PDF Butler zet HR-processen op die kunnen groeien

Eenvoudig documentbeheer met Salesforce

Het PDF Butler-team biedt oplossingen om processen met betrekking tot digitale documenten te automatiseren en te stroomlijnen. Van documentcreatie, opslag en samenwerking tot elektronische handtekeningen en aangepaste formulieren, de producten van het bedrijf vereenvoudigen documentbeheer in Salesforce.

PDF Butler is opgericht in België en onderscheidt zich van andere aanbieders van documentbeheer door zijn innovatie en focus op het Salesforce ecosysteem. "Als je denkt aan documenten in Salesforce, kun je ook denken aan onze productsuite," zegt Luke White, operations director bij PDF Butler. "Het combineren van deze producten kan een echt frictieloze, gebruiksvriendelijke ervaring creëren voor de eindgebruiker, maar ook voor de gebruiker in de Salesforce organisatie."

België was nog maar het begin. Sindsdien is PDF Butler uitgebreid en heeft nu mensen in dienst in het Verenigd Koninkrijk, de VS, Duitsland en Japan. Vandaag de dag werken de medewerkers 100% remote - maar ontmoeten elkaar nog steeds regelmatig persoonlijk. Het bijwonen van Salesforce-evenementen is een geweldige manier voor werknemers om te netwerken en face-to-face te praten.

In HR, waar samenwerking en face-to-face interacties bijzonder belangrijk zijn, had PDF Butler geen speciale oplossing. Dit betekende dat het team verschillende programma's zoals Microsoft Teams, Excel en SharePoint gebruikte om de belangrijkste HR-processen af te handelen. "De verschillende gebieden van HR zoals afwezigheden, verlof en functioneringsgesprekken waren allemaal een beetje verspreid," legt Luke uit. Dit is een van de redenen waarom PDF Butler besloot om flair te implementeren.

Een gefaseerde aanpak voor een soepeler implementatie

Met flair wilde PDF Butler zijn HR-processen beter structureren en de samenwerking tussen zijn gedecentraliseerde teams vergemakkelijken. Naast de kernfuncties van HR koos het bedrijf voor de flair Recruiting add-on.

Een andere reden waarom PDF Butler voor flair koos, was het feit dat de HR-oplossing is gebaseerd op Salesforce. "Het was erg gunstig om de Salesforce backend te gebruiken die we dagelijks gewend zijn," zegt Luke. "Ik hoef niet per se over te stappen op een ander systeem. Qua continuïteit was de overgang heel gemakkelijk."

Naast de ervaring van het bedrijf met Salesforce krijgt PDF Butler ook ondersteuning van flairs Customer Success om ervoor te zorgen dat ze meteen aan de slag kunnen. "De hulp en ondersteuning die we van het team hebben gekregen was fantastisch," zegt Luke. "Vooral de opsplitsing in fasen was erg nuttig. Ik kon er zeker van zijn dat er altijd iemand voor me was aan de telefoon of via e-mail als ik vastliep.

PDF Butler had niet veel tijd nodig om flair onder de knie te krijgen. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface vonden zelfs niet-HR gebruikers de Employee Hub vanaf het begin intuïtief. "Het is heel mooi ontworpen," legt Luke uit. "De interface is schoon en super eenvoudig te gebruiken. Zelfs werknemers die de Hub niet elke dag hoeven te gebruiken, kunnen snel hun weg vinden."

Efficiënte processen voor talentwerving

Omdat PDF Butler blijft uitbreiden, gebruikt het bedrijf flair om het recruiting-process te stroomlijnen. Dit begint met een nieuwe flair carrièrepagina die is opgezet op de bedrijfswebsite. Sollicitanten die op deze pagina solliciteren worden opgeslagen in de flair Recruiting App op Salesforce, waar recruiters ze kunnen beoordelen en volgen tijdens het proces.

Over het wervingsproces van PDF Butler zegt Luke: "Vroeger beoordeelden we sollicitanten in een gedeeld document en chatten we via Microsoft Teams. Maar informatie kon soms verloren gaan in die chats. Nu kan ik na een gesprek feedback geven in flair, zodat de andere recruiters mijn aantekeningen kunnen zien en zich kunnen voorbereiden op de volgende gespreksronde. Dat is een groot voordeel."

Meer gestructureerde en transparante afwezigheden en voordelen

De introductie van flair heeft PDF Butler geholpen om informatie te organiseren en makkelijker vindbaar te maken. "We hadden zoiets nog niet eerder," legt Ivonne Sarmiento, Solutions Consultant bij PDF Butler, uit. "Verlofaanvragen werden handmatig gedaan. We hadden geen geconsolideerde informatie en het was moeilijk om erachter te komen wat er met andere collega's aan de hand was.

Met de afwezigheidsbeheerfunctie van flair kunnen PDF Butler-medewerkers nu eenvoudig vakantie- of ziekteverzoeken indienen. Ze kunnen hun resterende verlofdagen bekijken en op de kalender zien welke medewerkers met verlof zijn. Dit helpt om de capaciteitsplanning te verbeteren, zelfs binnen een wereldwijd verspreid team.

flair heeft PDF Butler ook geholpen om het prestatiebeoordelingsproces te structureren. Voorheen gebruikten managers Microsoft Word om de prestaties van hun medewerkers te evalueren. "Dit leidde niet echt tot een traceerbaar proces met echte verantwoording," legt Luke uit. "Dit jaar hebben we flair gebruikt om onze halfjaarlijkse beoordelingen te maken en feedback te verzamelen van alle medewerkers. Het is een veel meer gezamenlijke aanpak van functioneringsgesprekken. Precies zoals het hoort.

PDF Butler heeft ook flair-enquêtes gebruikt om feedback van verschillende teams te krijgen en de samenwerking te verbeteren. "Het is tot nu toe geweldig geweest," zegt Luke. "We kunnen nu de feedback die we hebben verzameld op één plek bekijken."

Naarmate het team groeit, groeit ook de software

Luke White gelooft dat de overstap naar flair de juiste beslissing was voor PDF Butler nu het bedrijf groeit. "Het is belangrijk om deze stappen te zetten als we groeien," zegt hij. "Als je vier of vijf mensen aanstuurt, kun je volstaan met Excel- en Word-documenten. Maar als je 10, 20 of 30 mensen hebt, wordt het moeilijk. Dat is waar flair ons zeker heeft geholpen om veel tijd te besparen en het hele proces gebruiksvriendelijker te maken voor iedereen, zowel medewerkers als managers, in de hele organisatie."

PDF Butler is altijd op zoek naar nieuwe manieren om flair te gebruiken om de HR-processen te verbeteren. We vinden het erg leuk om met PFD Butler samen te werken en te zien hoe hun HR-afdeling zich ontwikkelt, en we kunnen niet wachten om te zien wat de volgende stap is.

Als je efficiënte en samenwerkende HR-processen wilt implementeren terwijl je bedrijf groeit, boek dan vandaag nog een gratis flair demo.