Bedrijfsvakantie - dit is van toepassing op het arbeidsrecht

Voor veel werknemers is het een onaangenaam gevoel als werkgevers een bedrijfsvakantie aankondigen. Werknemers willen namelijk hun eigen vakantiedagen bepalen en hun eigen tijden instellen. Toch kan een stagnerende ordersituatie in de zomer leiden tot een bedrijfsvakantie, en niet alleen voor kleine bedrijven. Dit brengt veel ouders in een bijzonder zorgelijke situatie, omdat er kinderopvang geregeld moet worden voor een ongeplande vakantie. In welke gevallen kan een bedrijfsvakantie worden aangevraagd? Hoe zit het volgens het arbeidsrecht? Waar moeten werkgevers op letten bij bedrijfsvakanties? In dit artikel willen we al deze vragen beantwoorden.

Wat is een bedrijfsvakantie?

Bedrijfsvakantie wordt gedefinieerd als een periode waarin het hele bedrijf gesloten is. In gewone taal betekent dit dat het voltallige personeel met verplicht verlof wordt gestuurd. Wanneer deze periode plaatsvindt, hangt af van het bedrijf en de grootte ervan. Sommige bedrijven nemen tussen Kerstmis en Nieuwjaar vakantie, terwijl andere tijdens de zomermaanden te kampen hebben met een tijdelijk verlies van leveranciers en hun bedrijf moeten sluiten.

Verschil tussen bedrijfsvakantie en vrije dagen

Vrije dagen verschillen niet wezenlijk van bedrijfsvakantie. Werknemers moeten hun verlof op dezelfde manier opnemen en het wordt zoals gebruikelijk afgetrokken van hun vakantieverlof. Het enige verschil tussen de twee varianten is dat werknemers geen recht op medezeggenschap hebben met betrekking tot vakantiedagen van de zaak. De beslissing wanneer de bedrijfsvakantie plaatsvindt, ligt uitsluitend bij de werkgever. Als er echter een ondernemingsraad is, valt deze onder de medezeggenschap.

Wat geldt er in het arbeidsrecht met betrekking tot bedrijfsverlof?

Volgens de Duitse wet op verlof (BurlG) moeten werkgevers rekening houden met verlofaanvragen van werknemers. De enige uitzonderingen hierop zijn dringende operationele zaken die dit onmogelijk maken.

Concreet betekent dit dat werkgevers mogen bepalen wanneer werknemers hun vakantierechten opnemen. In principe moeten ze rekening houden met de vakantieplanning en vakantieaanvragen van werknemers. Arbeidstijdverkorting verandert daar niets aan. Werknemers krijgen immers maar een beperkt aantal vakantiedagen per jaar, die individueel gepland worden. Terwijl de ene groep zijn vakantie liever in de winter opneemt, willen anderen juist een langere vakantie in de zomer. Tot slot is er de groep mensen die hun vakantie moet aanpassen aan de schoolvakanties omdat ze op schoolgaande kinderen passen.

Al deze wensen moeten door werkgevers in aanmerking worden genomen. Er zijn echter gevallen waarin niet alle werknemers aan hun trekken komen. Dit komt doordat een bedrijf moet blijven draaien en het zich niet kan veroorloven dat alle werknemers tegelijkertijd afwezig zijn, waardoor er een enorme onderbezetting ontstaat. En tot slot zijn er "dringende operationele zaken". Als zo'n geval zich voordoet, kunnen werkgevers bedrijfsvakanties opleggen. In dit geval is het noodzakelijk dat een bedrijf gedurende een bepaalde periode gesloten is.

Kort bedrijfsverlof het jaarlijkse verlof in?

Als een vakantie van de zaak moet worden opgenomen, wordt het recht op vakantie verminderd. Volgens een uitspraak van het Bundesarbeitsgericht (Burlg § 7 para. 3 zin 1) moet de vakantie van het lopende jaar zijn. Dit betekent dat werknemers geen vakantiedagen van het volgende jaar hoeven op te offeren voor vakantiedagen van het bedrijf.

Wat gebeurt er als werknemers niet genoeg vakantiedagen beschikbaar hebben?

Dit is bijvoorbeeld het geval als de bedrijfsvakantie in de eerste helft van het kalenderjaar wordt vastgesteld, maar de werknemers nog niet genoeg vakantiedagen hebben verdiend.

Afhankelijk van hoe werknemers worden aangenomen, kan het gebeuren dat ze niet genoeg vakantierechten hebben en daarom de bedrijfsvakantie niet kunnen opnemen. In dat geval is er de mogelijkheid om de vakantie als voorschot op de jaarlijkse vakantie toe te kennen. De tweede optie is doorbetaling van loon, wat betekent dat werknemers in dienst blijven of dat het loonverlies dienovereenkomstig wordt gecompenseerd.

Heeft de ondernemingsraad een medezeggenschapsrecht? Dit recht geldt niet alleen voor het tijdstip en de locatie van de vakantie, maar ook voor de vraag of de vakantie überhaupt kan worden geregeld. Als bedrijfsvakanties regelmatig voorkomen in het bedrijf, moet er samen met de ondernemingsraad een bedrijfsovereenkomst worden gesloten. Dit kan worden opgevat als een algemene regeling die bedrijfsvakanties vastlegt. In deze overeenkomst kunnen ook andere vakantiebeginselen worden vastgelegd.

Beheer verlofaanvragen digitaal

Aan het einde van het kalenderjaar is het lastig om bij te houden hoeveel verlof werknemers nog hebben. Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op het gebruik van Excel-spreadsheets of zelfs geschreven applicaties. Vanwege de grote hoeveelheid bureaucratie en het daarmee gepaard gaande immense tijdverlies stappen steeds meer bedrijven over op het gebruik van digitale software waarmee alle aanvragen digitaal kunnen worden beheerd. Er is nu een grote verscheidenheid aan tools op de markt die geschikt zijn voor elk type bedrijf. De functies en procedures van deze tools verschillen per aanbieder.

flair biedt een allround HR-oplossing, inclusief digitale urenregistratie, maar ook vakantieaanvragen en ziekmeldingen die werknemers zelf kunnen indienen.

In de regel vullen werknemers hun verlofaanvraag rechtstreeks in op hun pc of zelfs op hun smartphone. Vervolgens voeren ze de begin- en einddatum van de verlofperiode in. In principe kunnen vervangers worden geselecteerd en kunnen werkgevers een opmerking achterlaten. Werknemers dienen de aanvraag vervolgens elektronisch in. De werkgever of de verantwoordelijke van de HR-afdeling wordt geïnformeerd dat de verlofaanvraag is ontvangen. De goedkeuring of afwijzing van de aanvraag gebeurt ook elektronisch. Werknemers die het verlof hebben ingediend, worden op de hoogte gesteld van de goedkeuring of afwijzing en hun jaarlijkse verlof wordt dienovereenkomstig aangepast. Zo is het voor alle betrokkenen altijd duidelijk op hoeveel verlof ze nog recht hebben.

Het eerste voordeel van software voor het digitaal beheren van verlofaanvragen heeft te maken met een beter overzicht. Zoals hierboven uitgelegd, kunnen alle betrokkenen direct zien hoeveel vakantiedagen er nog beschikbaar zijn voor werknemers, wanneer werknemers hun vakantie opnemen en om wat voor soort vakantie het gaat. Of het nu gaat om bedrijfsvakantie, onbetaald verlof of bijzonder verlof - alle varianten worden in één oogopslag vastgelegd. Bovendien worden vakantiedagen onmiddellijk teruggeboekt als er tijdens de vakantie een ziekmelding wordt ingediend. Dit maakt het beheren van deze aanvragen veel eenvoudiger dan met de handmatige procedure.

Niet te vergeten dat het hele proces efficiënter wordt. Als een bedrijf vertrouwt op de digitale administratie van vakantieaanvragen, leidt dit op de lange termijn tot een hogere werknemerstevredenheid. De processen zijn eenvoudiger en moderner en bevorderen daardoor indirect ook de loyaliteit van werknemers.

Een bedrijf dat een digitale tool gebruikt, kiest voor een papier- en grondstofbesparende optie. Dit betekent dat het papierverbruik drastisch wordt verminderd en er rekening wordt gehouden met het milieu.

Een ander voordeel van een dergelijke tool is dat er meer coördinatie wordt bereikt. Er zijn minder meningsverschillen binnen het team en vakantieaanvragen van werknemers kunnen beter worden uitgevoerd. Het vermindert ook het risico op onderbezette teams door een wirwar van aanvragen. Het is ook eenvoudig om verzoeken op korte termijn in te dienen en goed te keuren.

De belangrijkste voordelen op een rij:

• Verlofaanvragen kunnen onafhankelijk door medewerkers worden ingevoerd:
• Het verzoek wordt goedgekeurd door vertegenwoordigers of managers
• Softwaretools herinneren u automatisch aan ontbrekende documenten zoals certificaten
• Databases worden onmiddellijk bijgewerkt

Redenen die bedrijfsverlof rechtvaardigen

In welke gevallen kan bedrijfsverlof worden aangevraagd volgens het managementrecht?

In principe in dergelijke gevallen:

• Er is maar één klant met bedrijfsverlof
• Het bedrijf is aan het reorganiseren
• De lijnmanager is afwezig en de werkzaamheden kunnen op dit moment niet worden voortgezet

Wat moet er worden overwogen met betrekking tot de pandemie?

Als gevolg van de pandemie met het coronavirus hebben veel bedrijven te kampen met een gebrek aan bestellingen en worden talloze bedrijven ook getroffen door een onderbreking in de toeleveringsketen. In beide gevallen is dit een operationeel risico dat wordt gedragen door het bedrijf. Het is daarom niet toegestaan om een bedrijfsvakantie te rechtvaardigen vanwege het coronavirus.

De situatie is echter anders als het bedrijf failliet dreigt te gaan als gevolg van de pandemie. In dat geval kan er sprake zijn van dringende operationele problemen. In dit geval is het aan de werkgever om de bedrijfsvakantie te rechtvaardigen. Als dit het geval is, kunnen bedrijven ook in dit geval een bedrijfsvakantie gelasten.

In een medische praktijk, vooral als het een kleine praktijk is, is het normaal dat alle werknemers samen een paar weken op vakantie gaan. Als de arts er niet is, kan de praktijk immers niet blijven draaien. Als de arts de bedrijfsvakantie tijdig aankondigt, moeten de medewerkers in deze periode verlof opnemen. Hierbij moeten echter ook belangrijke punten in acht worden genomen:

Dankzij deze bedrijfsvakantie moeten werknemers toch over voldoende vakantiedagen beschikken die ze zelf kunnen inplannen. Afhankelijk van de deelstaat en de toepasselijke cao's wordt 3/5 van de totale vakantie opgenomen. Bovendien moeten alle werknemers op vakantie gaan tijdens de bedrijfsvakantie. Het is niet mogelijk dat slechts een deel van het personeel met bedrijfsvakantie gaat.

Er moet rekening worden gehouden met de vraag of de werknemers voor kinderen moeten zorgen. Als dit het geval is, moet de bedrijfsvakantie indien mogelijk in deze periode worden gepland. Idealiter worden werknemers bij indiensttreding of tijdens het sollicitatiegesprek op de hoogte gesteld van de procedure en de periode voor bedrijfsvakanties.

Ziekte en ontslag tijdens bedrijfsvakanties

Wat moet er gebeuren als werknemers ziek worden tijdens bedrijfsvakanties? Ook in dit geval kunnen werknemers de betreffende verlofdagen vergoed krijgen volgens Burlg. Ziekte onderbreekt namelijk, net als bij normale vakantiedagen, de opgenomen vakantie. De wettelijke basis stelt onder andere dat werknemers een medische verklaring moeten overleggen - meestal vanaf de eerste ziektedag. De vakantiedagen worden dan teruggeboekt naar de werknemer.

Wat geldt er bij een beëindiging terwijl er sprake is van een bedrijfsvakantie? Een ontslag is vaak ongepland, omdat werknemers juist dan een baan aangeboden kunnen krijgen. Als het bedrijf op vakantie is, rijst de vraag wat er dan moet gebeuren. Is het mogelijk om op te zeggen tijdens een bedrijfsvakantie?

Het antwoord op deze vraag is ja. Want zelfs als werkgevers vakantiedagen hebben ingesteld, zijn zij nog steeds verplicht om de post dienovereenkomstig te ontvangen en te beheren. De enige voorwaarde waaraan werknemers zich moeten houden, is de opzegtermijn die in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Hetzelfde geldt in het omgekeerde geval, wanneer werkgevers hun werknemers opzeggen. Zelfs tijdens bedrijfsvakanties hebben werknemers drie weken de tijd vanaf de datum van betekening om bezwaar aan te tekenen. De bedrijfsvakantie verandert niets aan het ontslag.

Hoe lang van tevoren moet de bedrijfsvakantie worden aangekondigd?

Wanneer moet een bedrijfsvakantie worden aangekondigd? Voor bedrijfsvakanties moet een aankondigingstermijn in acht worden genomen. Dit heeft te maken met het feit dat veel werknemers hun vakantiejaar aan het begin van het jaar plannen. Zij moeten dus weten in welke periode de bedrijfsvakantie valt. Daarom hebben werkgevers de plicht om werknemers tijdig te informeren wanneer de bedrijfsvakantie zal plaatsvinden. Hoewel er geen wettelijke verplichting is met betrekking tot de opzegtermijn, moet deze wel tijdig worden gegeven. Als algemene regel geldt een termijn van ten minste 6 maanden van tevoren.

Hoe lang kan een bedrijfsvakantie duren?

Voor de duur van een bedrijfsvakantie geldt hetzelfde als voor de opzegtermijn. Er is geen wettelijke basis die dit voorschrijft. Bedrijfsvakanties mogen echter niet de volledige wettelijke vakantierechten van werknemers opgebruiken. Ze moeten voldoende vakantiedagen overhouden om zelfstandig te kunnen plannen. Dit wordt nader toegelicht in een BAG-uitspraak, waarin de vuistregel 3/5 is (Ref. 1 Abr 79/92).

Conclusie

Veel werknemers vinden vakantiedagen van de zaak een doorn in het oog, omdat ze hun vakantie liever zelfstandig plannen. Toch zijn er uitzonderlijke gevallen waarin een dergelijk verplicht verlof onvermijdelijk is. Er moet dan wel aan bepaalde voorwaarden worden voldaan en werkgevers moeten zich aan bepaalde richtlijnen houden. De ondernemingsraad - als die bestaat - heeft hier ook inspraak in. In dit artikel hebben we je alles laten zien wat je moet weten over bedrijfsvakantie.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juridische consistentie van deze informatie. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo