Opstellen van een trainingscertificaat: Stap voor stap

Het opleidingscertificaat is een belangrijk document dat cursisten ontvangen aan het einde van hun opleiding. Net als een werkgeversreferentie dient het als bewijs van de afgeronde opleiding en de diensten die tijdens de opleiding zijn geleverd. In Duitsland is de afgifte van een opleidingscertificaat wettelijk verplicht, wat betekent dat elke stagiair er recht op heeft. Er zijn een paar punten waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van het certificaat, zodat aan de eisen wordt voldaan en de cursist een objectief en zinvol certificaat ontvangt.

Basisprincipes van het opleidingscertificaat

Een opleidingscertificaat moet altijd schriftelijk en in gedrukte vorm op bedrijfspapier worden afgegeven. Elektronische vormen zoals e-mail, PDF-bestanden of andere zijn niet toegestaan. De inhoud moet duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd, zodat potentiële toekomstige werkgevers de kwalificaties en vaardigheden van de stagiair kunnen beoordelen. Zowel prestaties als sociaal gedrag moeten positief en waarheidsgetrouw worden weergegeven. Alle voorschriften die van belang zijn voor een opleidingscertificaat, zijn vastgelegd in de Wet op het beroepsonderwijs (BBiG).

Er zijn twee verschillende soorten opleidingscertificaten: het eenvoudige opleidingscertificaat en het gekwalificeerde opleidingscertificaat. Terwijl het eenvoudige certificaat alleen de voltooide opleiding en de duur van de opleiding certificeert, bevat het gekwalificeerde certificaat ook een beoordeling van de prestaties en het sociale gedrag van de cursist. Beide soorten referenties moeten zorgvuldig worden geformuleerd en aangepast aan de individuele omstandigheden van de stagiair in kwestie. Als de stagiair alleen een eenvoudig certificaat aanvraagt, mag het bedrijf geen gekwalificeerd certificaat afgeven.

Het doel van het opleidingscertificaat

Het belangrijkste doel van het opstellen van een opleidingscertificaat is het bieden van een gestructureerd overzicht van de vaardigheden, kennis en prestaties die de stagiair tijdens zijn opleidingsperiode heeft verworven. Het opleidingscertificaat moet dienen als betrouwbaar bewijs van de afgeronde opleiding en potentiële werkgevers een zinvol inzicht geven in de kwalificaties en vaardigheden van de stagiair. Stagiairs hebben het recht om tijdens hun opleiding een Tussentijds certificaat aan te vragen voor een eerste beoordeling van hun prestaties.

Bij het opstellen van het certificaat moet rekening worden gehouden met een aantal wettelijke vereisten om een document te kunnen overleggen dat aan de wet voldoet. Het certificaat moet duidelijk en waarheidsgetrouw de duur, het type en de locatie van de training, de trainee (achternaam, voornaam, geboortedatum) en het trainingsbedrijf vermelden. De bewoording moet gemakkelijk te begrijpen zijn en geen misleidende uitdrukkingen of zinnen bevatten. Daarnaast mag het certificaat over het algemeen niet langer zijn dan één DIN A4-pagina. Zorg ervoor dat de referentie voor stagiairs geen negatieve beoordelingen of punten van kritiek over de stagiair bevat. In plaats daarvan moet de nadruk liggen op de vaardigheden en competenties die zijn verworven. Ten slotte moet de algemene beoordeling van de prestaties en het sociale gedrag van de stagiair op een begrijpelijke en transparante manier worden gepresenteerd. Een duidelijke, begrijpelijke en neutrale schrijfstijl is essentieel.

Structuur van een opleidingsreferentie

Een opleidingsreferentie is een essentieel document voor stagiairs waarin hun prestaties en ervaringen tijdens hun opleiding worden gepresenteerd. Een goed gestructureerde referentie helpt om de vaardigheden en kennis van de stagiair te benadrukken. In dit gedeelte leggen we de structuur van een opleidingscertificaat uit met de belangrijkste onderdelen kop, inleiding, hoofdgedeelte en conclusie.

Een opleidingscertificaat begint met een benadrukte kop die het document duidelijk identificeert, zoals "Opleidingscertificaat". Hierdoor is het meteen duidelijk dat dit een document is dat de opleiding van een leerling bevestigt.

De inleiding bevat belangrijke persoonlijke informatie over de leerling en basisinformatie over de opleiding. Vooral belangrijk zijn hier de naam van de leerling, het geleerde beroep, de begin- en einddatum van de opleiding en de naam van het opleidingsbedrijf. Deze informatie helpt om in één oogopslag de context van de stage en de identiteit van de leerling vast te stellen.

In de hoofdsectie wordt de functieomschrijving gedetailleerd beschreven, evenals de taken van de leerling tijdens de stage. De verschillende stations, specialismen en de inhoud van de opleiding moeten worden beschreven. Dit gedeelte kan worden opgesteld in opsommingstekens of in tekstvorm om een duidelijk overzicht te geven van de geleerde vaardigheden.

Enkele voorbeelden van informatie die in het hoofdgedeelte van het opleidingscertificaat moet worden opgenomen, zijn uitgevoerde projecten en taken, speciale verantwoordelijkheidsgebieden en verworven kennis en vaardigheden

De concluderende formule wordt gebruikt om de prestaties van de leerling te evalueren. Hier worden de cijfers of successen vermeld die de stagiair tijdens de opleiding heeft behaald. De reden voor het beëindigen van de opleidingsrelatie wordt hier ook vermeld (bijv. op verzoek van de stagiair zelf of door het succesvol afronden van de examens). Daarnaast kan een persoonlijke of professionele verklaring van het bedrijf over de prestaties van de stagiair worden opgenomen. Deze paragraaf helpt toekomstige werkgevers om de vaardigheden van de sollicitant beter te begrijpen en te beoordelen.

Het volgen van deze structuur zal resulteren in een goed georganiseerde en informatieve opleidingsreferentie die potentiële werkgevers voorziet van belangrijke informatie over de stagiair en zijn prestaties.

Belangrijke details van formulering

Bij het formuleren van een opleidingsreferentie is het belangrijk om de juiste referentietaal te gebruiken. Het moet duidelijk en begrijpelijk geschreven zijn, zoals bepaald in artikel 109 van de Duitse industriële code (Gewo). De formulering moet zowel de verworven kennis als de taken en prestaties van de cursist tijdens het trainingsprogramma beschrijven.

De prestatiebeoordeling van de cursist is een centraal onderdeel van het trainingscertificaat. De kwaliteit van het uitgevoerde werk moet objectief en passend worden beoordeeld. Verschillende criteria zoals de kwaliteit van het werk (bijv. zorgvuldigheid, nauwkeurigheid), specialistische kennis (bijv. theoretische kennis, praktische vaardigheden) en inzet (bijv. betrokkenheid, initiatief) kunnen worden gebruikt om de prestaties van de stagiair te beoordelen.

Het is raadzaam om de beoordeling van de prestaties te illustreren met voorbeelden en concrete successen om toekomstige werkgevers een goede indruk te geven van de capaciteiten van de stagiair.

De gedragsbeoordeling van de stagiair is een ander belangrijk aspect van de opleidingsreferentie. Dit gaat met name over sociaal gedrag binnen het bedrijf en zijn/haar relatie met leidinggevenden, collega's en klanten. De beoordeling van het gedrag moet ook objectief en duidelijk worden gepresenteerd. Teamvaardigheden (bv. samenwerking met collega's, communicatieve vaardigheden), betrouwbaarheid (bv. punctualiteit, deadlines halen) en flexibiliteit (bv. aanpassingsvermogen, bereidheid om nieuwe taken op zich te nemen) kunnen in de beoordeling worden opgenomen.

Fouten

Het is belangrijk om veelvoorkomende fouten te vermijden bij het schrijven van een opleidingsreferentie. Dit zijn bijvoorbeeld spel- en grammaticafouten: deze kunnen de ontvanger een onprofessionele indruk geven en moeten daarom grondig worden gecontroleerd. Onduidelijke of ontbrekende informatie moet ook vermeden worden. Zorg er bij het schrijven voor dat alle relevante informatie, zoals de opleidingsperiode, verantwoordelijkheidsgebieden en beoordeling van prestaties, volledig en duidelijk is. Ontbrekende handtekeningen en bedrijfsstempels zijn ook fouten die vermeden moeten worden. Een trainingscertificaat is pas geldig als het door de verantwoordelijke persoon is ondertekend en voorzien van een bedrijfsstempel. Een verouderde lay-out en ongestructureerde opmaak zorgen er ook voor dat de referentie er onprofessioneel uitziet. Zorg ervoor dat je je houdt aan de huidige normen en opmaakrichtlijnen om een aantrekkelijk en professioneel document te maken.

De formulering van de referentie is bijzonder belangrijk. Een opleidingsreferentie moet positief geformuleerd zijn, maar wel zinvol en nauwkeurig. Het gebruik van negatieve of dubbelzinnige bewoordingen moet daarom worden vermeden. Het is belangrijk om de ontvanger geen slechte eigenschappen toe te schrijven of te impliceren. Gebruik in plaats daarvan duidelijke en positieve uitdrukkingen die de sterke punten van de stagiair benadrukken. Een andere kwaliteitsindicator is individualiteit: probeer de stagiair en zijn/haar vaardigheden individueel te beschrijven in plaats van algemene of inwisselbare zinnen te gebruiken. Afwezigheden, waarschuwingen, eenmalig wangedrag, redenen voor ontslag en privédetails zoals religie of seksuele identiteit moeten voorzichtig worden genoteerd. In noodgevallen kan de stagiair dit soort informatie gebruiken om de arbeidsrechtbank in te schakelen.

Onnauwkeurige beoordelingen moeten ook worden vermeden. Gebruik exacte cijfers of duidelijke termen om de prestaties van de stagiair te beoordelen in plaats van vage of onnauwkeurige termen. Overdreven of valse beweringen moeten absoluut worden vermeden. Blijf objectief en eerlijk in de beoordeling zonder te overdrijven of onware feiten te presenteren.

Door deze veelvoorkomende en typische fouten te vermijden bij het schrijven van een opleidingsreferentie, zorg je ervoor dat het document professioneel, zinvol en waardevol is voor de ontvanger.

Praktische voorbeelden

Hier volgen enkele praktische voorbeelden van hoe je een opleidingsreferentie opstelt.

Een voorbeeld van een goede opleidingsreferentie voor een assistent officemanagement zou er als volgt uit kunnen zien.

De heer/mevrouw [naam trainee] heeft tijdens zijn/haar opleiding tot assistent officemanagement op verschillende afdelingen gewerkt en is ingezet bij de volgende werkzaamheden:

Algemene kantoororganisatie en kantoorcommunicatie, personeels- en personeelsadministratie alsmede orderverwerking en inkoop, boekhouding en controlling

Zijn werkresultaten/begrip zijn zeer goed

In een opleidingscertificaat voor een IT-specialist:in, zou de formulering van de werkzaamheden als volgt kunnen zijn:

Plannen en installeren van IT-systemen en netwerken, beheren en onderhouden van software en hardware, analyseren en verhelpen van storingen in IT-systemen en adviseren en trainen van gebruikers

Hij heeft zijn taken naar volle tevredenheid uitgevoerd.

Deze voorbeelden illustreren de typische inhoud en bewoordingen die kunnen worden opgenomen in een trainingsreferentie. Hierbij moet erop worden gelet dat de beschrijvingen worden aangepast aan de individuele prestaties en ervaring van de betreffende stagiair.

In het volgende geven we een overzicht van bepaalde formuleringen en geheime codes die nuttig zijn bij het ontcijferen van de genoteerde prestaties.

"Hij heeft zijn best gedaan om aan de eisen te voldoen" komt overeen met een slechte prestatie en betekent dat de stagiair niet voldoende heeft gewerkt.

"Door haar punctualiteit was ze een goed voorbeeld" geeft aan dat dit de enige vaardigheid is die de stagiair te bieden heeft.

"Haar gezelligheid droeg bij aan het verbeteren van de werksfeer" geeft aan dat de nadruk lag op plezier maken en niet op het werk.

Een driedubbele verhoging duidt echter op zeer goed gedrag en een schoolcijfer 1. Een driedubbele verhoging duidt op zeer goed gedrag. Een voorbeeld hiervan is de zin "altijd naar volle tevredenheid". Een cijfer 2 zou zijn "tot volle tevredenheid" of "altijd tot volle tevredenheid". Een gedrag of competentie die onvoldoende is, kan worden uitgedrukt met een eenvoudige verhoging, bv. tot volle tevredenheid. Bijzondere aandacht moet ook worden besteed aan toekomstige aspiraties. Ze geven aan hoe waardevol de trainee was voor het bedrijf en geven ook een indicatie van de voltooiing van de training.

Geheimhoudingscodes en formuleringen zoals deze maken het mogelijk om een neutrale beoordeling van gedrag en deskundigheid uit te drukken.

Conclusie

Een goed geformuleerd opleidingsreferentie is cruciaal voor de professionele toekomst van een trainee. Het documenteert de kennis, vaardigheden en prestaties die tijdens de opleiding zijn verworven en dient als bewijs voor toekomstige werkgevers.

Bij het schrijven van een opleidingsreferentie moet worden gelet op een gunstige formulering. Desondanks is het mogelijk om wangedrag aan te geven door geschikte referentietaal en passende bewoordingen te gebruiken. Het is belangrijk om de referentie altijd schriftelijk en op bedrijfspapier met een handgeschreven handtekening op te stellen. Een elektronisch formulier is niet toegestaan. Een gekwalificeerde arbeidsreferentie of opleidingsreferentie moet altijd de toegewezen taken, de reden voor beëindiging en de soft skills bevatten. Vooral goede prestaties moeten worden benadrukt.

Opleidingscertificaten moeten over het algemeen positief worden geformuleerd en overeenkomen met een gemiddelde beoordeling van "voldoende" (graad 3). Als het getuigschrift echter onterecht wordt afgegeven, kan de stagiair overwegen juridische stappen te ondernemen.

Voor een effectieve communicatie van de informatie kunnen verschillende opmaakopties worden gebruikt, zoals tabellen, opsommingstekens, vetgedrukte tekst en nog veel meer. Er moet echter altijd aandacht worden besteed aan een duidelijke en gemakkelijk te begrijpen presentatie.

Al met al draagt een professioneel en duidelijk geformuleerd opleidingscertificaat bij aan het succes van een cursist en weerspiegelt het zijn prestaties en verworven kennis tijdens de opleidingsperiode.

Wilt u al uw documenten op één plaats beheren en toegankelijk maken voor uw werknemers? Probeer documentbeheer met flair nu en ontdek het zelf!

Disclaimer:

flair aanvaardt geen aansprakelijkheid voor naleving van de wet. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo