Onboarding software vergelijken: Efficiënte kennismaking

Onboardingsoftware vergemakkelijkt de integratie van nieuwe werknemers in hun functie door het proces te vereenvoudigen en papierwerk te elimineren. De software ondersteunt de communicatie tussen de nieuwe werknemer en de werkgever nog voor de eerste werkdag.

De juiste onboardingsoftware is de sleutel tot het vereenvoudigen van het inwerkproces door informatie, formulieren en vergaderingen te organiseren en zo een betere ervaring te creëren voor zowel nieuwe werknemers als managers en HR-medewerkers.

Bij het kiezen van de juiste onboardingsoftware moeten bedrijven letten op bepaalde functies: Activiteitendashboard, nalevingsbeheer, documentbeheer en het verstrekken van elektronische formulieren/handtekeningen. Deze functies helpen om het wervingsproces efficiënter en plezieriger te maken voor alle betrokkenen.

Onboarding software overzicht

Onboarding software biedt bedrijven de mogelijkheid om nieuwe werknemers snel en efficiënt in hun functie te integreren. Bij het kiezen van de beste onboardingsoftware moeten bedrijven de verschillende oplossingen op de markt bekijken en beoordelen welke software aan hun behoeften voldoet.

Features

Een aantal van de meest voorkomende functies van onboardingsoftware zijn:

• Elektronische documenten: De software maakt het mogelijk om belangrijke documenten zoals contracten, belastingformulieren en bedrijfsbeleid digitaal te beheren en te ondertekenen.
• Taakbeheer: Hiermee kunnen taken voor nieuwe werknemers worden toegewezen en bijgehouden, zoals to-dos, training, inwerken en inwerken.To-dos, training, vergaderingen en projecten.
• Integratie: Onboardingsoftware moet naadloos integreren met bestaande HR-systemen en -software, zoals salarisadministratie, tijdregistratie en prestatiebeheer.
• Gebruiksvriendelijkheid: Intuïtieve software maakt het zowel voor nieuwe werknemers als voor HR-professionals eenvoudig om informatie toe te voegen en te openen.

Voordelen

Het optimaliseren van het inwerkproces kan veel voordelen opleveren. Een zeer belangrijke factor is de tijdsbesparing. Door processen te automatiseren en te digitaliseren, kunnen bedrijven en werknemers tijd besparen die voorheen aan administratieve taken moest worden besteed. Bovendien vereenvoudigt en standaardiseert een centraal platform het onboardingproces, waardoor potentiële fouten of het niet naleven van richtlijnen worden verminderd. Een andere belangrijke factor is het behoud van werknemers.

Een goed doordacht en efficiënt onboardingproces helpt werknemers sneller hun weg te vinden binnen het bedrijf en zich beter te identificeren met de bedrijfscultuur, wat de loyaliteit bevordert. Daarnaast zorgt goede onboarding software ervoor dat aan alle wettelijke eisen en voorschriften, zoals gegevensbescherming en arbeidsveiligheid, wordt voldaan. Door de juiste onboardingsoftware te kiezen, kunnen bedrijven hun onboardingproces optimaliseren en zowel de operationele processen als de tevredenheid van nieuwe werknemers verbeteren.

Selectieproces onboardingsoftware

Allereerst is het belangrijk om uw eigen vereisten te identificeren waaraan een onboardingsoftware moet voldoen. Traditioneel omvatten deze eisen de automatisering van processen. Terugkerende processen moeten worden vereenvoudigd, zoals het invullen van formulieren of het verkrijgen van autorisaties.

Daarnaast is het noodzakelijk dat de software eenvoudig kan worden geïntegreerd in systemen die al in gebruik zijn, zoals bestaande HR-, salaris- en projectmanagementtools. Wat het inwerkproces zelf betreft, moet de workflow aanpasbaar zijn en passen binnen de bedrijfscultuur en het bedrijfsbeleid. Rapportage is ook belangrijk voor een duidelijke presentatie van de kerncijfers van onboarding om het proces te optimaliseren.

Productvergelijkingen

Als de vereisten zijn verduidelijkt, kan het vergelijken van verschillende onboarding software-oplossingen beginnen. Bedrijven moeten niet alleen letten op de prijs, maar ook op het aantal functies. Welke functies biedt de software en dekt deze alle geïdentificeerde vereisten? Op het gebied van gebruiksvriendelijkheid moet de software intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn, zowel voor werknemers als voor HR-managers. Op het gebied van schaalbaarheid moet de software ook gemakkelijk kunnen worden aangepast aan een groeiend aantal medewerkers en processen. Goede klantenondersteuning door de software zelf is essentieel, zowel voor de opstartfase als voor lopende vragen.

Demo's en tests

Voordat bedrijven een beslissing nemen over onboardingsoftware, moeten ze demo's aanvragen of gratis proefversies gebruiken om de geselecteerde producten in de praktijk uit te proberen. Het hele proces, van introductie tot integratie in het team, moet worden getest om er zeker van te zijn dat de software aan de eisen voldoet. HR-managers, supervisors en nieuwe medewerkers moeten betrokken worden bij het testproces om feedback vanuit verschillende perspectieven te verzamelen. Er moet worden nagegaan hoe goed de technische ondersteuning van de leverancier werkt en hoe snel er wordt gereageerd op vragen.

Door systematisch de vereisten vast te stellen en specifiek verschillende softwareopties te vergelijken en te testen, kunnen bedrijven de juiste onboardingsoftware selecteren waarmee nieuwe werknemers gemakkelijker aan de slag kunnen en tegelijkertijd de administratieve last voor HR-professionals tot een minimum wordt beperkt.

Systeemvereisten

Bij het selecteren van onboardingsoftware is het belangrijk om rekening te houden met de systeemvereisten. Dit omvat zowel de technische vereisten, zoals compatibiliteit met bestaande besturingssystemen en browsers, als de functionele vereisten, zoals het vereiste aantal gebruikerslicenties of ondersteuning voor meerdere talen. Zorg ervoor dat de software die je kiest zowel op technisch als op functioneel niveau aan je eisen voldoet.

Integratie en maatwerk: interfaces

Een ander belangrijk aspect bij het integreren van onboarding software is de koppeling met bestaande systemen en processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de interface met uw bestaande HR-software, tijdregistratie- of sollicitantenbeheersysteem. De integratie van inwerksoftware moet naadloos en eenvoudig zijn, zodat u uw nieuwe werknemers de best mogelijke inwerkervaring kunt bieden. Zorg ervoor dat de oplossing die je overweegt de nodige interfaces heeft om te communiceren met je bestaande systemen.

Compatibiliteit

Over het algemeen moet de integratie en aanpassing van onboarding software in je bestaande IT-landschap en -processen moeiteloos en eenvoudig zijn. Zorg er bij het kiezen van een oplossing voor dat deze voldoet aan je systeemvereisten, de juiste interfaces heeft en compatibel is met bestaande technologieën en processen. Veel softwaretoepassingen op het gebied van onboarding, evenals complete HR-oplossingen, zijn ook beschikbaar als apps voor Android en iOS. Hierdoor hebben werknemers overal eenvoudig toegang tot de functies.

Best practices bij het gebruik van onboarding-software

Een onboarding-programma moet worden opgezet en vastgesteld qua implementatie en inhoud. Als onderdeel van pre-onboarding, dat begint tijdens het sollicitatieproces, kan bijvoorbeeld een digitaal personeelsdossier worden aangemaakt, wat het proces daarna verder vereenvoudigt. Het is belangrijk dat de gegevens van werknemers en sollicitanten te allen tijde worden behandeld in overeenstemming met de GDPR.

Automatisering

Automatisering is een belangrijk aspect van digitaal onboarding. Het vereenvoudigt het proces door repetitieve taken te automatiseren, waardoor het HR-management zich kan richten op meer strategische taken. Enkele voorbeelden van taken die geautomatiseerd kunnen worden

• Beheer van sollicitanten
• Versturen van welkomstmails
• Datumherinneringen voor trainingen en evenementen
• Versturen van belangrijke documenten en formulieren
• Bijwerken van werknemersinformatie in de HR-database
• Documentbeheer
• Versturen van werknemersinformatie in de HRdatabase
• Compilatie van initiële workflows (taken voor de eerste dag)

Betrokkenheid van werknemers

De betrokkenheid van werknemers speelt een belangrijke rol in het succes van de inwerksoftware. Om de betrokkenheid van werknemers te vergroten, moet u de volgende punten in overweging nemen:

• Bied interactief trainingsmateriaal en videohandleidingen aan
• Regelmatige feedback en communicatie tussen managers en nieuwe werknemers
• Betrek collega's bij de onboardingproces van nieuwe collega's als mentor of maatje
• Virtuele of persoonlijke teambuildingactiviteiten om relaties op te bouwen

Privacy en beveiliging

Privacy en beveiliging zijn essentieel voor de bescherming van de persoonlijke gegevens van uw werknemers. Om ervoor te zorgen dat uw onboarding software aan de hoogste beveiligingsnormen voldoet, moet u de volgende punten in overweging nemen:

• Kies software die GDPR-compliant is
• Zorg ervoor dat de software regelmatig beveiligingsupdates uitvoert
• Controleer de toegang tot werknemersgegevens via autorisatieniveaus
• Train uw werknemers:

Door deze punten in acht te nemen bij het gebruik van onboardingsoftware, zorgt u ervoor dat uw organisatie een efficiënte en succesvolle onboarding voor nieuwe werknemers biedt.

Onboarding-software in vergelijking

Er is ook een groot verschil als het gaat om onboarding-software in vergelijking: er zijn complete HR-oplossingen zoals die van flair, Kenjo of Personio, waarbij het onboarding-proces deel uitmaakt van het HR-beheer en dus ook van de software. Naast de onboardingfuncties komen ook onderwerpen aan bod als loonadministratie, werving, tijdregistratie, dienstplanning en nog veel meer. Een zuiver onboardingplatform maakt het voor nieuwe teamleden gemakkelijker om zich vertrouwd te maken met het bedrijf, maar de andere onderwerpen moeten ook professioneel worden aangepakt, omdat de positieve werknemerservaring anders snel negatief kan worden. HR-management moet dit in de gaten houden in zowel kleine als grote bedrijven om ervoor te zorgen dat de werknemerservaring niet stukloopt na de introductie van nieuwe werknemers.

Het optimaliseren en digitaliseren van alle HR-processen, waarbij het een meestal hand in hand gaat met het ander, omvat alle stappen, zoals sollicitatiegesprekken, het tekenen van contracten, nieuwe werknemers en het inwerken van nieuwe werknemers, via talentmanagement tot beëindiging van dienstverbanden en offboarding. Het optimaliseren van deze processen kan een belangrijke stap zijn in de richting van een positieve employer branding en kan ook extern worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld op LinkedIn of andere sociale mediakanalen. Selfservice-opties voor werknemers besparen HR-medewerkers tijd die ze elders effectief kunnen gebruiken. Het is zinvol om deze HR-processen vanaf het begin netjes en efficiënt in te richten, ongeacht de grootte van het bedrijf.

flair: flair is een complete HR-oplossing en biedt naast onboarding ook tijdregistratie, wervingsfuncties, ploegenplanning, workflowbeheer, salarisadministratie, documentbeheer en functioneringsgesprekken. De verschillende modules die flair bevat kunnen eenvoudig aan elkaar gekoppeld worden, maar functioneren ook onafhankelijk van elkaar. Wat onboarding betreft, kan deze workflow flexibel worden ontworpen en opgezet. Twee belangrijke pijlers voor pre- en onboarding zijn het beheer van sollicitanten, de administratie en plaatsing van vacatures en de onboarding workflow zelf. Het plaatsen van vacatures kan duidelijk worden beheerd in flair.

In aanvulling hierop kan de configureerbare eigen carrièrepagina worden gebruikt. Sollicitanten worden direct aangemaakt als profiel met hun kandidaatgegevens.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo