HR-documenten - gemaakt in seconden

Software voor het maken van documenten, ook wel bekend als een documentgenerator, maakt automatisch documenten voor je aan op basis van sjablonen. Plaatshouders of samenvoegtags in de documentsjabloon kunnen automatisch worden ingevuld door de documentgenerator, zodat je documenten kunt maken die gepersonaliseerd zijn voor verschillende mensen, bedrijven en omstandigheden.

In HR kan software voor het genereren van documenten worden gebruikt om verschillende documenten te maken, zoals aanbiedingsbrieven, arbeidscontracten, werknemershandboeken, inwerkdocumenten, functioneringsgesprekken en andere arbeidscontracten.

Documentgeneratoren zijn vaak geïntegreerd met andere functies voor documentbeheer, zoals elektronische handtekeningen (e-handtekeningen), documentopslag en het delen van bestanden.

HR document management is een brede term die verwijst naar alle documentgerelateerde processen in human resources (HR). Dit omvat de opslag, organisatie, vrijgave en toegangscontrole van documenten.

Aan de andere kant verwijst documentcreatie naar het automatisch aanmaken van documenten. Uitgaande van een sjabloon vult de software voor documentcreatie dynamische velden met informatie uit andere systemen om nieuwe, gepersonaliseerde documenten te maken. Het proces van documentcreatie wordt vaak geïntegreerd in een documentbeheersysteem, waardoor het voor organisaties eenvoudiger wordt om hun digitale papierwerk te beheren.

HR-afdelingen hebben te maken met een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk en digitale documenten. Veel van deze documenten, zoals arbeidscontracten, aanbiedingsbrieven, referenties en wervingsdocumenten, zijn gestandaardiseerd, wat betekent dat het proces behoorlijk repetitief kan zijn.

Door het maken van documenten te automatiseren, besparen HR-teams tijd, verbeteren ze de consistentie en verminderen ze de kans op fouten bij het maken van gepersonaliseerde personeelsdocumenten. Omdat dynamische gegevens worden ingevoegd vanuit het HCM- of HR-systeem, kunnen managers er zeker van zijn dat de informatie overeenkomt met de bedrijfsgegevens.

Door minder tijd te besteden aan deze repetitieve taken, kunnen HR-managers hun aandacht richten op meer strategische gebieden. Met minder kans op menselijke fouten helpen automatisch aangemaakte documenten teams om kostbare en tijdrovende fouten in hun documentatie te voorkomen. Het resultaat is een schoon, professioneel document met een gestandaardiseerde opmaak en actuele personeelsgegevens.

Je kunt flair gebruiken om HR-documenten te maken in Salesforce. De eerste stap is het maken van een documenttemplate met een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word. Vervang in de template alle dynamische gegevens, zoals namen van werknemers, kantoorlocaties of salarisbedragen, door een merge tag. Een samenvoegmarkering is een dynamische plaatshouder tussen vierkante haken. Bijvoorbeeld, [voornaam werknemer] dient als een variabele die gebruikt kan worden om een document te personaliseren voor een specifieke persoon.

Nadat je je template hebt geüpload naar flair, hoef je alleen maar de werknemer(s) te selecteren waarvoor je een document wilt maken en de documentgenerator vult automatisch alle dynamische velden met gegevens uit de records van je bedrijf in Salesforce. Als je een van deze velden handmatig moet bijwerken, worden de wijzigingen ook weergegeven in je Salesforce-records, zodat je alles in één stap kunt doen.

flair is een alles-in-één HR-oplossing die veel wervings- en HR-processen omvat, waaronder het werven van talent, het volgen van sollicitanten, onboarding, tijdregistratie, ploegenplanning, prestatiebeoordelingen en salarisadministratie. Het bevat ook een uitgebreid document management systeem waarmee je veel processen in de levenscyclus van documenten kunt stroomlijnen.

Naast de automatische documentgenerator heeft flair ook een document builder. Met deze handige functie kunnen HR-managers snel en eenvoudig sjablonen voor HR-documenten maken in Salesforce.

Voltooide documenten kunnen worden gedeeld met medewerkers via de functie voor documentbeheer. De mogelijkheid om documenten zoals loonstroken in bulk te uploaden bespaart HR-teams tijd. Werknemers kunnen hun documenten bekijken en downloaden via een selfservice werknemersportaal of de mobiele app flair. Configureerbare autorisaties en Salesforce's enterprise-grade gegevensbeschermingstechnologie zorgen voor de beveiliging van persoonlijke bestanden.

Met de e-handtekeningfunctie van flair kun je HR-documenten ook elektronisch ondertekenen. Dit vereenvoudigt de HR-administratie en bespaart tijd voor zowel managers als werknemers.

Bovendien kan flair geïntegreerd worden met veel documentbeheersystemen en e-handtekeningoplossingen, waaronder DocuSign en PDF Butler. Dit betekent dat je je gebruikelijke documentprocessen kunt combineren met andere HR-taken om een soepelere en ononderbroken workflow te creëren.