Hoe uw HR kan profiteren van informele communicatie

Wat is informele communicatie?

De woordenboekdefinitie van informele communicatie verwijst naar onofficiële of terloopse communicatie tussen teamleden of tussen werknemer en werkgever. Informele communicatie vermijdt de gebruikelijke kantoorkanalen, die meestal georganiseerd, formeel en tot in de puntjes gepland zijn. Aan de andere kant maakt formele communicatie gebruik van bedrijfsbeleid, regels, overheidsvoorschriften en de hiërarchie, zoals van supervisor naar manager.

Een belangrijk kenmerk van informele communicatie is de onzekerheid over het communicatiekanaal en de onbepaaldheid over wanneer communicatie begint en eindigt. In de omgangstaal wordt dit "chatten out of the box" genoemd en dit is een uitdrukking die we allemaal gebruiken. Hoe informeel het gesprek is, hangt natuurlijk ook af van het relatieniveau.

Elke werkplek heeft zijn sociale hotspots en werknemers staan erom bekend dat ze graag dingen online bespreken, aan de telefoon en bij de waterkoeler of het kopieerapparaat. Deze relaties ontstaan buiten de werkplek en helpen de grens tussen zakelijke en persoonlijke relaties te vervagen.

De "grapevine", zoals het op kantoor wordt genoemd, is een vorm van communicatie die we allemaal kennen, dus het werkt goed met alle soorten mensen. De term ontstond tijdens de Amerikaanse Burgeroorlog, toen telegraafdraden door bomen werden gespannen om op een wijnstok te lijken. De uitwisseling van informatie via de wijnstok is sociaal, persoonlijk en onofficieel. Het moet echter niet in diskrediet worden gebracht als een middel voor zakelijke communicatie.

Telegramberichten waren vaak verwarrend, ongeorganiseerd en onjuist, maar dit was grotendeels te wijten aan de technologie en de geluidskwaliteit. Dit probleem heb je niet met de kantoorradio.
De pandemie heeft deze traditionele communicatie verstoord, waardoor informatie 's nachts via andere kanalen moest worden doorgegeven om werken op afstand mogelijk te maken. De communicatiekanalen die online worden gebruikt variëren van WhatsApp en Slack chats tot berichten via sociale media. Vooral thuiswerken elimineert de behoefte aan willekeurige communicatie vanwege de lokale nabijheid, die ook specifiek kan worden gestimuleerd door de werkgever. Chatprogramma's zoals Slack kunnen worden gebruikt voor alle interne communicatie, maar ook voor informele uitwisselingen. Videoconferenties via Teams, GoogleMeet of Zoom kunnen ook toevallige ontmoetingen in teams op afstand vervangen. Ook al zorgt face-to-face vaak voor een andere dynamiek in de realiteit, deze tools brengen je heel dicht bij een face-to-face dialoog en stellen je in staat om contact te leggen met andere teamleden via officiële kanalen. Tegenwoordig vinden teamvergaderingen ook vaak plaats in virtuele vergaderingen, omdat niet alle medewerkers op dezelfde plaats zijn.

Een vorm van communicatie die altijd deel zal uitmaken van je organisatie is informele communicatie tussen je medewerkers en senior managers. De enige aanpak die je hier kunt kiezen, is manieren vinden om het op zijn minst in goede banen te leiden.

Informele communicatie kan soms efficiënter en sneller zijn dan formele communicatie. In combinatie met formele kanalen kan de Grapevine je formele bedrijfscommunicatie aanvullen en verbeteren.

Enkele voorbeelden van informele communicatie zijn

• Twee werknemers bespreken een nieuw bedrijfsbeleid bij de waterkoeler of in de personeelskamer.
• Een oudere medewerker berispt een jongere medewerker.
• Een collega vertelt iemand van een andere afdeling over een verandering van supervisor.
• Twee collega's bespreken geruchten over een salarisverlaging.
• Verschillende collega's bespreken iemands salarisverhoging op sociale media.

Je kunt meer te weten komen over payroll in deze blogpost.

Informele communicatie gebeurt of je het nu leuk vindt of niet, maar je kunt het gebruiken voor jouw doeleinden en als een vorm van communicatie tussen werknemers en managers, het is volledig gratis. Informele communicatie ondersteunt ook je gebruikelijke formele communicatiekanalen en de geruchtenmolen gaat ook veel sneller rond.

Soorten informele communicatie

De verschillende niveaus van informele communicatie kunnen overweldigend zijn als je probeert uit te zoeken hoe je de Grapevine het beste kunt gebruiken. Hieronder stellen we de belangrijkste types aan je voor.

• Enkelvoudige ketting: Informele communicatie die gedeeld wordt via een enkelvoudige ketting volgt een lineair pad van collega:in naar collega:in. Persoon A deelt de informatie met persoon B, die het deelt met persoon C, enzovoort. Enkelvoudige ketens kunnen erg lang zijn en hoe langer de keten, hoe groter de kans op verkeerde informatie en fouten. Eenstrengs kettingen zijn vergelijkbaar met het oude spel van de stille post en er is maar één persoon voor nodig om de informatie voldoende te vervormen om onnauwkeurigheden te veroorzaken. Toch kunnen enkelvoudige ketens met succes worden gebruikt voor zakelijke communicatie.
• Roddelketting: Een roddelketting begint met een centrale figuur, misschien de kantoorroddelaar, of misschien zelfs een lid van uw hoger personeel. Roddelketens zien eruit als madeliefjes, met de aanstichter als het centrum van de bloem en iedereen aan wie hij informatie doorgeeft als een bloemblaadje om hem heen. De bloemblaadjes zijn niet noodzakelijk met elkaar verbonden, dus persoon A, van wie de ketting afkomstig is, is verantwoordelijk voor het snel en wijd verspreiden van informatie. Als je kunt achterhalen wie de kantoorroddel heeft gestart, kun je dit gebruiken als een snelle manier om het nieuws te verspreiden.
• Waarschijnlijkheidsketen: Als informatie door de waarschijnlijkheidsketen reist, wordt het verspreid van één persoon naar één of meer andere mensen. Bijvoorbeeld, als persoon A het aan persoon B vertelt, en persoon B vertelt het aan persoon C en D, maar persoon D vertelt het aan niemand, en persoon C vertelt het aan personen F en G. Persoon E is volledig buitengesloten, maar alle anderen hebben de informatie ontvangen. Waarschijnlijkheidsketens zien er meestal uit als wijnstokken.
• Clusterketen: Net als waarschijnlijkheidsketens lijken clusterketens erg op echte wijnstokken. Maar, in tegenstelling tot waarschijnlijkheidsketens, draaien clusterketens rond hechtere, inner circle relaties. De weg van informele communicatie loopt via kleine groepen van nauwere contacten in clusters.

In elke werkomgeving brengen mensen veel tijd door met naast elkaar werken. Deze collega's vormen waarschijnlijk langdurige relaties en praten over zaken die zowel op het werk als in hun privéleven betrekking hebben.

Het ligt voor de hand dat deze band tussen je werknemers ook snel een andere kant op kan gaan. De eerste stap om een ramp te voorkomen, is echter het begrijpen van uw wijngaard en leren hoe u deze het beste kunt beheren.

Het aanmoedigen van sociale banden tussen je werknemers is gunstig omdat je dan je wijnstok kunt gebruiken om snel informatie te delen binnen je personeelsbestand. Het stelt je ook in staat om clusters, bloeicentra en andere sleutelfiguren op te sporen die vaak in het middelpunt staan van informele communicatie die zich snel verspreidt.

Alle vormen van informele communicatie kunnen worden gebruikt voor bedrijfscommunicatie, en met je reguliere formele communicatie die parallel loopt, zal de informatie die je moet communiceren snel de oren van je werknemers bereiken.

Wat zijn de voordelen van informele communicatie?

Er zijn veel voordelen van informele communicatie, zoals

• Het bevorderen van sociale relaties tussen werknemers: Hoe beter de relatie tussen je werknemers, hoe makkelijker je leven zal zijn. Als je werknemers goed samenwerken, is de sfeer op de werkvloer beter en is je team gelukkiger. Dit leidt tot een hogere productiviteit en een lager verloop.
• Snelle informatiestroom: Het gebruik van de wijnstok is vaak sneller dan het gebruik van formele kanalen, en informele communicatie kan informatie snel door uw personeel verspreiden. Dit kan van groot voordeel zijn in noodgevallen of wanneer je belangrijk nieuws te delen hebt.
• Broedplaats voor nieuwe ideeën: Wanneer uw werknemers vrij zijn om hun gevoelens en meningen te uiten, is de kans groter dat ze met ideeën komen voor het bedrijf of binnen hun individuele rol. De vrijheid van meningsuiting die de Grapevine biedt, moedigt creatieve vrijheid aan.
• Verbetert de relatie tussen werknemer en werkgever: Wanneer senior werknemers de Grapevine gebruiken, bouwt dit een nauwere band op tussen hen en hun bazen. Een nauwere band tussen bazen en werknemers verbetert de productiviteit op kantoor en creëert een veel vriendelijkere sfeer. Werknemers die hun managers mogen en goed door hen behandeld worden, zijn productiever en zijn loyaler aan hun organisatie.
• Het maakt het voor managers gemakkelijker om de reacties van werknemers in de gaten te houden: Een ander voordeel van informele communicatie is dat het makkelijker is voor managers om potentiële conflicten of ongewenste meningen onder het personeel in de gaten te houden.
• Creëert een vrijere sfeer voor het ontvangen van informatie: Een drukvrije, informele ruimte voor het verwerken van nieuws en informatie leidt tot minder conflicten. Dit creëert een vrijere sfeer waarin informatie zich kan verspreiden en je de reacties erop kunt observeren.
• Fungeert als een uitlaatklep: Wanneer je slecht nieuws moet brengen, is het belangrijk dat je werknemers een veilige ruimte hebben om hun frustraties te uiten en tegen elkaar te klagen. De vloerradio is hier de perfecte plek voor, aangezien alle werknemers in hetzelfde schuitje zitten en het samen bespreken van de kwestie kan helpen om de spanning weg te nemen en buiten de werkplek te houden.

Net zoals er voordelen zijn aan informele communicatie, zijn er ook nadelen. Enkele nadelen van informele communicatie zijn:

• Moeilijk te controleren: De geruchtenmolen is moeilijk onder controle te houden, en als dingen eenmaal uit de hand lopen, is het moeilijk om ze weer terug te krijgen. Je hebt geen controle over hoe snel of hoe ver de informatie zich verspreidt, en je hebt geen controle over de onjuistheden of emotionele reacties die er onvermijdelijk uit voortvloeien.
• Onnauwkeurigheden: Informatie delen via informele communicatie leidt tot onnauwkeurigheden en valse informatie. Je loopt ook het risico gedramatiseerde versies van gebeurtenissen of nieuws te ontvangen in plaats van waarheidsgetrouwe en realistische interpretaties.
• Problemen om schuldigen te vinden: Omdat de geruchtenstroom moeilijk te traceren is, kan het bijna onmogelijk zijn om de aanstichter(s) van valse of kwaadaardige geruchten op te sporen. Dit kan leiden tot conflicten op de werkvloer of zelfs tot verdeeldheid onder uw personeel. Het kan van cruciaal belang zijn om de verantwoordelijke persoon op te sporen, maar dat kan moeilijk zijn.

Hoe kan informele communicatie effectief worden gebruikt?

U kunt informele communicatie gebruiken door het te gebruiken in combinatie met uw formele communicatiekanalen. Het is handig om de patronen te begrijpen waarin informele communicatie verloopt, dus het leren van de hierboven genoemde soorten informele communicatie zal je helpen.

Je moet ook de geruchtenmolen op kantoor in de gaten houden en er zelf aan deelnemen. Op die manier leer je de werknemers kennen die de meeste informatie delen en kun je hen gebruiken om je werknemers sneller van nieuws te voorzien. Door tijd te besteden aan het leren kennen van je collega's, krijg je inzicht in de clusters die een probleem kunnen worden of in hechte groepen die waarschijnlijk vaker en sneller informatie delen.

Inzicht in je groepen zal je ook helpen om groepen te herkennen die het waarschijnlijk oneens zullen zijn of waar conflicten kunnen ontstaan. Het kan je ook helpen om pesterijen of discriminatie in je personeelsbestand te herkennen.

Als u actief deelneemt aan de geruchtenmolen in uw kantoor, kunt u ook geruchten tegengaan en weten wat uw werknemers geloven. U kunt een oogje in het zeil houden en meer informatie toevoegen of informatie tegengaan wanneer u dat nodig acht.

Een andere goede manier om uw informele communicatienetwerk zorgvuldig te beheren, is het bevorderen van een vriendelijke, inclusieve sfeer op de werkplek in het algemeen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een duidelijk beleid op het gebied van klokkenluiden, discriminatie of conflicten tussen werknemers en vriendelijke senior medewerkers. Je werknemers waar mogelijk betrekken bij de besluitvorming is ook een goed idee. Een softwareoplossing zoals flair kan je helpen om mondelinge discussies vast te leggen en de voortgang te documenteren, vooral bij het plannen van je eigen doelen en ontwikkelingsmogelijkheden.

Je werknemers een ruimte bieden waar ze elkaar kunnen ontmoeten is ook gunstig en bevordert informele communicatie. Gelukkiger werknemers zullen minder snel geruchten verspreiden en conflicten veroorzaken, dus overweeg om je team een gezellige pauzeruimte aan te bieden en een ruimte voor sociale communicatie, zoals een What's App-groep, een Facebook-groep of een Slack-kanaal voor ontspanning. Bij flair hebben we onze Cheers-sectie, waar je lof en dank kunt uitwisselen. Dit leidt ook tot een positieve bedrijfscultuur en versterkt de relatie tussen collega's.

Een van de beste dingen die je als manager kunt doen om informele communicatie in goede banen te leiden, is accepteren dat er op kantoor een wijngaard bestaat. Proberen te ontkennen dat er geroddeld wordt op kantoor leidt alleen maar tot problemen die niet opgelost worden en meer conflicten dan nodig is op de werkvloer.

Probeer roddels op kantoor regelmatig met je managers te bespreken en maak duidelijk dat je wilt dat je team eraan deelneemt en erop toeziet.

Conclusie

Informele communicatie kan een mijnenveld zijn, maar een goed beheerd gefluister kan ook worden gebruikt voor een zinvolle uitwisseling. Elk van de vier soorten informele communicatie biedt zowel valkuilen als voordelen, maar hoe dan ook kun je niet om de aanwezigheid van het informele communicatiesysteem op een werkplek heen. Enkele voordelen van informele communicatie op kantoor zijn een snelle informatiestroom en een hogere productiviteit van werknemers. Een van de nadelen is echter de kans op onnauwkeurigheden in de informatie die wordt doorgegeven tussen uw werknemers. Wat je ook doet met je informele communicatie, onthoud dat het beter werkt in combinatie met je formele communicatie.

Om de efficiëntie van HR-taken naar een hoger niveau te tillen, kan flair u helpen HR-processen in uw organisatie te automatiseren.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo