Ontwerp effectieve personeelsselectie

Werving is een uitgebreid proces waarbij uit een groot aantal sollicitanten de beste kandidaten worden gefilterd. Dit proces omvat niet alleen de selectie zelf, maar ook de bijbehorende processen die voorafgaan aan de selectie als onderdeel van het wervingsproces. Het selecteren van de juiste medewerkers levert een belangrijke bijdrage aan het versterken van het team, de productiviteit en de medewerkerstevredenheid.

Om het personeelsselectieproces effectief te organiseren, moeten HR-managers verschillende hulpmiddelen en procedures gebruiken. Deze omvatten behoefteprofielen, gestructureerde interviews en assessments. Een softwareoplossing kan nuttig zijn voor het implementeren van de afzonderlijke taken om processen en taken te digitaliseren en te automatiseren en tegelijkertijd de best mogelijke ervaring voor kandidaten te garanderen.

Het is belangrijk dat er tijdens het personeelsselectieproces een neutrale, duidelijke en goed onderbouwde beoordeling van elke sollicitant wordt uitgevoerd. HR-beslissers moeten zorgen voor open communicatie en eerlijke selectiecriteria in de verschillende fasen van het proces.

Jobadvertentie en personeelsadvertentie

Aan het begin, voordat de documenten kunnen worden bekeken en de selectie kan worden gemaakt, wordt de personeelsadvertentie geplaatst. De vacature wordt vaak gepubliceerd op de eigen website van het bedrijf, maar ook op Xing en/of LinkedIn en misschien op een of twee andere vacatureportalen. Het is niet eenvoudig om hier het overzicht te houden. Software zoals flair kan je helpen advertenties te plaatsen en te beheren op meer dan 2000 vacatureportalen.

Maar er zijn ook een paar aandachtspunten met betrekking tot de advertentie zelf. Om de selectie van personeel effectief te laten verlopen, moet je zorgvuldig te werk gaan bij het maken van vacatures en personeelsadvertenties. Een personeelsadvertentie moet duidelijk en nauwkeurig de kwalificaties, vaardigheden en ervaring beschrijven die van sollicitanten worden gevraagd. Een effectief ontwerp van de personeelsadvertentie helpt om potentiële kandidaten beter aan te spreken en het sollicitatieproces te optimaliseren. Dit houdt in dat overbodige informatie wordt vermeden en dat de nadruk wordt gelegd op relevante inhoud.

Analyseer de sollicitatiedocumenten

Begin met een grondige analyse van de sollicitatiedocumenten om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie van de sollicitant voor de openstaande functie is opgenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een lijst met belangrijke documenten zoals cv, getuigschriften, referenties en eventueel werkvoorbeelden.

Kandidaatgegevens moeten digitaal en in overeenstemming met GDPR kunnen worden vastgelegd en beheerd. flair maakt dit allemaal mogelijk. Met flair kun je gegevens van sollicitanten aanmaken, delen met mensen die betrokken zijn bij het proces en deze mensen ook de mogelijkheid geven om bijvoorbeeld opmerkingen achter te laten. Omdat flair veel belang hecht aan gegevensbeveiliging, worden alle persoonlijke gegevens opgeslagen in overeenstemming met de GDPR.

Personeelsselectieproces

Op het moment dat de eerste sollicitaties binnenkomen, begint het personeelsselectieproces. Het personeelsselectieproces begint met een zorgvuldige voorselectie. Het doel is om uit een groot aantal sollicitanten de beste talenten te selecteren die voldoen aan de basiseisen en kwalificaties. Voorselectiemethoden zijn onder andere:

• Het beoordelen van de sollicitatiedocumenten
• Het analyseren van het cv en de sollicitatiebrief
• Het eventueel houden van telefonische of online interviews

Sollicitatieproces

In het sollicitatieproces dat volgt op de voorselectie, worden de geselecteerde kandidaten verschillende personeelsselectieprocedures voorgelegd om hun geschiktheid voor de openstaande functie verder te beoordelen. Deze omvatten:

• In-persoongesprekken
• Digitale gesprekken
• Assessment centers of groepsdiscussies
• Werktests of simulatietaken
• Online tests (bijv. kennistests, persoonlijkheidsgerelateerde vragenlijsten)

Afhankelijk van het bedrijf en de vacature kunnen verschillende methoden worden gebruikt, ook in combinatie met elkaar, om de best mogelijke beslissing te nemen.

Samenwerking met de gespecialiseerde afdeling

Als de sollicitatieprocedure is afgerond, moet het HR-management nauw samenwerken met de gespecialiseerde afdeling om de resultaten van het personeelsselectieproces te analyseren en de beste kandidaten te identificeren, ook op inhoudelijk niveau. Hiertoe kunnen de gespecialiseerde afdelingen hun expertise en kennis van de vereisten van de vacature inbrengen om de geschiktheid van kandidaten nog betrouwbaarder en effectiever te beoordelen.

Sollicitatiedocumenten en sollicitatiegesprekken

Sollicitatiedocumenten en persoonlijke gesprekken kunnen nadere informatie geven over de vraag of een kandidaat geschikt is voor de geadverteerde functie en het bedrijf.

Persoonlijke gesprekken

Persoonlijke gesprekken spelen een centrale rol in de sollicitatieprocedure en zijn belangrijke onderdelen van de personeelsselectie. Ze stellen bedrijven in staat om de individuele vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken van sollicitanten beter te leren kennen dan alleen de schriftelijke documenten. In een persoonlijk gesprek, dat natuurlijk ook digitaal kan plaatsvinden, kan ook meer informatie worden verkregen over werkervaring en kwalificaties. Het gesprek vormt de basis voor de beslissing of de kandidaat goed bij de bedrijfscultuur past.

Werkplaatsreferenties

Werkplaatsreferenties vormen een ander belangrijk onderdeel van de sollicitatiedocumenten en geven informatie over de eerdere prestaties en het gedrag van de sollicitant in eerdere arbeidsrelaties. Bij het analyseren van referenties moet erop worden gelet dat ze zinvol zijn, d.w.z. dat ze informatie moeten bevatten over het bedrijf, de functie en het verantwoordelijkheidsgebied van de sollicitant en hun prestaties en successen.

Internal vs. external-applicants

Externe sollicitanten brengen vaak nieuwe perspectieven en frisse ideeën met zich mee en daarom moet er tijdens de sollicitatieprocedure speciale aandacht aan hen worden besteed. Het beoordelen en analyseren van de sollicitatiedocumenten van externe sollicitanten kan echter een uitdaging zijn, omdat ze afkomstig kunnen zijn uit verschillende bedrijfstakken of bedrijfsculturen.

Het cv en de motivatiebrief geven informatie over hun ervaring en kennis. Je kunt je hier richten op de beroepskwalificaties in de sollicitatiedocumenten en controleren of deze overeenkomen met de vacature. Aan de andere kant kunnen interne sollicitanten ook een voordeel zijn. Zij kennen het bedrijf, het team en de structuren en hebben minder tijd nodig om zich vertrouwd te maken met het nieuwe verantwoordelijkheidsgebied.

Daarnaast kunnen aanbevelingen van mensen binnen het bedrijf over een externe kandidaat erg nuttig zijn bij het vinden van geschikte kandidaten. Als u zelf een aanbeveling doet, bent u ervan overtuigd dat de persoon past bij de geadverteerde functie en ook bij de bedrijfscultuur. Dit vergroot de kans dat de kandidaat echt interessant is voor de in te vullen functie.

Geschiktheidsdiagnostiek en tests

De volgende tests en procedures om geschiktheid te controleren zijn belangrijke stappen in het sollicitatieproces en helpen om de best mogelijke culturele fit en bekwame werknemer te vinden.

Persoonlijkheidstests

Aptitudebeoordelingsprocedures zijn cruciaal voor het identificeren van geschikte kandidaten voor een specifieke functie. In deze context worden persoonlijkheidstests steeds belangrijker. Ze worden gebruikt om de persoonlijke kenmerken en het gedrag van sollicitanten vast te leggen en geven informatie over hun geschiktheid voor de functie in kwestie. Er zijn verschillende soorten persoonlijkheidstests, zoals de Big Five, die worden gebruikt om verschillende persoonlijkheidskenmerken te identificeren en deze te beoordelen met betrekking tot de te vervullen functie.

Sociale vaardigheden

Een ander belangrijk aspect van geschiktheidsdiagnostiek is de beoordeling van sociale vaardigheden. Sociale vaardigheden hebben betrekking op hoe goed iemand in staat is om effectief en gepast met andere mensen om te gaan. Deze vaardigheden zijn essentieel voor veel functies omdat ze van invloed zijn op de samenwerking en communicatie binnen teams en met klanten. Geschiktheidstests die sociale vaardigheden beoordelen, kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd, bijvoorbeeld door middel van rolgebaseerde oefeningen, groepsdiscussies of speciale vragenlijsten.

Lerend vermogen

Een ander belangrijk aspect van geschiktheidstests is het bepalen van het leervermogen van sollicitanten. Dit is het vermogen om snel en efficiënt nieuwe kennis en vaardigheden te verwerven. Een hoog niveau van leervermogen is vooral belangrijk in veel beroepen, vooral in snel evoluerende industrieën of functies die een voortdurende ontwikkeling van vaardigheden vereisen. Intelligentietests en prestatietests kunnen worden gebruikt om het vermogen en de bereidheid van een kandidaat om te leren te beoordelen.

Assessment centers en groepsdiscussies

Om de geschiktheid van een kandidaat voor verschillende functies verder te beoordelen, kan een assessment center en/of een groepsdiscussie of rollenspel een effectieve optie zijn. De volgende procedures moeten worden overwogen:

• Assessmentcenter/rollenspel: Rollenspellen zijn een veelgebruikte oefening in assessmentcentra waarmee het gedrag van de kandidaat in bepaalde situaties kan worden beoordeeld. Ze maken het mogelijk om communicatievaardigheden, probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om in een team te werken te beoordelen. Bij deze oefeningen krijgen de deelnemers specifieke rollen en moeten ze dienovereenkomstig handelen, terwijl de waarnemers hun prestaties beoordelen.
• Assessment centers/webinars: Webinars kunnen worden gebruikt als onderdeel van het assessmentproces om de technische en professionele vaardigheden van kandidaten te controleren. Het voordeel van online training is dat deze vanaf elke locatie kan worden gegeven. Vooral voor bedrijven op afstand die overal ter wereld op zoek zijn naar talent, is deze aanpak een goed alternatief voor face-to-face evenementen. Kandidaten kunnen bijvoorbeeld de taak krijgen om een presentatie te geven of deel te nemen aan een virtuele groepsdiscussie.
• Bedrijfsnetwerken/sociale media: Het gebruik van sociale mediaplatforms kan ook deel uitmaken van het assessmentproces om de interactie van kandidaten in de online community te evalueren. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld de LinkedIn- of XING-profielen van kandidaten analyseren om hun professionele ervaring en vaardigheden beter te beoordelen. Daarnaast kan deelname aan discussieforums of groepen binnen deze platforms laten zien hoe goed een kandidaat netwerken heeft in een branche, maar ook over welke communicatieve vaardigheden hij/zij beschikt.

Nieuwe medewerkers en beslissingen over personeelsbezetting

Bij de selectie van personeel spelen HR-managers een belangrijke rol in het vormgeven van het wervingsproces tot aan de ondertekening van het arbeidscontract. Het staat buiten kijf dat dit proces zorgvuldig moet worden gepland en georganiseerd.

Recruiters proberen de beste kandidaten te vinden voor openstaande functies in het bedrijf. De gepresenteerde methoden en hulpmiddelen, zoals een geschiktheidsdiagnose, kunnen hen helpen de juiste beslissing te nemen. Zelfs als alles erop wijst dat de geselecteerde kandidaat perfect bij het bedrijf past, kan dit in werkelijkheid soms niet uitkomen.

Fouten bij de aanwerving kunnen negatieve gevolgen hebben voor het bedrijf: het team verliest productiviteit, ontevredenheid en een verhoogd verloop zijn het gevolg. Het niet invullen van een positie kan ook leiden tot hoge kosten, omdat het veel middelen kost, vooral tijdens de inwerkfase. Het hele wervingsproces kost ook tijd en geld. Om het risico tot een minimum te beperken, kan het wervingsproces worden geoptimaliseerd met werkvoorbeelden en tests en een duidelijke richtlijn voor sollicitatiegesprekken.

Culturele fit en persoonlijkheidskenmerken

Biografische vragenlijsten kunnen een nuttig hulpmiddel zijn om de persoonlijkheidskenmerken van kandidaten te leren kennen als onderdeel van het personeelsselectieproces. Ze maken het mogelijk om verschillende aspecten van levensgeschiedenis, opleiding, werkervaring en sociale en culturele vaardigheden te beoordelen. De culturele fit van een kandidaat is uiterst belangrijk, omdat dit een grote invloed heeft op de samenwerking met het bedrijf en de integratie.

Daarnaast is er het Schuler-model, dat wordt gebruikt om persoonlijkheidskenmerken objectief te beoordelen. Het model houdt zich voornamelijk bezig met culturele affiniteit en aanpassingsvermogen. Het helpt bedrijven om beslissingen te nemen op basis van vaardigheden, gedragskenmerken en attitudes. Het helpt ook om het culturele evenwicht binnen de organisatie te bewaren. Niet alleen het professionele succes van een werknemer is dus van groot belang, maar ook zijn persoonlijkheidskenmerken.

De toekomst van personeelsselectie

Personeelsselectie wordt gekenmerkt door digitalisering en AI. Naarmate de technologie voortschrijdt, wordt het steeds belangrijker om effectieve processen te ontwikkelen voor het selecteren van werknemers. Er zijn bijvoorbeeld al benaderingen om AI te gebruiken voor voorselectie bij het vergelijken van kwalificaties. Dit kan worden gebruikt om te controleren of de benodigde expertise beschikbaar is, die wordt vereist door de vacaturetekst. Daarnaast kunnen de eerder genoemde tests ook specialistische kennis bevragen en vaardigheden classificeren als onderdeel van een assessment. Een softwareoplossing zoals flair maakt het ook mogelijk om het hele wervingsproces tot en met de indienstneming te organiseren en te beheren.

Aangezien het tekort aan geschoold personeel een groot probleem is, wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om hun eigen employer brand te versterken en zichzelf als aantrekkelijke werkgever op de markt te positioneren. Vooral met betrekking tot social media recruiting, is het belangrijk om actief deel te nemen en jezelf te positioneren in sociale netwerken. Goed netwerken kan ook helpen als je bijvoorbeeld een vacature deelt op het LinkedIn-account van het bedrijf. Deze kan dan worden aanbevolen binnen het netwerk. Daarnaast is het ook mogelijk om snel te controleren of de kandidaat geschikt is voor de geadverteerde functie, aangezien de belangrijkste carrièregegevens op de profielen kunnen worden bekeken.

Een softwareoplossing kan HR-professionals helpen alle taken die komen kijken bij personeelsselectie onder de knie te krijgen en lopende processen te digitaliseren en vooral te optimaliseren. Van de personeelsadvertentie tot de selectie van de juiste kandidaat en zelfs de digitaal aangeboden onboarding workflow, flair omvat alle HR-processen. Bezoek ons om kennis te maken met het volledige productportfolio van onze software en probeer een gratis demo.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo