HR-Reporting via kerncijfers: De belangrijkste KPI's

Om de gestelde bedrijfsdoelen te bereiken, moeten managers altijd het overzicht houden - of het nu gaat om een afdeling of het hele bedrijf. Toegegeven, dit is een uitdagende taak, maar geen onmogelijke, want HR kan een grote hulp zijn door u te voorzien van HR-kerncijfers die zijn gebundeld in HR-rapportages.

HR-rapportages zijn belangrijke hulpmiddelen voor managers. Gestructureerde rapportages geven u de mogelijkheid om in één oogopslag de huidige situatie te herkennen, verbeterpotentieel te identificeren en snel te reageren op zowel positieve als negatieve veranderingen.

HR-rapportage: de definitie

Een HR-rapport is niets meer dan een gegevensanalyse aan de hand van zogeheten HR KPI's. De rapporten leggen de status quo vast en geven een beeld van de huidige situatie. De rapporten leggen de status quo vast en worden op regelmatige tijdstippen opgesteld (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks), afhankelijk van de vereisten. Het management, de leidinggevenden en de HR-afdeling werken met de rapporten, omdat ze informatie geven over:

• de ontwikkeling van de kosten op de HR-afdeling,
• hetomzetpercentage,
• de personeelsstructuur
• of ziektegerelateerd verzuim, bijvoorbeeld.

Natuurlijk verschijnen persoonlijke gegevens nooit in een HR-rapport, hoewel digitale personeelsdossiers een belangrijke bron van gegevens zijn. Het rapportagesysteem is geanonimiseerd en genereert gemiddelde waarden, de zogenaamde HR KPI's, zodat een individuele werknemer nooit kan worden benadeeld.

HR KPI's: KPI's en hun sleutelrol

We komen HR-kernprestatie-indicatoren ook tegen onder de afkorting KPI's. Het wordt uitgesproken als ". Het wordt uitgesproken als "Key Performance Indicators". Vrij vertaald zijn dit de "belangrijkste indicatoren van prestaties of ontwikkeling". De indicator drukt dus een trend of een resultaat uit.

We willen dit nader toelichten aan de hand van een voorbeeld: De kerncijfers over de leeftijdsopbouw van de werknemers van een bedrijf zijn een geschikt voorbeeld. Als deze regelmatig worden geanalyseerd en geëvalueerd, ontstaat het kader voor een toekomstgerichte en duurzame HR-planning. HR-management gebruikt de KPI's om te bepalen hoeveel personeel er op welke momenten moet worden aangeworven om ervoor te zorgen dat vacatures zonder gaten worden ingevuld.

Hoeveel HR KPI's zijn er?

HR KPI's zijn er in overvloed - er zouden er meer dan 100 zijn. Maar first things first: het zou een vergissing zijn om met te veel waarden tegelijk te werken, want dat veroorzaakt verwarring. Het is daarom belangrijk dat je duidelijk bent over je doelen voordat je je in het onderwerp verdiept. Deze vragen kunnen u helpen bij het kiezen van de juiste KPI's:

• Wat zijn de HR-strategieën voor de korte, middellange en lange termijn?
• Welke bedrijfsdoelen streeft u na met deze strategieën?
• Welke informatie over uw personeelsbestand hebt u hiervoor nodig?
• Welke betekenis heeft deze informatie?
• Welke tijdsperiode wilt u bekijken? Waar is het beginpunt en waar het eindpunt?

Exkurs: Personeelscontrole

Om het u nog gemakkelijker te maken de juiste kengetallen te selecteren, maken we een korte excursie in de wereld van personeelscontrole. De extra kennis over twee vormen van controlling maakt het gemakkelijker voor u om de frequentie te bepalen van de HR-rapportages die u nodig hebt.

Operative personnel controlling

Operative controlling werkt op een zeer actuele en kortetermijnbasis. Er zijn kosten-, baten- en winstcijfers nodig, want hier zijn de huidige bedrijfssituatie en het invullen van vacatures van belang. Een maandelijks HR-rapport biedt optimale vergelijkingsmogelijkheden.

Strategisches Personalcontrolling

Dit HR-gebied is gericht op de middellange en lange termijn en vereist KPI's die informatie geven over structuren en processen en hun winstgevendheid. Het is zinvol om elk half jaar of zelfs jaarlijks een rapport op te stellen, omdat het implementeren van nieuwe processen tijd kost en structuren ook niet van de ene op de andere dag veranderen.

Wat zijn de belangrijkste HR-indicatoren

De antwoorden op deze vraag variëren afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf. Daarom hebben we besloten een aantal KPI's op te sommen en toe te lichten die nuttig zijn voor elke organisatie. De geselecteerde KPI's hebben elk betrekking op een van de gebieden werving, personeelsontwikkeling, personeelsstructuur, omzet en productiviteit.

Werving: Werving is een groeiend bedrijfsonderdeel in de meeste bedrijven. Dit is een gevolg van de huidige economische situatie en betekent een voortdurend stijgend kostenblok dat onder controle moet worden gehouden. Geschikte KPI's voor het bewaken van de kosten zijn:

• Kosten per indienstneming
• Tijd tot indienstneming
• Aantal afwijzingen (percentage)

Personeelsontwikkeling: Op dit HR-gebied kunt u het beste KPI's gebruiken die uw HR-strategie ondersteunen en informatie geven over personeelsbehoud. Naar onze mening zijn de volgende indicatoren geschikt:

• Versloopsnelheid van werknemers
• Opleidingskosten per eenheid en per deelnemer
• Aanvangspercentage van cursisten
• Tevredenheid van werknemers

Personeelsstructuur: Voldoende kennis van de eigen personeelsstructuur van het bedrijf is niet alleen voor een goede personeelsplanning, maar is ook essentieel als het gaat om het creëren van gelijke en eerlijke arbeidsomstandigheden voor alle werknemers. De volgende HR KPI's geven informatie over de structuur:

• Leeftijdsopbouw
• Genderratio
• Salarisstructuur

Verloop: KPI's met betrekking tot het verloop zijn harde feiten waarmee je snel neerwaartse trends kunt herkennen en passende tegenmaatregelen kunt nemen als onderdeel van de maandelijkse HR-rapportage. Enkele veelgebruikte verkoop-KPI's zijn:

• Verkoop per werknemer
• Verkoop per vierkante meter (voornamelijk gebruikt in de detailhandel)
• Nieuweklantenaantal

Productiviteit: Niet elke prestatie van een werknemer kan worden gemeten in verkoopcijfers. Productiviteit heeft vaak ook te maken met innovatiekracht, ontwikkeling en expertise. Dit maakt het moeilijk om de juiste KPI's te selecteren. De volgende kunnen behulpzaam zijn:

• Gemiddelde verwerkingstijd
• Foutenpercentage
• Overtime percentage
• Rendement op investering (ROI)

Hoe maak je een HR-rapport

Het kan zijn dat je al handen boven je hoofd slaat als je denkt aan de HR-gegevens die nodig zijn voor een HR-controlling rapport. Gelukkig zijn de dagen van zenuwslopende invoer en selecties in foutgevoelige Excel-lijsten al lang voorbij.

Betrouwbare HR-software zoals flair is - in tegenstelling tot bekende spreadsheets - in staat om u in een handomdraai van de gewenste informatie te voorzien in een volledig geautomatiseerd proces. Voorwaarde hiervoor is een solide gegevensbron met een goede gegevenskwaliteit.

• Als u bijvoorbeeld de status quo wilt bekijken in recruiting, dan kunnen de recruitment dashboards in flair uw HR-werk vergemakkelijken. Hier kunt u in één oogopslag zien (zoals gezegd, met het juiste gegevensonderhoud) hoe sollicitanten bekend zijn geraakt met uw bedrijf (LinkedIn, Xing, enz.) of hoeveel van hen het sollicitatieproces hebben afgebroken en wanneer.
• In verzuimbeheer van flair kunt u afwezigheden duidelijk en transparant beheren en opvragen. Denk eraan: absenteïsme kan een belangrijke KPI zijn.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo