Toekenning belastingvrije reiskostenvergoeding

Een reiskostenvergoeding kan daarom een effectieve ondersteuning zijn voor de betrokken werknemers en blijkt vaak ook een instrument om werknemers te behouden. Natuurlijk is zo'n voordeel extra aantrekkelijk als het belastingvrij blijft. In dit artikel vindt u een overzicht van de belangrijkste informatie over reiskostenvergoedingen, met name over de vraag hoe werkgevers een dergelijke vergoeding belastingvrij kunnen toekennen.

Reiskostenvergoeding: Definitie en wettelijk kader

Een reiskostenvergoeding is de term die wordt gebruikt voor het volledig of naar rato vergoeden van de reiskosten van werknemers door hun werkgever, en die wordt toegekend als een extra uitkering naast reguliere loon- of salarisbetalingen. In de praktijk wordt dit vooral gebruikt als een maatregel om forenzen die elke dag bijzonder lange afstanden naar hun werk moeten afleggen financieel te ontlasten - vooral in landelijke gebieden. In grotere steden en agglomeraties met een relatief goed ontwikkelde infrastructuur voor openbaar vervoer bieden sommige werkgevers eerder een zogenaamd jobticket aan. Dit verwijst naar tickets die de houder het recht geven om het openbaar vervoer te gebruiken voor de dagelijkse reis naar het werk, zoals jaarlijkse of maandelijkse reiskaarten. Dergelijke vergoedingen zijn altijd vrijwillige werkgeversvoordelen; er is geen wettelijk recht op. Bij reiskostenvergoedingen moeten echter bepaalde wettelijke bepalingen in acht worden genomen, die voornamelijk betrekking hebben op fiscale aspecten.

Artikel 14 (1) SGB IV is ook relevant voor de toerekening van reiskostenvergoedingen aan het loon. Hierin staat dat loon alle regelmatige of eenmalige inkomsten uit arbeid omvat, ongeacht of er een wettelijk recht op bestaat of niet. Het is ook niet relevant in welke vorm het inkomen wordt verdiend, hoe het wordt geëtiketteerd en of het rechtstreeks voortvloeit uit de dienstbetrekking of daarmee verband houdt. Daarom moeten reiskostenvergoedingen ook worden behandeld als belastbaar loon, dat individueel wordt belast volgens de inkomstenbelastingklasse en andere fiscale kenmerken van de betrokken persoon.

Belastingvrije reiskostenvergoedingen

Het is natuurlijk bijzonder aantrekkelijk voor werknemers als ze een belastingvrije reiskostenvergoeding ontvangen en hierover geen sociale premies hoeven te betalen. Maar omdat dergelijke betalingen van werkgevers normaal gesproken deel uitmaken van het belastbare loon, is een belastingvrije reiskostenvergoeding alleen mogelijk onder zeer specifieke voorwaarden. Normaal gesproken vallen reiskostenvergoedingen onder de reguliere belastingheffing als beloning of ten minste onder de forfaitaire belastingheffing.

Voorwaarden voor belastingvrije reiskostenvergoedingen

Om een reiskostenvergoeding belastingvrij te houden en niet te worden onderworpen aan kerkbelasting, solidariteitstoeslag of sociale premies, moet aan een van de volgende twee voorwaarden worden voldaan. Ofwel de werknemer heeft een dubbele huishouding in het kader van een externe activiteit, ofwel het zijn stagiairs die de vergoeding ontvangen om de reiskosten naar de beroepsschool te dekken.

In tegenstelling tot wat vaak wordt verondersteld, zijn reisvergoedingen voor minibanen niet volledig belastingvrij, maar zijn ze ook onderworpen aan een forfaitaire belasting van 15 procent. Ongeacht de forfaitaire loonbelasting blijft de vergoeding belastingvrij voor de mini-jobbers zelf, omdat deze niet wordt opgeteld bij het maximale maandelijkse beloningsbedrag van €520,00 dat is toegestaan voor een mini-job.

Maximumbedragen

Afhankelijk van het soort reiskostenvergoeding dat je krijgt en hoe deze wordt belast, moet je bepaalde maximumbedragen in acht nemen. Tot een maximumbedrag van 4.500 euro per jaar is een forfaitaire belasting van 15 procent mogelijk, wat overeenkomt met het bedrag van de afstandsvergoeding waarin de belastingwetgeving voorziet. Overigens wordt de vergoeding voor woon-werkverkeer in de volksmond vaak de forensentoeslag genoemd; de twee termen zijn in feite synoniem. Het maximale jaarbedrag van 4.500 euro resulteert in een maximaal maandbedrag van 375 euro. Als je bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding van 450 euro per maand ontvangt, wordt het bedrag boven de 375 euro, in dit geval 75 euro, individueel belast, net als alle andere inkomsten.

Soorten reiskostenvergoedingen

De "klassieke" reiskostenvergoeding is een betaling naast het loon of salaris om de kosten van het reizen van huis naar de eerste werkplek te dekken en moet niet worden verward met de reiskostenvergoeding voor een zakenreis. Vergelijkbare extra voordelen zijn benzinevouchers die door werkgevers worden verstrekt of jobtickets voor reizen met het openbaar vervoer of gedeeld vervoer, vooral in het lokale openbaar vervoer. Als werknemers korting of gratis tickets voor openbaar vervoer krijgen, is de maandelijkse vrijstellingslimiet voor voordelen in natura van toepassing. Deze vrijstellingsgrens voor verstrekkingen is 50,00 euro; bedragen daarboven zijn dus onderworpen aan de normale belastingheffing in de loonadministratie.

Hoe wordt de reiskostenvergoeding berekend?

De berekening van de reiskostenvergoeding is over het algemeen gebaseerd op de kortste route van de woonplaats naar de eerste werkplek, ongeacht of de kortste route ook daadwerkelijk de goedkoopste is. De vergoeding wordt dan berekend met de volgende formule

Als de kortste route 56 kilometer is en de betreffende maand 21 werkdagen heeft, resulteert dit in een reiskostenvergoeding van 352,80 euro. Voor 15 procent hiervan, in dit geval 52,92 euro, geldt de forfaitaire belasting, waar nog kerkbelasting en solidariteitstoeslag bovenop kunnen komen, afhankelijk van de geloofsovertuiging en de hoogte van het inkomen.

Voordelen voor werknemers en werkgevers

Voor werkgevers biedt een reiskostenvergoeding het voordeel dat er geen sociale premies hoeven te worden betaald voor de betreffende betalingen aan werknemers. Een reiskostenvergoeding kan daarom een welkom alternatief zijn voor een salarisverhoging, die niet alleen belast zou moeten worden, maar waarvoor ook sociale premies zouden moeten worden betaald. In de meeste gevallen houden werknemers netto meer over van hun brutosalaris als het vaste belastingtarief van 15 procent wordt toegepast. Hoe hoger het individuele inkomstenbelastingtarief, hoe aantrekkelijker de forfaitaire belasting is in vergelijking met de salarisverhoging. Er moet echter worden opgemerkt dat reiskosten niet langer kunnen worden gedeclareerd als inkomensgerelateerde kosten als onderdeel van de jaarlijkse aftrek van inkomensgerelateerde kosten als er een reiskostenvergoeding wordt toegekend.

Conclusie

Alle werknemers hebben de mogelijkheid om gemaakte kosten voor reizen naar het werk te declareren bij de belasting als onderdeel van de aftrek van inkomensgerelateerde kosten. Ze ontvangen echter geen extra inkomsten, maar alleen een verlaging van hun inkomstenbelastingdruk. Dit kan leiden tot een merkbaar financieel nadeel, vooral voor werknemers met bijzonder hoge reiskosten in vergelijking met collega's met een korter woon-werkverkeer of lagere reiskosten. Werkgevers kunnen hun werknemers financieel ondersteunen met een reiskostenvergoeding en dergelijke nadelen voorkomen.

Hoewel reiskostenvergoedingen alleen volledig belastingvrij zijn voor stagiairs die naar de beroepsschool gaan of werknemers met een dubbele huishouding vanwege het werken buitenshuis, zijn ze voor veel werknemers en werkgevers nog steeds aantrekkelijk. Dit komt enerzijds door de voordelen die verbonden zijn aan de mogelijke forfaitaire belasting en anderzijds door de afschaffing van socialezekerheidsbijdragen voor de betalingen in kwestie. Voordat je de volgende keer met je werkgever onderhandelt over een salarisverhoging, kun je daarom het beste berekenen of een reiskostenvergoeding in jouw individuele geval een positiever effect op je netto-inkomen zou hebben dan een verhoging van je brutoloon.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de juridische consistentie van dit artikel. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo