Verplichting om personeelsdossiers te bewaren

Personeelsdocumenten, en in het bijzonder het personeelsdossier, spelen nog steeds een uiterst belangrijke rol in human resources. Ze bevatten alle relevante informatie over de arbeidsrelatie. Denk hierbij aan de originele sollicitatiedocumenten, het arbeidscontract, eventuele bijscholing en kwalificaties, correspondentie met werknemers, tussentijdse en definitieve referenties en gegevens over inkomstenbelasting, sociale zekerheid en adresgegevens. Een personeelsdossier is daarom een zeer gevoelig document dat een schat aan persoonlijke gegevens bevat.

In overeenstemming met Artikel 17 GDPR heeft iedereen het "recht op het wissen van persoonsgegevens" of het "recht om vergeten te worden". Veel mensen realiseren zich dit echter niet: Werkgevers zijn verplicht om personeelsdossiers ook na de arbeidsrelatie te bewaren. In het volgende artikel lees je in detail welke bewaartermijnen en verwijderingsperioden van toepassing zijn en hoe personeelsgegevens kunnen worden opgeslagen in overeenstemming met de GDPR.

Welke wettelijke bewaarplichten gelden voor personeelsdossiers?

Welke bewaartermijnen in detail van toepassing zijn, hangt voornamelijk af van het type document in kwestie. Er is bijvoorbeeld geen wettelijke bewaartermijn voor personeelsdocumenten. Hieronder vallen bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst en eventuele aanvullende overeenkomsten. De enige uitzondering hierop is de werkgeversreferentie, die voormalige werknemers nog tot drie jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie kunnen opvragen.

De originele sollicitatiedocumenten mogen maximaal 3 tot 6 maanden worden bewaard. De situatie is compleet anders voor salarisdocumenten. Deze moeten minstens 6 jaar worden bewaard. Dit zijn bijvoorbeeld loonstroken, loonlijsten en loonbelastingdocumenten. Dit is nodig voor een bedrijf om te kunnen voldoen aan mogelijke externe loonbelastingcontroles. Hierbij worden loonbelastingverklaringen of loonbelastingafdrachten gecontroleerd door de belastingdienst.

Relevante wet- en regelgeving

Waarom is het archiveren van personeelsdossiers überhaupt zo'n groot probleem? Heel eenvoudig: als potentiële werkgever moet je personeelsdossiers bewaren zolang werknemers die het bedrijf hebben verlaten arbeidsrechtelijke aanspraken kunnen maken op de documenten. De mate waarin werknemers dit kunnen doen, wordt bepaald door gestandaardiseerde bewaartermijnen. Als werknemer kun je binnen deze termijnen je eigen personeelsdossier opvragen.

Medewerkers hebben echter ook verplichtingen nadat hun arbeidsrelatie is beëindigd: Hier gelden bijvoorbeeld concurrentiebedingen (technische apparatuur of documenten moeten tijdig worden ingeleverd aan het einde van de arbeidsrelatie). Er zijn ook termijnen van de belastingdienst. De volgende subparagrafen zijn daarom bedoeld om u interessante informatie te geven over de belangrijkste paragrafen met betrekking tot relevante wet- en regelgeving.

§195 BGB

Deze paragraaf van het Burgerlijk Wetboek (kortweg BGB) is vrij kort en luidt: "De reguliere verjaringstermijn is drie jaar". Dit verwijst naar de verjaringstermijn voor claims die voortvloeien uit de voormalige arbeidsrelatie - zoals het opstellen van referenties of de overdracht van personeelsdossiers of personeelsinformatie. De periode zelf begint op het einde van 31 december van het kalenderjaar waarin de beëindiging wettelijk bindend is/wordt. Als potentiële werknemer kun je ook gedurende 3 jaar schadeclaims indienen tegen je oude werkgever. Deze periode geldt voor alle algemene personeelsdocumenten (zoals hierboven beschreven).

§165 StGB VII

Voor fiscaal relevante documenten, zoals informatie over loonheffingen, loonbelastingkaarten, loonopgaven of bedrijfspensioenregelingen, geldt echter niet §195 BGB, maar §165 Sociaal Wetboek Boek VII (kortweg StGB). Deze paragraaf bevat onder andere de volgende 2 paragrafen die hier van toepassing zijn:

• (1) Werkgevers moeten de beloning van verzekerden na afloop van een kalenderjaar registreren en de loonaangifte doorgeven.
• (4) Gegevens over de beloning en werktijden van verzekerden moeten ten minste 5 jaar worden bewaard.

In deze context schrijft de socialezekerheidswetgeving zelfs een bewaartermijn van ten minste 6 jaar voor voor documenten met betrekking tot bedrijfspensioenregelingen. Een langere periode (bijvoorbeeld als gevolg van een claim na deze periode) kan zelfs oplopen tot 30 jaar.

§41 EStG

Op grond van §41 van de Wet op de inkomstenbelasting (kortweg EStG genoemd) gelden er ook bepaalde bewaartermijnen voor de werkgever met betrekking tot de inhouding van loonbelasting. Hiervoor moet voor elke werknemer en elk kalenderjaar een loonadministratie worden bijgehouden op de plaats van vestiging. De loonadministratie moet de volgende informatie bevatten:

• Informatie over de elektronische mogelijkheden voor de inhouding van loonbelasting
• Bewijzen voor de inhouding van loonbelasting
• Loonbelastingverklaringen
• Soort en bedrag van het betaalde loon
• Omvang van het van belasting vrijgestelde loon
• Andere uitkeringen (zoals toeslagen, werktijdverkorting, etc.).)

Sommige informatie moet door bedrijven daarom ten minste 6 jaar in hun personeelsdossiers worden bewaard (zelfs als wordt aangekondigd dat de voormalige werknemer in de tussentijd zijn persoonsgegevens heeft gewist). De §41 EStG bepaalt het bewaren van gegevens voor mogelijke externe loonbelastingcontroles of belastingcontroles.

Digitaal personeelsdossier vs. personeelsdossier in papieren vorm

In 2020 heeft de wetgever digitale personeelsdossiers verplicht gesteld vanaf 1 januari 2022. Persoonsgegevens, contracten, fiscale documenten, salarisinformatie, werktijdenregistratie en andere informatie met betrekking tot de arbeidsrelatie moeten dan ook in elektronische vorm worden opgeslagen. Voor veel werkgevers lijkt dit op het eerste gezicht misschien een lastige verplichting, maar deze aanpak biedt tal van voordelen. Naast een beter overzicht en een eenvoudigere zoekfunctie kunnen gevoelige documenten zoals boekhoudkundige documenten, sociale verzekeringen, opzeggingsovereenkomsten en ontslagbrieven efficiënt en veilig worden beheerd. Een ander voordeel is dat het veel eenvoudiger is om elektronisch te voldoen aan de strenge GDPR-regels. Gegevens en documenten kunnen immers worden beveiligd met een wachtwoord of alleen toegankelijk worden gemaakt voor bepaalde werknemers.

Vergeleken met het fysieke personeelsdossier maakt het digitale personeelsdossier gebruik van een breed scala aan media en formaten voor opslag. Dit zijn bijvoorbeeld elektronische documenten zoals PDF's, Worddocumenten, Excel spreadsheets en afbeeldings- of scanbestanden. De bestanden worden vervolgens georganiseerd, opgeslagen en kunnen ook worden beheerd met behulp van een elektronisch archiefsysteem met speciale software. In tegenstelling tot traditionele, puur fysieke personeelsdossiers van papier, kunnen ook relatief onconventionele formaten, zoals video's van werknemersvergaderingen of trainingssessies, op deze manier worden opgeslagen. En last but not least, digitale personeelsdossiers besparen ruimte omdat ze in elektronische vorm kunnen worden opgeslagen en niet fysiek hoeven te worden gearchiveerd, zoals het geval is bij papieren personeelsdossiers.

Met een softwareoplossing als flair kunnen kandidaatgegevens al tijdens het sollicitatieproces worden opgeslagen, die later in de arbeidsrelatie eenvoudig verder kunnen worden verrijkt.

Wat zijn de verwijderingstermijnen voor digitale personeelsdossiers?

Gevoelige gegevens van werknemers moeten ook tijdig in gedigitaliseerde vorm worden opgeslagen. Daarom gelden dezelfde termijnen als voor papieren personeelsdossiers:

• Sollicitatiedocumenten mogen maximaal 3 tot 6 maanden worden bewaard (tenzij er een arbeidsovereenkomst is gesloten, anders 3 jaar na beëindiging)
• Algemene arbeidsdocumenten moeten minimaal 3 jaar worden bewaard
• Fiscale of pensioengerelateerde documenten moeten minimaal 6 jaar worden bewaard

Voor het verwijderingsproces zelf zijn verschillende opties beschikbaar:

• Handmatig verwijderen van het digitale personeelsdossier
• Geautomatiseerd verwijderen na een vooraf ingestelde verwijderingsperiode
• Eindige verwijdering en vernietiging van het betreffende personeelsdossier (binnen de software of database)

Hoe bewaar ik mijn personeelsdossiers in overeenstemming met de GDPR?

De General Data Protection Regulation (kortweg GDPR) en de Wet op de ondernemingsraden schrijven bepaalde procedures voor bij het opslaan van analoge of digitale personeelsdossiers. Ten eerste moeten ze ontoegankelijk zijn voor onbevoegden. Analoge personeelsdossiers moeten daarom bijvoorbeeld in een afsluitbare archiefkast of een kluis worden bewaard. Voor digitale personeelsdossiers is een met een wachtwoord beveiligde computer of met een wachtwoord beveiligde software voldoende.

Werknemers zelf hebben echter te allen tijde het recht om hun eigen personeelsdossier in te zien. Of het nu gaat om sollicitatiedocumenten, waarschuwingen of tussentijdse beoordelingen - als werkgever moet je deze te allen tijde toegankelijk maken voor je werknemers. Als de documenten te zijner tijd worden verwijderd of vernietigd, moeten ze ofwel in fysieke vorm worden versnipperd in overeenstemming met de voorschriften voor gegevensbescherming of onherstelbaar worden verwijderd in digitale vorm. Ook hier geldt: veiligheid voor alles!

Welke documenten moeten hoe lang worden bewaard?

Afhankelijk van het document gelden er in de Duitse wet verschillende regels voor hoe lang ze moeten worden bewaard. Hieronder volgt een overzicht van de geldende termijnen, afhankelijk van het document in kwestie

• Personeelsvragenlijsten: 6 maanden na afronding van de selectieprocedure
• Werkgelegenheidscontracten, ontbindingsovereenkomsten, opzegbrieven, waarschuwingen en bewijzen van arbeidsongeschiktheid: maximaal 3 jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie
• Socialezekerheidsdocumenten, premieafrekeningen: Tot 5 jaar na beëindiging van het dienstverband
• Informatie over de laatste loonbetaling, loonbelastingdocumenten, loonstaten: Tot 6 jaar na beëindiging van het dienstverband
• Jaarrekeningen en boekhoudbonnen: 10 jaar

Praktische implementatie van GDPR-conforme opslag

Voor de praktische implementatie van GDPR-conforme opslag van personeelsdossiers of andere personeelsdocumenten moeten bepaalde maatregelen worden genomen om persoonsgegevens te beschermen. Een veilige IT-infrastructuur moet worden gegarandeerd, vooral voor elektronische personeelsdossiers. Hiervoor kunnen geavanceerde encryptietechnologieën, toegangsbeperkingen en wachtwoordbeveiliging worden gebruikt. Verder kunnen persoonlijke gegevens alleen op kantoor worden verwerkt als er een zogenaamde Chinese muur is tussen de afzonderlijke werkplekken - dit zijn eenvoudige scheidingswanden die privacy bieden tussen de afzonderlijke bureaus.

We raden ook aan om geschikte software te gebruiken die regelmatig back-ups maakt en gegevens opslaat in beschermde systemen. Het is ook uiterst belangrijk om je werknemers te trainen in het omgaan met gevoelige gegevens. Indien mogelijk kan uw eigen IT-beveiligingssysteem (dat ook gegevensbescherming omvat) ook worden gestandaardiseerd door middel van de bijbehorende ISO 27001-certificering.

Voordelen van een softwareoplossing

De GDPR-conforme opslag van digitale personeelsdossiers via innovatieve softwareoplossingen biedt u een gestructureerd en georganiseerd beheer van gevoelige gegevens. De software maakt het mogelijk om toegangsrechten en autorisaties op te nemen - deze kunnen individueel worden gedefinieerd. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld hun volledige profiel bekijken (via leesrechten) en administratief personeel krijgt schrijftoegang. Dedicated HR-software maakt ook automatische naleving van bewaartermijnen mogelijk.

Deze kunnen worden opgeslagen in het programma. Andere voordelen zijn regelmatige back-ups en geïntegreerde IT-beveiligingssystemen die gegevens beschermen tegen verlies of misbruik. Al met al levert HR-managementsoftware dus een integrale en efficiënte bijdrage aan de HR-managementworkflow. Al met al bespaart u hiermee veel tijd, personeel en vooral zenuwen (want voldoen aan de GDPR-vereisten is kinderspel).

Conclusie

De verplichting om personeelsdocumenten te bewaren - analoog of digitaal - wordt voor veel bedrijven een steeds serieuzer probleem. Overtredingen van de EU-brede GDPR, die in mei 2018 van kracht werd, kunnen worden bestraft met boetes tot 20 miljoen euro. Het is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens, zoals arbeidscontracten, salarisdocumenten of informatie voor het bepalen van de bedrijfswinst, goed en tijdig worden opgeslagen. Dit is bijzonder eenvoudig te implementeren met voordelige en innovatieve softwareoplossingen, die ontworpen zijn voor het gebruik van onder andere digitale personeelsdossiers. Daarom moet je als potentiële ondernemer of manager dit onderwerp nu zeker nader bekijken.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen aansprakelijkheid voor juridische consistentie. De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo