Een tussentijds rapport correct opstellen: Een handleiding

Een tussentijdse referentie is belangrijke documentatie voor werknemers en geeft informatie over prestaties en vaardigheden tijdens de bestaande arbeidsrelatie. Het kan op elk moment worden aangevraagd en is in veel gevallen nodig, bijvoorbeeld bij een geplande functiewijziging of interne reorganisatie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een eenvoudige en een gekwalificeerde tussentijdse referentie, waarbij de gekwalificeerde tussentijdse referentie gedetailleerder is en zowel professionele als persoonlijke beoordelingen bevat.

Het is zinvol voor werkgevers en werknemers om voorbeelden en sjablonen te gebruiken voor het maken van een geschikte tussentijdse referentie. Sjablonen helpen bij het vinden van de juiste formulering en structuur, wat vooral handig is voor werkgevers die nog nooit eerder een tussentijdse referentie hebben geschreven. Het is echter belangrijk om de sjablonen aan te passen aan de werknemer in kwestie en om specifieke prestaties, verantwoordelijkheidsgebieden en bijzondere successen op te nemen. Zorg ervoor dat je duidelijke, feitelijke en objectieve taal gebruikt.

Sjabloon interim referentiebrief

Een sjabloon voor een interim referentiebrief dient als basis voor het opstellen van een professionele interim referentiebrief voor werknemers. Interim-referenties documenteren de prestaties en prestaties van de werknemer tijdens zijn/haar dienstverband bij een bedrijf.

Bij het aanpassen van de voorbeelden en sjablonen is het belangrijk om rekening te houden met de speciale kenmerken van interim-referenties in vergelijking met andere soorten referenties. Een tussentijdse referentie moet de belangrijkste kernelementen bevatten, zoals het type activiteit, de duur van het dienstverband, de beoordeling van de prestaties en het gedrag van de werknemer.

De formulering in de tussentijdse referentie moet duidelijk, nauwkeurig en waarheidsgetrouw zijn. Houd er rekening mee dat bepaalde zinnen in de referentie in de praktijk een overeenkomstige betekenis hebben. Het is daarom raadzaam om u op de hoogte te stellen van de gangbare formuleringen en hun betekenis in de referentie.

Een gekwalificeerde tussentijdse referentie kan niet alleen positieve, maar ook negatieve aspecten van de werknemer bevatten. Het is belangrijk om te zorgen voor een evenwichtige beoordeling en geen overdreven of onjuiste uitspraken te doen, en om verrassingen te voorkomen

Samenvattend is een sjabloon voor een tussentijdse referentie een nuttig hulpmiddel voor het maken van een professionele en zinvolle tussentijdse referentie.

Inhoud en formulering

De tussentijdse referentie bevestigt de prestaties en prestaties van de werknemer tijdens een bestaande arbeidsrelatie. Het bevat gewoonlijk vier hoofdelementen: de functiebeschrijving, de beoordeling van de prestaties, sociaal gedrag en mogelijk een verwijzing naar de reden voor het uitvaardigen ervan.

De functiebeschrijving beschrijft de beklede functie/functieomschrijving en de bijbehorende en toegewezen taken, evenals de verantwoordelijkheden van de werknemer en het type arbeidsrelatie. Dit gedeelte moet specifiek en gedetailleerd worden geformuleerd om de lezer een duidelijk beeld te geven van de functie.

De formulering in de tussentijdse referentie moet worden gekenmerkt door positief en waardevol taalgebruik. Dit wordt gekenmerkt door positieve en waarderende taal, maar zonder de feitelijke prestaties en het gedrag van de werknemer te veronachtzamen.

In de regel duiden drievoudige verhogingen in de tussentijdse referentieformuleringen op zeer goede prestaties, dubbele verhogingen op goede prestaties en weglatingen hebben een negatieve connotatie.

Voorbeelden van een drievoudige verhoging zijn:

"altijd naar volle tevredenheid voldaan" of "altijd naar volle tevredenheid aan onze verwachtingen heeft voldaan."

Bij een tweevoudige verhoging zou dit er als volgt uitzien:

"altijd naar volle tevredenheid voldaan." of "naar volle tevredenheid voldaan."

Het woord "grotendeels" duidt bijvoorbeeld op slechte prestaties. Het woord haalt delen van de zinsconstructie weg. Bij onbevredigende prestaties worden formuleringen gebruikt als "kon de opgedragen taken niet uitvoeren".

Een tussentijdse referentie wordt bovendien altijd in de tegenwoordige tijd geschreven en mag geen geheime codes bevatten die hinten naar de prestaties van de werknemer.

Het functioneringsgesprek evalueert de kwaliteit van het werk, de inzet, de professionele competentie en de successen van de werknemer. De sterke punten van de werknemer moeten worden benadrukt en het eventuele verbeterpotentieel moet alleen indirect worden aangegeven.

Een belangrijk onderdeel van het functioneringsgesprek is de vakkennis van de werknemer . Hier wordt aangegeven hoe gefundeerd en actueel de branchespecifieke expertise van de werknemer is en of hij/zij zijn/haar kennis regelmatig uitbreidt om zich aan te passen aan veranderende eisen.

De werkwijze beschrijft hoe efficiënt, gestructureerd en doelgericht de werknemer zijn/haar taken uitvoert. Het is belangrijk om de kwantiteit en kwaliteit van de behaalde resultaten mee te nemen. Dit heeft bijvoorbeeld betrekking op het halen van deadlines, of taken zelfstandig of in teamverband zijn uitgevoerd en of de medewerker in staat is om problemen of uitdagingen met succes te overwinnen.

Een ander belangrijk aspect is het sociale gedrag van de medewerker. Dit omvat communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, evenals samenwerking en interactie met collega's en directe superieuren. Er moet ook rekening worden gehouden met de bereidheid van de werknemer om kritiek en feedback te accepteren.

Het gedrag van de werknemer ten opzichte van zijn superieuren wordt beoordeeld in termen van respect, loyaliteit en betrokkenheid. Aspecten als het opvolgen van instructies, verantwoordelijkheidsgevoel, initiatief en onafhankelijkheid spelen hierbij ook een rol.

De reden voor het afgeven van de tussentijdse referentie kan in de slotformule worden vermeld als deze relevant is. Er moet echter op worden gelet dat uit deze referentie geen negatieve conclusies over de werknemer of het bedrijf kunnen worden getrokken.

De conclusie bevat bovendien de datum en handtekening van de leidinggevende of HR-manager.

De opgegeven datum moet overeenkomen met de dag waarop de referentie is afgegeven. In gevallen waarin de tussentijdse referentie met terugwerkende kracht wordt afgegeven, kan een eerdere datum worden opgegeven, maar deze moet wel binnen de periode van het dienstverband vallen. Het is belangrijk om een correcte datum op te geven, zodat er bij een latere sollicitatie geen vragen of onduidelijkheden ontstaan.

De handtekening moet afkomstig zijn van een persoon die hiërarchisch boven de werknemer staat en een directe band heeft met de functie. Dit is bijvoorbeeld de lijnmanager, de HR-manager of, in kleinere bedrijven, de directeur. De regel voor de handtekening moet ook de naam en functie van de ondertekenaar bevatten, zodat duidelijk is wie de referentie heeft uitgegeven en ondertekend.

De informatie over datum en handtekening in de tussentijdse referentie is niet alleen een belangrijk formeel onderdeel, maar ook inhoudelijk van belang. Ze zorgen ervoor dat de referentie authentiek en betrouwbaar overkomt en dragen in belangrijke mate bij aan de informatieve waarde van het document.

Let bij het maken van de tussentijdse referentie goed op de juiste spelling en opmaak van de datum en handtekening, zodat er geen problemen ontstaan en het document aan zijn doel voldoet.

werkgever en werknemer

De tussentijdse referentie is belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers. Het documenteert de prestaties van de werknemer tot nu toe en kan nuttig zijn in verschillende situaties, zoals een interne promotie of een verandering van baan.

Werkgevers moeten een tussentijdse referentie afgeven om hun werknemers een objectieve beoordeling te geven van hun werkprestaties. Dit versterkt niet alleen het vertrouwen tussen werkgever en werknemer, maar geeft werknemers ook een duidelijk beeld van hun sterke punten en verbeterpotentieel.

Werknemers hebben in bepaalde gevallen recht op een tussentijdse referentie, bijvoorbeeld bij een verandering van leidinggevende of een dreigend ontslag. Dit document is belangrijk voor hen om hun eerdere werk objectief te laten beoordelen en te kunnen presenteren wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe baan of promotie binnen het huidige bedrijf. Een tussentijdse referentie dient ook als oriëntatie voor nieuwe leidinggevenden.

De Human Resources afdeling speelt een centrale rol bij het afgeven van een tussentijdse referentie. Zij zijn verantwoordelijk voor het opstellen van het document en moeten beschikbaar zijn om vragen over dit onderwerp te beantwoorden. Ze moeten ervoor zorgen dat de referentie duidelijk en nauwkeurig is en in de juiste vorm is geschreven.

Zowel lijnmanagers als werknemers zijn betrokken bij het proces van het schrijven van een tussentijdse referentie. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het evalueren van de eerdere samenwerking met de werknemer, terwijl werknemers de aanvraag voor de tussentijdse referentie moeten indienen als zij dat nodig achten. Het is belangrijk dat beide partijen samenwerken om een zinvolle en objectieve referentie te krijgen die recht doet aan de werknemer.

Organisaties moeten zich ervan bewust zijn dat tussentijdse referenties een belangrijk instrument voor personeelsontwikkeling zijn, zowel voor henzelf als voor hun werknemers. Door hun werknemers regelmatig feedback te geven over hun werkprestaties, kunnen ze hun werknemers motiveren om zich voortdurend te ontwikkelen, wat uiteindelijk het succes van de organisatie ten goede komt.

Al met al is een tussentijdse referentie een belangrijk onderdeel in de werkrelatie tussen werkgever, werknemer en de betrokken partijen, zoals lijnmanagers of de HR-afdeling. Het biedt een objectieve beoordeling van het werk en bevordert zo een professionele werkomgeving gebaseerd op vertrouwen en gedeelde doelen.

Evaluatie en beoordeling

Een tussentijdse referentie wordt onderverdeeld in een eenvoudige referentie en een gekwalificeerde referentie.

Een gekwalificeerde tussentijdse referentie bevat, net als een gekwalificeerde referentie, een meer gedetailleerde prestatiebeoordeling die ook ingaat op de individuele vaardigheden van de werknemer. Het kan informatie bevatten over samenwerking met anderen, communicatievaardigheden, leiderschapscapaciteiten (indien van toepassing) en de persoonlijkheid van de werknemer. Een dergelijke beoordeling moet waarheidsgetrouw en positief worden geformuleerd om de werknemer niet te benadelen.

Een eenvoudige referentie bevat daarentegen alleen de persoonlijke gegevens van de werknemer, het werkterrein en de functie, evenals het type samenwerking, maar zonder beoordeling en diensttijd. Deze tussentijdse referentie is geschikt voor werknemers die een basisdocument nodig hebben voor loopbaanveranderingen.

De keuze tussen een eenvoudige en een gekwalificeerde tussentijdse referentie hangt af van de individuele behoeften en doelstellingen van de werknemer. Het is belangrijk om de gewenste inhoud en formulering met de werkgever te bespreken. Om een volledige tussentijdse referentie te maken, moet de werkgever rekening houden met alle relevante aspecten van de professionele activiteit van de werknemer en deze zo nauwkeurig mogelijk beschrijven. Het doel is om de werknemer een zinvol document te geven waarin zijn prestaties, werkprestaties en vaardigheden op de juiste manier worden gepresenteerd.

Wijziging en verzoek

Het verzoek om een tussentijdse referentie moet zorgvuldig en professioneel worden opgesteld om de kans op positieve feedback te vergroten.

Het is raadzaam om eerst de mogelijke redenen voor het aanvragen van een tussentijdse referentie te bespreken. Werknemers kunnen op elk moment een tussentijdse referentie aanvragen, maar moeten wel een geldige reden opgeven. Typische geldige redenen kunnen zijn: een verandering van leidinggevende, een aanstaande promotie, een bedrijfsoverdracht waarbij het bedrijf of de bedrijfseenheid wordt overgenomen door een andere werkgever of het effect van een ontslagovereenkomst in geval van een inkrimping van het personeelsbestand. In andere gevallen, zoals de wens om van carrière te veranderen of het bedrijf te verlaten, moet de objectiviteit worden gehandhaafd.

Bij het aanvragen van een tussentijdse referentie is het belangrijk om te focussen op beleefde en professionele communicatie. Werknemers kunnen een informele e-mail sturen naar hun lijnmanager of een medewerker van de HR-afdeling waarin ze de redenen uitleggen en vragen om de referentie zo snel mogelijk op te sturen.

Tot slot is het belangrijk om aandacht te besteden aan de kwaliteit van het verzoek en de timing. Het verzoek kan op de lange baan worden geschoven en enige tijd in beslag nemen. Als het verzoek goed gemotiveerd is en met beleefdheid en professionaliteit wordt gepresenteerd, is de kans groter dat je een zinvolle tussentijdse referentie ontvangt die de competenties en ervaring weerspiegelt.

Speciale omstandigheden

In bepaalde speciale omstandigheden kan een referentie van bijzonder belang zijn. Tijdens ouderschapsverlof kan een referentie bijvoorbeeld dienen als bewijs van het werk dat de werknemer vóór het verlof heeft verricht. Dit kan belangrijk zijn als de werknemer na het ouderschapsverlof een nieuwe functie of meer verantwoordelijkheid zoekt.

In gevallen van beëindiging van het dienstverband, zowel door de werkgever als door de werknemer, kan een tussentijdse referentie nuttig zijn om de werkprestaties en vaardigheden van de werknemer aan te tonen aan potentiële nieuwe werkgevers.

Net als bij ouderschapsverlof kan de tussentijdse referentie ook worden gebruikt bij langdurig onbetaald verlof, langdurige afwezigheid of een Sabbatical om prestaties uit het verleden en prestaties in het bedrijf te laten zien.

In het geval van een bedrijfsfusie kan het nodig zijn om voor elke werknemer een tussentijdse referentie af te geven om de exacte rollen en verantwoordelijkheden te bevestigen die zij in het gefuseerde bedrijf op zich zullen nemen.

Als een bedrijf van plan is om het aantal banen te verminderen, kan een tussentijdse referentie nuttig zijn voor de betrokken werknemers.

Een tussentijdse referentie kan ook nuttig zijn als een werknemer solliciteert naar een promotie of hogere functie binnen het bedrijf. Het kan dienen als bewijs van eerdere prestaties en succes binnen het bedrijf.

De uitspraken van het Federale Arbeidsgerecht bieden ondersteuning bij het aanvragen van of begeleiding bij de claim.

Werkreferentie en definitieve referentie

Een werkreferentie is een document waarin de prestaties en het gedrag van de werknemer tijdens het dienstverband bij een werkgever worden beoordeeld. Het is gebruikelijk om een referentie te ontvangen aan het einde van een arbeidsrelatie, maar het is ook mogelijk tijdens de arbeidsrelatie in de vorm van de hierboven beschreven tussentijdse referentie.

Het afstudeercertificaat of eindcertificaat is daarentegen een document dat de succesvolle afronding van een opleiding of studie certificeert. Het bevat informatie over de behaalde kwalificaties, de cijfers en de duur van de opleiding of het studieprogramma. Het eindcertificaat kan dienen als basis voor de beoordeling van de beroepskwalificaties van een aanvrager.

Een opleidingscertificaat is een speciaal soort eindcertificaat dat wordt afgegeven na de succesvolle afronding van een duale opleiding of bedrijfsopleiding. Dit document geeft de gespecialiseerde kennis, vaardigheden en prestatiebeoordeling weer die tijdens de opleiding zijn verworven.

Een eindcertificaat verwijst daarentegen naar de voltooiing van een school- of universitaire opleiding. Het bevat een algemene beoordeling van de prestaties en capaciteiten van een leerling of student. Het eindcertificaat is het bewijs van een algemene, beroepsmatige of academische kwalificatie die de basis vormt voor toekomstige loopbaanvooruitzichten, verdere opleiding of toelating tot instellingen voor hoger onderwijs.

Terwijl een arbeidsreferentie en een tussentijdse referentie de beoordeling van prestaties in een arbeidsrelatie weergeven, richten opleidings-, eind- en eindcertificaten zich op de beoordeling van vaardigheden en kennis die zijn verworven in een onderwijsinstelling. Al deze getuigschriften zijn belangrijke documenten die nodig zijn tijdens de professionele loopbaan van een individu en vormen een belangrijk onderdeel van sollicitatiedocumenten.

Verdere aspecten

In de regel zijn er voor de werknemer geen kosten verbonden aan het opstellen van een tussentijdse referentie, aangezien dit een contractuele dienst is die door de werkgever wordt verleend. Er kunnen echter wel kosten voor externe dienstverleners ontstaan bij complexe voorbereidingen of ernstige zaken.

De tussentijdse referentie wordt meestal op de werkplek afgegeven om de loopbaan van de werknemer tot nu toe binnen de afdeling en het bedrijf te documenteren.

De verschillende afdelingen en verantwoordelijkheidsgebieden waarin de werknemer heeft gewerkt, moeten worden vermeld. Het is belangrijk dat de verschillende werkzaamheden gedetailleerd en uitgebreid worden beschreven, zodat de lezer een volledig beeld krijgt van de prestaties van de werknemer tot nu toe.

In de tussentijdse referentie moeten de eisen en verwachtingen van de werkgever ten aanzien van de werknemer duidelijk worden vermeld. Het kan de nadruk leggen op bepaalde kwalificaties, vaardigheden en competenties die relevant zijn voor de functie in kwestie. In het beste geval wordt de goede samenwerking benadrukt en wordt de beoordeling van de prestaties positief belicht.

Het kan nuttig zijn om te wijzen op de naleving van wettelijke voorschriften, zoals het arbeidsreglement en collectieve arbeidsovereenkomsten. Dit laat zien dat de werknemer zich houdt aan de geldende regels en blijk geeft van een verantwoordelijke benadering van het werk.

Al met al moet een goede tussentijdse referentie een uitgebreid overzicht geven van de verschillende aspecten van het arbeidsleven van de werknemer. Het is belangrijk om deze zelfverzekerd en nauwkeurig te formuleren en in te gaan op de individuele kenmerken van de werknemer.

Een softwareoplossing voor referenties

flair biedt de mogelijkheid om regelmatige feedback voor werknemers en managers digitaal vast te leggen en op elk gewenst moment toegankelijk te maken. De manager kan vervolgens belangrijke basisinformatie uit deze regelmatig vastgelegde feedback halen en deze met specifieke voorbeelden opnemen in de referentie. Dit maakt het maken van een referentie veel eenvoudiger, omdat het anders moeilijk is om het overzicht te bewaren en een eerlijke beoordeling te garanderen, vooral als er veel medewerkers zijn.

Conclusie

Even voor zulke belangrijke onderwerpen als de functieverwijzing kan een softwareoplossing als flair een belangrijke basis leggen om aan de algemene vereisten te voldoen en recht te doen aan de werknemer.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor juridische consistentie. De inhoud van dit artikel is uitsluitend informatief en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo