Wie man die Arbeitsproduktivität berechnet

Die Arbeitsproduktivität gilt als wesentlicher Indikator für die Effizienz und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Ob Fertigungsunternehmen oder Dienstleistungsunternehmen spielt dabei keine Rolle. Ziel eines jeden Unternehmens ist die Maximierung vorhandener Kapazitäten und die Schaffung einer möglichst hohen Arbeitsproduktivität. Nicht immer läuft dies jedoch ideal ab. Wie gut es um die individuelle Arbeitsproduktivität bestellt ist, darüber geben häufig wichtige Kennzahlen Auskunft, die dafür zunächst bekannt sein müssen. Grundsätzlich zeigt eine hohe Arbeitsproduktivität an, dass dein Unternehmen seine Ressourcen bestmöglich einsetzt, beziehungsweise optimal ausnutzt. Oftmals verstreichen jedoch die Arbeitsstunden, ohne dass ein wirklich produktives Ergebnis erzielt wird. Falls dir dieses Phänomen bekannt vorkommt, dann solltest Du dir unbedingt den folgenden Artikel durchlesen. Tauche mit uns daher jetzt ein in die Welt der Produktivitätssteigerung!

Grundlagen der Arbeitsproduktivität

Was genau ist überhaupt die Arbeitsproduktivität? Nun, hierbei handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die vor allem innerhalb der Bereiche Personal- sowie Produktionsplanung relevant ist. Um die individuellen Unternehmensziele zu erreichen, müssen die vorhandenen Ressourcen durch geeignete Maßnahmen optimal eingesetzt werden. Bei den Ressourcen kann es sich zum Beispiel um die folgenden Dinge handeln:

• menschliche Ressourcen (wie zum Beispiel Mitarbeiter:innen und deren Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen)
• materielle Ressourcen (wie zum Beispiel Maschinen, Werkzeuge, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe)
• technologische Ressourcen (wie zum Beispiel Technologieausstattung, Kommunikationssysteme oder anderweitige, technologische Infrastrukturen)
• finanzielle Ressourcen (wie zum Beispiel Geldmittel, Fremdkapital oder Investitionen)
• zeitliche Ressourcen (wie zum Beispiel eine optimale Arbeitszeitgestaltung oder Zeitorganisation)

Vereinfacht gesagt gibt die Arbeitsproduktivität Aufschluss darüber, welche Ausbringungsmenge pro eingesetzter Ressource (wie zum Beispiel Arbeit, Personal, Technologie, Geld oder Zeit) realisiert werden kann. Im Rahmen der Arbeitsproduktivität häufig berechnete Kennzahlen sind zum Beispiel die folgenden:

• Produktionsmenge pro Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr
• bearbeitete Prozesse pro Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr
• Umsatz pro Mitarbeiter
• Bruttowertschöpfung pro geleistete Arbeitsstunde
• Return on Investment („ROI“)
  

Kurz und knapp: Produktivitätskennzahlen geben dir als potenzielle/n Arbeitgeber:in Informationen darüber, wie es um die Produktivität deines Unternehmens oder deiner Mitarbeiter:innen bestellt ist und stellt damit einen Teil der Gesamtproduktivität dar. Schauen wir uns im weiteren Verlauf des Artikels an, wie sich die Arbeitsproduktivität nun genau berechnen lässt – los geht’s!

Berechnung der Arbeitsproduktivität

Wie wichtig die Arbeitsproduktivität als solche ist, darüber dürftest Du mittlerweile in Kenntnis gesetzt worden sein. Quantifiziere daher im Folgenden das Verhältnis zwischen deinem eingesetzten Input und dem erzielten Output. Hierfür müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Darunter zum Beispiel Menge und Wert deiner Güter oder Dienstleistungen sowie Anzahl der Arbeitsstunden, Höhe der Arbeitskosten und anderweitig benötigte Ressourcen. All diese Informationen fließen in eine Arbeitsproduktivität Formel ein. Bei dieser einfachen Formel handelt es sich um eine ideale Möglichkeit, um die Leistung deines Unternehmens zu analysieren sowie Verbesserungspotenziale aufzudecken. In den nun folgenden Unterabschnitten zeigen wir dir daher, wie die Formel genau aussieht und wie Du Input und Output messen kannst.

Formel

Je nachdem, welches Arbeitsergebnis im Rahmen der Berechnung der Arbeitsproduktivität genau kalkuliert werden soll, können verschiedene Formeln zum Einsatz kommen. Vom Grundprinzip her bauen diese aber stets auf der folgenden Formel auf:

Beispielrechnung: 100.000 Euro erzielter Umsatz / 2.000 geleistete Arbeitsstunden = 50 Euro Umsatz pro Arbeitsstunde

Die oben genannte Formel lässt sich auf viele, weitere Bereiche der Arbeitsproduktivitätsberechnung anwenden. Beispielsweise können auch die Stückzahlen pro Arbeitsstunde oder Produktionsprozess sowie die Produktivität der Mitarbeiter berechnet werden. Grundsätzlich kann die Formel zur Berechnung der Arbeitsproduktivität also mit verschiedenen Maßeinheiten genutzt werden.

Messung von Input

Zur Berechnung der Arbeitsproduktivität, beziehungsweise Arbeitseffizienz ist die Messung des Inputs (auch Arbeitseinsatz genannt) von entscheidender Bedeutung. Der Arbeitseinsatz kann zum Beispiel in Form erfasster Arbeitsstunden, abgeschlossener Prozesse, produzierter Produkte, getätigter Dienstleistungen oder als individueller Beitrag einer deiner Mitarbeiter:innen quantifiziert werden. Technologisch lässt sich die Messung deines Inputs im Unternehmen beispielsweise folgendermaßen umsetzen:

• mithilfe von Zeiterfassungssystemen
• durch Projektmanagement-Tools
• über eine spezielle Kollaborationssoftware

Hierfür werden die umgesetzten Leistungen für einen bestimmten Zeitraum erfasst und anschließend als wichtige Kennzahlen gespeichert. Dies dient als erster Schritt, um den Faktor Arbeit quantitativ zu dokumentieren.

Messung von Output

Im nächsten Schritt zur Berechnung der Produktivität geht es an die Berechnung des Outputs (auch Arbeitsergebnisgenannt). Hier wird der Fokus auf die Ergebnisse und den Mehrwert der geleisteten Arbeit gelegt. Egal, ob einzelne Mitarbeiter, eine Gruppe von Mitarbeitern oder ganze Unternehmen, Maschinen und Software-Anwendungen über einen längeren Zeitraum - alle Arbeitsergebnisse müssen analysiert werden! Verkaufszahlen, erreichte Meilensteine oder produzierte Produkte können als wichtige Kennzahlen dienen. Bei der Messung des Outputs, beziehungsweise der Produktionsmenge können die folgenden Tools helfen:

• Leistungsindikatoren
• Datenanalyse-Software
• Kundenbewertungen (und allgemein Kundenfeedback)
• Lagerinventuren
• CRM-Systeme
• WaWi-Systeme

Mit den Output-Zahlen im Gepäck verfügst du dann über alle wichtigen Kennzahlen, um deine individuelle Arbeitsproduktivität pro Zeiteinheit, Betriebsstätte, Mitarbeiter:innen sowie Geldeinheit zu berechnen.

Einflussfaktoren auf die Arbeitsproduktivität

Studien zufolge gibt es eine ganze Reihe von Faktoren, die die Arbeitsproduktivität beeinflussen. Eine hohe Produktivität ist vor allem von der eingesetzten Technologie, von der Qualifikation der Mitarbeiter:innen, von der Arbeitsorganisation, von der Motivation der Mitarbeiter:innen, von der Arbeitsumgebung sowie vom Zeitmanagement der Arbeit und von einer effektiven Kommunikation abhängig. Die genannten Punkte sind von großer Wichtigkeit für die Quantität und Qualität der Arbeit und sollen in den nun folgenden Unterabschnitten ebenfalls detaillierter erklärt werden.

Technologie

Die Integration innovativer Technologien am Arbeitsplatz wirkt sich positiv auf die zu erwartenden Arbeitsergebnisse aus – und zwar in Quantität UND Qualität! Infrage kommen hierfür beispielsweise klassische Projektmanagement-Toolssowie Kommunikationstools, aber auch spezielle Lösungen zum Automatisieren, wie beispielsweise RPA. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, einen schnelleren Informationsaustausch und eine präzisere Aufgabenverwaltung. Im Bereich der Massenproduktion reduziert die Automatisierung zudem repetitive Aufgaben und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten zu konzentrieren. Realisiert werden kann das in der Produktion beispielsweise durch die Optimierung der Maschinenproduktivität – beispielsweise durch den Einsatz von Robotern, durch die Implementierung von Fließbändern sowie durch Lean-Prinzipien (und Just-in-Time-Lieferungen).

Qualifikation der Arbeitskräfte

Regelmäßige Mitarbeiter:innen-Schulungen stellen außerdem sicher, dass deine Mitarbeiter:innen über alle wichtigenund aktuellen Kenntnisse verfügen. Anreizsysteme für kontinuierliche Weiterentwicklungen können hierfür hilfreich sein. Optimiere ferner dein Angebot für digitale Schulungen. Die Verbesserung deiner Onboarding-Prozesse kann sich ebenfalls positiv auf deine Arbeitsproduktivität auswirken – denn diese verringert den Arbeitsaufwand bei Neueinstellungen (der viel personelle Ressourcen binden kann). Hinzukommen Handbücher, Anleitungen und Screencasts, mit denen Wissen und Know-how auf effektive Weise weitergegeben werden kann.

Arbeitsorganisation

Flexible Arbeitszeitmodelle können sich ebenfalls positiv auf deine Mitarbeiterproduktivität auswirken. Gemäß einer Studie der Internationalen Arbeitsorganisation (Ilo) sind Arbeitnehmer:innen deutlich produktiver, insofern diese die Möglichkeit für flexible Arbeitszeiten besitzen. Das wirkt sich vor allem auf Branchen aus, die verstärkt auf „Home Office“ setzen können – hier würden Arbeitnehmer:innen laut den Berechnungen eines Forscherteams rund 72 Minuten pro Tag einsparen, die dann häufig und gern für weitere Projekte genutzt würden, die dein Unternehmen voranbringen.

Motivation der Mitarbeiter:innen

Die Motivation der Mitarbeiter:innen ist ein weiteres, ernstzunehmendes Thema im Kontext der Steigerung der Arbeitsproduktivität. Wer motiviert ist, der leistet häufig schon allein aus Überzeugung deutlich mehr. Vieles hängt hier auch von der eigenen Produktivität ab. Sprich: Wie produktiv und effizient der eigene Arbeitsalltag (vom/von der Arbeitnehmer:in) gestaltet werden kann. Hilfreich sind hier eine offene Unternehmenskultur und Freiraum zur kreativen Entfaltung eigener Ideen und Fähigkeiten. Lob und Bestätigung spielen hier ebenfalls mit rein. Besonders ehrgeizige und motivierte Mitarbeiter:innen, die mehr leisten als der Durchschnitt, sollten zudem von gehaltsspezifischen Vorteilen, wie beispielsweise von Boni profitieren können.

Arbeitsumgebung

Ein gut gestalteter Arbeitsplatz sollte Komfort, Ordnung und alle notwendigen Ressourcen für ein effektives Arbeiten bieten. Gleichzeitig sorgen ein angenehmes Raumklima sowie ergonomische Büroausstattungen für Wohlbefinden und eine positive Atmosphäre am Arbeitsplatz. Gerade in von Wissensarbeit geprägten Stellen haben sich zudem Teamarbeit und die Förderung von Kommunikation zwischen den Arbeitnehmer:innen bewährt – dies sorgt für deutlich mehr Kreativität und Gruppensynergien. Eine optimale Arbeitsumgebung kann somit die Arbeitsproduktivität steigern und zu besseren Arbeitsergebnissen führen. In Produktionsbetrieben sorgen eine gute Beleuchtung, eine angenehme Klimatisierung sowie Hörschutz, ergonomische Fußmatten und gut gestaltete Personal- und Pausenräume ebenfalls für mehr Arbeitsproduktivität.

Effektive Kommunikation

Eine effektive Kommunikation zwischen deinen Mitarbeiter:innen fördert das Verständnis und minimiert Fehler. Durch den Austausch von Informationen, Ideen und Feedback können Arbeitsabläufe außerdem effizienter gestaltet werden. Arbeit kann so deutlich besser koordiniert und kooperiert werden. Als geeignete Tools im Bereich der effektiven Kommunikation eignen sich zur Steigerung der Arbeitsproduktivität vor allem die Folgenden:

• E-Mails, Instant-Messaging-Diente (wie beispielsweise WhatsApp, Microsoft Teams oder Slack)
• Projektmanagement-Tools (wie beispielsweise Trello, Jira oder Smartsheet)
• Kollaborativplattformen (wie beispielsweise Google Docs oder Microsoft Office 365)
• individuelle Intranet-Plattformen

Methoden zur Steigerung der Arbeitsproduktivität

Um die gesamte Arbeitsproduktivität zu steigern, kann es sich für Unternehmen zunächst lohnen, die Teilproduktivität zu analysieren und einzelne Prozesse zu optimieren. Dabei werden – ganz automatisch – spezifische Leistungskennzahlen betrachtet, berechnet und ausgewertet. Durch die Analyse der Produktivität einzelner Mitarbeiter:innen können Unternehmen zudem Muster und Trends hinsichtlich der etablierten Arbeitsweise erkennen und verbessern – personenbezogene Daten sollten hierbei jedoch unbedingt geschützt werden. Produktionsanlagen, Software und Mitarbeiter:innen sollten insgesamt genau analysiert werden, um potenzielle Schwachstellen, beziehungsweise ungenutzt Potenziale freizulegen. Perspektivisch kann sich außerdem ein regelmäßiger Abgleich von Ist- Soll-Werten auszahlen. Soll-Werte dienen hierfür als Referenzpunkte, um Fortschritte zu messen und Anpassungen vorzunehmen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Die Ist-Werte spiegeln den Status quo wider. Durch die Implementierung dieser Methoden können Unternehmen ihre Arbeitsproduktivität steigern und langfristig noch erfolgreicher werden.

Fazit

Die Berechnung und nachhaltige Steigerung der Arbeitsproduktivität deines Unternehmens sind ein wesentlicher Aspekt für dessen langfristigen Erfolg. Die Arbeitsproduktivität selbst stellt das Verhältnis zwischen Input und Output dar und lässt sich durch gezielte Maßnahmen (zum Positiven) beeinflussen. Eine optimale Arbeitsumgebung, eine effektive Kommunikation und motivierte Mitarbeiter tragen beispielsweise zur Steigerung der Arbeitsproduktivität bei. Technologische Lösungen, wie beispielsweise spezielle Software zur Berechnung und Steigerung der Arbeitsproduktivität können diesen Prozess noch wesentlich effektiver gestalten. Denn durch kontinuierliche Überwachung und Anpassung kannst Du mit deinem Unternehmen rasch auf Veränderungen reagieren und weiter wachsen!

Disclaimer:

flair übernimmt für die rechtliche Stimmigkeit keine Konsequenzen. Der Inhalt dieses Artikels dient lediglich dem Informationszweck und kann nicht mit einer Rechtsberatung gleichgestellt werden. Unser Angebot ist ohne Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der genannten Inhalte.

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