Interculturele communicatie op de werkplek

De moderne werkomgeving heeft de afgelopen jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt. De wereldbevolking is mobieler dan ooit, het internet heeft het voor bedrijven mogelijk gemaakt om naadloos door landen en continenten te reizen en de opkomst van werk op afstand betekent dat een personeelsbestand niet langer wordt beperkt door geografische locatie. Deze veranderingen betekenen dat de werkplek van vandaag de dag een heerlijk diverse mix van mensen heeft, met collega's uit veel verschillende culturen en achtergronden die naast elkaar werken.

Dit is ongetwijfeld een positieve ontwikkeling die de werkervaring verrijkt en de levendige multiculturele wereld waarin we leven weerspiegelt. Het brengt ook uitdagingen met zich mee die moeten worden aangegaan om ervoor te zorgen dat de werkplek een inclusieve en ondersteunende omgeving is. Verschillende culturen kunnen verschillende normen hebben en de betekenis van lichaamstaal kan per cultuur sterk verschillen. Deze factoren en nog veel meer kunnen leiden tot miscommunicatie, wat weer kan leiden tot ongemak en stress bij werknemers. Dit maakt effectieve interculturele communicatie belangrijker dan ooit, en hier gaan we uiteenzetten hoe je de beste praktijken op dit gebied kunt bereiken, en waarom het van vitaal belang is om dat te doen.

Wat is interculturele communicatie?

Wanneer communicatie plaatsvindt tussen verschillende culturele en sociale groepen, is er in wezen sprake van interculturele communicatie. Het omvat communicatie tussen mensen met verschillende religieuze, etnische, educatieve en sociale achtergronden.

Communicatiestijlen kunnen sterk verschillen tussen culturen. In sommige culturen is de werkplek formeler en worden managers of bazen altijd met 'meneer' of 'mevrouw' aangesproken, terwijl het er in andere culturen veel informeler aan toe gaat en werknemers van alle niveaus elkaar met de voornaam aanspreken. De betekenis van gezichtsuitdrukkingen kan ook per cultuur verschillen en sommige culturen worden als expressiever beschouwd dan andere.

Rekening houden met deze culturele verschillen en deze kennis gebruiken om de communicatievaardigheden en het begrip tussen culturen te verbeteren, is de sleutel tot goede interculturele communicatie.

Door mensen aan te moedigen om met elkaar in gesprek te gaan, zullen nieuwkomers zich meer thuis voelen. Dus naast je zakelijke telefoonsysteem is dit de begeleidende stap.

Wat is het belang van interculturele communicatie op de werkplek?

Een belangrijke factor die interculturele communicatie voor bedrijven van groot belang heeft gemaakt, is de opkomst van werken op afstand. Bedrijven kunnen nu overal ter wereld mensen aannemen en talent aantrekken, ongeacht hun geografische locatie. Het gebruik van tools om e-mail te vinden maakt het nog gemakkelijker om contact te leggen met mensen in verschillende landen. Onze geglobaliseerde economie betekent ook dat er nog nooit zoveel mogelijkheden zijn geweest voor mensen om in verschillende landen en culturen te werken. Deze factoren leiden er natuurlijk toe dat mensen met verschillende achtergronden naast elkaar werken, en dit brengt het belang van interculturele communicatie onder de aandacht.

Goede interculturele communicatie is cruciaal voor zowel het voorkomen van potentiële conflicten op de werkvloer als voor het oplossen ervan. Het is het ideale hulpmiddel om culturele barrières te slechten en een bewustzijn van verschillende culturele normen te ontwikkelen.

Er zijn grote voordelen voor organisaties met een divers personeelsbestand. Als er in een bedrijf mensen met verschillende achtergronden werken, is er ruimte voor een veelheid aan perspectieven. Het is aangetoond dat deze openheid voor verschillende standpunten bedrijven innovatiever maakt.

Effectieve interculturele communicatie bevordert een gevoel van inclusie op de werkplek, wat weer helpt om het behoud van werknemers te stimuleren en het ziekteverzuim te verlagen. Mensen die zich betrokken en gewaardeerd voelen, zullen veel minder snel op zoek gaan naar een andere baan en ze nemen zelfs minder vaak ziekteverlof op. Goede interculturele communicatie is ook van vitaal belang op elk niveau van de bedrijfsstructuur, tot aan de C-suite. Het is aangetoond dat organisaties met genderdiverse topmanagementteams veel beter presteren dan organisaties die minder divers zijn.

Als een bedrijf wereldwijd succesvol wil zijn en als teamleiders en managers het beste uit hun personeel willen halen, moet het belang van interculturele communicatie worden begrepen en moet ernaar worden gehandeld.

Wat zijn enkele tips om communicatievaardigheden te verbeteren?

Nu je het belang van interculturele communicatie begrijpt, is het volgende wat je moet doen kijken naar manieren waarop je de communicatievaardigheden van jezelf, je team en je organisatie als geheel kunt verbeteren.

1. Houd een open geest en wees flexibel

Een probleem waar velen van ons vatbaar voor zijn, is denken dat de manier waarop we dingen doen de juiste is en dat dingen op een andere manier doen verkeerd is. Dit kan zowel op individueel als op organisatieniveau gebeuren. Wat we ons vaak niet realiseren is dat deze manieren om dingen te doen vaak een culturele oorsprong hebben of zelfs specifiek zijn voor onze persoonlijke achtergrond - er zijn eigenlijk meerdere manieren om dingen te doen.

In plaats van aan te nemen dat de manier waarop dingen gedaan worden de enige manier is, moet je open blijven staan voor andere ideeën en perspectieven. Deze bredere benadering kan nieuwe inzichten opleveren en ons helpen te begrijpen dat er eigenlijk meerdere manieren zijn om dingen te doen, en zelfs dat de vorige manieren geen rekening hielden met culturele verschillen.

Ruimdenkend zijn gaat hand in hand met flexibel zijn. Wees niet star in je manier van doen, en als je merkt dat rekening houden met andere perspectieven de manier waarop je organisatie dingen doet en beslissingen neemt zal veranderen, ga er dan mee door.

2. Bevorder het begrip van diversiteit

Op elke werkplek is het bijna zeker dat één cultuur het meest overheerst. Dit komt meestal door de locatie van het kantoor of de plaats van herkomst van het bedrijf. Miscommunicaties en meningsverschillen kunnen ontstaan als deze dominantere cultuur geen begrip heeft voor de diversiteit aan culturen binnen een organisatie.

Iedereen in een bedrijf moet worden aangemoedigd om over verschillende culturen te leren en te begrijpen hoe waarden en overtuigingen tussen hen kunnen verschillen. Dit kan inhouden dat je over andere culturen leest om de verschillende sociale normen, leefwijzen en geschiedenis te begrijpen.

Dit begrip kun je vervolgens meenemen in je interacties met collega's en klanten. Iets eenvoudigs als weten hoe je mensen met een andere culturele achtergrond op de juiste manier begroet, kan enorm bijdragen aan betere interculturele communicatie. Als je weet wanneer je moet buigen en wanneer je iemand de hand moet schudden, toon je een echte waardering voor andere culturele normen.

Individuen en bedrijven kunnen ook grote vooruitgang boeken door zich bewust te zijn van cultureel belangrijke data en deze te respecteren. We zijn vaak heel goed in het weten wat de belangrijke data in onze eigen culturele kalenders zijn, en we zouden dit op de werkplek ook moeten uitbreiden naar andere culturen.

3. Stimuleer één-op-één interacties

Lezen en zelfstudie over verschillende culturen is belangrijk voor jou en je team en is het beste uitgangspunt, maar nog beter dan dit is directe één-op-één interactie. Als collega's rechtstreeks met elkaar communiceren, is het veel gemakkelijker om de subtiliteiten van elkaars cultuur uit te leggen. Nieuwsgierig zijn en vragen stellen maakt deze gesprekken zinvol en interessant.

Dit soort open communicatie en persoonlijke interactie is ook van onschatbare waarde om ervoor te zorgen dat medewerkers zich op hun gemak voelen bij elkaar. Als iemand nieuw is in een organisatie en vanuit een andere culturele achtergrond is gekomen, kan hij of zij zich ongerust voelen en niet weten hoe en wanneer te communiceren met anderen. Door mensen aan te moedigen om met elkaar om te gaan, zullen nieuwkomers zich meer thuis gaan voelen.

Zoals bij veel gedrag binnen een organisatie, wordt het voorbeeld gegeven aan de top en vervolgens gevolgd door anderen. Teamleiders, managers en leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven door zich in te spannen om dit soort uitwisselingen met anderen zo vaak mogelijk te doen. Een geweldige manier om deze uitwisselingen te bevorderen, vooral tijdens lastige projecten, is je team de juiste communicatiemiddelen te bieden. De juiste projectmanagementsoftware kan wonderen doen op het gebied van communicatie en samenwerking.

4. Faciliteer introductiecursussen

Op organisatieniveau zijn initiatieven zoals introductiecursussen voor nieuwe werknemers ideale gelegenheden om het beleid en de cultuur van een bedrijf aan het begin te communiceren. Als je bedrijfscultuur meer formele interacties kent tussen managers en medewerkers, dan kan dat op dit moment worden gecommuniceerd.

Werknemers die in een nieuwe werkomgeving en cultuur terechtkomen, zullen hier veel baat bij hebben. In plaats van zich een weg te moeten banen en mogelijk fouten te maken, kunnen ze vanaf het begin worden geïnformeerd. Het biedt ook een forum voor nieuwkomers om informatie te delen over hun eigen culturele achtergrond.

Hoe beïnvloedt interculturele communicatie de diversiteit op de werkplek

Wanneer een organisatie sterke interculturele communicatiepraktijken gebruikt, wordt diversiteit op de werkplek gevoed en krijgt het de kans om te gedijen. Teamleden met verschillende culturele achtergronden en met verschillende culturele waarden voelen zich betrokken en begrepen en hebben het gevoel dat er rekening wordt gehouden met hun standpunten.

Het is aangetoond dat een toename in culturele diversiteit op de werkplek een aantal voordelen heeft, zoals een afname in het personeelsverloop en een toename in productiviteit en innovatie. Deze voordelen kunnen alleen worden gerealiseerd als er prioriteit wordt gegeven aan interculturele communicatie. Als er een gebrek is aan cultureel bewustzijn, kan er miscommunicatie plaatsvinden en kunnen werknemers zich zelfs vervreemd en buitengesloten voelen, en geen enkele groep mensen zou zich zo moeten voelen op de werkplek.

Het aannemen en cultiveren van een cultureel divers personeelsbestand zou het doel moeten zijn van alle organisaties. Het is gewoon beter voor elk type bedrijf op elk niveau en het is een belangrijke factor in het vergroten van het welzijn van werknemers. Focussen op interculturele communicatie is belangrijk voor elke stap van de reis. In deze kwestie is veiligheid ook cruciaal; daarom moeten organisaties, als het communicatiemedium e-mail is, overwegen om een SPF-checker te gebruiken om de gegevens van werknemers te beschermen tegen veiligheidsrisico's.

Wat zijn veelvoorkomende barrières voor interculturele communicatie?

Het bereiken van goede interculturele communicatie gaat niet vanzelf en vereist altijd een zekere mate van werk. Er zijn echter enkele veelvoorkomende obstakels die je op de meeste moderne werkplekken tegenkomt.

De COVID pandemie heeft de afgelopen twee jaar een grote invloed uitgeoefend op min of meer elk aspect van ons leven, dus het mag geen verrassing zijn dat dit ook invloed heeft op interculturele communicatie. Hoewel er overeenkomsten zijn in de manier waarop verschillende culturen de pandemie hebben benaderd, zijn er ook verschillen. In veel culturen is het dragen van maskers bijvoorbeeld al jarenlang een standaardonderdeel van het dagelijks leven, terwijl het in andere culturen als nieuw en nieuw wordt gezien.

Verschillende culturen ervaren ook verschillende niveaus van betrokkenheid van de overheid bij het beheersen van de pandemie, waarbij verschillende wereldleiders voorbeelden stellen die vaak haaks op elkaar staan. Zelfs binnen culturen kan de benadering van de pandemie sterk verschillen. Dit is zowel een grote uitdaging als een kans voor het beoefenen van goede interculturele communicatie. De tijd nemen om het perspectief van andere groepen te begrijpen en manieren vinden om effectief over dit onderwerp te communiceren is een ideale omgeving om betere communicatievaardigheden te ontwikkelen.

Een ander potentieel probleem voor interculturele communicatie zijn de verschillen in non-verbale communicatie tussen culturen. Voor sommige culturen is non-verbale communicatie een belangrijk middel om effectief te communiceren, terwijl voor andere culturen non-verbale signalen tot een minimum worden beperkt. En hoewel er bepaalde onderdelen van non-verbale communicatie zijn die universeel zijn, zoals glimlachen als je blij bent, kunnen sommige non-verbale gebaren in verschillende culturen verschillende dingen betekenen. De tijd nemen om de verschillen te begrijpen is van vitaal belang.

Werknemers die werken in een cultuur die anders is dan hun eigen cultuur kunnen zelfs een cultuurshock ervaren en het moeilijk vinden om zich aan te passen aan de nieuwe culturele normen waarin ze werken. Iemand die gewend is om zijn baas 'meneer' of 'mevrouw' te noemen, kan het heel vreemd vinden om de voornaam van zijn baas informeel te gaan gebruiken. Na verloop van tijd zal de cultuurschok afnemen, maar in het begin kan het erg storend zijn voor nieuwkomers en organisaties moeten rekening houden met dit risico.

De opkomst van werken op afstand heeft het personeelsbestand diverser dan ooit gemaakt, maar het kan ook uitdagingen met zich meebrengen voor de communicatie. Wanneer werknemers in een fysiek kantoor werken, zijn er meer mogelijkheden om direct met elkaar te communiceren en de normen van elkaars cultuur te leren kennen. Wanneer de communicatie grotendeels verloopt via geplande vergaderingen, e-mails en berichtendiensten, kan het moeilijker zijn om het gevoel van inclusie te kweken dat nodig is. Het is echter verre van onmogelijk en met de juiste zorg en aandacht kan goede interculturele communicatie worden bereikt, ongeacht het medium. Om inclusiviteit te bevorderen en effectieve interculturele communicatie te garanderen, kan het gebruik van e-maillijsten en een e-mailverificateur helpen bij het bijhouden van nauwkeurige en actuele contactgegevens, waardoor naadloze communicatie tussen verschillende teams mogelijk wordt.

Conclusie

Goede interculturele communicatievaardigheden zijn van vitaal belang voor elk modern bedrijf. De geglobaliseerde economie, de opkomst van werk op afstand en de steeds mobielere beroepsbevolking hebben geleid tot diversere teams dan ooit. Deze diversiteit is ongelooflijk positief en leidt tot innovatievere bedrijven, meer toegewijd personeel en maximaliseert de winstgevendheid.

Het belang van goede communicatie voor het succes van een bedrijf is moeilijk te overschatten. Als je een leidinggevende of managementfunctie hebt, is het nu tijd om je eigen interculturele communicatiepraktijken onder de loep te nemen en ervoor te zorgen dat je je bedrijf in staat stelt te bloeien.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo