De 15 beste dienstrooster- en dienstrooster-software in 2023

Een duidelijke manier om diensten en dienstroosters centraal te beheren kan helpen om het gebruik van middelen te optimaliseren en overzicht te houden over alle werknemers en hun werktijden. Ook kunnen vaardigheden precies daar worden ingezet waar ze nodig zijn. Software biedt de mogelijkheid om precies deze punten digitaal te beheren. Ook hier wordt in het functionele bereik van SaaS onderscheid gemaakt tussen een HR software allround oplossing die naast ploegendienstplanning ook veel andere gebieden bestrijkt en personeelsplanningssoftware die uitsluitend hierop is gericht. We kunnen je helpen de verschillende benaderingen te vergelijken, de populairste aanbieders te presenteren en uit te zoeken welke oplossing de juiste is voor jouw bedrijf. Omdat personeelsplanning meestal hand in hand gaat met tijdregistratie, is het zinvol om een softwareoplossing te gebruiken die beide biedt. Vooral omdat werktijdregistratie sinds 2019 verplicht is voor werkgevers.

Omdat Excel-spreadsheets kunnen volstaan voor de planning van ploegendiensten in een heel klein bedrijf, maar over het algemeen bijzonder foutgevoelig zijn omdat ze handmatig worden bijgehouden, raden we startende bedrijven ook aan om meteen vanaf het begin een schone oplossing in te voeren. Professionele planningssoftware voor ploegendiensten is immers niet alleen zinvol voor grote of middelgrote bedrijven. Het optimaal plannen van de inzet van personeel zorgt voor een hogere productiviteit, een betere planning voor u en uw werknemers en een soepele communicatie met uw werknemers.

Wat is ploegendienstplanningssoftware?

Met ploegendienstplanningssoftware kunnen werknemers hun werktijden registreren, de diensten bekijken waarvoor ze zijn ingeroosterd en afwezigheden en vakantieplanning invoeren. Werknemers hebben de mogelijkheid om hun vakantieaanvragen en ziekmeldingen te uploaden en zo beschikbaar te maken voor de werkgever. Goed gestructureerd afwezigheidsbeheer is een belangrijk onderdeel van personeelsbeheer. Met digitaal verlofbeheer kunnen werknemers op elk gewenst moment hun resterende verlofdagen bekijken.

Managers hebben hierdoor continu overzicht en kunnen bijvoorbeeld bij het maken van roosters rekening houden met verlof. De dienstroostersoftware kan helpen bij het maken van dienstroosters door te laten zien wie er beschikbaar is, welke vaardigheden ze hebben en waar ze zijn gestationeerd. Het online dienstrooster dat met de software is gemaakt, kan door elke werknemer worden bekeken en kan ook worden voorzien van meldingen van wijzigingen.

De gewerkte diensten worden digitaal geregistreerd, zodat ze kunnen worden opgenomen in de salarisadministratie. Ziekmeldingen zijn ook zichtbaar in de software, zodat je alleen beschikbare medewerkers inroostert. Dit betekent dat prikklokken niet meer nodig zijn, vooral niet voor veldwerk of thuiswerken. In sommige gevallen kan GPS ook nodig zijn, zodat je direct kunt controleren of de werknemer op tijd op locatie is. Je kunt meestal inloggen op een app voor Android of iOS. Het is belangrijk om te weten dat een cloud-gebaseerde oplossing GDPR-conform moet zijn, zodat persoonlijke gegevens te allen tijde beschermd zijn.

Wat is het verschil tussen een shiftplan, duty plan en staff schedule? Je definieert van tevoren diensten die bijvoorbeeld 8 uur duren en die op een bepaalde dag door een van je medewerkers moeten worden ingevuld. Zo kun je een ploegenrooster gebruiken om werknemers direct toe te wijzen aan de vooraf gedefinieerde diensten.

Een dienstroosterprogramma heeft betrekking op de totale werktijd van je werknemers, meestal 40 uur per week voor bijvoorbeeld een fulltime functie. Met roostersoftware kunnen werknemers worden ingeroosterd, zelfs als hun werk niet in ploegen is georganiseerd. Hier kan echter rekening worden gehouden met punten zoals het inplannen van belangrijke externe afspraken.

Met personeelsplanning worden taken toegewezen op basis van de kwalificaties van specifieke werknemers. In de personeelsplanningssoftware kunt u zien welke kwalificaties vereist zijn voor welke taken en kunt u de filterfunctie gebruiken om de juiste medewerker te vinden en toe te wijzen. Dit optimaliseert het gebruik van middelen binnen het bedrijf en geeft je een goed overzicht van waar je misschien meer of minder van nodig hebt.

Welke voordelen biedt roostersoftware?

Roostersoftware kan je leven als HR-professional veel gemakkelijker maken en je gemoedsrust geven. U kunt de personeelsplanning optimaal afstemmen op uw resources, alle bedrijfsprocessen soepel laten verlopen en personeelstekorten gericht voorkomen.

Werknemersgegevens gecentraliseerd:Medewerkersprofielen die ook de kwalificaties van individuele werknemers bevatten, stellen u in staat de personeelsplanning optimaal uit te voeren.

Overzicht en communicatie: Dankzij de functie die als onderdeel van de software ook door medewerkers kan worden bekeken, behoudt niet alleen u als planner het overzicht, maar kunnen uw medewerkers dit ook op elk gewenst moment bekijken en op de hoogte worden gebracht van eventuele wijzigingen. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren en wanneer.

Langetermijnplanning: Met een planningssoftware kun je niet alleen voor de week plannen, maar desgewenst ook voor het hele jaar. Je kunt van tevoren aangeven wanneer medewerkers hun verlof moeten hebben ingeleverd, zodat je voldoende planningsruimte hebt voor een optimale verdeling van diensten en taken.

Absence management: De mogelijkheid voor werknemers om zelf hun afwezigheden en ziektedagen te melden of aan te vragen, betekent dat al deze informatie digitaal beschikbaar is. Door medewerkers in staat te stellen hun afwezigheden en ziektedagen zelf te melden of aan te vragen, kan al deze informatie door iedereen digitaal worden gebruikt en snel en eenvoudig worden beheerd om aan beide kanten planningszekerheid te creëren.

Welke functies moet een ploegendienstsoftware bieden?

Deze vraag moet individueel worden beantwoord en niet in algemene termen, omdat elk bedrijf andere eisen stelt aan ploegendienstsoftware. De volgende functies moeten echter idealiter worden aangeboden door een softwarepakket voor ploegendiensten:

• Werknemersprofielen:De mogelijkheid om deze aan te maken maakt het mogelijk om personeel te plannen op basis van kwalificaties, zoals vereist.
• Tijdregistratie:Digitale tijdregistratie stelt werkgevers in staat om te voldoen aan hun plicht om werktijden te registreren. Deze informatie kan ook worden opgenomen in het ploegenrooster. Door tijdregistratie kun je zien hoeveel arbeid er nog beschikbaar is van de betreffende werknemer en kun je dit op zijn beurt plannen. De werknemers zelf kunnen ook op elk moment zien en controleren of ze hun werkuren volledig benutten en zo goed mogelijk organiseren. Sommige tijdregistratiesoftware biedt ook de optie om tijd per project te registreren. Dit kan vooral handig zijn als je voor verschillende klanten met vaste budgetten werkt.
• Absence management: Door medewerkers in staat te stellen hun vakantiedagen digitaal aan te vragen en te beheren, bespaar je jezelf een hoop tijd en bureaucratie en geef je jou en je medewerkers een hoge mate van planningszekerheid met betrekking tot hun beschikbaarheid. De mogelijkheid om je digitaal ziek te melden vereenvoudigt ook het administratieve proces enorm en kan helpen om gaten snel te dichten en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt in het bedrijf.
• Meldingen aan medewerkers: De mogelijkheid om medewerkers direct op de hoogte te stellen van wijzigingen in het rooster zorgt ervoor dat ze op de hoogte zijn van de wijziging en dat het niet ergens in de e-mails verdwijnt.

Hoe beslis ik wat de juiste software voor shiftplanningen voor mij is?

Om dit te doen, moet je eerst voor jezelf en je bedrijf bespreken of een algehele HR-oplossing zinvol is of dat je echt alleen de planning van shiftdiensten via software wilt regelen. HR all-round oplossingen zoals flair, Kenjo of Personio bieden een veel breder scala aan diensten die verder gaan dan shiftplanning, maar hebben ook een navenant hogere gebruikskosten. Een alles-in-één oplossing kan echter veel voordelen bieden. Als je alle aspecten van HR-management in één software hebt ondergebracht, sluiten de afzonderlijke onderdelen perfect op elkaar aan en vullen ze elkaar aan, bijvoorbeeld op het gebied van tijdregistratie en ploegenplanning.

Een HR allround oplossing biedt ook salarisbeheer (soms ook met een DATEV-interface), documentbeheer, ploegenplanning, tijdregistratie, werving, engagement, targetafspraken en workflows. Door deze verschillende gebieden digitaal te optimaliseren, kun je een meervoudige verbetering bereiken in vergelijking met het afdekken van slechts één van de gebieden. Het kan echter ook zijn dat de andere gebieden in uw bedrijf al zijn georganiseerd en om interne redenen niet meer worden omgezet, zodat u eigenlijk maar voor één aspect een oplossing nodig hebt. Wat betreft de omvang van de services en het budget, moet u het eerst intern eens worden over wat er precies nodig is en hoeveel u bereid bent eraan uit te geven. Zodra dit duidelijk is, kun je beginnen met het kiezen van de juiste software voor jouw bedrijf. We hebben een vergelijking gemaakt van de 15 beste dienstroostersoftware om je keuze te vergemakkelijken.

De 15 beste dienstrooster- en ploegendienstsoftware in vergelijking

flair

flair is een allround HR-software die een complete digitale oplossing biedt voor alle onderwerpen die met HR-administratie te maken hebben.

Dienstroosterfuncties: Met de dienstroosterplanner van flair kunnen productiviteitsdoelen sneller en eenvoudiger worden bereikt. Werkgevers hebben altijd een overzicht van de diensten en werktijden van hun werknemers. Dit laatste wordt gedekt door de werktijdregistratie in flair, die ook afwezigheidsbeheer voor vakantiedagen en ziektedagen bevat. Indien nodig kunnen diensten worden gepland op locatie en vaardigheden. Werknemers kunnen hun diensten op elk moment bekijken in de Employee Hub en hun werktijdregistratie ook digitaal beheren op hun pc of in de app. Managers hebben ook de mogelijkheid om aangepaste notities achter te laten bij individuele diensten, zodat medewerkers precies weten wat er gedaan moet worden. Medewerkers kunnen ook diensten ruilen of solliciteren naar open diensten in de Employee Hub. Managers kunnen over teams en locaties heen plannen en op elk moment reageren op personeelstekorten met een overzicht van de resources, zodat alles soepel verloopt.

Kenjo

Kenjo biedt naast het organiseren van dienstroosters ook een algemene softwareoplossing voor uw HR-afdeling.

Dienstroosterfunctionaliteit: Met Kenjo kun je snel en eenvoudig dienstroosters maken en aanpassen en diensten toewijzen. Er is ook een filtermogelijkheid tussen gebieden, functies, werktijden en personeel. De personeelsplanningssoftware is onder andere gespecialiseerd in de horeca, detailhandel, productie- en auto-industrie. Vakantie- en afwezigheidsplanning kunnen hier worden geïmplementeerd in overeenstemming met de GDPR. Dit betekent dat managers altijd een overzicht hebben van afwezigheden, overuren en openstaande autorisaties. Met locatietracking kun je controleren van waaruit medewerkers werken. Ook hier heb je altijd toegang vanaf elk apparaat, ook vanuit de app.

Personio

Personio is ook een software die veel HR-gebieden beslaat en dus dient als totaaloplossing voor personeelsbeheer.

Waaier aan functies van het rooster: Personio biedt tijdregistratie en afwezigheidsbeheer. Hier profiteert u van voordelen zoals een betere planning, efficiëntere processen en minder bureaucratische procedures. Personio heeft zelf echter geen directe ploegenplanningsfunctie, maar werkt samen met de partners ZMI of Easy Pep. Een shiftplanning is dus alleen mogelijk via externe integraties.

Aplano

Aplano is software voor tijdregistratie en shiftplanning.

Ploegendienstplanningsfuncties: Het scala aan functies van Aplano omvat de volledige personeelsplanning, inclusief dienstplanner, een vakantieplanner en optie voor beschikbaarheidsbeheer, prikklokstation en geofencing, evenals een evaluatiesysteem en de mogelijkheid om gegevens te exporteren. De digitale prikklok wordt door werknemers gebruikt om hun werktijd in en uit te klokken. Dit kan zowel op een pc als op een mobiele telefoon. De dienstrooster-app houdt elke medewerker op de hoogte van alle wijzigingen en zorgt ervoor dat niemand belangrijke informatie over zijn dienst mist. Ook ruilverzoeken en wijzigingsverzoeken kunnen digitaal worden beheerd.

Shiftbase

Shiftbase biedt een softwareoplossing voor roosteren, verzuimbeheer en vakantiebeheer.

functionaliteit voor ploegenroosters: Met Shiftbase kunnen snel en eenvoudig ploegenroosters worden gemaakt en gedeeld met medewerkers. Sjablonen kunnen worden gebruikt voor terugkerende verschuivingen om het planningsproces te stroomlijnen. Verschuivingen kunnen worden gewijzigd en verplaatst met behulp van slepen en neerzetten. Met het geïntegreerde afwezigheidsbeheer kan bij het plannen van diensten rekening worden gehouden met afwezigheden. Met Shiftbase houdt u ook overzicht over uw personeelskosten, omdat loonkosten en bonussen tijdens het plannen kunnen worden weergegeven. Daarnaast worden personeelskosten ingesteld in relatie tot het verwachte verloop. Dit betekent dat dienstroosters ook op basis van loonkosten kunnen worden gemaakt. Alle functies kunnen ook in de app worden beheerd. Werknemers kunnen overal hun werkrooster bijhouden en hun werktijden digitaal beheren. Werknemers kunnen ook onderling diensten ruilen.

Shyftplan

Shyftplan is een AI-ondersteunde oplossing voor efficiënte personeelsplanning.

Ploegendienstplanningsfunctionaliteit: Met de geautomatiseerde ploegendienstplanningssoftware hoef je niet langer zelf handmatig ploegendiensten te maken. Werknemers worden automatisch toegewezen op basis van hun vaardigheden. Hierbij wordt rekening gehouden met hun vakantiedagen en eventuele ziektedagen. Werknemers worden ook onmiddellijk op de hoogte gebracht nadat ze zijn toegewezen. Natuurlijk kun je de parameters vooraf instellen, zoals het aantal uren per week of de lengte van de dienst. Bovendien wordt de tijd digitaal geregistreerd door de werknemers zelf. Medewerkers hebben de mogelijkheid om diensten te ruilen. Bij afwezigheid zoekt de software zelf naar een geschikte vervanger. Medewerkers kunnen zich ook aanmelden voor openstaande diensten of voorkeuren opgeven, waar het systeem zo mogelijk rekening mee houdt.

Papershift

Papershift is software voor het maken van roosters en tijdregistratie.

Functionaliteit voor ploegenroosters: De automatische boekingsfunctie van Papershift vult het ploegenrooster automatisch met werknemers. Er wordt rekening gehouden met de richturen van de individuele werknemers. Bij het maken van het rooster is het ook mogelijk om diensten te groeperen op basis van werkgebieden. Diensten kunnen met één klik worden toegewezen. De uren van werknemers worden in realtime weergegeven door de tijdregistratiefunctie. Papershift informeert u als werknemers hun streefuren overschrijden, zodat u de mogelijkheid hebt om in te grijpen. Papershift kan als centraal platform worden bestuurd vanaf pc, tablet en mobiele telefoon.

Planday

Planday is een app waarmee je in slechts enkele minuten ploegenroosters kunt maken en beheren. Tijdregistratie maakt ook deel uit van het product.

Shift Schedule Features: Planday is een app voor ploegenroosters waarmee je in een paar minuten professionele ploegenroosters kunt maken. Werknemers kunnen toegang krijgen tot de app vanaf elke locatie en swap verschuivingen. Er is ook een chatfunctie waarmee je op korte termijn informatie kunt uitwisselen met andere werknemers. Sjablonen voor ploegenroosters kunnen worden gebruikt om routinetaken tot een minimum te beperken. Als er conflicten zijn in de werknemersagenda, krijg je daar direct bericht van.

Planovo

Planovo is een online dienstroosterplanner voor elke branche die altijd en overal beschikbaar is.

Shiftplan-functionaliteit: Planovo kan worden gebruikt om het shiftplan voor afzonderlijke afdelingen of het hele bedrijf te beheren. De ploegenplanner laat zien wanneer de maandelijkse uren zijn overschreden, ploegen elkaar overlappen of rusttijden niet worden nageleefd. Bovendien worden zieke werknemers en werknemers met verlof uitgesloten van de ploegenplanning. Medewerkers hebben de mogelijkheid om voorkeurstijden op te geven, hun vakantieplanning digitaal te beheren en diensten vrij te geven om te ruilen. Tijdregistratie kan ook door het product worden gedekt. De digitale tijdregistratie van minuut tot minuut kan op elk moment worden bekeken door zowel medewerkers als managers.

Smartplan

Smartplan is een dienstplanningssoftware die zowel op een pc als op een mobiele telefoon in de app kan worden gebruikt.

Ploegendienstfuncties: Smartplan biedt gebruiksvriendelijke ploegendienstplanning, snelle communicatie, de mogelijkheid om diensten te ruilen, een prikklok, salarisexports en een gratis app. Met Smartplan heb je een optimaal overzicht van de personeelsplanning, een slim sjabloonsysteem om snel terugkerende roosters te vullen, automatische roostering op basis van je vooraf gedefinieerde regels en de mogelijkheid voor medewerkers om hun wensen ten aanzien van het rooster kenbaar te maken. Zodra diensten zijn toegewezen aan medewerkers, kunnen ze van dienst wisselen en met elkaar communiceren via een chatfunctie. Tijdregistratie is zowel binnen de app als fysiek mogelijk. De uren kunnen vervolgens met een paar klikken worden geëxporteerd naar de salarisadministratie.

p.l.i. Solutions

p.l.i. Solutions biedt naast de dienstplanningssoftware ook tijdregistratie en projecttijdregistratie aan.

Ploegendienstplanningsfunctionaliteit: Tot de kernfuncties van de ploegendienstplanningssoftware behoren het digitale personeelsdossier, waarin personeelsgegevens kunnen worden beheerd, en het digitaal maken van dienstroosters. Het is mogelijk om diensten, enkelvoudige en roterende diensten en aanwezigheidsdiensten te plannen. Het systeem kan ook afwezigheden en vakantieaanvragen registreren en verwerken. Hiermee wordt vervolgens rekening gehouden in de personeelsplanning. Medewerkers kunnen hun dienstroosters dagelijks bekijken, dienstwisselingen aanvragen of verzoeken om inzet specificeren. Ze kunnen ook hun werktijden registreren en hun pauzes boeken op hun mobiele telefoon.

QPlaner

QPlaner is slimme AI-software voor het maken van dienstroosters en dienstroosters. De QPlaner AI berekent het best mogelijke ploegenrooster op basis van alle informatie die het ontvangt.

Dienstroosterfuncties:De inzet en taakverdeling van medewerkers wordt automatisch gekoppeld aan de operationele bezettingsgraad. De factoren waarmee rekening wordt gehouden, kunnen eenvoudig worden aangepast. In de medewerkers-app kunnen ze hun dienstrooster bekijken en hun vakantieverzoeken, ziekmeldingen, ruilverzoeken en beschikbaarheid invoeren. Met een digitaal afsprakenboek kunnen klantafspraken online beschikbaar worden gemaakt en boekingsslots automatisch worden berekend. Dit resulteert in automatische toewijzing van afspraken, opties voor het online boeken van afspraken en toewijzing van afspraken op basis van werktijden van medewerkers.

Quinyx

Quinyx biedt digitale software voor dienstroosters en tijdregistratie. Dienstroosters kunnen in enkele minuten worden gemaakt.

Ploegendienstplanningsfunctionaliteit: Met Quinyx kun je ploegendienstplanningen maken die je kunt aanpassen aan de wensen van je klanten in de vorm van diensten en pauzes. Je kunt ook op elk moment zien hoe de personeelsplanning de kosten beïnvloedt. Met Quinyx kunnen gaten in de vraag snel worden opgespoord en opgevuld. Bij het toewijzen van diensten wordt rekening gehouden met contracten wat betreft werktijden en worden vaardigheden en beschikbaarheid meegenomen in de planning. Digitale werktijdregistratie is ook mogelijk als onderdeel van het product. Hiermee kunnen werknemers zelf hun werktijden registreren en hun afwezigheden en vakantieaanvragen beheren.

Staffomatic

Staffomatic is een softwareoplossing voor ploegenplanning en tijdregistratie.

Ploegendienstplanning functioneel toepassingsgebied: De intelligente planningshulp bespaart je tijd door de personeelsplanning te automatiseren. Eenmaal gemaakte sjablonen kunnen helpen bij het plannen van toekomstige diensten. Met de afwezigheidsplanner kunnen medewerkers hun vakantiedagen beheren en managers hebben ook een overzicht van wie er op welk moment niet ingepland kan worden. Bovendien kunnen medewerkers eenvoudig met één druk op de knop van dienst ruilen als ze niet kunnen werken. Dit versterkt het verantwoordelijkheidsgevoel en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Via pushmeldingen worden werknemers onmiddellijk op de hoogte gebracht zodra er een wijziging is in hun rooster. De shiftplanner web app is geoptimaliseerd voor desktop, tablet & smartphones.

Crewmeister

Crewmeister is een online shiftplanner die ook tijdregistratie beheert.

Ploegendienstplanner-functionaliteit: Zodra de ploegen online zijn aangemaakt, worden de medewerkers direct geïnformeerd. Spontane wijzigingen in het rooster kunnen ook worden afgestemd met de medewerker. Met de overzichtsfunctie als onderdeel van het proces voor het maken van ploegendiensten kun je op elk moment zien welke functies over- of onderbezet zijn. Vakantie en ziekteverlof worden ook geregistreerd door de software en er wordt rekening mee gehouden bij het plannen van verschuivingen. Bovendien is de ploegenplanner gekoppeld aan het tijdregistratiesysteem, zodat de geplande en werkelijk gewerkte tijden altijd gesynchroniseerd en dus geverifieerd zijn. Bovendien kunnen regelmatig voorkomende shiftmodellen worden opgeslagen in sjablonen en eenvoudig worden hergebruikt.

Conclusie

We hebben gezien dat er veel verschillende aanbieders zijn die zowel shiftplanningsoftware als een volledige HR-oplossing met een breed scala aan producten aanbieden. Je moet beslissen wat voor jou de beste oplossing is op basis van de eerder gedefinieerde parameters. Dit artikel heeft je een eerste indruk gegeven van de opties op de markt en welke aan jouw eisen voldoen. Als u uw volledige HR-processen wilt herzien, digitaliseren en optimaliseren, dan is een allround HR-oplossing zoals flair aan te raden. Ben je echt alleen geïnteresseerd in pure ploegenplanning, dan volstaat een van de oplossingen die zich specifiek op dit gebied richten. Wij adviseren u graag over het onderwerp ploegenplansoftware in een niet-bindende demo.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo