Onkostendeclaratie: efficiënte methoden

Onkostendeclaraties zijn een belangrijk onderdeel van de werkwereld, vooral voor werknemers die om zakelijke redenen moeten reizen. Het stelt werknemers in staat om kosten te verhalen die ze hebben gemaakt terwijl ze op zakenreis waren. De onkostendeclaratie houdt meestal rekening met reis- en verblijfkosten, extra maaltijdkosten en diverse incidentele kosten die tijdens een zakenreis kunnen worden gemaakt.

De onkostendeclaratie kan de vorm aannemen van een vast bedrag per dag of worden berekend op basis van de werkelijk gemaakte kosten. In beide gevallen is het belangrijk om zorgvuldig bewijsstukken te verzamelen, zoals bonnetjes en facturen, zodat je deze later samen met de onkostendeclaratie kunt indienen.

Een correcte procedure voor het opstellen van een onkostendeclaratie is essentieel om discrepanties en complicaties te voorkomen. Voorbeelden en sjablonen kunnen daarom nuttige ondersteuning bieden. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat bepaalde voorschriften worden nageleefd. Deze zijn niet altijd compatibel met programma's zoals Excel of Word.

Basisprincipes van onkostendeclaratie

Een onkostendeclaratie wordt gebruikt om alle kosten die zijn gemaakt in verband met een zakenreis op te sommen en te specificeren. Het is essentieel om de basisprincipes van een correcte onkostendeclaratie te begrijpen om fouten te voorkomen en het proces efficiënt te organiseren.

Eén van de belangrijkste punten bij het opstellen van een onkostendeclaratie is het leveren van bewijs van alle gemaakte kosten in de vorm van bonnetjes. Dit kunnen bijvoorbeeld vervoerskosten, maaltijden of overnachtingen zijn. Verder moeten de afzonderlijke onkosten worden gecategoriseerd en samengevat in een overzichtelijke lijst.

Onkosten worden vaak gefactureerd in de vorm van forfaitaire bedragen, die ook wel onkostentarieven of maaltijdvergoedingen worden genoemd. Dit zijn vaste bedragen die in rekening kunnen worden gebracht, ongeacht de werkelijk gemaakte kosten. Deze vaste bedragen vereenvoudigen de onkostendeclaratie en zorgen voor een snelle en vlotte terugbetaling.

Bij het opstellen van de onkostendeclaratie is het raadzaam om sjablonen te gebruiken. Deze zijn beschikbaar als Excel-sjablonen of in andere gangbare formaten en maken het eenvoudiger om een formeel correcte onkostendeclaratie op te stellen.

Geen zin in Excel of Word? Met flair bieden wij uw werknemers de mogelijkheid om onkosten direct online te registreren in de Employee Hub. Zo kunnen bonnetjes direct worden gedigitaliseerd en kunnen zowel managers als werknemers zien welke onkosten zijn gemaakt.

Het voldoen aan de huidige wettelijke voorschriften en vereisten is een ander cruciaal aspect. Aangezien deze van land tot land of zelfs binnen een land kunnen verschillen, is het raadzaam om vertrouwd te raken met de respectieve voorschriften en hiermee rekening te houden bij het opstellen van de onkostendeclaratie.

In Duitsland zijn de officiële kadervoorwaarden en wetten vastgelegd in het Duitse Burgerlijk Wetboek.  De vaste tarieven worden vastgesteld door het federale ministerie van Financiën. Het kilometertarief in de kilometervergoeding is bijvoorbeeld 30 cent per gereden kilometer voor reizen met de eigen auto.  Niet alleen werknemers kunnen hun onkosten bij hun werkgever indienen voor vergoeding. Zelfstandigen en freelancers moeten ook een onkostendeclaratie indienen.

Onkostensoorten

Onkosten worden onderverdeeld in verschillende categorieën om het declareren en vergoeden van onkosten makkelijker te maken. In dit gedeelte worden de meest voorkomende soorten onkosten uitgelegd.

Vervoerskosten: Dit zijn de vervoerskosten voor werknemers die op zakenreis gaan. Hieronder vallen kosten voor openbaar vervoer zoals treinen, bussen en vliegtuigen, maar ook huurauto's, privéritten en taxiritten. Benzinekosten of vliegtickets kunnen ook worden ingediend.

Overnachtingskosten: Als werknemers tijdens een zakenreis in een hotel, vakantiewoning of andere accommodatie moeten overnachten, worden er overnachtingskosten gemaakt. Deze kosten moeten worden opgenomen in de onkostendeclaratie. Het is belangrijk om de werkelijke kosten te vermelden en niet een vast bedrag.

Cateringkosten: Langere zakenreizen brengen kosten met zich mee voor eten en drinken. In de regel worden forfaitaire bedragen vastgesteld voor catering, die worden bepaald door de belastingdienst. Werknemers hoeven geen afzonderlijke ontvangstbewijzen in te dienen, maar kunnen de forfaitaire kosten declareren in het onkostendeclaratieformulier. Als de reiziger fooien wil declareren bij de incidentele reiskosten, moet hij expliciet om een cateringbewijs vragen. Voor reizen naar het buitenland wordt de maaltijdvergoeding aangepast aan de richtlijnen van het betreffende reisland.

Overige kosten: Naast de bovengenoemde kosten zijn er nog andere kosten die tijdens een zakenreis kunnen worden gemaakt. Dit zijn bijvoorbeeld deelnamekosten en toegangskaartjes voor beurzen, kosten voor telefoongesprekken en internettoegang, parkeerkosten en nog veel meer, die volledig kunnen worden afgetrokken. Deze incidentele kosten moeten in detail worden vermeld en gedocumenteerd in de onkostendeclaratie.

Al met al helpen de verschillende soorten onkosten je om zakelijke kosten te organiseren en correct te verantwoorden. Dit zorgt ervoor dat werknemers de kosten vergoed krijgen die ze in het belang van het bedrijf hebben gemaakt en dat het bedrijf deze kosten fiscaal kan aftrekken.

Met flair kunt u vooraf onkostencategorieën maken in de Manager Hub. Dit maakt het voor uw medewerkers eenvoudiger om de kosten die ze tijdens hun zakenreis hebben gemaakt te categoriseren.

Fiscale voorschriften

Onkostenrapportage is een belangrijk onderdeel van zakenreizen en omvat de vergoeding van onkosten voor werknemers die reiskosten maken vanwege hun professionele activiteiten. Er zijn wettelijke vereisten die in acht moeten worden genomen bij het indienen van onkostendeclaraties.

De belastingregels voor onkostendeclaraties zijn voornamelijk gebaseerd op de specificaties van het ministerie van Financiën, dat elk jaar de toepasselijke onkostenvergoedingen publiceert. Deze vaste tarieven zijn over het algemeen geldig en zijn van toepassing op zowel de grote als de kleine onkostenvergoeding. De maaltijdvergoedingen variëren afhankelijk van de duur van de afwezigheid, de dag van aankomst en de dag van vertrek. Er kan bijvoorbeeld 14 euro belastingvrij worden vergoed als de zakenreis meerdere dagen duurt en er buitenshuis wordt overnacht.

Arbeidsrechtelijke voorschriften

Naast de belastingvoorschriften gelden er ook arbeidsrechtelijke voorschriften voor onkostendeclaraties. Daarnaast is de vergoeding afhankelijk van de bestemming en de duur van de reis. Onkosten kunnen pas worden gedeclareerd na 8 uur zakelijk reizen.

Het is belangrijk dat zowel werkgevers als werknemers voldoen aan alle wettelijke vereisten voor onkostendeclaraties om conflicten of problemen met de belastingdienst te voorkomen. Om dit te garanderen, moeten bedrijven duidelijke richtlijnen en processen opstellen voor een correcte onkostendeclaratie en werknemers dienovereenkomstig opleiden.

Onkostendeclaratie opstellen en indienen

Werknemers zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van alle relevante bonnetjes en documenten met betrekking tot hun beroepskosten. Ze moeten hun onkostendeclaratie zorgvuldig en eerlijk opstellen door de datum, het doel en het bedrag van de onkosten te noteren. Om het proces te vereenvoudigen, kunnen werknemers sjablonen voor onkostendeclaraties gebruiken. Als een onkostendeclaratie opzettelijk onjuist wordt ingediend, kan dit reden zijn voor ontslag zonder opzegtermijn.

De onkostendeclaratie die door de werknemer is opgesteld, moet worden gecontroleerd en goedgekeurd door de relevante controle-instantie binnen het bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld een HR-afdeling of een lijnmanager zijn. Tijdens de controle moet worden gelet op plausibiliteit. Het is vooral belangrijk dat de bonnen en kwitanties overeenkomen met de opgegeven bedragen. De ingediende onkosten moeten altijd voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen. Om een correcte onkostendeclaratie in te dienen, moeten de belasting- en socialezekerheidsvoorschriften in acht worden genomen.

flair biedt de functie om de geregistreerde onkosten van werknemers direct te beheren. Dit heeft als voordeel dat alle betrokkenen de status van de onkostendeclaratie kunnen zien. Onkosten kunnen direct goedgekeurd worden in de Manager Hub.

Na een succesvolle beoordeling en goedkeuring wordt het onkostendeclaratieformulier doorgestuurd naar de boekhoudafdeling, zodat de bijbehorende bedragen kunnen worden vergoed of verrekend. Zorgvuldige naleving van de richtlijnen zorgt ervoor dat alle kosten waarvoor de werknemer voorschotten heeft betaald, ook worden vergoed.

Veelvoorkomende fouten en problemen

Er kunnen verschillende fouten en problemen optreden bij het maken van een onkostenrapport. In dit gedeelte worden enkele van de meest voorkomende fouten en problemen uitgelegd en oplossingen gegeven om ze te voorkomen.

Het is belangrijk om alle relevante bonnen en vouchers voor het onkostendeclaratieformulier te verzamelen en te bewaren, zodat ze niet onvolledig zijn of zelfs ontbreken. Zorg ervoor dat alle uitgaven die in het onkostendeclaratieformulier staan, worden ondersteund door de juiste bonnetjes. Zorg ervoor dat alle noodzakelijke informatie op de bonnetjes staat, zoals datum, tijd en soort uitgave.

Soms worden uitgaven in de verkeerde categorie opgenomen of niet correct berekend, wat kan leiden tot fouten in de declaratie. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om een duidelijke structuur te hebben voor het registreren van onkosten en om de juiste categorieën en dagvergoedingen te gebruiken.

Het is cruciaal om te voldoen aan het bedrijfsbeleid en de wettelijke voorschriften met betrekking tot onkostendeclaraties. Informeer je werknemers over de specifieke vereisten in je bedrijf en in je land en zorg ervoor dat alle onkosten in overeenstemming zijn met deze vereisten.

Het is mogelijk om een onjuist onkostendeclaratie op te stellen tijdens de laatste voorbereiding. Bijvoorbeeld bij het optellen van bedragen of het omrekenen van valuta. Een manier om dergelijke fouten te voorkomen is het gebruik van software zoals flair of een Excel-sjabloon om je te helpen de uitgaven correct te berekenen.

Richtlijn voor een optimale onkostendeclaratie

Zorg ervoor dat de zakenreizen van medewerkers (bijvoorbeeld in het veld) zorgvuldig worden gepland. Al voor de eerste reis moeten teamleden vertrouwd worden gemaakt met de bedrijfsafspraken, zodat ze er zelfstandig op kunnen toezien dat deze correct worden uitgevoerd.

Om de ritten met een bedrijfsauto of privéauto te kunnen bijhouden, moeten werknemers een logboek bijhouden. De kilometervergoeding dekt slechts een wettelijk bepaalde reeks kosten. Als de gereden kilometers echter hoger liggen, is het beter om het logboek te gebruiken, omdat dit nauwkeuriger is.

Extra uitgaven voor maaltijden worden ook gedaan als je voor je werk reist. De reiskostendeclaratie bevat meestal de reis- en verblijfskosten en de extra uitgaven voor eten en drinken.

Om fraude met de onkostendeclaratie tot een minimum te beperken, moet je bedrijf een effectief controlesysteem invoeren. Dit kan helpen om uitgaven beter te beheren en mogelijke belastingcorrecties te voorkomen.

Geschikte softwareoplossingen zoals flair kunnen worden gebruikt om het onkostendeclaratieproces te vereenvoudigen. Een dergelijke tool kan de workflow verbeteren en fouten bij het registreren van onkosten helpen voorkomen.

Ben je Excel zat? Boek dan nu je demo met flair!

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo