Einfacher Start dank Onboarding

Workflows

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Ein Workflow umfasst eine Reihe von Aufgaben, die Du einem/einer Mitarbeiter:in zuweisen kannst. Workflows sind ein effektives Mittel, um wiederkehrende Prozesse effizienter und einheitlicher zu gestalten.

Ein gutes Beispiel für die Verwendung einer Workflow-Vorlage ist das Onboarding. Wenn Du eine Workflow-Vorlage für die Einarbeitung einrichtest, wird neuen Mitarbeiter:innen automatisch eine Liste von Aufgaben zugewiesen, die sie erledigen müssen, um sich mit ihrem neuen Unternehmen und ihrer neuen Rolle vertraut zu machen.

Wie erstellt man ein Workflow Template

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• Um mit der Verwendung von Workflows in flair zu beginnen, öffne die flair HR-App und klicke in der Navigationsleiste auf den Abschnitt Workflows.
• Hier siehst Du eine Übersicht über alle Workflows, die deiner Organisation zugewiesen sind.
• Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicke auf die Registerkarte Workflow-Vorlagen und wähle dann Neue Workflow-Vorlage.
• Gib deiner Vorlage einen Namen und wähle die Art des Workflows, den Du erstellen möchtest. Klicke auf Speichern, um deine Vorlage zu erstellen.

Aufgaben zum Workflow Template hinzufügen

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Sobald Du deine Vorlage erstellt hast, kannst Du damit beginnen, ihr Aufgaben hinzuzufügen. Klicke auf deine neu erstellte Vorlage und wähle dann Neues Element, um deine erste Aufgabe zu erstellen. Gib den Namen der Aufgabe ein und wähle aus, wer verantwortlich ist.

Dies kann entweder die Person sein, der der Workflow zugewiesen ist, ihr:e Vorgesetzter:e oder Leistungsmanager oder ein:e andere:r Mitarbeiter:in oder ein Team deiner Wahl. Aktiviere das Kontrollkästchen Für Empfänger ausblenden für Aufgaben, an denen der/die Empfänger:in nicht beteiligt ist.

Du kannst verschiedene Arten von Workflow-Elementen erstellen:

• To-do-Anfrage: Eine zu erledigende Aufgabe, z. B. "Schreibe eine Nachricht an dein neues Team auf Slack".
• Datei-Anforderung: Für den Fall, dass eine Datei oder ein Dokument hochgeladen werden muss, z. B. "Arbeitsvertrag unterschreiben und hochladen". Du musst die Kategorie und das Dateiformat des Dokuments festlegen.
• Datenanforderung: Für den Fall, dass Du Informationen benötigst, z. B. "Bankdaten eingeben". Du kannst Datenfelder für diesen Positionstyp definieren.
• Zykluszuweisung: Eine Aufgabe, die sich auf einen bestimmten Zyklus bezieht, z. B. "Vierteljährliche OKRs überprüfen".
• Auswertungsanforderung: Eine abzuschließende Bewertung, z.B. "Neue Kandidat:innen bewerten". Erfahre mehr darüber, wie Du Bewertungsvorlagen erstellen kannst.
• Video-Anfrage: Fordere die Mitarbeiter:innen auf, ein Video hochzuladen und zu teilen. Du könntest z. B. neue Mitarbeiter:innen bitten, ein kurzes Vorstellungsvideo von sich selbst hochzuladen, oder eine:n erfahrene:n Mitarbeiter:in bitten, ein Video-Tutorial aufzunehmen, das mit dem Rest des Teams geteilt werden kann.

Jetzt kannst Du eine Frist festlegen. Wenn Du Onboarding oder Offboarding als Vorlagentyp ausgewählt hast, hast Du die Möglichkeit, die Frist mit dem ersten oder letzten Arbeitstag des/der Mitarbeiter:in zu verbinden.

Verfasse schließlich eine Beschreibung der Aufgabe, lade alle relevanten Dateien hoch und klicke auf Speichern.

Videos zu Workflows hinzufügen

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Manchmal ist es einfacher, jemandem einen Prozess zu zeigen, als ihn schriftlich zu erklären. In solchen Fällen können Videos ein hervorragendes Informationsformat sein.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Video zu einem Workflow-Element hinzuzufügen. Zum einen kannst Du eine Videodatei im Abschnitt Anhänge am unteren Rand eines neuen Workflow-Elements anhängen.

Alternativ kannst Du auch ein Loom-Video einbetten. Loom ist ein Video-Messaging-Tool, mit dem Du deinen Bildschirm und deine Stimme aufzeichnen und das Video mit anderen teilen kannst. Nimm dein Video einfach mit Loom auf und füge den Link zur Freigabe in das Feld Instructions Loom URL ein. Sobald Du den Workflow einem/einer Mitarbeiter:in zugewiesen hast, wird dein Video in das Workflow-Element im Employee Hub eingebettet.

Wie man Workflows zuweist

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Nachdem Du nun deinen ersten Workflow erstellt hast, ist es an der Zeit, diese den Personen zuzuweisen. Öffne dazu den Abschnitt Workflows in deiner flair HR-App und wähle einen Workflow aus, den Du zuweisen möchtest.

Klicke auf der Registerkarte Übersicht auf Workflows zuweisen. Wähle dann eine Workflow-Vorlage und wähle alle Mitarbeiter:innen aus, denen Du den Workflow zuweisen möchtest. Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen, und deine Mitarbeiter:innen werden in der Übersicht angezeigt.

In der Übersicht kannst Du auch das Fälligkeitsdatum des nächsten Workflow-Elements sehen und den Fortschritt verfolgen, den der/die Mitarbeiter:in gemacht hat.

Automatische Erinnerungen

Sobald Du Mitarbeiter:innen Workflows zuweist, erhalten diese automatisch 3, 2 und 1 Tag vor Ablauf der Frist eine Erinnerung per E-Mail. So sparst Du Zeit, um Mitarbeiter:innen an die Erledigung ihrer Aufgaben zu erinnern.

Vervollständigung fehlender Daten

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Klicke auf den Pfeil neben dem Eintrag und wähle Bearbeiten. Dann kannst Du eine:n verantwortliche:n Mitarbeiter:in hinzufügen und das Warnsymbol wird verschwinden.

Workflows im Employee Hub abschließen

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Wenn Du einem/einer Mitarbeiter:in einen Workflow zuweist, kann er/sie sich im flair Employee Hub einen Überblick über seine/ihre Aufgaben verschaffen.

Stelle zunächst sicher, dass Du den Employee Hub in der flair HR-App aktiviert hast. Dies kannst Du tun, indem Du die Startseite besuchst und den Einrichtungsassistenten aktivierst. Von dort aus kannst Du auch Mitarbeiter:innen in den Hub einladen.

Deine Mitarbeiter:innen müssen außerdem eine Firmen-E-Mail-Adresse haben. Diese kannst Du im Bereich Mitarbeiter:innen der flair HR-App hinzufügen.

Nach Abschluss der Einrichtung erhalten deine Mitarbeiter:innen eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Du ihnen einen Workflow zuweist. Wenn Du auf den Link in dieser E-Mail klickst, gelangst Du zu den Workflows in deinem Employee Hub und siehst eine Liste der zu erledigenden Aufgaben.

Der/die Mitarbeiter:in kann das Fälligkeitsdatum sehen und den Status jeder Aufgabe aktualisieren, während er/sie Fortschritte macht.

Kommentare zu Workflows

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Unsere Kommentarfunktion im Employee Hub ermöglicht einen offenen und klaren Dialog über Arbeitsabläufe. Du hast eine Frage an eine:n Kolleg:in? Möchtest Du einen Antrag noch einmal überprüfen? Du kannst direkt das Thema im Bereich Workflows kommentieren.

Wähle einfach den entsprechenden Workflow aus. Wenn Du auf die Aufgabe klickst, wird ein Bereich für Kommentare eingeblendet. Klicke dann auf die Registerkarte Kommentare und beginne die Konversation. Mit dieser Messaging-Funktion kannst Du auch Dokumente, Bilder, Emojis und Weblinks versenden.

Offboarding von Mitarbeiter:innen

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Wenn ein:e Mitarbeiter:in dein Unternehmen verlässt, musst Du einige Verwaltungsaufgaben erledigen, um einen reibungslosen Ausstieg zu gewährleisten, einschließlich der Berechnung der verbleibenden Abwesenheitstage und des anteiligen Gehalts. Wir zeigen dir, welche Schritte Du in der flair HR-App unternehmen musst, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter:innen ohne Probleme gehen können.

Enddatum zum Mitarbeiterdatensatz hinzufügen

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Der erste Schritt besteht darin, den Datensatz des/der ausscheidenden Mitarbeiter:in in der flair HR-App aufzurufen. Fülle im Abschnitt Vertrag das Feld Enddatum aus und klicke auf Speichern.

Enddatum des Workloads festlegen

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Als Nächstes musst Du ein Enddatum für das Arbeitspensum des/der Mitarbeiter:in festlegen. Öffne dazu die Registerkarte Zeit und Arbeitsbelastung im Datensatz des/der Mitarbeiter:in, klicke auf den Abwärtspfeil ▼ neben der Arbeitsbelastung und klicke dann auf Bearbeiten.

Fülle das Feld Enddatum aus und speichere es anschließend.

Enddatum für die Urlaubsregelung festlegen

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Um sicherzustellen, dass die verbleibenden Urlaubstage korrekt berechnet werden, navigiere zum Feld Abwesenheitskategorien auf der rechten Seite des Datensatzes des/der Mitarbeiter:in. Klicke auf eine aktive Abwesenheitskategorie, z. B. "Urlaub". Wähle die Registerkarte Zugewiesene Policen und ändere das Enddatum auf den letzten Tag des Vertrags des/der Mitarbeiter:in.

Wenn Du die verbleibenden Abwesenheiten für mehr als eine begrenzte Abwesenheitskategorie berechnen musst - z.B. wenn Du dem/der ausscheidenden Mitarbeiter:in mehrere Urlaubsrichtlinien zugewiesen hast - dann musst Du für jede Abwesenheitskategorie ein Enddatum festlegen.

Enddatum zum Gehalt hinzufügen

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Wechsele schließlich zur Registerkarte "Gehalt" im Datensatz des/der Mitarbeiter:in. Klicke auf den Abwärtspfeil ▼ neben einem Mitarbeitergehalt oder wiederkehrenden Bezügen, um ein Enddatum hinzuzufügen. Dies ist wichtig, wenn ein:e Mitarbeiter:in in der Mitte eines Zahlungszeitraums ausscheidet (z. B. am 15. eines Monats), da so das Gehalt anteilig berechnet werden kann.