Re-integratie - een gids voor bedrijven

Re-integratie na ziekte is uiterst belangrijk om geschoolde werknemers na een lange afwezigheid terug te laten keren naar hun verantwoordelijkheidsgebied zonder een gevoel van overweldiging te creëren.

Simpelweg terugkeren naar de oude baan van 0 tot 100 na een langere ziekteperiode, zowel wat betreft de omvang van het werk als de dagelijkse werktijden, kan snel averechts werken. Het terugvalpercentage is bijzonder hoog in het geval van psychische aandoeningen. Om dit tegen te gaan, zijn er verschillende opties voor geleidelijke re-integratie. Het werkproces kan langzaam worden hervat en het re-integratietraject kan worden gestart.

Wat is geleidelijke re-integratie volgens het Hamburgse model?

Na een langere periode van afwezigheid worden werknemers geleidelijk gere-integreerd als ze terugkeren, zodat ze niet in het diepe worden gegooid, maar geleidelijk opnieuw worden geïntroduceerd in hun verantwoordelijkheidsgebied. Re-integratie, ook bekend als het Hamburgse model, is gebaseerd op 74 van de Duitse Sociale Code V en de aanbeveling van de arts en duurt meestal maximaal zes maanden. Veel ziektegevallen zijn te wijten aan psychische aandoeningen zoals burn-out. Vooral in deze gevallen is het belangrijk om de werkbelasting niet weer van 0 naar 100% te verhogen, maar om na medische revalidatie en op aanbeveling van de bedrijfsarts een stappenplan te ontwikkelen en zowel het takenpakket als de werktijden geleidelijk te verhogen. Re-integratie is een maatregel die ervoor moet zorgen dat de werknemer daarna weer volledig operationeel kan terugkeren in zijn/haar oude functie.

De voorwaarden voor de toepassing van het Hamburgse model volgens 74 SGB V zijn dat de werknemer nog steeds arbeidsongeschikt is, het wettelijke ziekenfonds instemt met de re-integratie en de werknemer door de arts voldoende weerbaar wordt verklaard om opnieuw te beginnen, althans met een verminderde werklast.

De belangrijkste punten voor implementatie

• Goedkeuring van alle kanten: Om met de implementatie te beginnen, moeten de bedrijfsleiding, het ziekenfonds en de werknemer eerst instemmen met het stappenplan.
• Omvang van het werk: De werktijden worden besproken tussen de werknemer en het HR- en afdelingsmanagement en worden geleidelijk verhoogd van een laag dagelijks uurtarief naar een regelmatig ritme. De werknemer is nog steeds niet in staat om te werken tijdens deze fase, dus de werkgever is niet verplicht om de werkuren te registreren en mag dit zelfs niet doen.
• Doorbetaling van loon: Tijdens de re-integratie betaalt het ziekenfonds het volledige ziekengeld. Als de re-integratie plaatsvindt na een revalidatieprogramma, zal de wettelijke pensioenverzekering bijspringen en een zogenaamde overgangsuitkering verstrekken.
• Vakantie: Tijdens de re-integratiemaatregel is er over het algemeen geen recht op vakantie. Deze vervalt echter niet, maar wordt gedurende deze tijd gewoon opgebouwd.
• Onderbrekingen: Tijdens de re-integratie kunnen er van tijd tot tijd onderbrekingen zijn om verschillende redenen. De onderbreking mag maximaal 7 dagen duren. Als deze dagen worden overschreden, kan de maatregel worden geannuleerd door de re-integratieaanbieder en door de werknemer en behandelend arts als de toestand verslechtert. Het re-integratieprogramma wordt dan officieel als mislukt beschouwd.

Wat is bedrijfsintegratiemanagement (BEM)?

Sinds 2004 verplicht bedrijfsre-integratiemanagement alle werkgevers om het voor hun werknemers gemakkelijker te maken om na een lange ziekteperiode weer aan het werk te gaan, met als doel dat ze volledig kunnen terugkeren in hun oude functie. De BEM geldt voor alle vormen van arbeid en beschermt dus iedereen, van stagiairs tot hoger management. Uitzonderingen op de verplichting zijn arbeidsrelaties die minder dan 6 maanden duren. Veel werknemers, vooral werknemers met psychische aandoeningen zoals burn-out, lopen het risico om terug te vallen binnen de eerste drie jaar nadat ze weer aan het werk zijn. Om dit te voorkomen, is bedrijfsintegratiemanagement ontworpen om werknemers die niet in staat zijn om te werken te helpen terugkeren naar hun oude verantwoordelijkheidsgebied na een langere ziekteperiode. De individuele fasen worden van tevoren gepland en van HR tot het einde van het programma gevolgd. Vooral in tijden van een tekort aan geschoolde arbeidskrachten is het voor bedrijven beter om getalenteerde werknemers op de lange termijn in het bedrijf te houden en ze terug te sturen naar hun vorige baan dan nieuwe werknemers te moeten zoeken en opleiden.

Wat is het verschil tussen BEM en het Hamburg model?

Hoewel het Hamburg model en de BEM in het dagelijkse bedrijfsleven vaak aan elkaar gelijk worden gesteld, verschillen ze op een aantal punten.

De BEM is verplicht voor de werkgever als een werknemer langer dan 6 weken achter elkaar ziek is geweest of in totaal 42 kalenderdagen in een kalenderjaar arbeidsongeschikt is geweest. De reden van de ziekmelding speelt geen rol bij de berekening. Een bewijs van arbeidsongeschiktheid certificeert de langere ziekteperiode vanuit medisch oogpunt. In tijden van Corona waren er uitzonderingen op de BEM-verplichting: als een werknemer bijvoorbeeld een aantal weken met ziekteverlof was vanwege Corona en de gevolgen daarvan en daarna weer, bijvoorbeeld vanwege een noodsituatie in het gezin of de zorg voor kinderen vanwege ziekte, is de werkgever vrijgesteld van de BEM-verplichting. Re-integratie volgens het Hamburgse model kan echter wettelijk worden geëist door ernstig arbeidsongeschikte werknemers; voor alle andere werknemers wordt dit door werkgevers op vrijwillige basis aangeboden.

Als de werknemer niet wettelijk verzekerd is, wordt niet voldaan aan de eisen van het Hamburgse model en blijft alleen de BEM over. De voorschriften voor de re-integratie van ernstig arbeidsongeschikten zijn te vinden in SGB IX.

Als de werknemer waarschijnlijk niet kan terugkeren naar zijn vorige baan, is re-integratie volgens het Hamburgse model uitgesloten. De re-integratie wordt ook nauw begeleid door een arts, die ook zowel het stappenplan als de wekelijkse werktijden aangeeft.

Toegevoegde waarde van een re-integratieplan

Met een re-integratieplan kan zowel het bedrijf beter plannen wanneer de werknemer weer volledig aan het werk kan en kan de werknemer zich voorbereiden op wat hij de komende weken kan verwachten. Het begin en het einde van de maatregel moeten nauwkeurig worden gedefinieerd. Daarnaast moeten de individuele fasen nauwkeuriger worden gedefinieerd, zodat er vanaf het begin wederzijdse verwachtingen zijn. Activiteiten die voorlopig vermeden moeten worden, moeten ook duidelijk gedefinieerd en vastgelegd worden. Als beide partijen het eens zijn over het plan, kan de re-integratie beginnen en, indien succesvol uitgevoerd, kan de werknemer weer aan het werk.

Een stappenplan voor uw bedrijf

Over het algemeen is het raadzaam om een strategisch opgesteld stappenplan op te stellen dat is overeengekomen met de behandelend arts en dit digitaal op te slaan.

Met flair is het bijvoorbeeld mogelijk om processen te creëren met individuele subtaken en deadlines en deze toe te wijzen aan een medewerker.

Deze aanpak wordt ook aanbevolen voor het re-integratieplan. Vooral als dit geheel of gedeeltelijk op afstand gebeurt, moeten digitale wegwijzers worden gebruikt zodat de verwachtingen voor zowel de werkgever als de werknemer te allen tijde duidelijk zijn, maar de werkgever bijvoorbeeld ook kan zien of de werknemer de geplande werkbelasting aankan. Anders kan er in een vroeg stadium worden ingegrepen en kan het plan worden aangepast. Vooral als het gaat om fysieke beperkingen, zoals na een arbeidsongeval of door een beroepsziekte, leidt overbelasting eerder tot een terugval dan tot een terugkeer naar het werk. In dit geval wordt een letseluitkering betaald om het inkomen te compenseren en de gewonde en de personen te zijnen laste in hun levensonderhoud te voorzien.

Een procesplan moet de volgende informatie bevatten: Taken, Sociale aspecten, Werktijden, Langzame opbouw van werkdagen.

Hoe het proces precies wordt vastgelegd en georganiseerd is bedrijfsspecifiek en moet ook worden aangepast aan het individuele geval. Enkele algemene punten die altijd in overweging moeten worden genomen:

1. Ontmoeting werknemer met leidinggevende: Voordat het stappenplan wordt opgesteld, moet een gesprek worden gezocht om de toestand van de werknemer te kunnen categoriseren en te achterhalen welke stappen hij/zij zich in staat voelt te nemen. Welke verwachtingen heeft de werknemer voor re-integratie en wat waren de redenen voor de lange ziekteperiode. Hieruit kan later worden afgeleid wat moet worden vermeden of op welke punten de werknemer langzaam weer moet worden ingewerkt.
2. Toon waardering: Laat de terugkerende werknemer zien dat ze welkom zijn en dat iedereen uitkijkt naar hun terugkeer. Dit kan worden voorgesteld en geïllustreerd door een positieve, optimistische houding, of zelfs worden ondersteund met een klein welkomstgeschenk. De open, gastvrije houding moet niet alleen van de leidinggevenden komen, maar ook van het team. Daarnaast kan de teruggekeerde geprezen worden in de Cheers-sectie van de Employee Hub, zowel privé als in het openbaar. Dit is een andere manier om waardering te uiten en over te brengen.
3. Kritieke punten blootleggen en structuren heroverwegen: Een constant feedbackproces tijdens de re-integratie moet worden gebruikt om informatie uit te wisselen, wat ook helpt om verantwoordelijkheidsgebieden, procedures, gedrag of processen bloot te leggen die moeten worden veranderd, zodat de werknemer niet na korte tijd terugvalt in oude, ongezonde patronen. Worden er pauzes genomen, hoe benadert de werknemer zijn taken? Is er een productievere manier om dit te doen? Hier kan flair op twee manieren een belangrijke bijdrage leveren aan het verbeteren van de huidige situatie: ten eerste kan elke werknemer zijn werktijden meten in flair en wordt hij eraan herinnerd om pauzes te nemen in overeenstemming met de nationale wetgeving. Ten tweede kan het feedbackproces worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd, zodat een regelmatige uitwisseling is gegarandeerd en afspraken direct schriftelijk worden vastgelegd en voor iedereen toegankelijk zijn.
4. Communicatie tussen alle partijen: Het is essentieel om voortdurend in gesprek te blijven tijdens de geleidelijke re-integratie. De behandelend arts, teamleden, afdelingshoofden en HR moeten net zo betrokken zijn als de werknemer in kwestie en hun directe leidinggevenden. De voortdurende uitwisseling moet dienen om direct te kunnen ingrijpen als het proces niet verloopt zoals gepland om zo de grootste toegevoegde waarde voor iedereen te genereren en te garanderen.

Fasen van de BEM-implementatie

Zodra de oorzaken van de ziekte zijn vastgesteld, krijgt de werknemer de best mogelijke ondersteuning. Ondersteuning kan worden geboden op de volgende gebieden:

• Veranderingen aan de werkplek: Dit kan een hybride werkmodel betekenen, of een nieuwe werkplek binnen het kantoor met een nieuwe stoel, een ander scherm, enz.
  Technische hulpmiddelen: Na een arbeidsongeval kunnen er ook technische hulpmiddelen nodig zijn om foutloos en drempelvrij te kunnen werken. Deze moeten door de werkgever worden gegarandeerd voordat de werknemer weer aan het werk gaat.
• Flexibele werktijden: Een flexibelere organisatie van werktijden kan helpen om meer vrijheid te bieden en de productiviteit daarbij te verhogen. Hierdoor kun je zonder druk werken wanneer je je het beste kunt concentreren en bijvoorbeeld niet stoppen wanneer je in de flow zit alleen maar omdat je reguliere werktijden net voorbij zijn.
• Verandering van job: Een verandering van job kan ook een manier zijn om werknemers terug in het bedrijf te brengen. Door verminderde weerbaarheid of fysieke beperkingen kan het zijn dat reguliere werktaken ook bij re-integratie niet meer mogelijk zijn. Als dit wordt vastgesteld, kan de BEM direct worden gebruikt om vertrouwd te raken met het nieuwe verantwoordelijkheidsgebied

Conclusie

Er zijn veel manieren om werknemers na een langere ziekteperiode terug te laten keren in het bedrijf. Het is voor iedereen van toegevoegde waarde als een terugkeer naar het werk kan plaatsvinden zonder dat het bedrijf grote kosten maakt voor nieuwe werving en de inwerkperiode. Een geleidelijke re-integratie kan vaak een terugval voorkomen.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo