Een exitgesprek is een belangrijk onderdeel van het scheidingsproces tussen een bedrijf en een vertrekkende werknemer. Het biedt beide partijen de kans om ervaringen, inzichten en feedback te delen om toekomstige beslissingen en verbeteringen te ondersteunen. Het exitgesprek is niet alleen bedoeld voor de werkgever om te weten te komen waarom een werknemer de organisatie verlaat, maar geeft de werknemer ook de kans om waardevolle feedback te geven over zijn of haar werkervaring.

Het exitgesprek omvat meestal een vragenlijst of gids die speciaal is ontworpen om onderwerpen als werkomgeving, werklast, werknemersrelaties, leiderschap en bedrijfscultuur vast te leggen. De antwoorden en feedback van de werknemer kunnen de organisatie inzicht geven in de sterke en zwakke punten van werkpraktijken, voorwaarden en structuren. Door deze waardevolle feedback te krijgen, kunnen organisaties hun werkplek verbeteren, wat op zijn beurt zou moeten helpen om de werksfeer te verbeteren, talent te behouden en nieuwe gekwalificeerde werknemers aan te trekken voor het bedrijf.

Exitgesprek betekenis

Een exitgesprek, ook wel bekend als een vertrekgesprek, is een georganiseerde dialoog tussen een vertegenwoordiger van het bedrijf en een werknemer die het bedrijf wil verlaten. Het doel is om belangrijke informatie te verzamelen over ervaringen, indrukken, redenen voor vertrek en suggesties voor verbetering die de werkgever kunnen helpen bij toekomstige beslissingen.

De truc hier is om een open dialoog te creëren over een nogal serieus onderwerp. Net als bij onboarding is deze uitwisseling enorm belangrijk voor employer branding, omdat dit het laatste contactmoment met een bedrijf is voordat je vertrekt en je ervaringen met anderen deelt. In tijden van een tekort aan geschoolde arbeidskrachten is eerlijke feedback over de redenen voor vertrek essentieel voor verdere ontwikkeling en succesvol personeelsmanagement in bedrijven. Een dergelijk gesprek kan ook belangrijk zijn voor werknemers op hun laatste werkdag, voor verdere carrièreplanning en ontwikkelingsmogelijkheden na een verandering van baan.

Een exitgesprek speelt een belangrijke rol in de HR-strategie van een bedrijf. Het dient om waardevolle informatie te verzamelen over de werkomgeving, de bedrijfscultuur en mogelijke zwakke punten. Zo krijgt het bedrijf belangrijke inzichten in de werkomgeving en de bedrijfscultuur. Mogelijke zwakke punten kunnen ook worden geïdentificeerd. De resultaten zijn bijzonder nuttig voor de HR-strategie en de werknemerstevredenheid.

Een exitgesprek heeft specifieke doelstellingen voor zowel werkgevers als werknemers. Het belangrijkste doel van een exitgesprek is om beide partijen van informatie te voorzien en de samenwerking professioneel af te sluiten. Aan werkgeverszijde geeft een exitgesprek informatie over mogelijke redenen voor personeelsverloop en mogelijke oplossingen voor een beter personeelsbehoud, naast het identificeren van verbeterpotentieel. Werknemers hebben baat bij een dergelijk interview omdat het hen de kans geeft om na te denken over hun ervaringen, uitdagingen en inzichten. Ze krijgen ook de kans om het bedrijf suggesties voor verbetering te geven. Exit-interviews bieden het voordeel dat de werknemer een afsluiting heeft met het bedrijf op een professioneel niveau. Dit maakt het gemakkelijker om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Als de werknemer een referentie heeft aangevraagd, kan deze worden gebruikt als referentie voor zijn toekomstige carrière.

Voorbereiding-van-het-exit-interview

Een goede voorbereiding van het exit-interview is cruciaal om de voordelen te maximaliseren en het proces voor beide partijen constructief te maken. Het geheel manifesteert zich in een offboardingproces, dat niet alleen een persoonlijk interview omvat, maar ook het HR-werk dat eromheen plaatsvindt. Het is belangrijk om open vragen voor te bereiden, zowel van de werkgever als van de werknemer, zodat ze gesteld kunnen worden voordat de werknemer vertrekt. Op deze manier kunnen beide partijen positieve aspecten meenemen uit de "scheiding" en zich verder ontwikkelen.

Het is altijd zinvol om de feedback vast te leggen. Een softwareoplossing kan hiervoor een handig hulpmiddel zijn, zodat er na het gesprek geen belangrijke inhoud wordt vergeten. De feedbacktool in onze HR-software flair kan worden gebruikt tijdens het exitgesprek en voor het afspreken van doelstellingen. Dit betekent dat beide partijen (degene die het gesprek voert en de werknemer) het verloop van het gesprek kunnen volgen. Als het bijvoorbeeld gaat om een prestatiegerelateerd ontslag, kunnen doelafspraken worden gebruikt om de redenen te ondersteunen met concrete voorbeelden.

Hier volgen enkele tips over hoe een exitgesprek er het beste uit kan zien.

Kies eerst de juiste persoon om het gesprek te leiden. Indien mogelijk moet het gesprek niet worden gevoerd door directe leidinggevenden om werknemers de kans te geven hun mening vrij te uiten. Dit zorgt er ook voor dat de besproken situatie objectiever wordt behandeld en er een constructieve dialoog kan worden gevoerd. In het beste geval vindt het gesprek 1:1 plaats. De werknemer mag zich niet minderwaardig voelen. Dit verhoogt de druk en creëert spanning. De tijd en plaats moeten vooraf worden bepaald. Een rustige ruimte en voldoende tijd dragen bij aan de sfeer van het gesprek en helpen de werknemer om zich open te stellen. Het is vooral belangrijk om niet onvoorbereid het gesprek in te gaan. Informeer naar de functie en het werkgebied van de gesprekspartner en stel gerichte vragen. Zo kun je goed reageren op de feedback. Omdat een exitgesprek bijzonder emotioneel kan zijn, moet je bereid zijn empathie en begrip te tonen.

Hier volgt een lijst met mogelijke vragen die je in een exitgesprek kunt stellen:

1. Hoe zou je je tijd bij ons omschrijven?
2. Waaraan heb je besloten ontslag te nemen?
3. Wat vond je vooral leuk aan ons?
4. Wat vond je vooral niet leuk aan ons?
5. Hoe vond je het management in ons bedrijf?
6. Welke verbeteringen zouden we volgens jou kunnen doorvoeren?
7. Hoe beoordeelt u de samenwerking met uw collega's en leidinggevenden?
8. Hoe beoordeelt u de mogelijkheden voor bijscholing en persoonlijke ontwikkeling?
9. Waren er bijzondere uitdagingen of problemen waarmee u tijdens uw dienstverband bij ons werd geconfronteerd?
10. Zou u opnieuw voor ons bedrijf werken of het aan een vriend(in) aanbevelen?
11. Heeft u nog laatste suggesties of advies voor ons?

Al met al is een grondige voorbereiding van het exitgesprek van groot belang om waardevolle feedback van werknemers te krijgen en het proces zo constructief mogelijk te maken. De vragen moeten open zijn, zodat er ruimte is om ze te beantwoorden. Gesloten vragen maken het moeilijker om een natuurlijke dialoog te creëren. Gebruik onze best practices en stel gerichte vragen om de ervaring in toekomstige situaties te verbeteren. Vergeet niet dat de vragenlijst dient als ondersteuning voor het gesprek. Als het gesprek zich op een natuurlijke manier ontvouwt, is het waarschijnlijk vruchtbaarder om er op in te gaan dan om vast te houden aan de vragenlijst.

Een exitgesprek voeren

Een succesvol exitgesprek heeft een structuur en kan worden onderverdeeld in verschillende fasen:

In de voorbereidingsfase is het belangrijk de nodige informatie over de werknemer te verzamelen om het gesprek effectief en doelgericht te voeren.

De inleiding van het gesprek moet ontspannen zijn en een prettige sfeer creëren voor alle betrokkenen**.** Voer het gesprek met respect en beleefdheid. Leg uit wat het doel van het interview is: waardevolle feedback krijgen en mogelijke verbeteringen voor het bedrijf identificeren.

In het hoofdgedeelte van het interview ga je in op de vragenlijst die je eerder hebt opgesteld. Geef de interviewer de tijd om de vragen te beantwoorden en luister actief.

Het afscheid is het laatste dat je interviewer zich zal herinneren. Bedank hem/haar voor de tijd en moeite die hij/zij in het bedrijf heeft gestoken. Sluit het gesprek af met een positieve noot en wens je werknemer veel succes in de toekomst. Bied gerust aan dat de werknemer na het gesprek contact met je kan opnemen over verdere punten. Ideeën die je graag gezegd zou willen hebben, komen vaak naar boven na het gesprek. Dit geeft u de kans om holistische feedback te ontvangen.

Het omgaan met kritiek tijdens een exitgesprek is cruciaal voor het succes ervan. Er zijn een paar handige tips die je zullen helpen om een goede sfeer te creëren voor het gesprek, zelfs als je te maken hebt met moeilijke onderwerpen. Train jezelf in de techniek van actief luisteren. Hiermee laat je zien dat je oprecht geïnteresseerd bent in wat er wordt gezegd en word je je meer bewust van wat er wordt gezegd. Stel vragen als je iets meer in detail wilt weten en om tot de kern van de uitspraak te komen. De feedback moet volledig begrepen worden. Neutraliteit is het belangrijkste om uiteindelijk een professioneel gesprek te hebben. Aan het einde bedank je de medewerker, ongeacht of de feedback positief of negatief was.

Het documenteren van het exitgesprek speelt een belangrijke rol bij het zo goed mogelijk gebruiken van de ontvangen feedback.

Maak aantekeningen tijdens het gesprek en leg belangrijke punten schriftelijk vast, zodat je er later naar kunt terugverwijzen. Houd je aantekeningen anoniem en vermijd het noemen van de naam van de vertrekkende medewerker. Dit zorgt ervoor dat de feedback in de toekomst anoniem kan worden geanalyseerd.

Na het exitgesprek is het belangrijk om de verzamelde feedback zorgvuldig te evalueren. Noteer de belangrijkste punten tijdens het gesprek en bedenk welke informatie relevant is voor uw bedrijf. U kunt uw follow-up organiseren aan de hand van de volgende punten.

Schrijf de positieve feedback op. Wat waardeerde de werknemer bijvoorbeeld in het bijzonder? Welke sterke punten heeft het bedrijf volgens de werknemer?

Noem vervolgens de negatieve feedback. Noteer waar er problemen of ontevredenheid waren en hoe de werknemer deze ervaarde. Evalueer vervolgens het potentieel voor verbetering. Werden er ideeën en suggesties genoemd en welke aspecten droeg de vertrekkende medewerker vanuit zijn of haar perspectief bij?

U kunt de geanalyseerde resultaten gebruiken om maatregelen af te leiden om de arbeidsomstandigheden en bedrijfscultuur in uw bedrijf te verbeteren.

Bepaal hiervoor terugkerende thema's. Zijn er bepaalde aspecten die meerdere keren naar voren kwamen tijdens exitgesprekken? Zo ja, dan moet u deze prioriteren. Ontwikkel hieruit oplossingen. Dit kan door te brainstormen binnen het team of door best practices te onderzoeken. Stel vervolgens een plan op voor de implementatie van de geïdentificeerde maatregelen. Verdeel de verantwoordelijkheden en stel realistische tijdschema's op voor de implementatie van de maatregelen. Het is belangrijk dat de veranderingen worden gecommuniceerd en dat het hele team erbij wordt betrokken. Dit bevordert het begrip en de acceptatie van de veranderingen binnen het bedrijf.

Conclusie

Door actief gebruik te maken van de feedback uit exitgesprekken en hier maatregelen uit af te leiden, versterkt u niet alleen het behoud van uw overgebleven werknemers, maar vergroot u ook de aantrekkelijkheid van uw bedrijf voor toekomstige sollicitanten. Exit-interviews helpen werknemers om een goede afsluiting te vinden en zich te heroriënteren. Denk eraan: het einde wordt onthouden. Als uw werknemer zich goed ontslagen voelt, zal dit ook worden doorgegeven aan andere mensen en kan dit bijdragen aan het imago van het bedrijf. In het beste geval worden werknemers begeleid van het begin tot het einde van hun tijd bij het bedrijf.

flair biedt een softwareoplossing waarmee u overzicht houdt over uw werknemers en regelmatig feedback krijgt. Boek nu uw demo!

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo