Salarisadministratie - definitie, taken en implementatie

Loonadministratie is een centraal aspect van het personeelsbeheer van een bedrijf en omvat alle activiteiten met betrekking tot loonadministratie. Het zorgt ervoor dat alle werknemers correct en op tijd worden betaald. Daarnaast heeft deze afdeling belangrijke functies die verder gaan dan alleen loonberekening.

Enkele van de belangrijkste taken van de salarisadministratie zijn het bijhouden van personeelsstamgegevens, het beheren en bijhouden van de jaarlijkse salarisadministratie en het rapporteren van in- en uitschrijvingen van werknemers voor socialezekerheidsdoeleinden. Daarnaast is de salarisadministratie verantwoordelijk voor het vervullen van rapportageverplichtingen tijdens en na indiensttreding en voor het veiligstellen van tegoeden.

Voor een succesvolle implementatie van salarisadministratie is het cruciaal dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan en dat de boekhouding transparant en traceerbaar blijft. In deze context spelen het creëren van boekhoudkundige documenten voor de financiële administratie en het voldoen aan rapportageverplichtingen een grote rol. Loonadministratie is daarom een onmisbaar onderdeel van de bedrijfsorganisatie en levert een belangrijke bijdrage aan de tevredenheid van werknemers.

Definitie van loonadministratie

Loonadministratie is een deelgebied van de bedrijfsadministratie en houdt zich bezig met het registreren, administreren en boeken van lonen en salarissen. Het is verplicht voor de meeste bedrijven en omvat de administratie van lonen en salarissen van werknemers binnen een bedrijf.

De belangrijkste taken van salarisadministratie zijn het maken van salarisoverzichten en loonstroken, inclusief de berekening van sociale premies en loonbelasting voor alle werknemers. Het omvat ook het bijhouden van stamgegevens van werknemers, zoals persoonlijke informatie, arbeidscontracten en loonklassen.

Een ander belangrijk onderdeel van salarisadministratie is het beheer van salarisadministraties. Elke werknemer heeft een salarisadministratie waarin alle salarisrelevante gegevens zoals basissalaris, bonussen, inhoudingen en belastingaftrek worden opgeslagen en beheerd. Deze informatie wordt gebruikt om loonstroken voor elke werknemer afzonderlijk te genereren.

De salarisafdeling is daarnaast ook verantwoordelijk voor de rapportageverplichtingen volgens het arbeidsrecht. Hieronder valt ook de rapportage aan de ziekenfondsen, sociale verzekeraars en de belastingdienst. De juiste registratie en betaling van sociale premies en loonbelasting zijn doorslaggevende factoren om juridische gevolgen en boetes te voorkomen.

Tot slot is ook de samenwerking met de financiële boekhoudafdeling een belangrijk onderdeel van de salarisadministratie. De gecreëerde loonlijsten en de betaalde socialezekerheidsbijdragen en loonbelastingen moeten correct worden geregistreerd in de financiële boekhouding. Dit maakt enerzijds een correcte berekening van de bedrijfskosten mogelijk en zorgt anderzijds voor transparantie en traceerbaarheid van financiële transacties in het bedrijf voor externe controleurs, zoals de belastingdienst.

De salarisadministratie is daarom een economisch en juridisch belangrijk gebied binnen het bedrijf en levert een belangrijke bijdrage aan de naleving van wettelijke voorschriften en het soepele verloop van de bedrijfsvoering.

Structuur en verantwoordelijkheden van de salarisadministratie

In de salarisadministratie is het belangrijk om de arbeidscontracten en personeelsstamgegevens van alle werknemers te beheren. Dit omvat naam en adres, geboortedatum, fiscaal identificatienummer, belastinggroep, nationaal verzekeringsnummer en de begindatum van het dienstverband. Deze gegevens zijn nodig voor een correcte salarisadministratie. In Duitsland heeft elke werknemer van een commercieel bedrijf namelijk recht op een bewijs van salaris in euro's volgens de Duitse wet op de handelsreglementering (GewO).

Taken van salarisadministratie

De belangrijkste taken van salarisadministratie zijn het bijhouden van stamgegevens van werknemers, het beheer van salarisrekeningen en salarislijsten en juridisch correcte loonadministratie. Dit omvat het correct berekenen van sociale zekerheidsbijdragen en loonbelasting of loonbelastinginhoudingen en het afdragen hiervan aan ziekenfondsen en de belastingdienst.

Individuele salarisadministraties moeten de volgende informatie bevatten:

• Stamgegevens werknemer
• Loonbelastingklasse
• Vergoedingen
• Lonen (contant loon, loon in natura)
• Informatie over de datum van uitbetaling van het loon
• Verrekeningsperiode voor uitbetaling van het loon
• Individuele looncomponenten (gespecificeerd)
• Bewijzen van inhouding van loonbelasting

§ 41 in Inkomstenbelastingwet of § Artikel 4 van de Uitvoeringsverordening loonbelasting (LStDV) bepaalt wettelijk welke informatie vereist is.

Andere taken zijn het aanmaken en bijhouden van salarisadministraties voor werknemers, het registreren en uitschrijven van werknemers voor socialezekerheidsdoeleinden, alle rapportageverplichtingen tijdens het dienstverband, evenals rapportageverplichtingen aan het einde van het dienstverband en salarisadministratieverplichtingen aan het einde van het jaar.

Een ander belangrijk onderdeel van de loonadministratie is de loonbelastingregistratie en de communicatie met de sociale verzekeringsinstanties. Bij de loonbelastingregistratie moet de salarisadministratie voor elke werknemer de ingehouden loonheffingen doorgeven aan het betreffende belastingkantoor. Daarnaast moeten de premieopgaven voor de sociale verzekeringen, zoals ziektekostenverzekeringen en pensioenfondsen, worden opgesteld en op tijd worden ingediend, ook bij de statistische bureaus. Deze processen moeten regelmatig en in overeenstemming met de wettelijke vereisten worden uitgevoerd om mogelijke boetes en nabetalingen te voorkomen. Daarnaast levert de salarisadministratie het bewijs voor de aansprakelijkheidsverzekering van werkgevers.

Uitvoering salarisadministratie

De uitvoering van de salarisadministratie begint met het registreren van detacheringsdocumenten en het verwerken van werknemersgegevens. HR-stamgegevens, zoals naam, adres, geboortedatum, belastinggroep en burgerservicenummer, zijn essentieel voor een correcte loonadministratie. Bedrijven kunnen verschillende tools en software gebruiken om het verzamelen en verwerken van gegevens efficiënt te organiseren.

flair maakt salarisadministratie eenvoudiger door documenten rechtstreeks aan je werknemers toe te wijzen. Met de flair HR-app heeft uw team zelfs onderweg toegang tot de documenten.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo