Cultuur op afstand - sterke samenwerking ondanks afstand

De beperkingen die zijn opgelegd door de coronavirus pandemie worden steeds meer opgeheven, maar veel bedrijven werken nog steeds thuis, althans gedeeltelijk. De coronaviruscrisis heeft veel bedrijven gedwongen om van de ene op de andere dag over te schakelen op thuiswerken zonder de juiste structuren te hebben gecreëerd, omdat er niet genoeg tijd was.

Als bedrijven echter van plan zijn om permanent over te stappen op thuiswerken, is een goed onderbouwde strategie essentieel. Om ervoor te zorgen dat teams op afstand kunnen samenwerken en er een efficiënte werkcultuur ontstaat, zijn er een paar punten waar werkgevers rekening mee moeten houden. We hebben alle belangrijke punten voor je op een rijtje gezet zodat je werken op afstand in je bedrijf kunt implementeren en een geschikte werkomgeving kunt creëren.

Wat is werken op afstand?

Werken op afstand beschrijft het werken vanuit huis in plaats van een traditioneel kantoor. Met werken op afstand kunnen werknemers overal vandaan werken terwijl ze fulltime in dienst zijn van een bedrijf.  Virtuele teams van werknemers op afstand kunnen verspreid zijn over de hele wereld en toch goed samenwerken met behulp van tools en programma's. Bovendien kan de situatie van werken op afstand asynchroon werken vergemakkelijken, waarbij iedereen zijn taken kan organiseren volgens een persoonlijk schema dat perfect bij hem past. Asynchrone communicatie maakt ook deel uit van de cultuur op afstand, vooral voor internationale teams in verschillende tijdzones.

Asynchrone bedrijven laten hun werknemers reageren op berichten wanneer het hen uitkomt, zonder de verwachting dat ze onmiddellijk feedback krijgen. In de tussentijd kun je gewoon doorgaan met andere taken en verder gaan waar je gebleven was zodra je feedback op je vraag krijgt.

De verschillende werkmodellen zijn vooral gunstig voor kleinere bedrijven, omdat er vanaf het begin op kantoorkosten kan worden bespaard. Start-ups kunnen profiteren van het feit dat ze hun vaste kosten laag kunnen houden en toch het beste talent voor hun bedrijf in dienst kunnen nemen. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen dit en hybride werken, wat een combinatie is van thuiswerken en werken in het bedrijf met fysieke aanwezigheid.

Voor- en nadelen van teams op afstand

Hoewel werken op afstand geweldige mogelijkheden biedt voor veel bedrijven en werknemers, moet je overwegen of het de juiste keuze is voor je eigen plannen.

Voordelen van werken op afstand

• Verhoogde productiviteit: Als je op afstand werkt, kunnen werknemers hun tijd vrij indelen en werken wanneer ze het meest productief zijn. Als je in de flow zit, kun je gewoon doorgaan met je taken en niet 9-17 volgens de regels werken. Het werk is meer inhoudelijk gedreven en geeft daardoor meer betekenis aan je eigen werk.
• Betere balans tussen werk en privé: De flexibelere organisatie van de werkdag maakt het gemakkelijker om gezin en carrière te combineren. Doordat werknemers niet meer van en naar het werk hoeven te reizen, kan enorm veel tijd worden bespaard die ze met hun gezin kunnen doorbrengen.
• Talent van over de hele wereld: Het feit dat teams op afstand werken zonder gebonden te zijn aan een specifieke locatie betekent dat bedrijven wereldwijd op zoek kunnen gaan naar talent. Dit is een groot voordeel, vooral in tijden van een tekort aan geschoolde arbeidskrachten.
• Kostenbesparing door het wegvallen van kantoorhuur: Veel bedrijven hebben een klein kantoor als hoofdkantoor waar een paar werknemers werken of zelfs helemaal geen fysiek kantoor. Dit bespaart enorm veel geld en maakt het gemakkelijker om snel te groeien, vooral voor jonge bedrijven met een bepaald budget.
• Verhoog de motivatie van werknemers: Als je een team op afstand hebt, is een zekere mate van vertrouwen essentieel. Thuis kunnen werknemers niet altijd in de gaten worden gehouden. Als werkgever moet je de juiste randvoorwaarden en motiverende prikkels creëren om ervoor te zorgen dat werknemers loyaal zijn aan het bedrijf en hun taken productief uitvoeren. Door de grotere flexibiliteit zijn werknemers op afstand gemotiveerder en nemen ze verantwoordelijkheid voor hun eigen taken volgens hun eigen schema.
• Resultaatgericht werken: Bij werken op afstand zijn resultaten het belangrijkst, omdat de werkgever geen toezicht houdt op de reis. Dit elimineert de sociale druk die in sommige bedrijven heerst om de eerste of de laatste op kantoor te zijn. Als de resultaten goed zijn, kan het niemand schelen hoe je daar bent gekomen.
• 24/7 klantenservice: Met internationale teams in verschillende tijdzones is uitgebreide klantenservice veel gemakkelijker te organiseren, omdat het altijd ergens ter wereld overdag is. Dit betekent dat er altijd voor klanten kan worden gezorgd en dat de responstijden kunnen worden verkort.
• Geoptimaliseerde digitale processen: Betere samenwerking over tijdzones heen, omdat bedrijfsprocessen op afstand worden ingericht om digitaal en asynchroon samen te werken. De benodigde software zoals flair kan helpen om alle HR-processen te digitaliseren en te optimaliseren voor teams op afstand.

Nadelen van werken op afstand

• Teamgeest moeilijker te versterken: Door puur digitaal samen te werken is het moeilijker om de interpersoonlijke relaties te bevorderen die voor veel werknemers belangrijk zijn en tot motivatie kunnen leiden.
• Beperkte regelmogelijkheden: Vooral bij junior functies of pas aangenomen medewerkers kan de behoefte aan intensievere ondersteuning pas later opvallen, waardoor er maar in zeer beperkte mate een beroep kan worden gedaan op prestaties. Bovendien moeten managers erop vertrouwen dat werknemers hun werk nauwgezet doen.
• Afleiding bij thuiswerken: Niet alle medewerkers hebben de optimale omstandigheden om thuis te werken. Kleine kinderen, huishoudelijke taken of privégesprekken of bezoekjes kunnen afleiden van het eigenlijke werk en in het ergste geval de productiviteit en dus ook de resultaten verminderen.
• Brainstormen wordt moeilijker: innovatieve ideeën komen vaak voort uit afdelingsoverschrijdende gesprekken tijdens de lunch, bij een gezamenlijke kop koffie of tijdens een praatje op de gang. Dit is niet langer mogelijk met teams op afstand, zelfs als er digitale koffiedates kunnen worden geregeld. Daarnaast zijn brainstormsessies vaak moeilijker uit te voeren, omdat de digitale dynamiek snel tot stilstand komt.
• Toegankelijkheid van informatie: Als belangrijke informatie niet centraal en digitaal is georganiseerd, kan dit een echte blokker zijn in het dagelijkse werk, vooral voor teams op afstand.

Zelfs als de argumenten in aantal bijna gelijk zijn, wegen ze toch op verschillende manieren tegen elkaar op. Dit komt omdat de nadelen bijna allemaal kunnen worden weggenomen door een goede organisatie, de juiste bedrijfscultuur, softwareoplossingen en strategisch beheer op afstand. Hieronder laten we je precies zien hoe je dat kunt doen.

Bedrijfsbeheer op afstand

Bij het managen van een virtueel team dat volledig op afstand werkt, moet je met heel andere factoren rekening houden dan wanneer je een team op kantoor managet. De structuur van het team en de organisatie van de taakverdeling moeten worden afgestemd op factoren als bedrijfsdoelen, verschillen in tijdzones, gebruikte communicatiemiddelen en bedrijfscultuur. Met deze factoren moet rekening worden gehouden bij het strategisch beheer van een team op afstand.

Een constante uitwisseling via online communicatieplatforms is essentieel om in contact te blijven met medewerkers. Als manager kun je de prestaties van je team op afstand beïnvloeden door ondanks de afstand voor iedereen beschikbaar te zijn, zodat er uitwisseling plaatsvindt en er een vertrouwensbasis ontstaat. Er zijn verschillende hulpmiddelen in flair die deze processen kunnen ondersteunen. De feedbackfunctie in flair kan worden gebruikt om doelen te bespreken en digitaal zichtbaar te maken. Doelen kunnen hier worden geïdentificeerd en vastgelegd, zodat deze notities achteraf kunnen worden gebruikt voor feedback en verdere ontwikkelingsmaatregelen.

De smiley check-ins functie in flair kan ook helpen om de stemming van het team op afstand weer te geven en trends in een vroeg stadium te herkennen. Zo kun je meteen reageren op negatieve trends en ze tegengaan.

Daarnaast komt er nog veel meer kijken bij het motiveren van medewerkers in een team op afstand. Een functie in flair die gebruikt kan worden om dit aan te vullen is de Cheers-functie. Hier kan iedereen lof of bedankjes aan elkaar uitdelen, niet alleen van manager naar medewerker maar ook andersom of onder de teamleden zelf.

Versterk de cultuur op afstand stap voor stap

Om een positieve cultuur van werken op afstand te creëren die virtuele teams versterkt en ruimte creëert voor productiviteit, moet een strategie worden gevolgd die de hele levenscyclus van de medewerker in het bedrijf omvat.

Advertentie

De cultuur van werken op afstand moet al tot uiting komen in personeelsadvertenties en profielen op sociale media. Vooral de zakelijke netwerken Xing en LinkedIn kunnen worden gebruikt om het bedrijf en de cultuur op afstand voor te stellen aan mogelijk geïnteresseerde werknemers.

Onboarding

De nieuwe werknemer moet worden uitgerust met de nodige hulpmiddelen en technische infrastructuur, vooral bij onboarding op afstand, wat een voorwaarde is voor een soepele start. Het hele proces moet anders worden georganiseerd dan onboarding op locatie. Bij flair voorzien we elke nieuwe medewerker van een buddy die beschikbaar is om eventuele vragen van de nieuwkomer te beantwoorden. Managers kunnen ook een individueel of gestandaardiseerd onboardingproces instellen in de flair Employee Hub, die nieuwe werknemers dan zelfstandig kunnen doorlopen.

Videoconferenties

Videoconferenties met het hele team of met de betreffende gespecialiseerde afdeling moeten wekelijks plaatsvinden voor teams op afstand, zodat iedereen weet wie waar op dat moment aan werkt en elkaar zo goed mogelijk kan ondersteunen. Dit bevordert een goede samenwerking op afstand en versterkt de teamcultuur. Daarnaast moeten er 1:1 bijeenkomsten plaatsvinden tussen teamleiders en medewerkers om een vertrouwensvolle samenwerking te garanderen en in dialoog te blijven.

Hulpmiddelen voor asynchrone samenwerking

Het bedrijf moet zijn team op afstand voorzien van de hulpmiddelen die ze nodig hebben om hun werk te structureren en plannen en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Notion kan bijvoorbeeld worden gebruikt om workflows te creëren en projecten te plannen. Software voor videoberichten zoals Loom kan teams op afstand helpen om informatie uit te wisselen en vragen te formuleren op basis van schermopnames. Zo kunnen de ontvanger(s) in het bericht reageren wanneer het hen uitkomt.

Conclusie

Werken op afstand biedt veel mogelijkheden, maar ook veel valkuilen waar je je bewust van moet zijn. Een bedrijfscultuur op afstand ontstaat niet van de ene op de andere dag. Iedereen die getroffen is door de beperkingen van de pandemie van het coronavirus en van de ene op de andere dag heeft moeten overschakelen op 100% werken op afstand, moet de processen die op korte termijn zijn geïmplementeerd heroverwegen en optimaliseren om op lange termijn de grootste toegevoegde waarde voor het bedrijf te bereiken. Softwareoplossingen zoals flair kunnen helpen om een geschikte cultuur voor werken op afstand te creëren en werkprocessen digitaal te optimaliseren.

Om na te gaan of 100% werken op afstand de juiste manier is voor jouw bedrijf, moet je beide scenario's in overweging nemen met het oog op de toekomst van je bedrijf. Je kunt dan de voor- en nadelen van beide benaderingen tegen elkaar afwegen om te zien wat in het individuele geval belangrijker is. Als er al een hybride model of een volledig on-site model bestaat, kunnen testruns helpen om de aannames na de vergelijking te bevestigen of te verwerpen. Op deze manier kun je controleren of een 100% remote bedrijf echt iets voor jouw project kan zijn.

Als bedrijf dat voor het eerst op afstand werkt, moet je strategische processen volgen om een motiverende en positieve bedrijfscultuur te creëren: regelmatige virtuele vergaderingen, zowel 1:1 met de teamleider als onder collega's, om een constante uitwisseling te garanderen. Hardware en software moeten voor elke werknemer beschikbaar zijn voor de start. De toegang moet ook gedeeld worden. Dit is de voorwaarde voor virtuele samenwerking.

Om werken in verschillende tijdzones mogelijk te maken of om meer flexibiliteit in het algemeen te bieden, zijn organisatieportalen zoals Notion handig voor het organiseren van projecten en het verdelen van verantwoordelijkheden. De videosoftware Loom kan bijvoorbeeld helpen om vragen te verduidelijken, wat ook asynchrone samenwerking vergemakkelijkt. Dankzij softwareoplossingen zoals flair kunnen managers hun eigen workflows opzetten om processen zoals onboarding te vergemakkelijken en medewerkers naar specifieke taken en informatie te leiden. Al deze ondersteunende digitale opties dragen sterk bij aan de bedrijfscultuur op afstand die werknemers dagelijks motiveert en verenigt.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo