Gekwalificeerde elektronische handtekening

De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is een speciale vorm van digitale handtekening die een hoge mate van vertrouwen en veiligheid biedt voor online transacties. Volgens Verordening (EU) nr. 910/2014 dient deze als wettelijke vervanging voor een handgeschreven handtekening als dit is overeengekomen tussen de partijen of als een wettelijke bepaling hierin voorziet. Deze geavanceerde technologie helpt om bedrijfsprocessen te versnellen en de authenticiteit van digitale documenten beter te beveiligen.

Een QES is gebaseerd op een certificaat dat wordt uitgegeven door gecertificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten (VDA). Dit certificaat is gekoppeld aan een natuurlijk persoon en wordt gebruikt om manipulatie en vervalsing te voorkomen. Het is daarom cruciaal dat dit type handtekening afkomstig is van betrouwbare VDA's. Dankzij de technologische vooruitgang kan QES worden gebruikt met handtekeningkaarten, mobiele apparaten en zelfs via toepassingen voor handtekeningen op afstand.

In 2001 werd de eerste Duitse wet op de digitale handtekening (SigG) aangenomen, waarin de randvoorwaarden voor elektronische handtekeningen zijn vastgelegd. In de digitale wereld hebben gekwalificeerde elektronische handtekeningen een vergelijkbare betekenis als conventionele analoge handtekeningen. Ze worden steeds vaker gebruikt door bedrijven en overheden om de efficiëntie van hun handtekening- en validatieprocessen te verhogen. Tegelijkertijd zal het gebruik van QES blijven bijdragen aan het verbeteren van de gegevensbeveiliging en het vertrouwen in digitale communicatie.

Basisprincipes van de gekwalificeerde elektronische handtekening

De QES heeft dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening en kan worden gebruikt in juridische transacties als dit is vastgelegd in een wettelijke regeling of is overeengekomen tussen de betrokken partijen.

Het maakt het mogelijk om documenten en berichten elektronisch te ondertekenen op een veilige, bindende en efficiënte manier met rechtsgeldigheid. Dit is met name van belang voor verschillende toepassingsgebieden, zoals HR-software en andere digitale communicatiesystemen.

De gekwalificeerde elektronische handtekening bestaat uit het handtekeningcertificaat, dat informatie bevat over de betrouwbare identiteit van de ondertekenaar, en de privésleutel, die alleen toegankelijk is voor de ondertekenaar en wordt gebruikt om de handtekening te versleutelen. Deze cryptografische handtekeningensleutel kan alleen worden gelezen met een uniek geassocieerde openbare sleutel. Beide sleutels worden gekoppeld door het gekwalificeerde certificaat van een leverancier van vertrouwensdiensten, waardoor de identiteit wordt bevestigd.

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden gebruikt in verschillende toepassingen in HR-software. Denk bijvoorbeeld aan het ondertekenen van arbeidscontracten, het ondertekenen van certificaten of het bevestigen van vakantieaanvragen. Door QES in dergelijke HR-processen te implementeren, kunnen bedrijven papieren processen vermijden en de efficiëntie en rechtszekerheid van hun workflows vergroten.

Het is belangrijk op te merken dat de gekwalificeerde elektronische handtekening alleen verplicht is in gevallen waarin de relevante wetgeving dit uitdrukkelijk vereist of als dit is overeengekomen tussen de betrokken partijen. Het biedt echter het hoogste niveau van veiligheid en vertrouwen op het gebied van elektronische handtekeningen.

Legaal kader

De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) biedt het hoogste niveau van vertrouwen voor elektronische documenten, bijvoorbeeld bij het ondertekenen van een arbeidscontract. In juridische termen heeft de QES dezelfde geldigheid als een handgeschreven handtekening.

De basis voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen in de Europese Unie is de eIDAS-verordening (Verordening (EU) nr. 910/2014). Deze verordening definieert het wettelijk kader voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen drie soorten elektronische handtekeningen: eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

De simpele elektronische handtekening is een handtekening die wordt gebruikt voor alledaagse formaliteiten, zoals het accepteren van een pakketbezorging. Het kan een handmatige handtekening zijn op het scherm van de pc of een klik op de knop "Ik ga akkoord". Wanneer dit type handtekening wordt gebruikt, is de transactiewaarde laag omdat de identiteit van de ondertekenaar niet zonder twijfel kan worden bevestigd.

De geavanceerde elektronische handtekening voldoet aan vier specifieke wettelijke vereisten. De handtekening is niet alleen specifiek toegewezen aan de ondertekenaar, maar maakt het ook mogelijk de ondertekenaar te identificeren. Ze wordt aangemaakt via een beveiligde procedure, die ervoor zorgt dat alleen de ondertekenaar dit document kan ondertekenen. Documenten die voor identificatiedoeleinden worden gebruikt, kunnen alleen worden getraceerd naar de ondertekenaar. Niet naar de partners of iets dergelijks. De laatste vereiste waaraan de geavanceerde elektronische handtekening voldoet, is die van wijziging achteraf. Elke wijziging in het document kan na ondertekening worden getraceerd.

De gekwalificeerde elektronische handtekening moet worden gegenereerd door een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en worden beveiligd door een certificaat dat is uitgegeven door een gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten (qualified trust service provider - QVSP). Gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten zijn onderworpen aan strenge eisen op het gebied van gegevensbescherming en IT-beveiliging en worden regelmatig geïnspecteerd door nationale toezichthoudende instanties.

Het gebruik van een QES bij het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten kan het proces van het opstellen en verwerken van contracten aanzienlijk vereenvoudigen en versnellen. De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert zowel de integriteit van het document als de authenticiteit van de ondertekenende partijen.

Samengevat biedt de gekwalificeerde elektronische handtekening rechtszekerheid met betrekking tot elektronische contracten en documenten. Het is vooral belangrijk voor bindende overeenkomsten zoals arbeidscontracten en ondersteunt de efficiënte en veilige verwerking van elektronische transacties in het digitale tijdperk. Ze heeft dezelfde status als een handgeschreven handtekening - artikel 126 in combinatie met artikel 126a van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB). Een pluspunt is dat deze niet alleen geldig is in Duitsland, maar ook in andere EU-lidstaten.

Om een QES te maken, is een handtekeningkaart nodig die is voorzien van een uniek en fraudebestendig elektronisch certificaat. Het certificaat wordt uitgegeven door een erkende certificeringsdienst (trust service provider). Het apparaat voor het aanmaken van handtekeningen kan op afstand worden bestuurd door de trust service provider. Dit maakt het onmogelijk om te knoeien met lezers of soortgelijke apparaten. Om een QES aan te maken, moet je je eerst registreren bij een certificatiedienst. In Duitsland zijn dit bijvoorbeeld D-Trust (Bundesdruckerei), de Bundesnotarkammer, Signtrust (Deutsche Post), S-Trust (Deutscher Sparkassen Verlag), Telesec (Deutsche Telekom) of het TC Trust Centre. Je vindt een lijst die voortdurend wordt bijgewerkt op de website van de Bundesnetzagentur.

In het volgende geven we je een procedure voor het aanvragen van een QES:

Kies eerst een geschikte certificeringsdienst op de website van de Bundesnetzagentur en registreer je daar. Organiseer vervolgens de juiste hardware en software. Een kaartlezer, een handtekeningkaart en de software voor een gekwalificeerde elektronische handtekening zijn vereist voor de QES-procedure. Voeg vervolgens uw digitale handtekening toe aan uw document en identificeer uzelf ten slotte duidelijk. Dit kan bijvoorbeeld met PostIdent. Met deze twee-factor authenticatie moet je je ID-kaart of paspoort laten zien bij een filiaal van Deutsche Post om je duidelijk te identificeren.

Echter, een eenvoudige e-mailhandtekening is voldoende voor het ondertekenen van koopcontracten en andere contracten, tenzij anders aangegeven. E-mails worden over het algemeen niet ondertekend met een QES. Er kunnen andere oplossingen worden gebruikt om de authenticiteit van e-mails te verifiëren.

Toepassingsgebieden

Zoals eerder vermeld, is de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) een geavanceerde vorm van elektronische handtekening die is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat en wordt aangemaakt met een veilig apparaat voor het aanmaken van handtekeningen. De toepassingsgebieden van QES zijn divers en in dit hoofdstuk worden twee relevante voorbeelden behandeld: het gebruik van HR-software en de ondertekening van arbeidscontracten.

HR-softwareoplossingen worden vaak gebruikt op de HR-afdeling om het hele proces van personeelsbeheer te automatiseren en te vereenvoudigen. Een van de centrale functies van deze software is het beheer van documenten, zoals arbeidscontracten, overplaatsingsopdrachten of ontslagen. Om de rechtszekerheid te garanderen, kunnen deze documenten worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, waardoor ze juridisch bindend worden. Dit versnelt veel processen op de HR-afdeling, omdat het handmatige ondertekeningsproces niet langer nodig is en het aantal papieren documenten afneemt. Het kan ook de digitalisering binnen het bedrijf stimuleren. Werken vanuit het thuiskantoor is ook eenvoudiger met een QES.

flair is zo'n HR-softwareoplossing. Visueel eenvoudig, dus intuïtief te begrijpen. U kunt documenten maken en de belangrijkste gegevens direct beschikbaar stellen aan uw werknemers. Elektronische handtekeningen worden ook aangeboden in het product en vergemakkelijken veel workflows in het dagelijkse bedrijfsleven. Bekijk het zelf!

Een ander toepassingsgebied is het ondertekenen van arbeidscontracten. Vroeger werd een arbeidscontract vaak op papier afgedrukt, door beide partijen ondertekend en vervolgens per post verstuurd. Door gebruik te maken van de gekwalificeerde elektronische handtekening kan dit proces nu digitaal worden afgehandeld. De arbeidsovereenkomst kan elektronisch worden aangemaakt, ondertekend en verzonden, waardoor zowel tijd als middelen worden bespaard. Bovendien is de QES juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening, wat betekent dat de arbeidsovereenkomst juridisch bindend blijft.

De gekwalificeerde elektronische handtekening vergemakkelijkt daarom niet alleen de verwerking van personeelsgerelateerde documenten in HR-softwareoplossingen, maar maakt ook het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten efficiënter en bespaart middelen. In beide gevallen draagt de QES bij aan de rechtszekerheid van de betreffende documenten, wat gunstig is voor alle betrokken partijen.

Neem er nota van dat een QES niet altijd noodzakelijk is en gepaard gaat met veel inspanning en veel regelgeving. Kijk goed naar de wettelijke vereisten om te weten welk type handtekening vereist is voor een bepaald document. Als je toch een gekwalificeerde handtekening wilt aanvragen, kan dit alleen door je te registreren bij een certificeringsinstantie en je te identificeren via een goedgekeurde procedure. Een duidelijk voordeel is echter dat dit type handtekening ook kan worden gebruikt om belangrijke documenten digitaal te ondertekenen. Vooral voor bedrijven op afstand is dit een stap vooruit. De afhandeling wordt aanzienlijk eenvoudiger met HR-software zoals flair en helpt u en uw werknemers om bestaande documenten niet uit het oog te verliezen.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo