Maaltijdvergoeding: Een nauwkeurige berekening

Duitse bedrijven staan bekend om hun uitbundige onkostencultuur en werkgevers in Duitsland geven gemiddeld tussen de 50 en 250 euro per maand uit aan zakenreizen. Voor veel werknemers zijn zakenreizen dan ook de norm. Meestal veroorzaken deze echter extra kosten voor werknemers, die ze vervolgens kunnen doorberekenen aan de werkgever. Extra kosten die werkgevers mogelijk niet dekken, kunnen ook achteraf worden ingediend via de individuele aangifte inkomstenbelasting. De basis hiervoor is echter de berekening van extra cateringkosten.

Maar wat valt er precies onder de genoemde extra maaltijdkosten en wat moet er worden opgenomen in een reiskostendeclaratie? Naast de populaire koffie-to-go of het diner in het hotelrestaurant, zijn er nog een paar andere zaken die werknemers met een gerust hart kunnen declareren. In de volgende gids vind je meer spannende informatie over dagvergoedingen, hoe je deze berekent en wat er allemaal bij komt kijken.

Basisprincipes van de maaltijdvergoeding per dag

Voordat we ingaan op de specifieke berekening van de maaltijdvergoeding per dag, moeten we eerst duidelijk maken welke zaken er precies onder vallen. Grofweg wordt dit forfaitaire bedrag gebruikt om alle extra kosten voor maaltijden, reizen en uitgaven van de eerste werkplek naar de betreffende werkplek te dekken. In de volgende subparagrafen bekijken we daarom een definitie en andere belangrijke punten over de basisprincipes van de maaltijdvergoeding:

• Definitie en doel van de forfaitaire maaltijdvergoeding
• Wettelijke basis
• Forfaitaire bedragen in Duitsland en de aanpassingen daarvan
• Verschillen in Oostenrijk, Zwitserland en andere landen

Definitie en doel van de forfaitaire maaltijdvergoeding

De forfaitaire maaltijdvergoeding is een vaste vergoeding die werknemers:intern krijgen voor zaken- en dienstreizen. Deze is bedoeld om de kosten van maaltijden, reiskosten en andere kosten voor de wegactiviteit te dekken. Maar in plaats van elke afzonderlijke post te moeten specificeren, kunnen werknemers deze ontvangen in de vorm van een forfaitair bedrag of deze aftrekken van hun belastingen.

Dit betekent dat de forfaitaire maaltijdvergoeding een efficiënte boekhouding van reiskosten mogelijk maakt voor zowel werknemers als werkgevers. Het houdt ook rekening met verschillende kostenstructuren in verschillende regio's en wordt daarom in Duitsland gespreid volgens de bestemming en de duur van de reis. Het doel van de maaltijdvergoeding per dag is daarom ervoor te zorgen dat extra maaltijdkosten op de juiste manier en zo onbureaucratisch mogelijk worden afgehandeld.

Wettelijke basis

De wettelijke basis voor de maaltijdvergoeding per dag in Duitsland is vastgelegd in de wet op de inkomstenbelasting (Einkommenssteuergesetz, afgekort EStG). Alle relevante bepalingen zijn hier te vinden, in het bijzonder in artikel 9 (4a), 4b en 4c EStG. De hoogte van de forfaitaire bedragen wordt bijvoorbeeld nader gespecificeerd in § 9 Para. 4a EStG. Daarnaast is er de federale reiskostenwet (kortweg BRKG), die nadere bepalingen bevat die voornamelijk van toepassing zijn op werknemers in de publieke sector en ambtenaren.

In § 5 BRKG zijn bijvoorbeeld de principes vastgelegd voor de vergoeding van extra maaltijdkosten voor zakenreizen. Het forfait voor maaltijden wordt ook regelmatig aangepast. Zo heeft het Bondsministerie van Financiën (BMF) onlangs, op 30 augustus 2023, een geplande verhoging van de dagvergoedingen per 1 januari 2024 aangekondigd.

Pauschbeträge in Deutschland und ihre Anpassungen

De dagvergoedingen en onkostentarieven worden gedifferentieerd op basis van de duur van de wegactiviteit. Om recht te hebben op een vast bedrag voor maaltijden, moeten werknemers minstens 8 uur afwezig zijn van huis of van hun reguliere werkplek. De volgende voorwaarden en onkostentarieven zijn dan van toepassing:

• als de afwezigheid tussen 8 en 24 uur is op de dag van aankomst of vertrek: €14,00 (per dag)
• als de afwezigheid ten minste 24 uur is op de dag van aankomst of vertrek: 28,00 euro (per dag)
• bij een overnachting: 20,00 euro (vast overnachtingstarief per dag)

Voor het kalenderjaar 2024 is bovendien een verhoging van bovenstaande tarieven naar 15,00 euro per dag, of 30,00 euro per dag gepland.

Verschillen in Oostenrijk en Zwitserland

De forfaitaire maaltijdvergoeding verschilt niet alleen binnen Duitsland, maar ook in onze buurlanden Oostenrijk en Zwitserland. In Oostenrijk ontvangen werknemers bijvoorbeeld 27,00 of 40,00 euro per dag. In Zwitserland hangt dit voornamelijk af van het kanton en de stad in kwestie - in Genève ontvangen werknemers het equivalent van 44,00 tot 66,00 euro per dag. De verblijfskosten die werknemers in Oostenrijk en Zwitserland vergoed krijgen, bedragen ook 108,00 euro of het equivalent van 186,00 euro, wat over het algemeen aanzienlijk hoger is dan in Duitsland.

Extra maaltijdkosten en zakenreizen naar het buitenland

Wanneer je naar het buitenland reist, gelden de lokaal betaalde maaltijdvergoedingen, die van land tot land (en soms van stad tot stad) sterk kunnen verschillen. In Europese landen zoals Frankrijk, België, Italië, Groot-Brittannië of Denemarken variëren de dagvergoedingen voor maaltijden afhankelijk van de regio en de duur van de reis.

In Parijs of Londen gelden bijvoorbeeld hogere vaste tarieven dan in kleinere steden in Frankrijk of Groot-Brittannië. In Luxemburg daarentegen worden royale forfaitaire bedragen betaald ter compensatie van de zeer hoge kosten van levensonderhoud daar. Hetzelfde geldt voor de VS. Ook daar variëren de dagvergoedingen voor maaltijden van staat tot staat en van gemeente tot gemeente. De ervaring leert dat in metropolen als New York, Chicago, Washington, San Francisco of Atlanta hogere tarieven worden betaald.

hoe-wordt-de-maaltijdpremie-voor-maaltijden-berekend

Hoewel de bovengenoemde onkostentarieven van toepassing zijn, zijn er soms kortingen op de maaltijdpremie, met name voor overnachtingen in hotels (omdat het ontbijt bijvoorbeeld in het hotel is inbegrepen). Dit geldt vooral voor zakenreizen die meerdere dagen duren. Hieronder staat daarom een voorbeeldberekening die kan worden gebruikt om de onkostendeclaratie voor een 3-daagse zakenreis met hotelovernachting (inclusief ontbijt) te begrijpen:

In het bovenstaande voorbeeld wordt €70,00 betaald door de werkgever en niet €84,00, omdat het ontbijt in het hotel is inbegrepen. Zuivere verblijfskosten worden niet apart weergegeven, omdat het hier gaat om twee dagdelen en twee hele dagen buitenshuis en niet om één overnachting.

Verschillen tussen binnenlandse en internationale reizen

De dagvergoedingen voor maaltijden van het Bondsministerie van Financiën gelden alleen voor zakenreizen binnen Duitsland. Als de zakenreis daarentegen naar het buitenland gaat, gelden de lokale standaardtarieven voor extra verblijfskosten, die de werkgever dan moet betalen. Alleen al het overschrijden van de grens is hiervoor voldoende - ook zakenreizen overdag naar het buitenland volgen deze regeling.

Bijzonderheden bij de berekening van aankomst- en vertrekdagen

Bij meerdaagse reizen worden vaak alleen pro rata dagvergoedingen betaald voor de aankomst- en vertrekdagen (zoals te zien is in bovenstaand voorbeeld). De reden hiervoor is dat er op deze dagen vaak slechts gedeeltelijke cateringkosten worden gemaakt, omdat de maaltijden vaak thuis of op het werk worden gegeten.

Het maakt niet uit hoe lang de reis duurt - aankomst- en vertrekdagen worden meestal slechts als halve dagen geteld. Op de dag van vertrek wordt vaak in het hotel ontbeten, daarom wordt deze dag ook vaak alleen pro rata uitbetaald.

Kleine maaltijdvergoeding voor eendaagse zakenreizen

Voor zakenreizen tussen 8 en 24 uur wordt alleen een pro rata maaltijdvergoeding, ook wel kleine maaltijdvergoeding genoemd, uitbetaald. Dit zijn meestal korte zakenreizen, zoals vaak het geval is bij monteurs, vakmensen of servicemonteurs. Omdat de werknemer in kwestie op deze dag niet op zijn normale werkplek is (bijvoorbeeld in het bedrijf), maar naar een klant reist, heeft hij recht op de kleine maaltijdvergoeding (op voorwaarde dat de werknemer minstens 8 uur aan het werk is). Daarnaast geldt de kleine maaltijdvergoeding ook voor de dag van aankomst en vertrek voor meerdaagse reizen, zoals hierboven vermeld.

Praktische tips bij het thema dagvergoedingen

De volgende lijst met praktische tips voor werknemers en werkgevers kan u helpen om uw boekhouding voor zakenreizen zo efficiënt mogelijk te maken:

1. Praktiseer zorgvuldige documentatie: Bewaar alle relevante bonnen en facturen (deze kunnen bijzonder nuttig zijn bij een belastingcontrole).
2. Ken de wettelijke voorschriften: Houd altijd de huidige voorschriften van het federale ministerie van Financiën in de gaten en fris uw kennis hierover regelmatig op (informeer uzelf ook over de wettelijke voorschriften die van toepassing zijn in het betreffende land).
3. Plan effectief in termen van tijd: Om optimaal gebruik te kunnen maken van forfaitaire bedragen, is een goede planning aan te raden (vooral voor de dag van aankomst en vertrek!).
4. Gebruik belastingvoordelen: Werkgevers kunnen zakelijke uitgaven voor maaltijden voor hun werknemers declareren als belastingverlagende inkomensgerelateerde uitgaven.
5. Gebruik ook voor seminars en trainingen: De dagvergoedingen voor maaltijden en overnachtingen gelden vanzelfsprekend ook voor seminars en trainingen.
6. Automatiseer uw administratieve werk: Gebruik moderne boekhoudsoftware of apps die u kunnen helpen bij het beheren en berekenen van uw dagvergoedingen.

Als je deze tips opvolgt, kun je effectief gebruikmaken van de dagvergoeding en jezelf als werknemer en werkgever bureaucratisch werk besparen en tegelijkertijd belastingvoordelen behalen.

Speciale gevallen en bijzonderheden van de maaltijdvergoeding

Speciale gevallen op het gebied van de maaltijdvergoeding doen zich voornamelijk voor bij meerdaagse zakenreizen waarbij de locatie van de laatste werkplek verschilt van de huidige werkplek. In dat geval moet naast de maaltijdvergoeding ook de verblijfsvergoeding worden betaald. Werknemers en werkgevers moeten ook letten op de landspecifieke regels en onkostentarieven wanneer ze naar het buitenland reizen, aangezien deze aanzienlijk kunnen verschillen. Zorgvuldig onderzoek en documentatie van reiskosten zijn daarom essentieel om mogelijke misverstanden en fouten te voorkomen.

Wijzigingen en updates in het reiskostenrecht

In Duitsland worden regelmatig wijzigingen aangebracht in de structuur van het reiskostenrecht. Zo worden de non-cash beloningswaarden en de buitenlandse forfaitaire tarieven jaarlijks aangepast, alleen al vanwege de inflatie. De wijzigingen zijn sterk gericht op de huidige prijsontwikkeling voor maaltijden en accommodatie in Duitsland en in het buitenland. De respectievelijke wijzigingen in de reiskostenwet worden doorgevoerd door het Federale Ministerie van Financiën en worden meestal aangekondigd in de kalendermaanden november of december. Vaak worden wijzigingen aangebracht in de dagvergoedingen voor maaltijden als zodanig.

Voor 2024 plant de wetgever bijvoorbeeld de bovengenoemde verhoging van de maaltijdvergoedingen per diem van €14,00 naar €15,00 of van €28,00 naar €30,00 per kalenderdag. Overigens is geld voor maaltijden en logies voor werknemers belastingvrij (althans tot het toepasselijke maximumbedrag voor verstrekkingen). In 2023 zal het maandelijkse voordeel in natura voor maaltijden bijvoorbeeld 288,00 euro bedragen, of 265,00 euro voor gratis huisvesting. In totaal kunnen werknemers in het kalenderjaar 2023 dus maximaal EUR 553,00 per maand aan belastingvrije voordelen (die ontstaan in verband met zakenreizen) ontvangen.

Conclusie

Het komt erop neer dat een correcte berekening van de maaltijdvergoeding van groot belang is voor zowel werknemers als werkgevers. Dit is de enige manier om te zorgen voor een eerlijke compensatie voor de extra kosten die worden gemaakt als gevolg van zakenreizen. De wettelijke basis en forfaitaire bedragen variëren aanzienlijk afhankelijk van het land en de duur van het verblijf. Grondige voorbereiding en kennis van de huidige wetgeving is daarom essentieel. Met behulp van zorgvuldige documentatie, planning en het gebruik van belastingvoordelen kunnen zowel werknemers als werkgevers profiteren van de maaltijdvergoeding per dag.

Voor nog meer transparantie en een formele en tijdige afwikkeling van maaltijdvergoedingen per dag en extra onkosten, kunt u als potentiële werkgever nu profiteren van innovatieve softwareoplossingen zoals flair.

De digitalisering van salarisprocessen maakt uw leven een stuk eenvoudiger, vooral op dit gebied! flair biedt u nu een breed scala aan aanpasbare en voordelige IT-tools speciaal voor dit doel, waarover u nu gratis en vrijblijvend meer te weten kunt komen!

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo