Inkomstenbelastingaftrek - berekening en procedure

Loonbelasting en btw zijn twee van de belangrijkste bronnen van inkomsten voor de Duitse staat. Loonbelasting is echter niet, zoals vaak wordt aangenomen, een apart soort belasting. Het is eerder een methode om inkomstenbelasting vooraf te betalen. De werkelijke inkomstenbelasting wordt berekend in de individuele belastingaangifte, waarbij rekening wordt gehouden met persoonlijke omstandigheden. Burgers ontvangen vervolgens een belastingaanslag waarin staat dat ze geld terugkrijgen of moeten bijbetalen.

Historische achtergrond van inkomstenbelastingaftrek door werkgevers

Inkomstenbelasting zoals we die nu kennen, werd voor het eerst geheven in Duitsland rond 1808 in Oost-Pruisen. Mensen betalen echter al sinds de middeleeuwen belasting over hun huidige loon. Op deze manier konden zelfs burgers zonder bezittingen, d.w.z. degenen die alleen hun week- of maandloon hadden, worden gevraagd om te betalen - in direct contact met de belastinginners. Pas met de wet op de inkomstenbelasting van het Reich in 1920 werd een baanbrekende verandering ingevoerd die tot op de dag van vandaag van kracht is: vanaf dat moment werd de inkomstenbelasting direct ingehouden op de lonen door de bedrijven die het werk uitvoerden en doorgegeven aan de staatskas.

Wettelijke basis van de procedure voor aftrek van inkomstenbelasting

De wet op de inkomstenbelasting is sinds het begin voortdurend aan verandering onderhevig geweest. Het moet worden aangepast aan de huidige omstandigheden, omdat externe invloeden zoals inflatie, economische groei of het werkloosheidspercentage ook geen vaste variabelen zijn. In 2023 werd bijvoorbeeld de wet op de inflatiecorrectie aangenomen. De wettelijke basis voor de inhouding van loonbelasting door werkgevers is de Inkomstenbelastingwet (EStG). Daarnaast gelden de Uitvoeringsverordening loonbelasting (LStDV) en de richtlijnen voor de loonbelasting voor interpretatievragen. Een samenvatting van al deze regels vindt u in hetofficiële handboek loonbelasting van het federale ministerie van Financiën (BMF).

Bedenk in dit verband dat dit artikel geen juridisch advies is, maar bedoeld is om algemene informatie te verstrekken. Helaas kunnen we niet garanderen dat deze correct, volledig en actueel is, maar we gaan bij het verstrekken van informatie naar eer en geweten te werk.

Definitie loonbelasting / loonbelastingaftrek

Zoals gezegd is loonbelasting geen aparte belastingsoort. De term verwijst naar de vooruitbetaling van inkomstenbelasting die maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks verschuldigd is volgens § 38 EStG. Dit feit maakt de loonbelasting tot een component van de inkomstenbelasting. Loonbelasting wordt uitsluitend geheven op inkomen uit arbeid. Werkgevers houden het maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks (de periode wordt bepaald door het bedrag) rechtstreeks in op het brutoloon van hun werknemers aan het verantwoordelijke belastingkantoor. De juiste inhouding van loonbelasting is de verantwoordelijkheid van de werkgever. In geval van nood is hij/zij aansprakelijk voor de juistheid en stiptheid. Volgens § 38 EStG is de belastingschuldige echter de werknemer.

Niet-zelfstandigen zijn bovendien personen die een opleiding volgen, werknemers, bedienden en ook personen met de ambtenarenstatus.§ 19 EStG geeft ons ook informatie over wat inkomsten uit arbeid eigenlijk zijn. De meest voorkomende soorten inkomen die hier worden genoemd, zijn:

• Salarissen
• Lonen
• Tantiemens
• Gratificaties
• Overige beloning (ook beloning in natura, trefwoord non-cash benefit) voor een dienstverband in de publieke of private sector

Inkomstenbelastingaangifte vs. Jaarlijkse loonheffingsverevening

De termen aangifte inkomstenbelasting en jaarlijkse loonheffingsverevening worden vaak door elkaar gebruikt. Maar let op, ze betekenen niet hetzelfde: de aangifte inkomstenbelasting wordt persoonlijk door de werknemer ingediend om de individuele belastingdruk te laten vaststellen.

Een jaarlijkse loonheffingsverevening daarentegen kan alleen de werkgever regelen. Als onderdeel van de jaarlijkse loonheffingsverevening berekent de salarisadministratie een correctie omdat er in het jaar teveel loonheffing is ingehouden door bijzondere uitkeringen of wijzigingen in de belastingwetgeving met terugwerkende kracht. De jaarlijkse loonheffingscorrectie van het bedrijf moet eind februari van het volgende jaar zijn afgerond.

Loonbelastingregistratie

De loonbelastingregistratie door de werkgever is geregeld in § 41 a EStG. De melding van de in te houden loonheffing vindt sinds 2010 uitsluitend plaats via het internetportaal ELSTER. De eerstvolgende aangifte moet uiterlijk op de 10e dag na afloop van een loonbelastingtijdvak worden ingediend. De beschikbare registratieperioden zijn, afhankelijk van het bedrag, een jaar, een kwartaal of een maand.

Berekening loonbelasting

Het is aan u of uw belastingkantoor of salarisadministratie de loonbelastingregistratie verzorgt. Het belangrijkste is dat alle gegevens beschikbaar zijn voor een correcte berekening.

En dit is waar ELStAM om de hoek komt kijken: Wat op het eerste gezicht ingewikkeld en tijdrovend klinkt, is gewoon de elektronische vorm van de (voorheen papieren) loonbelastingkaart en vereenvoudigt veel zaken voor u als werkgever. De afkorting staat voorEelektronischeLohnsteuerabzugsmerkmale. Deze worden opgeslagen in een collectieve database bij het federale centrale belastingkantoor (BZSt) en moeten daar worden opgevraagd. De meeste boekhoudsoftware heeft een technische interface waarmee elektronische loonbelastingkenmerken kunnen worden opgehaald. Wijzigingen worden eenmaal per maand cumulatief beschikbaar gesteld.

Hoe de ELStAM-procedure werkt

U kunt de elektronische loonbelastinggegevens van uw werknemers opvragen als u de volgende gegevens bij de hand hebt:

• de geboortedata van uw werknemers:
• de fiscale identificatienummers (ldNr)
• de eventuele loonheffingskortingen
• classificatie, of er sprake is van een hoofd- of bijbetrekking

Verder moet uw bedrijf geregistreerd zijn in ELSTER en moet uw software de ELStAM-procedure ondersteunen. Als alternatief kan ELSTER deze functie zelf verzorgen.

De belangrijkste functies voor loonbelastinginhouding in één oogopslag

De ELStAM bevat dan alle benodigde gegevens en informatie over uw werknemers die het mogelijk maken om loonbelasting correct in te houden. De belangrijkste functies zijn:

• Tax class: Dit bepaalt de hoogte van de loonbelasting.
• Religieuze gezindte: U hebt deze informatie mogelijk nodig voor het berekenen en betalen van kerkbelasting. (De hoogte van de kerkbelasting is niet in alle Duitse deelstaten hetzelfde.)
• Kinder- en inkomstenbelastingtoeslagen: Deze kunnen de belastingdruk (solidariteitstoeslag en/of kerkbelasting) verlagen.
• Pensioenkortingen: Deze forfaitaire bedragen worden van kracht voor werknemers met een particuliere ziektekostenverzekering vanwege hogere pensioenkosten.
• Forfaitaire bedragen: Mensen met een handicap en nabestaanden ontvangen een verlaging van hun belastingdruk.
• Toeslagbedrag: Dit voorkomt dat er te veel inkomstenbelasting wordt ingehouden op laagverdieners met twee of meer dienstverbanden, die de werknemer het jaar daarop toch al zou hebben teruggekregen.
• Geboortedatum: Het is mogelijk om een leeftijdsverlaging toe te passen.

De loonbelastingklassen in één oogopslag

De Duitse belastingwet voorziet in zes loonbelastingklassen en een aanvulling daarop.

• Taxklasse I: Alleenstaanden, weduwnaars en gescheiden personen zonder kinderen worden ingedeeld in belastingklasse I.Taxklasse II: Alleenstaande ouders worden belast in belastingklasse II (met toeslag).
• Taksschijf III: Belastingschijf III is bedoeld voor de echtgenoot met het hoogste inkomen als er sprake is van een groot verschil in salaris in een partnerschap.
• Taksschijf IV: Deze wordt gebruikt als beide partners ongeveer hetzelfde salaris hebben.
• Belastinggroep V: Hier valt de partner met het laagste salaris in belastingschijf III. Dit is een belastingschijfcombinatie.
• Belastinggroep VI: De zesde en laatste belastingschijf is bedoeld voor deeltijdbanen.
• Speciale factorprocedure: Echtgenoten of partners kunnen de factorprocedure aanvragen, evenals een wijziging van belastinggroep, via ELSTER of het bijbehorende formulier. Het is een speciale vorm van belastingklasse IV en zorgt voor een eerlijker individueel inkomen. Eenvoudig gezegd wordt de belastingdruk in het kader van de echtelijke splitsing verdeeld tussen de twee partners op basis van hun individuele inkomen. Dit dient om belangenconflicten te voorkomen en een evenwichtigere basis te bieden voor de berekening van overheidsuitkeringen.

Loonbelastingtabel

Officiële loonbelastingtabellen bestaan niet meer sinds 2004. Dit betekent echter niet dat ze irrelevant zijn geworden voor de loonadministratie. Het gebruik ervan is wettelijk nog steeds toegestaan.
De loonbelastingtabel geeft de verschuldigde loonbelasting en kerkbelasting weer en, indien van toepassing, de solidariteitstoeslag op basis van het bruto-inkomen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de algemene en de bijzondere loonbelastingtabel.

De algemene loonbelastingtabel

Deze moet worden gebruikt voor de afdracht van loonbelasting voor werknemers die onder de pensioenverzekering vallen.

De speciale loonbelastingtabel

De speciale loonbelastingtabel wordt gebruikt voor werknemers die niet onder de pensioenverzekering vallen en die hun loon ontvangen als ambtenaar of beroepsmilitair. Ook rechters behoren tot de beroepsgroepen waarop deze tabel van toepassing is.

In beide tabellen wordt het belastbare loon afgerond op hele euro's en gestaffeld in stappen van 3 euro. De wettelijke basis voor de overzichten is te vinden in de Wet inkomstenbelasting. Loonbelastingtabellen kunnen betrekking hebben op verschillende loonbetalingsperioden, namelijk het jaarloon of de maandelijkse loonbetaling.

Vrijstellingen van loonbelastingbetaling

§ 3 EStG regelt in totaal in 72 paragrafen welke inkomsten zijn vrijgesteld van loonbelastingplicht. Natuurlijk zijn er veel speciale gevallen die je als werkgever niet allemaal kunt en hoeft te kennen. Een belastingadviseur kan u hierbij deskundig ondersteunen en duidelijkheid verschaffen over de belastingregels.

Het is belangrijk voor u om te weten dat er in Duitsland een belastingvrije voet bestaat. Dit is een inkomensgrens tot waar geen belasting wordt geheven. Deze wordt elke twee jaar opnieuw vastgesteld en aangepast aan de inflatie en economische ontwikkelingen. In 2023 zal de belastingvrije basisaftrek voor gehuwden en geregistreerde partnerschappen 21.816 euro bedragen en de helft voor alleenstaanden, namelijk 10.908 euro. Ook de vergoedingen voor vakantiewerk blijven belastingvrij binnen de grenzen van artikel 3 EStG.

Salarisdocumenten voorbereiden met een softwareoplossing

Papieren salarisadministratie is tegenwoordig nauwelijks meer denkbaar. Zogenaamde voorbereidende loonadministratie vereist een goede, betrouwbare softwareoplossing die gemakkelijk aan alle belastingregels kan voldoen en alle gegevens veilig kan beheren. Technische interfaces voor synchronisatie met andere tools zijn niet alleen nodig voor het ophalen van de ELStAM, maar ook voor de communicatie met de belastingadviseur of andere interne afdelingen.

Loonadministratie is een van de vele flairfuncties die u zullen inspireren. U kunt uw hele HR-systeem beheren met onze HR-software. Ontdek wat er allemaal mogelijk is en boek meteen uw eerste, gratis flair demo.

Wanneer het aankomt op het betalen van loonbelasting, is flair vooral handig omdat u ook een werknemershub kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat de gegevens van uw werknemers altijd up-to-date zijn. Of het nu gaat om het aanmaken van loonbelastingverklaringen of het overwegen van overeenkomsten ter voorkoming van dubbele belasting (DTA's) tussen twee landen. Flair doorbreekt grenzen, want met onze software kunt u niet alleen afdelingsoverschrijdend werken, maar zelfs landoverschrijdend en met verschillende wetgevingen op het gebied van salarisadministratie.

Conclusie

Neem flair mee naar uw bedrijf, want gegevensbeveiliging, een goede gegevenskwaliteit en absoluut correcte salarisruns zijn de drie hoekstenen van salarisadministratie die op de lange termijn kosten besparen en problemen met de belastingdienst voorkomen. Onze deskundige softwareoplossing ondersteunt u en uw werknemers en kan in elke regio en in elke branche worden gebruikt. Nieuwsgierig naar meer? Neem gerust contact met ons op. Onze experts horen graag van u.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen aansprakelijkheid voor naleving van de wet. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo