Het A1-certificaat - een beknopt overzicht

Het A1-bewijs is een belangrijk document voor werknemers en zelfstandigen die tijdelijk in het buitenland in Europa werken. Met dit certificaat kunnen zij aantonen dat zij in hun thuisland onder de sociale zekerheid vallen en dus geen dubbele sociale premies in het buitenland hoeven te betalen. Het A1-certificaat is geldig in de lidstaten van de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland.

Naast werknemers moeten ook ambtenaren en zelfstandigen een A1-certificaat overleggen als ze grensoverschrijdend werken binnen de EU, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland. Het A1-certificaat is ongeacht de duur van het verblijf in het buitenland vereist om lid te blijven van het Duitse socialezekerheidsstelsel.

Het A1-certificaat dient uitsluitend als bewijs dat de Duitse socialezekerheidswetgeving van toepassing blijft tijdens een detachering in het buitenland in Europa. Werkgevers moeten een A1-aanvraag voor een detacheringsverklaring indienen om ervoor te zorgen dat de Duitse sociale zekerheid van toepassing blijft op hun werknemers.

Wat is het A1-certificaat?

Het A1-certificaat is geldig in alle EU-landen en in EER-landen en Zwitserland. Dit certificaat regelt onder welke socialezekerheidswetgeving iemand valt die grensoverschrijdend werkt. In wezen is het A1-certificaat een soort detacheringsverklaring die ervoor zorgt dat de werknemer alleen onderworpen is aan de socialezekerheidsbijdragen van het thuisland en niet aan die van het gastland.

Een A1-certificaat is in verschillende situaties nodig, bijvoorbeeld als je op zakenreis bent, gedetacheerd bent of aan een grensoverschrijdend project werkt. Het is maximaal 24 maanden geldig. Als de opdracht in het buitenland in de EU langer dan 24 maanden duurt, is in plaats van het A1-formulier het zogenoemde A1-vrijstellingscertificaat nodig.

Om een A1-verklaring te krijgen, moet de werknemer of werkgever een aanvraag indienen bij de bevoegde socialezekerheidsautoriteit. Sinds medio 2019 wordt de aanvraag in Duitsland digitaal ingediend met behulp van de loonstrookprogramma's die gekwalificeerd zijn voor loonadministratie voor gegevensuitwisseling met de socialezekerheidsinstanties.

Al met al speelt het A1-verklaring een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat werknemers die tijdelijk in andere EU-landen, EER-landen en Zwitserland werken, de juiste socialezekerheidsdekking krijgen en geen dubbele premies hoeven te betalen. Dit bevordert de mobiliteit binnen de Europese Unie en vergemakkelijkt grensoverschrijdende activiteiten voor werknemers en werkgevers.

Gebruiken van het A1-certificaat

Wanneer je voor zaken naar het buitenland reist, dient het certificaat als bewijs dat de werknemer in het thuisland onder de sociale zekerheid valt. Dit helpt dubbele sociale premies te voorkomen. Het A1-certificaat is sinds mei 2010 verplicht voor alle tijdelijke tewerkstelling in andere EU-landen en enkele andere landen.

Een ander doel van het A1-certificaat is detachering voor persoonlijke doeleinden. Als een werknemer op eigen kosten naar het buitenland gaat, bijvoorbeeld voor een zakenreis, moet hij ook over het A1-verklaring beschikken om zijn socialezekerheidskosten goed te kunnen beheren. Het is belangrijk dat de werknemer het certificaat aanvraagt en altijd bij zich draagt om te kunnen bewijzen dat hij/zij goed verzekerd is in Duitsland in geval van controles door de bevoegde autoriteiten in het gastland.

Het A1-certificaat is vereist voor de genoemde doeleinden, ongeacht de duur van het verblijf. Het A1-certificaat moet tijdig voor de reis naar buitenland worden aangevraagd om vertraging te voorkomen. Het is raadzaam om de aanvrager vóór vertrek uitgebreid te informeren over de wettelijke vereisten en mogelijke risico's.

Procedure voor het aanvragen van een A1-certificaat

De elektronische procedure voor het aanvragen van een A1-certificaat is een efficiënte en tijdbesparende methode. Hiervoor kan de automatische invulhulp van de Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) op sv.net worden gebruikt. Dit onlineplatform maakt elektronische aanvragen mogelijk en ondersteunt werkgevers bij het maken van A1-aanvragen.

Het proces verloopt als volgt:

1. De werkgever registreert zich op het sv.net-platform.
2. De benodigde informatie en gegevens worden ingevoerd in het elektronische aanvraagformulier.
3. De ingevulde aanvraag wordt elektronisch verzonden naar het betreffende socialeverzekeringsorgaan.

Het gebruik van de elektronische procedure via sv.net minimaliseert fouten bij het invullen van A1-aanvragen en verkort de verwerkingstijd aanzienlijk.

Hoewel de elektronische procedure wordt aanbevolen voor het aanvragen van een A1-certificaat, kan het A1-certificaat ook op papier worden aangevraagd . Om gebruik te maken van de papieren formulierprocedure, moeten werkgevers een overeenkomstig formulier invullen en opsturen naar het relevante socialezekerheidsorgaan.

Hier volgen enkele belangrijke punten over de papieren formulierprocedure:

• De verwerking van de aanvraag kan langer duren dan bij de elektronische procedure.
• Er kunnen fouten worden gemaakt bij het invullen van het formulier, waardoor de afgifte van het A1-certificaat vertraging kan oplopen.

Al met al is de elektronische procedure een efficiëntere en veiligere manier om een A1-certificaat aan te vragen. Desalniettemin kan de procedure op papier in bepaalde situaties geschikt zijn, vooral als de elektronische procedure niet toegankelijk is.

Bevoegde instellingen voor de A1-verklaring

In Duitsland is het ziekenfonds waarbij de werknemer verzekerd is, verantwoordelijk voor de afgifte van de A1-verklaring. In het geval van meerdere dienstverbanden en vrijstellingen verzendt het GKV-Spitzenverband, DVKA, de A1-verklaringen.

In Zwitserland zijn de kantonnale ziekenfondsen verantwoordelijk voor de A1-verklaring. Zij zijn verantwoordelijk voor de afgifte van A1-verklaringen als de werknemer in Zwitserland verzekerd is.

In Oostenrijk is het Oostenrijkse ziekenfonds (ÖGK) de bevoegde instantie voor de afgifte van de A1-verklaring. De ÖGK geeft het certificaat af als de werknemer in Oostenrijk verzekerd is.

In Frankrijk is de Franse Sociale Zekerheid (Sécurité Sociale) de bevoegde instantie voor de afgifte van het A1-getuigschrift. Zij geeft het certificaat af als de werknemer in Frankrijk onder de sociale zekerheid valt.

In Italië zijn de regionale socialezekerheidsinstellingen (INPS) verantwoordelijk voor de afgifte van het A1-certificaat. Het INPS geeft het certificaat af voor werknemers die in Italië onder de sociale zekerheid vallen.

In het Verenigd Koninkrijk is het Britse ministerie van Werk en Pensioenen (DWP) verantwoordelijk voor de afgifte van het A1-certificaat. Het DWP is verantwoordelijk voor de afgifte van het certificaat aan werknemers die in het Verenigd Koninkrijk onder de sociale zekerheid vallen.

Socialezekerheidspremies

Socialezekerheidspremies worden geheven en beheerd door de respectieve socialezekerheidsinstellingen. In Duitsland is het nationale verband van wettelijke ziekteverzekeringsfondsen (GKV-Spitzenverband) verantwoordelijk voor de samenwerking en coördinatie van de wettelijke ziekteverzekeringsfondsen. De socialeverzekeringsinstellingen zijn verantwoordelijk voor de sociale zekerheid van werknemers.

De socialeverzekeringswet bepaalt in welk land de socialeverzekeringspremies moeten worden betaald om dubbele lasten te voorkomen. Het A1-certificaat bevestigt dat de Duitse socialezekerheidswetgeving van toepassing is voor de duur van de detachering en dat de werknemer dus lid blijft van het Duitse socialezekerheidsstelsel.

Voor werknemers die in een lidstaat van de EU of de Europese Economische Ruimte (EER) werken, is het A1-certificaat bijna onmisbaar. Zonder dit certificaat moeten de buitenlandse autoriteiten sociale premies innen voor het gastland, wat extra kosten met zich mee kan brengen voor de betrokkene en de werkgever.

Het is belangrijk dat werkgevers de aanvraag voor het A1-certificaat tijdig indienen en de werknemers voorzien van de relevante documenten. Het certificaat kan voor verschillende perioden worden afgegeven, afhankelijk van de duur van de detachering en de wettelijke voorschriften in het betreffende land.

Het A1-certificaat stelt werknemers uiteindelijk in staat om zonder problemen te werken met betrekking tot sociale premies wanneer ze in andere Europese landen worden gedetacheerd en zorgt ervoor dat de sociale zekerheid van de betrokkene gewaarborgd blijft. De samenwerking tussen sociale verzekeringsinstellingen, zoals het GKV-Spitzenverband, en werkgevers speelt hierbij een doorslaggevende rol.

Mogelijke boetes voor overtredingen

Het A1-certificaat is een belangrijk document dat u bij u moet hebben als u voor zaken naar het buitenland reist binnen de EU, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland.

Het ontbreken van een A1-certificaat kan leiden tot boetes. In sommige landen en bepaalde bedrijfstakken kan het ontbreken van een A1-certificaat worden bestraft. De hoogte van deze boetes varieert per land en kan zelfs oplopen tot enkele duizenden euro's. Het is daarom raadzaam om altijd een geldig A1-certificaat bij je te hebben om financiële risico's te voorkomen.

Een ander gevolg van het niet naleven van de verplichting om een A1-certificaat bij je te hebben, kan classificatie als illegale tewerkstelling zijn. Werkgevers en werknemers moeten er daarom voor zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten met betrekking tot het A1-certificaat en zich informeren over de relevante regelgeving in het gastland.

Naast mogelijke boetes en het feit dat ze worden aangemerkt als zwartwerk, kunnen er in sommige gevallen ook strafrechtelijke gevolgen zijn als de verplichting om een A1-certificaat bij zich te dragen wordt overtreden. Dit maakt het belang van een A1-certificaat nog duidelijker wanneer je voor zaken naar het buitenland reist.

Speciale gevallen met het A1-certificaat

Het A1-certificaat is voornamelijk geldig binnen de EU, de Europese Economische Ruimte (EER) en enkele andere landen. Voor landen buiten de EER, zoals Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en het Verenigd Koninkrijk, kunnen andere voorschriften en eisen gelden. In dergelijke gevallen kunnen vrijstellingsovereenkomsten of bilaterale socialezekerheidsovereenkomsten tussen het thuisland en het andere land relevant zijn. Het is raadzaam om de specifieke regels en procedures voor de betreffende buitenlandse opdracht te controleren.

Ook voor werknemers in de publieke sector gelden speciale regels met betrekking tot het A1-certificaat. Voor detacheringen naar andere Europese landen of andere EU-landen moeten werknemers in de publieke sector ook een A1-verklaring aanvragen. Dit dient als bewijs dat de Duitse socialezekerheidswetgeving van toepassing blijft op de betreffende persoon en dat er geen dubbele socialezekerheidspremies hoeven te worden betaald.

Het A1-certificaat moet vóór de buitenlandse uitzending worden aangevraagd om mogelijke vertragingen te voorkomen, vooral in de bovengenoemde speciale gevallen. Het A1-certificaat blijft een belangrijk document voor werknemers die in de EU of in andere EER-landen in het buitenland werken om hun socialezekerheidsverplichtingen aan te tonen en dubbele betalingen te voorkomen.

Met behulp van flair document management kunt u de juiste documenten voor de uitgezonden werknemers verstrekken. Uw werknemers kunnen ze vervolgens invullen en aan u verstrekken. Dit voorkomt tijdrovend e-mailcontact en alle documenten zijn gecentraliseerd op één plaats.

Fazit

Het A1-certificaat is een belangrijk document voor werknemers die in Europa in het buitenland werken. Het dient als bewijs dat de persoon in kwestie in zijn thuisland onder de sociale zekerheid valt en voorkomt zo dubbele socialezekerheidsbijdragen. Dit geldt zowel voor wettelijke pensioenverzekeraars als voor bedrijfspensioenregelingen.

Werknemers, ambtenaren en zelfstandigen hebben het A1-formulier nodig voor hun opdrachten in het buitenland, ongeacht de duur van de opdracht. De ziekenfondsen of de Duitse pensioenverzekering zijn verantwoordelijk voor de afgifte van het A1-certificaat, afhankelijk van onder welke groep de gedetacheerde persoon valt. De certificeringsprocedure kan bijvoorbeeld worden afgehandeld via de ITSg (Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung).

Het A1-certificaat is geldig voor opdrachten van maximaal 24 maanden, wat meestal wordt berekend op basis van het aantal werkdagen. Als de opdracht in het buitenland echter langer dan 24 maanden duurt, is een A1-vrijstellingsverklaring vereist.

De bevoegde instantie voor het aanvragen van de A1-verklaring is het Duitse pensioenverzekeringsorgaan of de Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV), afhankelijk van waar de persoon verzekerd is. Het is belangrijk dat de werkgever de aanvraag voor het A1-certificaat tijdig indient en in overeenstemming met de wettelijke vereisten, bijvoorbeeld in het kader van SGB IV.

In het algemeen is het A1-certificaat een essentieel document voor werknemers die in andere Europese landen werken. Het zorgt ervoor dat de Duitse sociale premies van toepassing blijven en voorkomt zo dubbele verzekering. Daarom moet elke werkgever vóór een opdracht zeker nadenken over het aanvragen van het A1-certificaat en de relevante deadlines en procedures in acht nemen.

Boek een demo hier en ervaar zelf de efficiëntie van flair!

Disclaimer:

flair aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de juridische consistentie van deze informatie. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo