst sie fest, sobald Du deine Workflow-Vorlage erstellt hast.
• Mitarbeiter: Wähle einen beliebigen Mitarbeiter, dem Du diese Aufgabe zuweisen möchtest.
• Team: Wähle ein Team aus, dem Du diese Aufgabe zuweisen möchtest.

Du kannst auch die Sichtbarkeit der Aufgabe einstellen, indem Du den Umschalter betätigst.

E-Signatur-Aufforderungen

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Wenn Du eine Workflow-Vorlage erstellst oder bearbeitest, kannst Du die Aufgabe “Unterschrift” auswählen, um E-Signaturen vom Workflow-Empfänger und anderen Mitarbeitern anzufordern.

Über das Dropdown-Menü kannst Du eine E-Signatur für eine bestehende Dokumentvorlage anfordern. Oder Du wählst “Dokument hochladen”, um ein neues Dokument zum Unterschreiben hinzuzufügen.

Sobald Du dein zu unterzeichnendes Dokument ausgewählt hast, musst Du der Aufgabe einen Namen geben, eine Dokumentenkategorie auswählen und im Dropdown-Menü “Sichtbarkeit” festlegen, wer das Dokument sehen kann. Optional kannst Du auch Notizen und Unteraufgaben hinzufügen, um dem Beauftragten bei der Erledigung der Aufgabe zu helfen.

Auf dem nächsten Bildschirm kannst Du auswählen, wer für die Erledigung der Aufgabe zuständig ist. Dies sollte der Hauptunterzeichner des Dokuments sein. Du kannst auch auf “Unterzeichner hinzufügen” klicken, wenn mehrere Personen das Dokument unterzeichnen müssen.

Als nächstes klickst Du auf “Platzhalter hinzufügen”. Daraufhin wird eine Vorschau des zu signierenden Dokuments geöffnet. Du kannst einen Platzhalter für die Unterschrift jedes Unterzeichners in das Dokument ziehen und ablegen. Klicke jetzt auf “Fertig” und dann auf “Speichern”, um das Dokument abzuschließen. Sobald Du die Workflow-Vorlage einem Mitarbeiter zugewiesen hast, erhalten der Workflow-Empfänger und alle anderen Unterzeichner eine Aufforderung, das Dokument zu unterschreiben.

Um eine Signatur-Workflow-Aufgabe im Employee Hub abzuschließen, klicke auf den Aufgabennamen, um die Aufgabe zu öffnen. Dann klicke auf die Schaltfläche “Dokument unterschreiben”. Daraufhin wird eine neue Browser-Registerkarte geöffnet, in der Du das Dokument überprüfen und deine Signatur hinzufügen kannst. Du kannst entweder eine Standardsignatur mit deinem vollständigen Namen einfügen oder deine eigene Signatur auf das Dokument zeichnen.

Videos zu Workflows hinzufügen

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Manchmal ist es einfacher, jemandem einen Prozess zu zeigen, als ihn schriftlich zu erklären. In solchen Fällen können Videos ein hervorragendes Informationsformat sein.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Video zu einem Workflow-Element hinzuzufügen. Zum einen kannst Du eine Videodatei im Abschnitt Anhänge am unteren Rand einer neuen Workflow Aufgabe anhängen.

Alternativ kannst Du auch eine Video-URL in das Feld Video Anleitung einfügen. Dieses Feld unterstützt URLs von Videoplattformen wie YouTube, Loom und Wistia. Sobald Du den Workflow einem Mitarbeiter zugewiesen hast, wird dein Video in das Workflow-Element im Employee Hub eingebettet.

Wie man Workflows zuweist

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Nachdem Du eine Workflow Vorlage erstellt hast, kannst Du sie nun Personen innerhalb deiner Organisation zuweisen. Dazu öffnest Du die Seite Workflows in der flair HR App und klickst auf der Registerkarte Übersicht auf die Schaltfläche Workflows zuweisen.

Als Nächstes wählst Du den Workflow aus, den Du zuweisen möchtest. Wähle den passenden Vorlagentyp aus dem Dropdown-Menü "Alle Kategorien" im Feld "Vorlage" und benutze die Suchfunktion für Vorlagen.

Klicke auf Weiter, um Workflows einzeln oder mehreren Personen gleichzeitig zuzuweisen, je nach Standort, Abteilung oder Team.

Sobald Du einem Mitarbeiter einen Workflow zugewiesen hast, wird er im Employee Hub benachrichtigt. Je nach ihren Benachrichtigungseinstellungen können sie auch Benachrichtigungen und Erinnerungen über Slack und E-Mail erhalten.

Bitte beachte, dass Du nur Workflows zuweisen kannst, die mindestens eine Aufgabe enthalten.

Fehlende Daten vervollständigen

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Wenn Du auf der Registerkarte Übersicht neben einem Workflow ein orangefarbenes Warnsymbol siehst, fehlen in deinem Workflow möglicherweise einige wichtige Informationen. Das kann passieren, wenn der Workflow eine Aufgabe enthält, für die ein Manager zuständig ist, aber der Workflow-Beauftragte keinen Manager in flair hat.

Um diesen Fehler zu beheben, klicke auf den Abwärtspfeil ▼ neben dem betroffenen Workflow und wähle Bearbeiten. Du siehst dann alle Schritte und Aufgaben in diesem Workflow, sodass Du erkennen kannst, bei welchen Aufgaben Informationen fehlen.

Wähle den Abwärtspfeil ▼ neben einem betroffenen Element und klicke auf Bearbeiten. Klicke auf "Weiter", bis du zum Schritt "Beauftragter" gelangst, und füge dann einen verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü hinzu.

Alternativ kannst Du diesen Fehler verhindern, indem Du sicherstellst, dass jedem Mitarbeiter ein Manager zugewiesen ist. Das kannst Du auf der Seite Unternehmensstruktur in der flair HR App tun.

Workflows im Employee Hub erledigen

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Wenn Du einem Mitarbeiter einen Workflow zuweist, kann er sich im flair Employee Hub einen Überblick über seine/ihre Aufgaben verschaffen.

Stelle zunächst sicher, dass Du den Employee Hub in der flair HR App aktiviert hast. Dies kannst Du tun, indem Du die Startseite besuchst und den Einrichtungsassistenten aktivierst. Von dort aus kannst Du auch Mitarbeiter in den Hub einladen.

Deine Mitarbeiter müssen außerdem eine Firmen-E-Mail-Adresse haben. Diese kannst Du im Bereich Mitarbeiter der flair HRApp hinzufügen.

Nach Abschluss der Einrichtung erhalten deine Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Du ihnen einen Workflow zuweist. Wenn Du auf den Link in dieser E-Mail klickst, gelangst Du zu den Workflows in deinem Employee Hub und siehst eine Liste der zu erledigenden Aufgaben.

Der Mitarbeiter kann das Fälligkeitsdatum sehen und den Status jeder Aufgabe aktualisieren, während er Fortschritte macht.

Wenn Du in einen der Workflows klickst, siehst Du eine Liste der Aufgaben, die in Schritte unterteilt sind, sowie die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und den Status. Du kannst auch Kommentare zu jeder Aufgabe hinzufügen und ansehen. Obligatorische Aufgaben sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet und Schritte und Aufgaben, die die Erledigung vorheriger Aufgaben erfordern, sind mit einem Vorhängeschloss-Symbol versehen.

Um eine Aufgabe abzuschließen, klicke auf ihren Status und ändere ihn in Erledigt. Du kannst Aufgaben auch als In Bearbeitung markieren.

Wenn Du auf eine Aufgabe klickst, siehst Du weitere Details, einschließlich einer Aufgabenbeschreibung. Bei Upload-Aufgaben und Datenaufgaben kannst Du hier Dokumente hochladen oder die gewünschten Daten eingeben. Außerdem siehst Du alle Unteraufgaben, die eventuell enthalten sind. Wenn Du eine Teilaufgabe abschließt, kannst Du sie anklicken, um sie als erledigt zu markieren; dadurch wird auch der Status der übergeordneten Aufgabe automatisch aktualisiert. Es ist nicht zwingend erforderlich, jede Teilaufgabe als erledigt zu markieren, aber es kann dir helfen zu überprüfen, ob Du alles Erforderliche getan hast.

Was passiert mit älteren Workflows?

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1. Zuvor bestanden Workflows nur aus Aufgaben wie den folgenden:

2.  Mit der Hinzufügung von Workflow-Schritten werden bestehende Aufgaben unter einer neuen Überschrift und einem neuen Namen namens "Schritt 1" in deinen Workflow-Vorlagen gruppiert. Sieh dir das neue Layout unten an.

3. Früher wurden die Starttermine für die Aufgaben einzeln festgelegt (siehe unten). Jetzt wird das Startdatum auf der Ebene des Schritts festgelegt. Das bedeutet, dass alle Aufgaben innerhalb eines Schritts das gleiche Startdatum haben.

4. Mit diesem neuen Update findest Du deine Aufgaben unter "Schritt 1" gruppiert. Standardmäßig bezieht sich das Startdatum für "Schritt 1" auf ein bestimmtes Ereignis, das so genannte "Workflow-Startdatum".

Wenn die Fälligkeitsdaten deiner Aufgabe zuvor auf der Grundlage eines anderen auslösenden Ereignisses als dem "Workflow-Startdatum" festgelegt wurden, musst Du einen neuen Schritt für das auslösende Ereignis erstellen und deine Aufgabe unter diesen Schritt verschieben.

5. So sieht das Einrichten eines neuen Schritts für ein Auslöseereignis aus.

6. Bestehende Aufgaben bleiben vom Inhalt her unverändert. Ihre Fristen müssen jedoch möglicherweise an die neue Struktur angepasst werden.

Workflows kommentieren

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Unsere Kommentarfunktion im Employee Hub ermöglicht einen offenen und klaren Dialog über Arbeitsabläufe. Du hast eine Frage an einen Kollegen? Willst Du eine Anfrage noch einmal überprüfen? Du kannst das Thema im Bereich Workflows direkt kommentieren.

Wähle einfach den entsprechenden Workflow aus. Du kannst Kommentare abgeben und ansehen, indem Du entweder auf das Sprechblasensymbol in der Spalte Kommentare klickst oder eine Workflow-Aufgabe öffnest und die Registerkarte Kommentare auswählst.

Du kannst auch Dokumente und Bilder an deine Kommentare anhängen, Kollegen markieren und Emojis verwenden, um auf Kommentare zu reagieren.

Offboarding von Mitarbeiter:innen

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Wenn ein:e Mitarbeiter:in dein Unternehmen verlässt, musst Du einige Verwaltungsaufgaben erledigen, um einen reibungslosen Ausstieg zu gewährleisten, einschließlich der Berechnung der verbleibenden Abwesenheitstage und des anteiligen Gehalts. Wir zeigen dir, welche Schritte Du in der flair HR-App unternehmen musst, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter:innen ohne Probleme gehen können.

Enddatum zum Mitarbeiterdatensatz hinzufügen

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Der erste Schritt besteht darin, den Datensatz des/der ausscheidenden Mitarbeiter:in in der flair HR-App aufzurufen. Fülle im Abschnitt Vertrag das Feld Enddatum aus und klicke auf Speichern.

Enddatum des Workloads festlegen

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Als Nächstes musst Du ein Enddatum für das Arbeitspensum des/der Mitarbeiter:in festlegen. Öffne dazu die Registerkarte Zeit und Arbeitsbelastung im Datensatz des/der Mitarbeiter:in, klicke auf den Abwärtspfeil ▼ neben der Arbeitsbelastung und klicke dann auf Bearbeiten.

Fülle das Feld Enddatum aus und speichere es anschließend.

Enddatum für die Urlaubsregelung festlegen

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Um sicherzustellen, dass die verbleibenden Urlaubstage korrekt berechnet werden, navigiere zum Feld Abwesenheitskategorien auf der rechten Seite des Datensatzes des/der Mitarbeiter:in. Klicke auf eine aktive Abwesenheitskategorie, z. B. "Urlaub". Wähle die Registerkarte Zugewiesene Policen und ändere das Enddatum auf den letzten Tag des Vertrags des/der Mitarbeiter:in.

Wenn Du die verbleibenden Abwesenheiten für mehr als eine begrenzte Abwesenheitskategorie berechnen musst - z.B. wenn Du dem/der ausscheidenden Mitarbeiter:in mehrere Urlaubsrichtlinien zugewiesen hast - dann musst Du für jede Abwesenheitskategorie ein Enddatum festlegen.

Enddatum zum Gehalt hinzufügen

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Wechsele schließlich zur Registerkarte "Gehalt" im Datensatz des/der Mitarbeiter:in. Klicke auf den Abwärtspfeil ▼ neben einem Mitarbeitergehalt oder wiederkehrenden Bezügen, um ein Enddatum hinzuzufügen. Dies ist wichtig, wenn ein:e Mitarbeiter:in in der Mitte eines Zahlungszeitraums ausscheidet (z. B. am 15. eines Monats), da so das Gehalt anteilig berechnet werden kann.