Beloningsoverzicht - creatie en functie

U weet waarschijnlijk wel dat werknemers aan het eind van de maand een salaris- of loonstrook ontvangen met de exacte samenstelling van hun inkomsten. De berekening is erg ingewikkeld en bedrijven gebruiken meestal een softwaretool om dit uit te voeren. Als alternatief kunnen werkgevers ook besluiten om deze bevoegdheden over te dragen aan een belastingkantoor. Maar waar gaat de loonstrook eigenlijk over? Wat zijn de wettelijke vereisten? Wat is het verschil met de elektronische beloningsverklaring en wat zijn de voordelen van een softwareprogramma? In dit blogartikel willen we deze vragen beantwoorden.

Wat is een loonstrook?

De loonstrook is een document dat aan het eind van de kalendermaand in tekstvorm aan werknemers wordt verstrekt. Het bevat alle gegevens over hun inkomsten en de exacte samenstelling ervan. Naast deze informatie bevat het document ook informatie over de loonperiode en welke belastingen verschuldigd zijn.

Voor werknemers dient de loonstrook als belangrijk bewijs voor autoriteiten, maar ook als ze een lening willen aanvragen bij banken. Daarom is gedetailleerde informatie over de samenstelling van de verdiensten nodig. De loonstrook wordt ook wel loon- of salarisstrook genoemd.

Voor een beter begrip moeten beide termen nader worden toegelicht:
Een loonstrook wordt gegeven aan werknemers die per uur worden betaald op basis van het aantal gewerkte uren. In dit geval ontvangen werknemers geen vast salaris dat elke maand hetzelfde is, maar varieert hun loon van maand tot maand afhankelijk van het aantal gewerkte uren. Dit is bijvoorbeeld het geval voor veel vrachtwagenchauffeurs. Een tijdprogramma bepaalt de gewerkte uren, die aan het einde van de maand worden overgezet naar het loonprogramma. Alleen op basis hiervan kan de salarisadministratie nauwkeurig worden aangemaakt.

Bij de payroll ligt dit anders. Werknemers ontvangen elke maand hetzelfde salaris, afgezien van bonussen, kerst- en vakantiegeld of andere speciale betalingen.

Wat is het verschil tussen de salarisstrook en de elektronische salarisstrook

De normale salarisstrook is het bewijs van inkomsten dat werknemers aan het einde van de kalendermaand ontvangen.

De elektronische salarisstrook is een heel ander document. Het is een elektronisch gegenereerd bewijs dat naar het ziekenfonds wordt gestuurd. Dit is het geval wanneer werknemers inkomensvervangende uitkeringen ontvangen, zoals ziektegeld, een overbruggingsuitkering of een zwangerschapsuitkering. Het elektronische verloningsattest is uitsluitend bestemd voor het ziekenfonds en wordt niet uitgereikt aan werknemers.

Volgens de Verordening Beloningsattesten moeten deze attesten sinds 1 januari 2020 digitaal worden verzonden. Om deze reden wordt het ook wel de "elektronische loonstrook" genoemd.

De inhoud van de elektronische loonstrook varieert ook afhankelijk van het type vervangingsuitkering in kwestie. Werkgevers kunnen meer gedetailleerde informatie vinden in de "Procedure gegevensuitwisseling loonvervangende uitkeringen" (DTA EEL).

In principe kan worden gesteld dat de elektronische loonstrook wordt uitgegeven wanneer werknemers hun loon geheel of ten minste gedeeltelijk uit de sociale verzekering ontvangen. De laatste kalendermaanden worden gebruikt als basis voor de berekening van de beloning.

De wettelijke vereisten voor de beloningsverklaring

Volgens § Gewerbeverordnung (Gewo) moet de beloningsverklaring in tekstvorm worden afgegeven. Dit betekent dat de verklaring zowel op papier als digitaal aan werknemers mag worden verzonden.

De volgende informatie moet op de beloningsverklaring worden vermeld:

• Persoonlijke gegevens van werknemers (kinderen of kinderloos)
• Berekeningsperiode
• Kalenderdagen
• Werkrelatie
• Werkgeversgegevens:
• Aftrekposten zoals belasting en sociale premies en kerkbelasting
• Voortdurende bezoldiging

De samenstelling van de bezoldiging omvat:

• Toelagen en bonussen (soort en bedrag)
• Eenmalige betalingen
• Kasuitkeringen
• Onbetaald verlof
• Fringe benefits zoals kasuitkeringen of interne bedrijfsleningen
• Brutoloon
• Nettoloon
• Uitbetaald bedrag

Kerkbelasting moet ook op de loonstrook worden vermeld. De religieuze gezindheid mag echter onherkenbaar worden gemaakt voor de autoriteiten. Op 01/07/2013 is de 1e Verordening Beloningsverklaringen (EBV) in werking getreden. Hierin staat verplichte informatie voor het opstellen van de beloningsverklaring.

Wanneer moet de beloningsverklaring worden afgegeven?

In de volgende gevallen moet het elektronische loonstrookje worden afgegeven:

• Vaderschapsuitkering
• Ziektewetuitkering
• Ziektewetuitkering bij ziekte van kind
• Overgangsuitkering

Vaderschapsuitkering

Vaderschapsuitkering wordt uitbetaald tijdens de periode van zwangerschapsbescherming. Deze begint 6 weken voor het begin van de verwachte geboortedatum en eindigt 8 weken na de geboorte van het kind. Als moeders verzekerd zijn bij het ziekenfonds, krijgen ze een zwangerschapsuitkering. Het gemiddelde nettoloon van de voorbije 3 maanden wordt gebruikt om het bedrag te berekenen. In dit geval moet aan het begin van het zwangerschapsverlof een elektronische loonstrook worden aangemaakt en naar het ziekenfonds worden gestuurd.

Ziektegeld

Als werknemers maximaal 6 weken ziek zijn, krijgen ze doorbetaald van hun werkgever. Als hun ziekte echter langer duurt, neemt het ziekenfonds het over en ontvangen werknemers ziekengeld.
Het ziekengeld is lager dan het laatst ontvangen salaris. Ook hier wordt het gemiddelde loon van de laatste paar maanden gebruikt om het uit te betalen ziekengeld te berekenen. Het elektronische loonattest moet naar het ziekenfonds worden gestuurd zodra de werkgever merkt dat de arbeidsongeschiktheid de wettelijke periode van 42 dagen overschrijdt.

Ziektegeld bij ziekte van kind

Werknemers met een of meer kinderen hebben een bepaald aantal dagen ter beschikking om thuis voor hun kinderen te zorgen als ze ziek worden. Om aanspraak te kunnen maken op ziektegeld voor kinderen, moet het kind jonger zijn dan 12 jaar en moet er een medische verklaring beschikbaar zijn. Bovendien mag er geen andere persoon in het huishouden wonen die voor het kind zou kunnen zorgen. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, ontvangen werknemers een ziekte-uitkering voor kinderen.

Overgangsuitkering

Overgangsuitkering wordt aan werknemers betaald als ze door langdurige arbeidsongeschiktheid of invaliditeit niet kunnen werken en er speciale maatregelen nodig zijn om ze weer aan het werk te krijgen. Deze vervangende uitkeringen worden samengevat onder de term "transitievergoeding" en worden uitgekeerd door verschillende instanties.

In deze gevallen gaat het om de transitievergoeding:

• Bij revalidatiemaatregelen wordt de overbruggingstoelage betaald door de pensioenverzekering
• De wettelijke ongevallenverzekering springt bij als er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een arbeidsongeval of als de arbeidsongeschiktheid het gevolg is van een beroepsziekte
• Het arbeidsbureau betaalt een subsidie voor maatregelen, als mensen met een handicap een opleiding volgen of een beroep uitoefenen

In het geval van een overbruggingsuitkering moet ook de elektronische loonstrook naar de betreffende instantie worden gestuurd, zodat deze de overbruggingsuitkering kan berekenen.

Het normale loonstrookje daarentegen moet aan het einde van de maand of in de daaropvolgende maand worden verstrekt en op papier of elektronisch naar de werknemers worden gestuurd. Het tijdstip waarop de loonstrook wordt uitgegeven, hangt af van het bedrijf in kwestie. Sommige werkgevers maken de loonstrook aan het einde van de maand op, andere aan het begin van de volgende maand.

Hoe kun je de loonadministratie efficiënter maken?

De meeste bedrijven maken al gebruik van softwaretools voor het maken van de loonadministratie. Handgeschreven loonstroken zijn nu nog zeldzaam.

Het proces van digitale salarisadministratie kan echter veel efficiënter worden gemaakt. Veel bedrijven gebruiken al een softwaretool zoals flair om loonstroken te maken, maar voor het versturen van loonstroken naar werknemers wordt de voorkeur gegeven aan de klassieke vorm. Dit betekent dat medewerkers op de relevante afdelingen de loonstroken voor een heel bedrijf moeten uitprinten, inpakken en vervolgens per post naar de werknemers sturen. In dit geval zijn de kosten en tijd die aan het hele proces worden besteed niet onaanzienlijk. Ook het milieu wordt belast door de hoeveelheid papier en transport.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo