Hoe maak je het perfecte introductieplan?

Een veelbelovend talent is eindelijk gevonden, het arbeidscontract is getekend - maar de nieuwe aanwinst vertrekt na korte tijd weer? Vaak is dit te wijten aan een ongeschikt of volledig ontbrekend introductieplan. Een zorgvuldige onboarding is essentieel om het voor nieuwe collega's gemakkelijker te maken om aan de slag te gaan op hun toekomstige werkplek. In dit artikel lees je wat een goed introductieproces inhoudt en welke voordelen het bedrijven en werknemers biedt.

Wat is een introductieplan?

Een introductieplan wordt gebruikt om nieuwe werknemers efficiënt te integreren in het bedrijf. Een modern inwerkproces gaat verder dan louter technische kennismaking. In plaats daarvan ligt de nadruk op holistische integratie in de nieuwe werkomgeving, waarbij rekening wordt gehouden met zowel technische als sociale aspecten. De stappen die hiervoor nodig zijn, worden zinvol gestructureerd in een plan.

De belangrijkste feiten over het introductieplan:
- wordt meestal opgesteld door iemand van HR of door het afdelingshoofd
- kan worden hergebruikt door het aan te passen aan de functie
- optimaliseert de professionele en sociale integratie van nieuwe werknemers:Het holistische introductieprogramma
- stelt nieuwe medewerkers in staat om sneller zelfstandig te werken
- is geschikt voor de introductie van interne en externe medewerkers
- kan een periode van enkele weken tot enkele maanden beslaan
- is een effectieve manier voor bedrijven om gekwalificeerde specialisten aan te trekken en te behouden

Het doel van een holistische introductie is om een nieuwe medewerker op de best mogelijke manier kennis te laten maken met zijn toekomstige taken. Dit houdt in dat ze in een vroeg stadium en in een verstandige volgorde vertrouwd worden gemaakt met de bedrijfscultuur, interne processen, werkdoelen en het team.

De rol van de hoofdverantwoordelijke in het inwerkproces

In de moderne werkwereld overlappen de taken en verantwoordelijkheden van verschillende afdelingen elkaar. Dit betekent dat meerdere werknemers in het bedrijf betrokken zijn bij het inwerkproces. Daarom is het des te belangrijker om een hoofdverantwoordelijke aan te stellen. Deze persoon bewaakt de voortgang van de introductie en dient als centraal aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers. Dit zorgt ervoor dat ten minste één persoon altijd een open oor heeft voor het nieuwe teamlid.

Wat moet er in een goed inwerkplan staan?

In je inwerkplan voor nieuwe medewerkers moet een overzicht staan van de afzonderlijke stappen in het inwerkproces en het tijdsbestek waarbinnen ze moeten worden voltooid. Wijs een verantwoordelijke persoon toe aan elk onderwerp en een veld dat de huidige status weergeeft. Een goed sjabloon voor een inwerkplan bevat daarom altijd de volgende onderdelen: Taken, tijd, verantwoordelijkheid en verwerkingsstatus. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende drie onderdelen:

Inductiefase 1: Preboarding

In deze inductiefase verstrekt u eerst basisinformatie. Stuur nieuwe werknemers bijvoorbeeld een overzicht van de bedrijfsgeschiedenis of een organigram van de bedrijfsstructuur. Hoe dichter de eerste werkdag nadert, hoe specifieker de informatie moet zijn. Het is zinvol om de punten die tijdens de inwerkperiode moeten worden behandeld, op te nemen in een aparte checklist.

Mogelijke punten in de inwerkperiode:
- Maak een introductieplan en stem de data af met de relevante mensen.
- Stuur het nieuwe teamlid een informatiemap over de geschiedenis van het bedrijf, de missie en de bedrijfstak.
- Geef een organigram om de bedrijfsstructuur te verduidelijken.
- Informeer het nieuwe teamlid over de dresscode en pauzeregels.
- Wijs ze op de cateringmogelijkheden van het bedrijf.
- Informeer ze over het tijdstip waarop ze op hun eerste dag zullen beginnen te werken.
- Bereid hun werkplek voor en zorg voor werkapparatuur.
- Zorg voor de technische functionaliteit van de apparatuur die de nieuwe werknemer nodig heeft.

Hoe meer tijd er zit tussen de ondertekening van het contract en hun eerste werkdag, hoe belangrijker het is om contact te houden. Op die manier voelt de nieuwe werknemer zich al goed verzorgd voordat hij of zij daadwerkelijk aan het werk gaat.

Inductiefase 2: Oriëntatie

De introductie begint op de eerste werkdag en kan zich uitstrekken over de eerste weken of maanden van het dienstverband. Zorgvuldige pre-boarding heeft je een solide basis gegeven. In de tweede kennismakingsfase worden de zaken concreter.

Mogelijke punten op de eerste oriëntatiedag:
- Heet de werknemer hartelijk welkom en wijs hem/haar de weg naar zijn werkplek.
- Leg het tijdregistratiesysteem uit.
- Geef een rondleiding door het bedrijf en stel het nieuwe teamlid voor aan het personeel.
- Kennismakingsgesprek met teamleden die op afstand werken (indien beschikbaar).
- Stel uw contactpersoon of mentor voor tijdens de introductieperiode.
- Overhandig werkapparatuur, toegangsgegevens, informatiemappen en, indien van toepassing, keycard.
- Gebruik de lunch met uw directe leidinggevende en/of het team.
- Introduceer relevante hulpmiddelen en de basiswerkmethoden.
- Laatste feedbackgesprek op de eerste werkdag.

Lijst elke stap voor de eerste dag met een tijdstip en plan voldoende tijd voor elke stap. Dit zorgt ervoor dat er niet te veel programmapunten zijn om op de eerste werkdag door te werken en dat er niet onnodig veel tijd verloren gaat. In de daaropvolgende weken en maanden van de tweede inwerkfase is het voldoende om de inwerkfase stappen te plannen op basis van de datum.

Mogelijke punten in de eerste werkweek en de daaropvolgende maanden van de oriëntatie:
- Introductie tot de producten of diensten van het bedrijf.
- Vooruitblik op toekomstige verantwoordelijkheidsgebieden.
- Inzicht in andere relevante afdelingen (bijv. inzicht in productie voor nieuwe verkoopmedewerkers).
- Presentatie van eerdere, huidige en komende projecten.
- Kennismaking met klanten, leveranciers en zakenpartners.
- Uitleg over de CRM-software, projectmanagementsoftware en andere belangrijke tools.
- Training, workshops en coaching over technische en/of sociale onderwerpen.
- Organisatie van teamevenementen en -bijeenkomsten voor een harmonieuze samenwerking.
- Regelmatige feedbackbijeenkomsten met de mentor om de voortgang van de introductie te evalueren.

Inductiefase 3: Integratie
De eerste paar maanden zijn voorbij en de nieuwe medewerker heeft snel zijn draai kunnen vinden in het bedrijf dankzij de goed gestructureerde introductieperiode. In de derde fase wordt de kennis verdiept, zodat u zwaardere en uitgebreidere programmapunten kunt plannen.

Mogelijke punten in het integratieproces:
- Betrokkenheid van de nieuwe medewerker bij grotere projecten.
- Intensieve kennismaking met het verantwoordelijkheidsgebied.
- Diepgaande workshops en training over specifieke onderwerpen.
- Toenemend zelfstandig werk door het nieuwe teamlid.
- Feedbackgesprekken met toenemende tussenpozen.

Als er zich problemen voordoen in deze laatste fase van de introductieperiode, is dat geen reden tot paniek. Het verlengen van de oriëntatiefase kan de werknemer helpen zich beter aan te passen aan de eindspurt. Zie uw introductieplan niet als een starre richtlijn, maar als een levend concept.

Goed om te weten: Zodra het laatste punt in het inwerkproces is afgevinkt, moet er een eindgesprek plaatsvinden. Veel bedrijven passen het tijdschema van de introductie aan de proeftijd aan, zodat het afrondende gesprek op de laatste dag van de proeftijd plaatsvindt. Een kortere of langere introductieperiode is mogelijk en - afhankelijk van de complexiteit van de functie - in bepaalde gevallen zinvol.

Hr-software gebruiken om de introductie te optimaliseren (digitale onboarding)

In de eerste paar weken wordt het introductieplan nog nauwgezet gevolgd, maar na een tijdje verdwijnt het voorgoed in een donkere la. Als deze situatie je bekend in de oren klinkt, is het de moeite waard om eens te kijken naar moderne HR-software. Deze vervangt het klassieke routingbriefje en bundelt het introductieplan op één centrale locatie. Met flair kan onboarding digitaal worden opgezet voor nieuwe werknemers. Je kunt er zelfs de voortgang van de eerste taken bijhouden.

Het voordeel van deze digitale onboarding is dat alle betrokkenen altijd toegang hebben tot het plan. Taken kunnen met één klik worden afgevinkt en de status quo van het proces is in één oogopslag zichtbaar. Het toevoegen van nieuwe taken, maatregelen en deadlines is eenvoudig. Zo kunt u het concept aanpassen aan de nieuwe medewerker en de betreffende functie.

Tip: Als de persoon die wordt ingewerkt en de verantwoordelijke medewerkers moeite hebben om hun weg te vinden in de tool, werkt dit averechts. Kies daarom voor HR-software met een intuïtieve gebruikersinterface.

Verschillen tussen onboarding op afstand en on-site

Remote onboarding is het digitale equivalent van on-site onboarding. De inhoud en het proces zijn hetzelfde, maar het inwerkproces is puur virtueel. In de moderne werkwereld wordt thuiswerken steeds belangrijker. Veel bedrijven breiden hun wervingsproces ook uit naar het buitenland. In deze gevallen helpt een locatieonafhankelijk introductieplan om het nieuwe teamlid ondanks de afstand efficiënt in het bedrijf te integreren.

Bedenk bij het op afstand inwerken de volgende bijzonderheden:
- Bepaal aan de hand van een communicatieplan in welke situaties gekozen moet worden voor asynchroon contact of een real-time uitwisseling via een telefoongesprek.
- Definieer de voorkeursinstrumenten voor communicatie tijdens een inwerkproces op afstand.
- Plan voldoende werknemersvergaderingen en/of trainingssessies via videoconferentie tijdens een virtuele introductie, zodat de nieuwe medewerker zich niet geïsoleerd voelt.
- Maak gebruik van krachtige HR-software, zodat mensen die betrokken zijn bij de introductie op elk moment en vanaf elke locatie toegang hebben tot het virtuele schema.
- Voorzie de nieuwe medewerker van alle belangrijke informatie over werkprocessen, geschiedenis van het bedrijf, bedrijfscultuur en contactpersonen in een centraal, digitaal dossier.
- Zorg ervoor dat aan beide kanten wordt voldaan aan de technische vereisten voor het inwerken van mensen die op afstand werken.

Het is mogelijk om een puur virtueel inwerkproces uit te voeren met de bovenstaande tips en een betrouwbare HR-tool. Houd vaker contact dan bij een introductie op locatie. Dit zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich ondanks de afstand een integraal onderdeel van het team voelen.

Waarom is een goed introductieplan belangrijk

Het is waar dat het zorgvuldig inwerken van een nieuwe medewerker veel bedrijfsmiddelen kost. Een goed introductieprogramma is echter niet alleen goed voor de nieuwe collega's, maar ook voor u als werkgever. Als het goed wordt geïmplementeerd, heeft zelfs het team waarin de nieuwe medewerker in de toekomst zal werken er baat bij.

10 voordelen die een professioneel introductieprogramma biedt

De volgende voordelen illustreren waarom een introductieplan op maat belangrijk is voor het bedrijf, voor de nieuwkomer en voor de rest van het personeel.

1. Het contact wordt onderhouden tot aan de start van het werk, wat de beslissing van het nieuwe teamlid om bij het bedrijf te komen werken versterkt.
2. De nieuwe werknemer kan zich grondig voorbereiden op de start van het werk en ervaart een soepele start.
3. De eerste indruk van het bedrijf is positief.
4. De aard en omvang van de belangrijkste taken en de werkdoelen zijn in een vroeg stadium duidelijk.
5. De werknemer groeit sneller mee met het personeelsbestand.
6. Het behoud van werknemers in het bedrijf ontwikkelt zich positief.
7. Begeerde specialisten ervaren werkgevers met een goede onboarding als aantrekkelijk.
8. De hoge kosten van het wervingsproces worden sneller terugverdiend.
9. De geplande feedbackbijeenkomsten bieden aanknopingspunten voor het optimaliseren van het introductieconcept.
10. Dankzij digitale onboarding kan de inductiefase naadloos worden geïntegreerd in moderne werkprocessen.

Hoe nieuwe medewerkers succesvol inwerken

Het gemakkelijker maken voor nieuwe collega's om te beginnen bij het bedrijf is een teamprestatie voor de hele organisatie. Het is cruciaal voor succes dat iedereen de handen ineenslaat. Benadruk de voordelen van een zorgvuldige introductie voor het bedrijf als geheel en voor elk individueel teamlid. Dit zal het personeel helpen de relevantie van het concept te begrijpen en meer open te staan voor de implementatie ervan. In het ideale geval biedt de vertrekkende medewerker of een ander teamlid zelfs aan om op te treden als inwerkpartner voor de nieuwkomer. Alleen als het introductieplan hand in hand gaat met een gastvrije cultuur, kan de nieuwkomer zijn volledige potentieel benutten.

Conclusie

Of je nu een nieuwkomer bent of een ervaren specialist, wennen aan een nieuwe baan is een uitdaging voor werknemers. Een gestructureerd introductieplan helpt hen hun weg te vinden in het bedrijf op hun eerste dag en in de weken daarna. Het plan omvat professionele kennismaking met het toekomstige verantwoordelijkheidsgebied en sociale integratie in het team. Regelmatige feedbackvergaderingen zorgen ervoor dat het inwerkproces voor beide partijen soepel verloopt.

Een grondig introductieprogramma voor nieuwe teamleden heeft een positief effect op het behoud van werknemers. Dit leidt tot een win-winsituatie: de werkgever bespaart de kosten van een nieuw wervingsproces, terwijl de werknemer zich meteen welkom voelt in het bedrijf. Last but not least is gepersonaliseerde onboarding een centrale pijler van employer branding in tijden van een tekort aan geschoold personeel. Als u talent op lange termijn wilt aantrekken en behouden, is een goed introductieconcept essentieel.

Free demo

The only HR Software without Limitations

Book a demo