Het elektronische bewijs van arbeidsongeschiktheid

Met de elektronische arbeidsongeschiktheidsverklaring (kortweg eAU) behoren papieren ziektebriefjes en het "gele strookje" bijna tot het verleden. De praktische, digitale versie van het ziektecertificaat maakt namelijk een einde aan het vervelende papierwerk. Efficiënt, vooruitziend, maar voor veel mensen nog vrij nieuw, heeft het elektronische arbeidsongeschiktheidsattest al vaste voet gekregen in de meeste dokterspraktijken. Sinds 1 oktober 2021 is de vorige procedure in twee fasen vervangen. Vooral verzekerden zullen deze verandering waarschijnlijk niet hebben opgemerkt, want zij ontvangen nog steeds het vertrouwde papieren certificaat. Vanaf 1 januari 2023 konden werkgevers het ziekteverzuimcertificaat automatisch ophalen bij de zorgverzekeraars. In de laatste stap zal het fysieke ziekteverzuimcertificaat dan volledig worden afgeschaft.

In het volgende artikel willen we je een uitgebreid overzicht geven van het onderwerp van het verzenden van de eAU en daarmee van de innovatieve wereld van digitale certificaten. We analyseren alle juridische en technische aspecten en belichten de implicaties voor artsen. Klaar om de traditionele "gele kaart" achter je te laten en de toekomst van ziekteverzuim te ontdekken? Ga dan nu met ons mee op deze spannende reis door de wereld van elektronische arbeidsongeschiktheidscertificaten (eCCU).

Wat is een elektronisch arbeidsongeschiktheidscertificaat (eCU) precies?

Maar laten we eerst ingaan op de vraag wat een elektronisch arbeidsongeschiktheidscertificaat (eCU) eigenlijk is. Het is een baanbrekende stap in de gezondheidszorg. In wezen is de nieuwe eAU een digitaal alternatief voor het traditionele papieren ziektebriefje. De papierloze oplossing transformeert het hele proces van het ziektebriefje.

De relevantie van de eAU in de Duitse gezondheidszorg gaat verder dan de eenvoud van de administratie - het verbetert de documentatie, versnelt de uitwisseling van informatie tussen artsen, artsenpraktijken en andere belanghebbenden en maakt de weg vrij voor een effectievere gezondheidszorg. En last but not least is de eAU natuurlijk ook veel milieuvriendelijker. In plaats van een velletje papier in te leveren bij je werkgever, wordt de eAU automatisch door je arts naar je zorgverzekeraar gestuurd, vanwaar het op elk gewenst moment door je werkgever kan worden opgevraagd.

De geschiedenis van papieren afdrukken en papieren certificaten

Met de invoering van het wettelijke ziektegeld in 1957 werd het "gele certificaat" (zoals we dat nu kennen) geboren. Vanaf dat moment kregen verplicht verzekerde werknemers hun loon doorbetaald van het ziekenfonds als ze (tijdelijk) niet konden werken door ziekte of een arbeidsongeval.

De gegevens over arbeidsongeschiktheid op het gele papiertje hebben in Duitsland een decennialange traditie (die nu door de nieuwe eAU wordt doorbroken!). Het tastbare bewijs van de "gele strook" diende als officieel bewijs en werd uitgeprint bij de dokter en moest vervolgens door werknemers worden ingediend bij hun eigen ziektekostenverzekeraar en bij hun werkgever. Het papieren formulier had echter zijn uitdagingen:

Waarom juist op dit gebied een heroverweging zinvol is

De nieuwe, elektronische procedure zou gepaard moeten gaan met minder bureaucratie, vooral voor werknemers. Dit komt doordat de digitale overdracht de verplichting om het formulier bij de werkgever in te dienen overbodig maakt. Voorheen moest de fysieke versie uiterlijk op de vierde ziektedag bij de werkgever worden ingediend - in overeenstemming met artikel 5 (1) van de Wet op de doorbetaling van loon (Entgeltfortzahlungsgesetz, kortweg EntgFG). De nieuwe eAU biedt echter ook andere voordelen:

1. Milieuvriendelijk (De behoefte aan papier is drastisch verminderd, wat een positieve bijdrage levert aan de milieubalans.)
2. Verhoogde efficiëntie (Tijdrovende, handmatige processen komen te vervallen, de verzending van documenten wordt versneld en archivering wordt eenvoudiger.)
3. Kostenbesparingen (Financiële verlichting voor medische praktijken door eliminatie van afdruk- en opslagkosten.)
4. Verliespreventie (Digitale eAU-documenten zijn minder gevoelig voor verlies.
5. Betere communicatie (Minder ingewikkelde uitwisseling van informatie tussen artsenpraktijken, zorgverzekeraars en werkgevers.)

Er zijn dus allerlei redenen die pleiten voor deze praktische vervangingsprocedure. Daarom gaan we nu bekijken hoe de elektronische beoordeling van arbeidsongeschiktheid precies werkt.

Hoe de eAU-procedure in detail werkt

Elektronische bewijzen van arbeidsongeschiktheid (eAU) zorgen nu al voor een revolutie in de ziekmeldingen in dokterspraktijken. De digitale aanpak stroomlijnt bureaucratische processen en optimaliseert de communicatie tussen dokterspraktijken, zorgverzekeraars, verzekerden en werkgevers. In de volgende subparagrafen vindt u meer interessante details over hoe de ziekteverzuimgegevens precies worden doorgegeven en welke eisen er eerst moeten worden gesteld aan de gegevensuitwisseling via eZiekteverzuim.

Wettelijke basis

Sinds 1 januari 2023 moeten werkgevers de ziekteverzuimgegevens van hun werknemers zelfstandig opvragen bij de ziekenfondsen. Artikel 5 EntgFG biedt hiervoor de rechtsgrondslag. Werknemers moeten werkgevers onmiddellijk op de hoogte stellen van hun arbeidsongeschiktheid en de verwachte duur ervan. Vanaf de vierde dag hebben ze een doktersverklaring nodig. Degenen met een wettelijke ziektekostenverzekering moesten dit voorheen rechtstreeks naar het ziekenfonds sturen - maar met de nieuwe eAU is dit niet langer nodig, omdat het nu geautomatiseerd is. Voor een verblijf in het buitenland moeten de arbeidsongeschiktheid en de verblijfplaats echter nog steeds onmiddellijk worden gemeld.

Terugkeer naar Duitsland moet worden gemeld aan de werkgever en het ziekenfonds. Werknemers met minibaantjes en arbeidsongeschiktheid die door bepaalde artsen is vastgesteld, zijn echter vrijgesteld van deze verplichting. Verder zijn er verschillende regels van toepassing met betrekking tot de gegevensbeveiliging van de overdracht. Dit geldt in het bijzonder voor §§ 2 & 3 van de GDPR, die voorzien in de bescherming van persoonsgegevens.

Technische vereisten

Om de nieuwe eAU-procedure soepel te kunnen implementeren, moet eerst aan de volgende technische vereisten worden voldaan:

• De huisartsenpraktijk moet zijn aangesloten op de KIM-service (de Communication in Medicine-service, die is gebaseerd op een beveiligde e-mailprocedure voor het uitwisselen van bevindingen, meldingen en facturen)
• Er moet een module in het praktijkmanagement- en ziekenhuisinformatiesysteem beschikbaar zijn (deze worden geleverd door de Kassenärztliche Bundesvereinigung (afgekort: KBV))
• een speciale eHealth-connector (deze ondersteunt verschillende soorten handtekeningen) en een elektronische gezondheidskaart (kort: eHBA)

Telematica-infrastructuur en gegevensoverdracht

Een bijbehorende telematica-infrastructuur (kort: TI) is vervolgens verantwoordelijk voor de verzending van maximaal 250 meldingen per dag. De geïntegreerde eHealth-connector maakt versleutelde communicatie tussen artsenpraktijken en zorgverzekeraars mogelijk. De elektronische handtekening met behulp van de elektronische zorgprofessionalkaart (eHBA) zorgt voor een wettelijk conforme authenticatie van het bewijs van arbeidsongeschiktheid. De TI maakt ook batch- en gemakshandtekeningen mogelijk, waardoor processen efficiënter en vooral meer gebundeld verlopen. Simpel gezegd verzamelt de TI eerst de hele dag door ziekteverklaringen, ondertekent ze vervolgens in batches aan het einde van de werkdag en stuurt ze gebundeld naar de betreffende zorgverzekeraars.

rol-van-artsen

De eAU luidt het einde in van papieren arbeidsongeschiktheidsverklaringen. Afgezien van een paar technische problemen is de nieuwe procedure goed ontvangen. Sinds januari 2023 zijn er volgens het GKV-Spitzenverband bijvoorbeeld al meer dan 21 miljoen digitale ziekmeldingen opgeroepen (vanaf oktober 2023), tegenover minder dan 6 miljoen in het jaar daarvoor! Over het geheel genomen heeft de eAU niet alleen het voordeel van een volledige registratie van ziekmeldingen, maar minimaliseert het ook vertragingen door geautomatiseerde processen, wat de acceptatie verder bevordert, vooral onder werkgevers, artsenpraktijken en verzekerden. Afwezigheden kunnen nu veel sneller en naadlozer worden geregistreerd en doorgegeven - dit is een van de redenen waarom de nieuwe eAU-procedure zo populair is bij alle betrokkenen.

Speciale gevallen en groepen

Vanaf begin 2023 zijn mini-jobbers niet langer uitgesloten van de nieuwe eAU-procedure. Zij hebben namelijk ook recht op loondoorbetaling en dus op ziektegeld! Bepaalde groepen werknemers blijven echter vrijgesteld van de nieuwe eAU-procedure:

• Werknemers met een particuliere verzekering
• Privé-artsen (hoeven de eAU-procedure niet in te voeren)
• Mini-jobbers in particuliere huishoudens
• Dokterspraktijken buiten de wettelijke ziektekostenverzekering

Na de elektronische omschakeling blijft de verplichting om arbeidsongeschiktheid te melden voor bovengenoemde groepen bestaan.

Het elektronisch patiëntendossier (ePA) als volgende stap

Met het elektronisch patiëntendossier (kortweg ePA) wordt tegelijkertijd het volgende gebied gedigitaliseerd waarvoor artsenpraktijken en zorgverzekeraars soms hun toevlucht moesten nemen tot omvangrijke papieren dossiers. Mensen met een wettelijke ziektekostenverzekering kunnen sinds 1 januari 2021 hun ePA inzien. Voortaan worden medische bevindingen en informatie van eerdere onderzoeken opgeslagen in het ePA zelf. In dit opzicht biedt het ePA een gecentraliseerd, digitaal platform voor het opslaan en beheren van gezondheidsgegevens. Patiënten hebben op elk gewenst moment toegang tot hun gegevens.

Kijk op de toekomst

De eAU lijkt nog maar het begin te zijn van een digitale revolutie in de gezondheidszorg. De digitale vervanging van de traditionele "gele kaart" optimaliseert niet alleen de werkprocessen, maar versnelt ook de communicatie tussen artsen, artsenpraktijken, zorgverzekeraars en werkgevers. In de toekomst zijn ook de volgende verdere ontwikkelingen denkbaar:

• Integratie met andere digitale gezondheidsoplossingen (in de toekomst zou de eAU kunnen worden geïntegreerd in digitale gezondheidsplatforms om verdere uitwisseling met verschillende medische toepassingen mogelijk te maken)
• internationale normen (grensoverschrijdend gebruik van de eAU lijkt ook denkbaar)
• mobiele toegangsmogelijkheden (creëren van een beveiligde, mobiele toegangsmogelijkheden voor artsenpraktijken en wettelijke ziektekostenverzekeraars tot de telematica-infrastructuur)
• Uitbreiding naar andere beroepsgroepen
• Digitalisering van spreekuren (in de toekomst zullen bezoeken aan artsenpraktijken ook puur digitaal zijn (wat de implementatie van eerste en vervolgrapportages natuurlijk drastisch zal vereenvoudigen!))

Conclusie

Met het elektronisch arbeidsongeschiktheidsbewijs (eAU) behoort papierwerk tot het verleden - een mijlpaal voor werknemers, werkgevers, artsenpraktijken en zorgverzekeraars. De digitale oplossing is niet alleen efficiënt, maar ook milieuvriendelijk en daarom duidelijk te verkiezen. De vermindering van bureaucratie, de mogelijkheid om direct kosten te besparen en de versnelde verzending van documenten maken de eAU een echte innovatie in de gezondheidszorg. In combinatie met de moderne en voordelige HR IT-tools van flair kunt u als potentiële werkgever het AU-proces voor uw werknemers nu aanzienlijk vereenvoudigen. flair biedt onder andere praktische tools voor integratie in het sv.net portaal en andere interessante opties, zoals aanpasbare FAQ-gedeeltes en statistische cookies voor gegevensanalyse, die u zeker moet aanvragen bij het vriendelijke en ervaren team van flair voor een vrijblijvend adviesgesprek!

Free demo

The only HR Software without Limitations

Book a demo