Verwalte Abwesenheiten mit flair

Abwesenheitsmanagement

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Die Verwaltung der Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen kann Unternehmen helfen, Kontinuität zu gewährleisten und Störungen am Arbeitsplatz zu minimieren. Es ist wichtig, über kohärente Richtlinien, Verfahren und Systeme zu verfügen, um Urlaubsanträge oder außerplanmäßige Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen zu verwalten. Die Software von flair unterstützt Unternehmen bei der Erstellung eines organisierten Abwesenheitssystems, das die Rechte der Mitarbeiter:innen berücksichtigt und gleichzeitig einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleistet. Je nach regionalen Vorschriften benötigen Unternehmen ein auf ihr Land zugeschnittenes Rahmenwerk – mit flair hast Du Zugang zu den Tools, die Du benötigst, um jederzeit gesetzeskonform zu arbeiten.

So richtest Du Abwesenheitsprozesse ein

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Klicke auf deiner flair-Homepage auf die Seite HR Admin. Gehe von dort aus zu Anwesenheit>Abwesenheitskategorien und -richtlinien. Hier siehst Du einen einfachen dreiteiligen Bildschirm, der deine Abwesenheitsoptionen in einer Kanban-Tafelansicht anzeigt. Gehen wir die Optionen durch, die dir zur Verfügung stehen.

Abwesenheitskategorien

Erstelle eine Abwesenheitsmanagement-Strategie und verwalte die Abwesenheit deiner Mitarbeiter:innen je nach Situation. Erstelle die Gründe, aus denen deine Mitarbeiter:innen offiziell abwesend sein können, und zeige sie an. Die Gründe sind anpassbar und können z. B. Krankheit, Familienurlaub, Urlaubstage oder Überstunden umfassen.

Abgrenzungsrichtlinien

Eine Kumulierungsrichtlinie legt fest, wie die Abwesenheitsansprüche berechnet werden. In diesem Abschnitt kannst Du die Anzahl der Tage verwalten, die den Mitarbeiter:innen für eine bestimmte Abwesenheitskategorie zur Verfügung stehen. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel eine Richtlinie haben, die den Mitarbeiter:innen 28 Urlaubstage pro Jahr zugesteht. Diese Richtlinie kannst Du hier verwalten.

Richtlinien für Abwesenheitsanträge

Abwesenheiten wie Urlaub oder Bildungsurlaub sollten im Voraus geplant werden. Das Hinzufügen einer Mindestfrist für bestimmte Abwesenheiten hilft dir, kurzfristige Anträge zu vermeiden. Du kannst diese Änderungen direkt in der flair HR-App vornehmen.

Als Beispiel wollen wir eine Mindestfrist für Urlaubsanträge von Mitarbeiter:innen festlegen. Gehe dazu in der flair HR-App zu den Abwesenheitseinstellungen. Gehe in deinen Abwesenheitskategorien zu Urlaubstage und navigiere zum Abschnitt Abgrenzungsrichtlinien. Wähle mit dem Abwärtspfeil die Option Abwesenheitsantragsrichtlinien und klicke dann auf Erstellen.

Nun hast Du die Möglichkeit, Einschränkungen hinzuzufügen. Kreuze von den vorgegebenen Optionen das Kästchen mit der Bezeichnung Mindestanzahl erforderlicher Tage an. Wähle dann die Anzahl der Tage, Stunden oder Monate, die ein Abwesenheitsantrag benötigt, um akzeptiert zu werden.

Wenn Du das Kontrollkästchen Dokumenten-Upload erforderlich aktivierst, wird der/die Mitarbeiter:in aufgefordert, ein Dokument zusammen mit seinem Abwesenheitsantrag hochzuladen. Dieses Dokument kann z. B. ein ärztliches Attest sein.

• Mitarbeiter

  Im dritten Bereich Mitarbeiter kannst Du die Mitarbeiter:innen dann bestimmten Kumulierungsrichtlinien zuordnen. So kannst Du beispielsweise festlegen, ob ein:e Mitarbeiter:in berechtigt ist, Überstunden zu beantragen.

Abwesenheiten einrichten

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Rufe in deiner flair HR App in Salesforce die Seite HR Admin auf. Klicke auf die Unterrubrik Abwesenheitskategorien und -richtlinien, um mit der Erstellung von Abwesenheitskategorien zu beginnen.

Dieser Abschnitt der flair HR-App in Salesforce zeigt einen Bildschirm mit drei Bereichen: Abwesenheitskategorien, Abgrenzungsrichtlinien und Mitarbeiter:innen.

Wähle im Bereich Abwesenheitskategorien die Option Erstellen, um eine Abwesenheitsart zu erstellen. Es werden mehrere wichtige Felder angezeigt.

• Symbol: Wähle ein Symbol, das die Mitarbeiter:innen mit dieser Abwesenheit in Verbindung bringen werden. Dieses Symbol wird im Mitarbeiter-Hub angezeigt. Ein Blattsymbol könnte zum Beispiel für Urlaubstage stehen.
• Name: Gib den Namen für die Abwesenheit an, z. B. Urlaub oder Krankheit.
• Typ: Gib an, wie Du die Abwesenheit berechnet wird, entweder in Tagen oder Stunden.
• Gruppe: Füge die Abwesenheitskategorie zu einer Gruppe hinzu, wenn Du bereits eine erstellt hast
• Genehmigung erforderlich: Wenn Du dieses Kontrollkästchen aktivierst, werden Abwesenheitsanträge in dieser Kategorie zur Genehmigung an den/die Vorgesetzte:n des/der Mitarbeiter:in geschickt.
• Öffentlich: Wenn Du dieses Kontrollkästchen nicht aktivierst, wird diese Abwesenheitskategorie für andere Mitarbeiter:innen im Employee Hub ausgeblendet. Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Abwesenheit in dieser Kategorie beantragt, wird der Grund für die Abwesenheit vor seinen/ihren Kolleg:innen ausgeblendet.
• Bezahlt: Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird die Dauer der Abwesenheit von den wöchentlichen Stunden der Mitarbeiter:innen auf dem Stundenzettel abgezogen.
• Unbegrenzt: Wenn diese Option nicht markiert ist, wird diese Abwesenheitskategorie begrenzt. Du kannst die Grenzen in der Kumulierungsrichtlinie festlegen. Unbegrenzte Abwesenheitskategorien, wie z. B. krankheitsbedingte Fehlzeiten, erfordern keine Kumulierungsrichtlinien.
• Ausgleichszeit: Aktiviere dieses Kontrollkästchen für Abwesenheitskategorien, die verwendet werden, um Mitarbeiter:innen für Überstunden zu entschädigen.
• Export in Lohnabrechnung: Markiere dieses Feld, wenn die Abwesenheitskategorie in die Lohnabrechnungsdokumente exportiert werden soll. Krankheitsurlaub und Urlaub sollten in die Lohnabrechnung exportiert werden, während eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus normalerweise nicht berücksichtigt wird.
• Löschung von Abwesenheiten einschränken: Wenn dieses Kästchen markiert ist, können Mitarbeiter:innen ihre Abwesenheiten nicht löschen.
• Besondere Regeln: In dieses Feld kannst Du zusätzliche Informationen eingeben, die dann im Abschnitt "Neue Abwesenheit hinzufügen" des Employee Hubs angezeigt werden.

Wenn Du mit deiner neuen Abwesenheitskategorie zufrieden bist, klicke zum Abschluss auf Speichern.

Erstellen von Abgrenzungsrichtlinien

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Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Richtlinien für Abwesenheitsanträge. Deshalb macht es flair einfach, deine Einstellungen für Abwesenheiten anzupassen.

Wähle dazu in der flair HR-App in Salesforce die Abwesenheitseinstellungen aus und besuche das Kanban-Board. Wenn Du auf den Abwärtspfeil neben der Überschrift Abwesenheitsrichtlinien klickst, wird ein neues Einstellungsfeld angezeigt - Abwesenheitsantragsrichtlinien.

Hier kannst Du die obligatorischen Anforderungen für bestimmte Abwesenheitsanträge festlegen.

Lege zum Beispiel fest, dass Mitarbeiter:innen nach einer bestimmten Krankheitsdauer ein ärztliches Attest hochladen müssen. Oder lege die Mindestfrist für einen Urlaubsantrag fest. Sobald Du deine Änderungen vorgenommen hast, werden sie im Employee Hub angezeigt.

Abwesenheiten in Salesforce anzeigen

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flair bietet einen vollständigen Überblick über Abwesenheiten am Arbeitsplatz, einschließlich anstehender freier Tage und Urlaubsanträge.

Auf der Seite Mitarbeiter in der flair HR-App in Salesforce kannst Du die Abwesenheitskategorien im Profil eines jeden Mitarbeiters anzeigen und aktivieren. Für detailliertere Informationen kannst Du einfach auf eine Abwesenheitskategorie im Profil eines Mitarbeiters klicken

Einrichten einer Standard-Urlaubsregelung

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Die meisten Standardurlaubsregelungen basieren auf der Anzahl der Arbeitstage, die ein:e Mitarbeiter:in in einem bestimmten Zeitraum hat. Wenn deine Vollzeitbeschäftigten beispielsweise fünf Tage pro Woche arbeiten, kannst Du ihnen standardmäßig 26 Tage Urlaub pro Jahr gewähren.

Um diese Richtlinie in flair zu konfigurieren, musst Du ein paar Schritte ausführen.

Erstelle eine Workload-Vorlage

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Zunächst musst Du sicherstellen, dass Du das richtige Arbeitspensum für deine Mitarbeiter:innen eingestellt hast. Gehe dazu in der flair HR-App in den Bereich Anwesenheit und wählen Sie Workload-Vorlagen. Klicke auf Neue Workload-Vorlage und gib deinem Workload einen Namen, z.B. "Vollzeit-Bürokraft". Wähle aus, ob die Stunden pro Woche oder pro Monat gezählt werden sollen, wähle den ersten Tag der Woche und wähle den entsprechenden Zeitrahmen. Schließlich wählst Du über das Kontrollkästchen Zeiterfassung überspringen aus, ob die Zeiterfassung aktiviert ist oder nicht.

Wenn Du dich für einen festen, wöchentlichen Arbeitsumfang entschieden hast, kannst Du nun die Arbeitsstunden pro Tag in einer normalen Arbeitswoche sowie die Anfangs- und Endzeiten und die Pausenlänge festlegen.

Für flexible Arbeitsmodelle wähle einfach die Stunden pro Arbeitstag.

Workload zuweisen

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Nachdem Du deine Workload-Vorlage erstellt hast, ist es an der Zeit, sie den Mitarbeiter:innen zuzuweisen. Klicke in flair HR im Bereich Anwesenheit auf die Registerkarte Workloads. Hier siehst Du eine Liste mit deinen Mitarbeiter:innen, die Du filtern kannst. Mitarbeiter:innen mit einem Warnsymbol ⚠️ neben ihrem Namen haben noch keine Workloads zugewiesen bekommen.

Wähle die Mitarbeiter:innen über die Kontrollkästchen aus und klicke dann auf Workload-Vorlage zuweisen. Wähle den zuzuordnenden Workload und lege das Startdatum fest. Wenn Du bereits flair verwendest, sollte das Startdatum des Workloads mit dem Startdatum des Vertrags des/der Mitarbeiter:in übereinstimmen. Wenn Du zu flair wechseln und das Urlaubsgeld vom Jahresbeginn an berechnen möchtest, musst Du den 1. Januar als Workload-Startdatum wählen, um sicherzustellen, dass die Urlaubstage richtig zugeordnet werden.

Bei Bedarf kannst Du auch ein Enddatum festlegen, nach dem der Workload verfällt. Wenn Du fertig bist, klicke auf Zuweisen.

Flexible Workloads

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Flexibles Arbeiten hat sich zu einem wichtigen Vorteil für Mitarbeiter:innen entwickelt und wird in den letzten Jahren von immer mehr Unternehmen genutzt. flair unterstützt diesen Wandel in der Arbeitskultur, und mit unserer HR-App kannst Du jederzeit leicht anpassbare und flexible Arbeitszeiten einrichten.

Um einen flexiblen Workload einzurichten, gehe in der flair HR-App auf den Datensatz eines/einer Mitarbeiter:in und wähle den Reiter Zeit und Workload. Klicke auf Neuer Workload hinzufügen, um einen Workload von Grund auf neu zu erstellen oder wähle Aus Vorlage hinzufügen, wenn Du eine deiner bestehenden Vorlagen verwenden möchtest.

Gib deinem Workload einen Namen und ein Startdatum, und wähle einen Workload-Typ (entweder wöchentlich oder monatlich). Ändere nun das Workload-Modell von Fix auf Flexibel. Stelle sicher, dass der FTE-Prozentsatz (Vollzeitäquivalent) korrekt ist. Vollzeitbeschäftigte sollten einen VZÄ-Prozentsatz von 100 % haben, während ein Teilzeitbeschäftigter, der die Hälfte der Stunden leistet, 50 % hätte.

Wenn der/die Mitarbeiter:in völlig flexibel arbeitet und seine Arbeitstage von Woche zu Woche variieren, kannst Du die Standard-Verfügbarkeitsvorlage (Montag bis Freitag) beibehalten. Ändere einfach die täglichen Arbeitsstunden, um die gewünschte Gesamtzahl an Wochenstunden zu erreichen, z. B. 40 Stunden.

Wenn der/die Mitarbeiter:in einen rotierenden Arbeitsplan hat, klicke auf Neue Woche hinzufügen und passe die Wochen nach Bedarf an. Wenn Du fertig bist, klicke auf Speichern.

Nachdem Du diesen neuen Workload einem/einer Mitarbeiter:in zugewiesen hast, siehst Du eine Kalenderansicht, die seinen/ihren Arbeitsplan zeigt. Da es sich um einen flexiblen Workload handelt, kannst Du den Workload einfach anpassen, indem Du die tatsächlichen Arbeitsstunden in den Kalender eingibst.

Wenn Mia zum Beispiel am Sonntag für einen Kollegen einspringt, damit dieser am Dienstag frei hat, würdest Du die Stunden vom Dienstag entfernen und sie zum Sonntag hinzufügen. Bitte denke daran, den Workload bei einer Änderung anzupassen, damit Urlaubs- und Krankheitstage genau berechnet werden können.

Das letzte, was Du tun musst, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen mit flexiblem Workload die richtige Anzahl an Urlaubs- und Krankheitstagen erhalten, ist das Erstellen einer neuen Kumulationsrichtlinie. Öffne in flair HR die Registerkarte Abwesenheitseinstellungen und klicke in der mittleren Spalte auf die Schaltfläche Erstellen. Fülle die Felder aus, um die Richtlinie zu erstellen, und achte darauf, dass Du in der Dropdown-Liste "Workload Typ" die Option " Anteilig an VZÄ-Prozent" auswählst. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter:innen, die flexible Arbeitszeiten haben, Urlaubs- und Krankheitstage auf der Grundlage des zuvor festgelegten VZÄ-Prozentsatzes erhalten.

Einrichten einer Kumulierungsrichtlinie

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Eine Rückstellungspolitik legt fest, wie Mitarbeiter:innen Urlaubstage verdienen oder aufbauen (akkumulieren). Normalerweise verdienen Arbeitnehmer:innen Urlaubstage, indem sie eine bestimmte Anzahl von Tagen im Jahr arbeiten.

Diese Art von Kumulierungsrichtlinie kann über das Kumulierungsrichtlinien-Panel auf der Seite Abwesenheitseinstellungen in der flair HR-App implementiert werden.

Wenn Du eine begrenzte Abwesenheitskategorie erstellst, musst Du Kumulierungsrichtlinien definieren und erstellen. Urlaubstage sind ein gutes Beispiel für eine begrenzte Abwesenheitskategorie von Urlaub.

Schauen wir uns an, wie Du eine neue Kumulierungsrichtlinie in der flair HR App erstellst:

Klicke auf den Button Erstellen im Bereich Abgrenzungsrichtlinien und es werden mehrere Felder angezeigt, in denen Du deine Richtlinien definieren kannst:

• Name der Abgrenzungsrichtlinie
• Abwesenheitskategorie → wähle die Kategorie, für die die Richtlinie gelten soll.
• Anzahl → lege eine Obergrenze für die Anzahl der Tage pro Abwesenheit fest. Zum Beispiel 28 Tage für den Jahresurlaub.
• Intervall → wähle den Zeitraum, in dem der Abwesenheiten kumuliert werden.
• Zuteilung → Definiere die Formel, nach der Abwesenheiten oder Urlaubstage berechnet und zugewiesen werden
• Verfall → gib an, ob die angesammelten Abwesenheitstage auf ein anderes Jahr übertragen werden können.

Standard Einstellungen für die Abgrenzung

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Eine Abgrenzung liegt vor, wenn ein:e Mitarbeiter:in während eines Kalenderjahres in ein Unternehmen eintritt oder es verlässt und daher nur Anspruch auf einen bestimmten Teil seines Jahresurlaubs hat. Die Regeln für die Berechnung des Urlaubs sind von Land zu Land unterschiedlich, aber hier einige Beispiele:

In Deutschland, Österreich und der Schweiz wird der Urlaub auf der Grundlage der geleisteten Arbeitstage gewährt. Um dies in flair einzurichten, wähle die folgenden Optionen:

Workload Typ: Anteilig nach Anzahl der Arbeitstage

Dauer: Anteilig nach Tagen

Im Vereinigten Königreich erhalten Vollzeitbeschäftigte ein Zwölftel ihres Urlaubsgeldes pro Monat. In flair würdest Du wählen:

Workload Typ: Anteil nach Anzahl der Arbeitstage

Dauer: Nach Monaten anteilig

Einstellungen zum Verfall von Urlaub

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Es gibt vier verschiedene Optionen, wie die angesammelten Tage verfallen:

Option 1: Urlaubstage verfallen nie.

Option 2: Am Ende eines Kumulationsintervalls.

Urlaubstage verfallen am Ende des Intervalls. Wenn Du z.B. ein jährliches Intervall gewählt hast, verfallen die Urlaubstage am Ende des Kalenderjahres (31. Dezember).

Option 3: Unbegrenzter Übertrag

Eine unbegrenzte Anzahl von Urlaubstagen kann in das folgende Jahr übertragen werden. Du kannst den Tag und den Monat festlegen, an dem die übertragenen Tage verfallen.

Option 4: Geregelter Übertrag

Eine begrenzte Anzahl von Tagen kann in das folgende Jahr übertragen werden und zu einem bestimmten Datum verfallen. So kannst Du zum Beispiel maximal fünf Urlaubstage bis Ende März übertragen lassen.

Mitarbeiter:innen Richtlinien zuweisen

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Im dritten und letzten Bereich der Seite Abwesenheitskategorien und -richtlinien kannst Du deinen Mitarbeiter:innen die erstellten Abwesenheitsrichtlinien zuweisen. Klicke dazu auf Zuordnen, und fülle die Felder aus:

• Startdatum
• Enddatum
• Wähle den Namen des/der Mitarbeiter:in

Klicke auf Zuordnen, um den Vorgang abzuschließen.

Sammelzuweisung von Abwesenheitsrichtlinien

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Um Zeit zu sparen, kannst Du Abwesenheitskategorien und Kumulationsrichtlinien auch gesammelt zuordnen. Der Vorgang ist ähnlich wie die Zuordnung eines/einer einzelnen Mitarbeiter:in zu einer Kumulationsrichtlinie.

Wähle auf der Seite Abwesenheitseinstellungen in flair HR die Abwesenheitskategorie und die Kumulationsrichtlinie aus, die Du zuordnen möchtest, und klicke dann auf Zuordnen oberhalb der rechten Spalte.

Wähle ein Beginn- und ggf. ein Enddatum. Klicke anschließend auf Mitarbeiter:in auswählen. Hier kannst Du alle Mitarbeiter:innen auswählen oder sie einzeln bestimmen.

Um weitere Optionen zu erhalten, klicke auf Filter anzeigen. Jetzt kannst Du die Mitarbeiter:innen nach Standort, Abteilung, Position und mehr filtern. In diesem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, unsere 28-Tage-Urlaubsregelung allen aktiven Mitarbeiter:innen an jedem deutschen Standort zuzuweisen. Gehe dazu auf Standort auswählen und klicke dann alle deutschen Standorte im Dropdown-Menü.

Klicke auf das Kontrollkästchen in der oberen linken Ecke, um alle Mitarbeiter:innen auszuwählen, und klicke dann auf Hinzufügen.

Du kannst den Vorgang nun mit anderen Filtern wiederholen oder, wenn Du fertig bist, einfach auf Mitarbeiter:innen zuweisen klicken. Jetzt hast Du diese Richtlinie mehreren Mitarbeiter:innen gleichzeitig zugewiesen.

Import von Feiertagen für verschiedene Orte

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Jedes Land oder jede Region hat eine Vielzahl von Feiertagen, die sich von Jahr zu Jahr unterscheiden. Wenn Du diese Informationen in deinem System hast, können Du und deine Mitarbeiter:innen Abwesenheiten richtig planen.

In flair kannst Du lokale Feiertage einfach in deine HR-App importieren.

Öffne dazu die flair HR-App und wähle die Seite Standorte.

Wähle einen Ort aus, und klicke dann auf die Schaltfläche Importieren in der Kategorie Feiertage.

Wähle nun ein Jahr aus, für das Du Feiertage importieren möchtest, und alle Feiertage für diesen Ort werden angezeigt. Wähle die Feiertage aus, die Du importieren möchtest, und klicke auf Importieren.

Und das war's schon! Jetzt hast Du deine lokalen Feiertage in flair importiert.

Abwesenheitsanträge für Mitarbeiter:innen

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Zur Vereinfachung haben die Mitarbeiter:innen mehrere Möglichkeiten, über flair eine Abwesenheit zu beantragen.

Employee Hub Abwesenheitsanträge

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Das cloudbasierte Employee Hub ist ein Online-Verwaltungsportal für alle Mitarbeiter:innen, das sie bei der Erledigung von HR-Aufgaben unterstützt. Es ist auch über die flair-Apps für Android und iOS sowie über die Mac-App verfügbar. So funktioniert das Abwesenheitsmanagement im Employee Hub:

• Employee-Hub: Im Dashboard des Employee Hub kannst Du über den Button Schaltfläche Neue Abwesenheit einen einfachen Antrag stellen

• Unter der Überschrift Abwesenheiten, die in der linken Seitenleiste angezeigt wird, findest Du den Button Übersicht und Meine Abwesenheiten. Mit beiden kannst Du Abwesenheiten hinzufügen.

So beantragst Du eine Abwesenheit

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• Wähle zunächst eine Option aus den Abwesenheitskategorien, die dein Unternehmen erstellt hat. Dein Arbeitgeber kann zum Beispiel Kategorien für Urlaub oder Krankheit eingerichtet haben.

• Wähle dann die Daten für deinen Abwesenheitsantrag aus. Du kannst auch einen Kommentar hinzufügen, und klicke dann einfach auf Erstellen, um den Antrag abzuschließen.
• Je nach gewählter Kategorie und deren Kumulierungspolitik muss deine Abwesenheit möglicherweise von einem/einer Vorgesetzten genehmigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, ändert sich der Status sofort in Genehmigt unter **** in der Rubrik Anstehende Abwesenheiten.
• Sobald sich der Genehmigungsstatus einer Abwesenheit ändert, wirst Du per E-Mail benachrichtigt, ob sie angenommen oder abgelehnt wurde. Unter Einstellungen im Mitarbeiter-Hub kannst Du deine Präferenzen für Abwesenheitsbenachrichtigungen festlegen.

Slack ist ein Instant-Messaging-Programm von Salesforce. Durch die Integration mit flair bietet es den Nutzern eine weitere Möglichkeit, Abwesenheiten zu kommunizieren.

Ohne Slack verlassen zu müssen, können Flair-Nutzer:innen Abwesenheiten direkt verwalten. Als Mitarbeiter:in kannst Du jede Art von Abwesenheit beantragen, angefangen bei Urlaub und Krankheitsurlaub.

Diese Aktionen können über die flair-App innerhalb von Slack durchgeführt werden.

Zukünftiger Urlaubsabzug

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Wenn ein:e Mitarbeiter:in ein Jahr im Voraus Urlaubstage bucht, zieht das flair-System standardmäßig die Urlaubstage von der Vergütung des Folgejahres ab.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der/die Mitarbeiter:in seine/ihre Urlaubstage noch im laufenden Jahr nehmen kann.

Hat ein:e Arbeitnehmer:in noch ungenutzte Urlaubstage aus dem laufenden Jahr, werden diese Tage bei einem Urlaub nach dem 1. Januar eines Jahres zuerst abgezogen.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, ihre Urlaubstage aus dem laufenden Jahr zu nutzen, bevor sie die für das nächste Jahr zugewiesenen Urlaubstage in Anspruch nehmen.

Mobiles Abwesenheitsmanagement

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Wenn Du die flair mobile App hast, kannst Du Abwesenheiten von deinem Smartphone aus einsehen und beantragen. Dies ist in einigen Situationen nützlich. Zum Beispiel, wenn Du keinen Zugang zu deinem Arbeitscomputer hast, aber trotzdem sehen willst, wann deine Kolleg:innen aus dem Urlaub zurückkommen. Oder wenn Du von unterwegs aus deinen nächsten Urlaub planst.

Auf dem Startbildschirm der flair mobile App kannst Du sehen, welche deiner Kolleg:innen abwesend sind und wann sie zurückkehren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Abwesenheit in der App zu beantragen. Du kannst entweder auf dem Startbildschirm auf Abwesenheit beantragen klicken, um schnell einen Antrag zu stellen, oder Du kannst auf die Registerkarte Abwesenheiten am unteren Rand des Bildschirms klicken. Hier siehst Du dein verbleibendes Kontingent für jede Abwesenheitskategorie, alle anstehenden Abwesenheiten, die Du geplant hast, und deren Genehmigungsstatus.

Tippe auf eine Abwesenheitskategorie, z. B. Urlaub oder Krankheit, um auszuwählen, welche Art von Urlaub Du nehmen möchtest. Du siehst deine verbleibenden Tage für diese Kategorie und, nachdem Du ein Anfangs- und Enddatum gewählt hast, wie viele Abwesenheitstage du nutzen wirst. Du kannst einen optionalen Kommentar für deine:n Vorgesetzte:n hinzufügen und dann, wenn Du fertig bist, auf Absenden tippen.

Abwesenheitsanträge genehmigen

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Die flair-Plattform bietet Arbeitgebern eine unkomplizierte Möglichkeit, Abwesenheiten und Urlaubsanträge von Mitarbeiter:innen zu verwalten.

Wie Du als Manager Abwesenheitsanträge genehmigst

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Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Abwesenheit beantragt, erhältst Du per E-Mail eine Benachrichtigung mit Details zum Antrag. Mit den folgenden Schritten kannst Du einen Abwesenheitsantrag effizient verwalten:

• In der Rubrik Mein Team im Employee Hub können Manager Abwesenheitsanträge einsehen. Als Manager kannst Du die Anträge hier einsehen oder auch die Registerkarte Abwesenheitsanträge in der Seitenleiste öffnen.
• Wenn Du auf einen ausstehenden Abwesenheitsantrag eines/einer Mitarbeiter:in klickst, kannst Du weitere Details einsehen. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Kommentar zu hinterlassen. So kannst Du beispielsweise erklären, warum ein Antrag abgelehnt wird, oder den/die Mitarbeiter:in bitten, andere Termine für seine/ihre Abwesenheit in Betracht zu ziehen.
• Sobald Du eine Entscheidung getroffen hast, klicke einfach auf Annehmen oder Ablehnen, um den Genehmigungsprozess abzuschließen. Der/die Mitarbeiter:in wird dann benachrichtigt.

• Abwesenheitsanträge können auch in Slack unter der Registerkarte Nachrichten in der flair App genehmigt werden.

Wie Du den/die Zuständige:n für die Genehmigung eines Abwesenheitsantrags überprüfst

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Wenn Du überprüfen möchtest, wer für die Genehmigung eines Abwesenheitsantrags zuständig ist, befolge diese einfachen Schritte.

Öffne zunächst die Seite Abwesenheiten in der flair HR-App und wählen die gesuchte Abwesenheit aus. Klicke nun auf die zugehörige Registerkarte.

Unter Abwesenheitsgenehmigungsanträge siehst Du den Namen des Genehmigenden und den Status der Genehmigung. Wenn Du auf den Namen der Abwesenheitsgenehmigung klickst, siehst Du weitere Details. Im Abschnitt "Letzte Änderung" siehst Du zum Beispiel, wann der Status der Genehmigung zuletzt geändert wurde und wer die Änderung vorgenommen hat.

Kommentare zu Abwesenheiten

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Ein offener und klarer Dialog ist am Arbeitsplatz wichtig. Die flair-Kommentarfunktion für Abwesenheiten ermöglicht es den Kolleg:innen, besser zu kommunizieren. Durch das Hinzufügen eines Kommentars im Bereich Abwesenheiten im Employee Hub kannst Du Rückfragen klären oder dich für eine Urlaubsgenehmigung bedanken.

Klicke dazu auf das Sprechblasensymbol in einem bestehenden Abwesenheitsantrag und beginne das Gespräch. Du kannst auch ein entsprechendes Dokument anhängen, z. B. ein ärztliches Attest. Sende einen Link oder füge ein Emoji und ein Bild hinzu. Drücke dann die Eingabetaste, um deine Nachricht zu senden.

Richtlinien für Abwesenheitsanträge

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Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Richtlinien für Abwesenheitsanträge. Deshalb macht es flair einfach, deine Einstellungen für Abwesenheiten anzupassen.

Wähle dazu in der flair HR-App in Salesforce die Option Abwesenheitseinstellungen und besuchen die Kanban-Tafel. Wenn Du auf den Abwärtspfeil neben der Überschrift Abwesenheitsrichtlinien klickst, wird ein neues Einstellungsfeld angezeigt - Abwesenheitsantragsrichtlinien.

Hier kannst Du die obligatorischen Anforderungen für bestimmte Abwesenheitsanträge festlegen. So kannst Du beispielsweise festlegen, dass Mitarbeiter:innen nach einer bestimmten Krankheitsdauer ein ärztliches Attest hochladen müssen. Oder lege die Mindestmitteilungsfrist für einen Urlaubsantrag fest. Sobald Du deine Änderungen vorgenommen hast, werden sie im Employee Hub angezeigt.

Abwesenheiten via Slack

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• Slack: Unter der Kategorie Apps auf Slack findest Du die Flair-App, mit der Du mit einem Klick eine Abwesenheit beantragen kannst
• Abwesenheit beantragen: Klicken hier und wähle das Anfangs- und Enddatum deiner Abwesenheit. Wählen die Art der Abwesenheit aus und füge einen Kommentar hinzu, den dein/e Manager:in lesen kann. Klicke auf Senden.