Vakantierechten berekenen: De ultieme gids

We nemen een onderwerp onder de loep dat veel onrust kan veroorzaken tijdens contractonderhandelingen voor nieuwe arbeidsrelaties. Vakantierechten - en hoe ze worden berekend. Het afspreken van vakantie maakt deel uit van een arbeidsovereenkomst tussen werknemer en werkgever.

Iedere werknemer heeft wettelijk recht op doorbetaalde vakantie. Dit moet letterlijk worden opgevat. Volgens de wet is vakantie er namelijk om werknemers te laten ontspannen in plaats van werken. Het recht op vakantie van Duitse werknemers wordt per kalenderjaar geregeld in de Duitse Federale Verlofwet (BUrlG).

We kijken naar de theorie van wettelijke verlofdagen, evenals naar praktische voorbeelden die duidelijk maken hoe verlofrechten in verschillende scenario's kunnen worden berekend. De juiste berekening kan vaak een struikelblok zijn. Daarom zijn er een paar dingen waar je op moet letten bij het berekenen van vakantiedagen. In deze blogpost leer je meer over wettelijke richtlijnen en verschillende speciale regelingen, ondersteund met duidelijke voorbeelden.

Belangrijke basisprincipes voor het berekenen van vakantiedagen

Voordat we in de voorbeelden van vakantieberekeningen duiken, willen we je vooraf een aantal belangrijke theoretische basisprincipes geven, die de basis vormen voor de berekeningen. In principe heeft elke werknemer in Duitsland recht op een wettelijk minimum van 20 vakantiedagen per kalenderjaar met een vijfdaagse werkweek. Afwijkende regelingen kunnen worden geformuleerd binnen het functieaanbod.

Als werknemers niet fulltime in dienst zijn, wordt meestal een andere vorm voor de berekening van de wettelijke vakantiedagen gebruikt. Zo hebben deeltijdwerknemers die minder dan vijf dagen per week werken een vakantieaanspraak die overeenkomt met het voor hen relevante aantal werkdagen.

De zaken worden iets ingewikkelder voor deeltijd- of marginale werknemers die onregelmatige werkdagen hebben. In deze gevallen wordt het vakantierecht individueel berekend met behulp van algemeen geldende formules. De berekening wordt uitgevoerd (vergelijkbaar met salarisadministratie) op een pro rata basis met betrekking tot het volledige dienstverband.

BELANGRIJK

Ook al is de berekening van vakantierechten een nogal droge en eentonige materie, het moet wel geleerd worden. Anders loop je het risico op juridische gevolgen. Kijk voor de zekerheid in de Duitse federale wet op verlof of in je individuele arbeidsovereenkomst. Hier vind je gegarandeerd het antwoord op de vraag over het recht op vakantie.

We hebben nog een aantal andere belangrijke basisprincipes op een rijtje gezet die een goede kennisbasis bieden als het gaat om het recht op vakantie:

• Het aantal vakantiedagen komt overeen met werkdagen en is dus exclusief zon- en feestdagen. In Duitsland tellen zaterdagen ook mee als werkdagen.
• Deeltijdwerkers en mini-jobbers hebben dezelfde rechten op jaarlijkse vakantie als voltijdwerkers.
• De basis voor de berekening van het recht op vakantie is alleen gebaseerd op de dagen en niet op de feitelijk gewerkte uren.
• Duitse werknemers hebben wettelijk recht op minstens twaalf aaneengesloten werkdagen vakantie.
  Vakantie moet door werknemers worden opgenomen. In tegenstelling tot overwerk kan vakantie niet worden omgezet in geld. Een uitzondering hierop is vakantie die niet kon worden opgenomen vanwege ontslag.
• De Duitse wetgeving kent werknemers minimaal vier weken vakantie per kalenderjaar toe. Buitengewoon verlof valt hier niet onder.

Verlof geregeld in de wet

Het recht op vakantie in Duitsland wordt geregeld door de federale verlofwet (BUrlG). De wet verwijst naar minimumaanspraken, rechten en plichten die de werkgever in acht moet nemen om werknemers vakantieverlof te kunnen geven.

Naast de federale verlofwet is het vaak de moeite waard om de collectieve arbeidsovereenkomst of de individuele arbeidsovereenkomst te bekijken. In de praktijk zijn hier vaak aangepaste regelingen, maar ze mogen nooit lager zijn dan het wettelijke minimum aan vakantiedagen. Ze mogen werknemers alleen maar in een betere positie brengen.

Paragraaf 3 van de Federale Verlofwet (BUrlG) bepaalt een minimum jaarrecht van 20 werkdagen voor een 5-daagse werkweek. Werknemers kunnen dit in overleg met hun werkgever naar eigen inzicht over het kalenderjaar spreiden. De 20 dagen komen overeen met vier weken vakantie (4 weken x 5 dagen = 20 vakantiedagen).

Bij een 6-daagse werkweek voorziet het BUrlG in 24 vakantiedagen. Het minimumaantal vakantiedagen wordt dan als volgt berekend (4 weken x 6 dagen = 24 vakantiedagen). Voor deze berekening is geen vakantiecalculator nodig. De zojuist genoemde formule is voldoende om de wettelijke vakantiedagen te berekenen.

Ook als het aantal werkdagen per week verschilt, kan het vakantierecht met de volgende formule worden berekend:

Wettelijke aanspraak op vakantie (A) / aantal werkdagen per week x aantal werkelijke werkdagen per week (B)

• Voor een vijfdaagse week met vier werkdagen:ongedefinieerd
• Voor een zesdaagse week met twee werkdagen:onbepaald

De regeling van een minimum vakantieaanspraak van vier weken per kalenderjaar is ook hier van toepassing. Deze berekeningen zijn ook exclusief onbetaald of buitengewoon verlof. Hiervoor bestaan speciale regelingen.

Berekening van vakantiedagen voor deeltijdwerknemers

Deeltijdwerknemers en mini-jobbers hebben dezelfde vakantierechten als voltijdwerknemers. De berekening van vakantiedagen is eenvoudig als deeltijdwerknemers hetzelfde aantal werkdagen werken als voltijdwerknemers. In dit geval hebben deeltijdwerknemers volledig recht op vakantie.

Het werkelijke aantal werkuren doet er niet toe. Deeltijdwerknemers die 's ochtends maar een halve dag werken, hebben dezelfde rechten als hun collega's die voltijds werken. Zolang er geen veranderingen zijn in de werkdagen, blijft de berekening hetzelfde.

De situatie is iets anders als het deeltijdwerk slechts op twee, drie of vier dagen per week wordt uitgevoerd. In dat geval is een vakantieberekening nodig. In dit geval moeten de werkdagen berekend worden in verhouding tot de voltijdse tewerkstelling. De volgende vakantietabel illustreert de omrekening.

Laten we nog eens kijken naar een begrijpelijk voorbeeld om het begrijpelijker te maken. Een parttime werknemer werkt drie dagen per week, terwijl een fulltime werknemer vijf dagen werkt. Het toepasselijke vakantierecht volgens de cao is 28 werkdagen. Dit resulteert in de volgende berekening:

3 / 5 x 28 = 16,8 vakantiedagen

Decimale getallen worden naar boven of beneden afgerond bij het berekenen van vakantiedagen. In dit geval resulteert dit in 17 vakantiedagen voor de werknemer.

Berekening van vakantiedagen voor een mini-job

Voor minibaantjes gelden soortgelijke regels als voor deeltijdwerk. Het recht op vakantiedagen wordt op twee verschillende manieren naar rato berekend. In principe werken mini-jobbers minder dagen per week dan fulltime werknemers. Als het aantal werkdagen per week gelijk blijft, wordt het vakantierecht berekend met de volgende formule:

Werkdagen per week (A) x wettelijke of (collectief overeengekomen) contractuele minimumvakantie (B) / wekelijkse werkdagen (C)

A = 3

B = 24

C = 5

3 x 24 / 5 = 14,4 -> Dit resulteert in een jaarlijks vakantierecht van 14 vakantiedagen voor de mini-jobber in ons voorbeeld.

OPMERKING

Wettelijk gezien is er geen verschil tussen mini-jobbers en deeltijdwerkers. Beide groepen hebben dezelfde rechten als "normale" werknemers. De werkgever mag geen onderscheid maken bij het berekenen van vakantierechten of het uitbetalen van kerstbonussen.

Vakantierechten berekenen bij ontslag

Jaarlijkse vakantieplanning heeft een aantal speciale kenmerken die het aanzienlijk moeilijker maken. Een bijzonder geval van het berekenen van vakantierechten doet zich voor bij ontslag. Werknemers hebben ook bij ontslag wettelijk recht op vakantie.

In de praktijk kan het voorkomen dat er nog vakantiedagen over zijn voordat de arbeidsrelatie wordt beëindigd. Als deze door tijdgebrek niet meer konden worden opgenomen, heeft de werknemer recht op vervangend vakantiegeld. De wet bepaalt dat de resterende vakantiedagen in geld moeten worden gecompenseerd.

Vakantierechten: gewone en buitengewone beëindiging

In tegenstelling tot opzegtermijnen is er geen verschil tussen gewone en buitengewone beëindiging of beëindiging zonder opzegtermijn als het gaat om het recht op vakantie. In beide gevallen blijft het wettelijke vakantierecht bestaan. Bijgevolg kan de resterende vakantie worden opgenomen of kan de werkgever vakantiegeld betalen. Beide opties zijn in overeenstemming met de wet.

De hoogte van het vakantiegeld hangt onder andere af van het moment waarop de werknemer het bedrijf verlaat. Er wordt onderscheid gemaakt tussen beëindigingen vóór 30 juni en beëindigingen in de tweede helft van het jaar. Laten we de twee verschillende berekeningen eens afzonderlijk bekijken:

Urlaubsanspruch bei Kündigungen vor dem 30.6.

Een werknemer van een Duitse autofabrikant verlaat het bedrijf op 31 maart 2021 en heeft in dit kalenderjaar dus drie volle maanden voor haar werkgever gewerkt. Haar arbeidsovereenkomst voorziet in een royale vakantieaanspraak van 30 vakantiedagen per kalenderjaar. De volgende formule wordt gebruikt om haar resterende verlof te berekenen:

3 / 12 x 30 = 7,5 resterende vakantiedagen staan ter beschikking van de werknemer. In tegenstelling tot de normale berekening van vakantierechten is afronding niet toegestaan bij beëindiging van het dienstverband. De werkgever moet de vrije tijd hiervoor toekennen.

Vakantierechten bij beëindiging vóór 30.6.

De berekening voor beëindigingen in de tweede helft van het jaar is iets anders. Als er sinds het begin van het jaar een arbeidsrelatie bestaat, moet het volledige vakantierecht worden toegekend. Als een werknemer het bedrijf op 31 augustus verlaat, mag hij alle 20 wettelijke vakantiedagen opnemen.

Als de arbeidsovereenkomst van een werknemer in meer vakantiedagen voorziet, kunnen deze ook worden opgenomen. Een uitzondering is de zogenaamde rata temporis. Dit pro rata beding, dat mogelijk is in de arbeidsovereenkomst, beschrijft een pro rata temporis regeling die het vakantierecht in twaalfden verdeelt.

Het is niet zo ingewikkeld als het klinkt. Laten we eens kijken naar een ander voorbeeld om je te helpen:

Een werknemer van een Duits farmaceutisch bedrijf neemt ontslag op 30.11. Zijn arbeidscontract bepaalt 28 vakantiedagen en de rata temporis-regeling. Dit resulteert in de volgende berekening:

11 / 12 x 28 = 25,67 resterende vakantiedagen

Als je meer wilt lezen over opzegtermijnen, bekijk dan onze blogpost Opzegtermijnen: wat je zeker moet weten.

Resterende vakantie en overdracht van vakantierechten

Zelfs als er geen opzegtermijn is, is het mogelijk dat je aan het einde van het kalenderjaar nog vakantiedagen over hebt. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Werknemers die hun verlof aan het einde van het jaar nog niet hebben opgebruikt, hoeven echter niet bang te zijn dat het direct vervalt.

De wet bepaalt dat overgebleven verlof van het vorige jaar kan worden opgenomen tot 31 maart van het volgende jaar. Anders vervalt het. In de praktijk verlengen veel werkgevers deze termijn echter. Als werkgever is het raadzaam om het vakantierecht van je werknemers in de gaten te houden.

In de Employee HUB van flair kun je vakantiedagen en andere afwezigheden overzichtelijk en eenvoudig beheren. Zo kun je de vakantiedagen van je werknemers in de gaten houden en ervoor zorgen dat er ook daadwerkelijk vakantie wordt opgenomen. Dit is enorm belangrijk voor de tevredenheid en prestaties van je werknemers.

Sectie 7 (3) zin 2 van de Duitse federale verlofwet (Bundesurlaubsgesetz, BUrlG) stelt dat werknemers ongebruikt verlof mogen overdragen naar het volgende jaar als er operationele redenen waren waarom het verlof niet werd opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld personeelstekorten, schommelingen in de vraag, onvoorziene veranderingen of persoonlijke redenen zoals ziekte.

Er zijn enkele speciale gevallen die afwijken van de regels als het gaat om het opnemen van vakantie en vakantiedagen in het algemeen:

• Minderjarige werknemers genieten extra verlof. Mensen onder de 16 hebben bijvoorbeeld recht op 25 vakantiedagen met een vijfdaagse werkweek, mensen onder de 17 hebben nog recht op 23 vakantiedagen en mensen onder de 18 krijgen minstens één vakantiedag meer (21 vakantiedagen).
• Ernstig gehandicapte werknemers zijn een andere groep die extra verlof krijgen om hun status gelijk te trekken. De wet voorziet in een extra week vakantie per kalenderjaar. Voor een 5-daagse werkweek betekent dit vijf extra dagen en voor een 6-daagse werkweek betekent dit zes extra vakantiedagen.

Als je meer wilt weten over de speciale kenmerken en uitzonderingen voor ernstig gehandicapte werknemers, kun je een schat aan informatie vinden in onze blogpost..

• De proeftijd is bijvoorbeeld een speciale regeling voor het opnemen van vakantie. Als een arbeidsrelatie pas in september begint en er is een proeftijd van zes maanden afgesproken, dan mag de werknemer het verlof in het volgende jaar opnemen.
• Er is ook een uitzondering voor werknemers met ouderschapsverlof. In dit geval eindigt het verlof niet aan het einde van het kalenderjaar. In plaats daarvan telt de datum van terugkeer als de datum waarop het vakantierecht wordt opgeteld.
• Personen met zwangerschapsverlof hebben ook een speciale bescherming. In dit geval vervalt het verlof ook niet aan het einde van het kalenderjaar of op 31 maart, zoals meestal het geval is, maar pas na afloop van de periode van zwangerschapsbescherming.

Verlies van vakantiedagen

Zelfs als je nog vakantiedagen op je vakantierekening hebt staan, hoeven werknemers niet bang te zijn dat ze hun vakantiedagen meteen verliezen. Het vervalt niet automatisch. Als de werkgever echter weet dat de werknemer vrijwillig afstand heeft gedaan van zijn verlof, kan het verlof vervallen. Het is werknemers wettelijk niet toegestaan om afstand te doen van hun vakantie met de kennis van de gevolgen.

Werkgevers moeten voldoen aan een zorgplicht die hen verplicht om te zorgen voor het welzijn en de gezondheid van hun werknemers. Zoals eerder gezegd, hoort daar ook het adequaat opnemen van vakantieverlof bij. We raden je daarom aan om werknemers herhaaldelijk te herinneren aan hun vakantiedagen - en aan de vervaltermijnen.

Conclusie

Vakantieplanning is een veelbesproken onderwerp in veel bedrijven. Wanneer kan wie op vakantie? Op hoeveel wettelijk minimumverlof hebben individuele werknemers eigenlijk recht? In deze blogpost hebben we deze vragen beantwoord.

Het wettelijk minimumaantal vakantiedagen bij een vijfdaagse werkweek is 20 dagen. Bij een zesdaagse werkweek hebben werknemers recht op 24 dagen per jaar. Vakantiedagen zijn identiek aan werkdagen. Zondagen en feestdagen vallen hier dus niet onder. Bovendien zijn alleen de werkdagen (en niet de gewerkte uren) relevant voor het wettelijke vakantierecht.

Deeltijdwerkers en mini-jobbers hebben ook dezelfde wettelijke vakantiedagen. Hun werkdagen worden vastgesteld in verhouding tot die van een voltijdse functie om uniformiteit te garanderen. Werkgevers kunnen verschillende formules of vakantiecalculators gebruiken om de vakantierechten van deze groepen werknemers te bepalen.

Ontslag tijdens het kalenderjaar kan op twee verschillende manieren worden afgehandeld met betrekking tot vakantierechten. Beëindigingen tot 31 juni worden bijvoorbeeld anders behandeld dan beëindigingen in de tweede helft van het jaar. Tot slot zijn er natuurlijk ook speciale gevallen wat betreft het recht op vakantie die hun eigen regels hebben. Denk hierbij aan ouderschapsverlof, zwangerschapsbescherming, minderjarigen en ernstig gehandicapte werknemers.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de juridische consistentie van dit artikel. De inhoud van dit artikel is uitsluitend informatief en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo