Vakantieverbod: behandeling en uitvoering

Het vakantieverbod houdt in dat werknemers gedurende een bepaalde periode geen vakantie mogen opnemen. Tijdens deze door het bedrijf vastgestelde periode vervalt het recht op vakantie. In Duitsland moet een dergelijk verbod echter worden gerechtvaardigd door dringende operationele redenen. Bovendien mag het niet langer duren dan absoluut noodzakelijk is. De redenen voor een vakantieverbod kunnen uiteenlopen.

De wettelijke basis voor een vakantieverbod is te vinden in paragraaf 7 van de Duitse federale vakantiewet (BUrlG). Een vakantieverbod is alleen toegestaan als er dringende operationele redenen zijn en bij het bepalen van het tijdstip van de vakantie moet rekening worden gehouden met de vakantiewensen van de werknemer, tenzij dit om seizoensredenen niet mogelijk is. Zelfs als het geen seizoensgebonden bedrijf is, is het in een groot bedrijf niet mogelijk om met elke afzonderlijke werknemer rekening te houden. Daarom is een recht op medezeggenschap moeilijk te implementeren. Het aantonen van geldige redenen die voldoen aan de wettelijke vereisten is niet zo eenvoudig, en terecht, want een vakantieverbod is een sterke inbreuk op de vrije zelfbeschikking van de werknemer. Om de wettigheid van een vakantieverbod te garanderen, moeten werkgevers de maatregel transparant en begrijpelijk motiveren en zich houden aan de wettelijke vereisten.

Definitie van een vakantieverbod

Een vakantieverbod verwijst naar een specifieke periode waarin werkgevers hun werknemers geen verlof geven. Deze maatregel treedt altijd in werking als de aanwezigheid van werknemers, een afdeling of het hele personeel om dringende operationele redenen vereist is.

Dergelijke redenen kunnen bijvoorbeeld zijn de ontvangst van een grote order of een hoge ordersituatie die de aanwezigheid van het personeel onontbeerlijk maakt. Seizoensgebonden schommelingen en de daaruit voortvloeiende concentratie van personeelsbehoeften kunnen ook een vakantieblok rechtvaardigen. Jaarlijkse financiële verklaringen kunnen ook leiden tot een vakantieverbod voor de boekhoudafdeling, omdat het bedrijf moet voldoen aan wettelijke deadlines. Als er echter een verbod wordt opgelegd, zijn werknemers verplicht zich hieraan te houden.

Een vakantieverbod kan gelden voor individuele werknemers, maar ook voor hele afdelingen of het hele bedrijf als een algemeen vakantieverbod. In elk geval moet de werkgever de redenen voor het vakantieverbod duidelijk aan de betrokken werknemers meedelen en de duur van het verbod aangeven. Het is belangrijk dat werknemers worden geïnformeerd over hun rechten en plichten met betrekking tot het verlofverbod om misverstanden en ontevredenheid te voorkomen.

Gesetzliche Grundlagen

De wettelijke basis voor het verlofverbod is te vinden in artikel 7 van de federale wet op verlof (Bundesurlaubsgesetz, BUrlG). Deze wet regelt in principe het recht op betaald vakantieverlof voor werknemers. Hierin staat dat bij het vaststellen van het tijdstip van de vakantie rekening moet worden gehouden met de vakantiewensen van de werknemer, tenzij er dringende operationele redenen zijn die dit verhinderen.

Dringende operationele redenen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de ordersituatie. Als belangrijke projecten op het punt staan te worden afgerond, vereist dit de aanwezigheid van de betrokken werknemers. Een inventarisatie bijvoorbeeld, waarbij alle handen nodig zijn, kan ook een reden zijn. Seizoensveranderingen in industrieën zoals toerisme, detailhandel, bouw, enz. kunnen ook belangrijke redenen zijn om een vakantieverbod te legitimeren. Ten tijde van Corona was er vaak een ernstig tekort aan personeel door een te hoog ziektecijfer. Ook hier konden verlofopschortingen worden opgelegd om ondanks personeelstekorten toch te kunnen blijven functioneren.

Naast de federale verlofwet kunnen ook arbeids- of cao's en ondernemingsovereenkomsten nadere voorschriften bevatten over verlof en verlofopschortingen. Deze moeten ook door werknemers en werkgevers worden nageleefd om juridische geschillen te voorkomen. Zaken zoals bedrijfsvakanties kunnen hier bijvoorbeeld worden geregeld. Als beide partijen het contract ondertekenen, zijn ze het eens over deze periode.

De ondernemingsraad heeft bovendien een medezeggenschapsrecht met betrekking tot het vakantieverbod conform $87BetrVG. Het vakantieverbod hoeft niet per se schriftelijk te worden vastgelegd. Een mondelinge mededeling tijdens bijvoorbeeld een ondernemingsvergadering is ook voldoende.

Onder welke omstandigheden is een verlofverbod toegestaan?

Een verlofverbod is een maatregel van de werkgever om te voorkomen dat werknemers gedurende een bepaalde periode verlof opnemen. Zoals hierboven beschreven, kan dit wettelijk alleen om dringende operationele redenen, die hieronder worden toegelicht. Deze dringende operationele redenen moeten niet alleen bestaan voor het vakantieverbod, maar ook voor verplicht verlof.

Seizoensgebonden hoge personeelsbehoefte: In bepaalde bedrijfstakken is er sprake van een seizoensgebonden toename van de werkdruk. Voorbeelden hiervan zijn de oogsttijd in de voedselproductie of de aanloop naar Kerstmis in de detailhandel. Tijdens dergelijke periodes kan een vakantieverbod worden opgelegd om aan de extra werkvereisten te voldoen. Als bedrijven te maken hebben met een personeelstekort als gevolg van een ziektegolf, kunnen ze een vakantieblok opleggen. Dit helpt om de workflow op peil te houden en zorgt ervoor dat de resterende werknemers de extra werklast aankunnen. In sommige gevallen kunnen onverwachte gebeurtenissen of situaties die van invloed zijn op het bedrijf een verlof rechtvaardigen. Een dreigend faillissement bijvoorbeeld, dat kan worden afgewend door lopende orders af te werken, kan een vakantieblok noodzakelijk maken. Of belangrijke deadlines die moeten worden gehaald zodat de belangrijkste klant het bedrijf trouw blijft.

Het is belangrijk om te benadrukken dat verlofopschortingen moeten worden opgelegd om dringende operationele redenen en niet willekeurig, en zeker niet spontaan, mogen worden vastgesteld door de werkgever.

Implementatie van het verlofverbod in het bedrijf

Om een verlofverbod op juridisch correcte wijze te implementeren, moeten bedrijven zich houden aan de Duitse federale verlofwet (BUrlG). Volgens § 7 BUrlG is een vakantieverbod alleen toegestaan als er dringende operationele redenen voor zijn. Er moet altijd rekening worden gehouden met de vakantiewensen van anderen. Het is belangrijk voor bedrijven om in een vroeg stadium duidelijke richtlijnen te ontwikkelen, zodat ze geen verlofblokkades opleggen tijdens de verlofperiode die al is goedgekeurd. Daartoe moeten de "dringende operationele redenen" die in de wet worden genoemd, eerst worden gedefinieerd voor het eigen bedrijf. Daarnaast moet, vooral als het om een terugkerend vakantieblok gaat, de periode worden gedefinieerd en onmiddellijk met de werknemers worden gedeeld. Effectieve communicatie is cruciaal voor een succesvolle implementatie van het verlofverbod. Bedrijven moeten er daarom voor zorgen dat werknemers worden geïnformeerd over de redenen, periode en duur van het verlofverbod. Dit kan schriftelijk of mondeling gebeuren, maar het is essentieel dat de betrokken werknemers er in ieder geval van op de hoogte zijn en ook vrijuit hun zorgen kunnen uiten. Door duidelijke richtlijnen en transparante communicatie kunnen bedrijven ervoor zorgen dat verlofopschortingen zinvol en begrijpelijk zijn voor zowel het bedrijf als de werknemers. Wanneer het verlofverbod wordt aangekondigd, heeft dit alleen gevolgen voor verlofaanvragen die nog niet zijn goedgekeurd.

In het algemeen zou het proces voor het indienen en goedkeuren van verlof idealiter digitaal en softwarematig moeten verlopen. Er zijn softwareleveranciers die alleen gespecialiseerd zijn in het organiseren van verlof of een uitgebreide HR-oplossing die dit en vele andere HR-gebieden dekt. Met flair, de allround HR-oplossing, kunnen werknemers hun verlof indienen in de Employee Hub en het vervolgens laten goedkeuren door hun lijnmanager. Ze hebben ook altijd een overzicht van hun resterende verlofdagen. Het bedrijf kan hier ook een bepaalde hoeveelheid tijd blokkeren, zodat niemand verlof opneemt op het moment dat het verlofblok is gepland.

Wat gebeurt er als het verlofblok niet wordt nageleefd?

Als werknemers een verlofblok negeren en toch verlof opnemen, kan dit zowel arbeidsrechtelijke als financiële gevolgen hebben. Voor de beoordeling moet echter worden gecontroleerd of de werkgever de redenen voor het vakantieverbod op de juiste wijze en tijdig heeft gecommuniceerd.

Mogelijke arbeidsrechtelijke gevolgen zijn waarschuwingen of zelfs ontslag. Dit kan met name het geval zijn als het bedrijf door de afwezigheid van de werknemer aanzienlijke problemen ondervindt om de normale werkzaamheden voort te zetten.

Uit financieel oogpunt kan het ook negatieve gevolgen hebben voor de werknemer. Als de operationele situatie het vereist en de werknemer toch op vakantie gaat, bestaat de kans dat de werknemer geen recht heeft op doorbetaling van loon over de opgenomen vakantiedagen.

Het is belangrijk dat zowel werkgevers als werknemers weten onder welke omstandigheden een vakantieonderbreking is toegestaan om onnodige conflicten en juridische geschillen te voorkomen. Dringende operationele redenen, zoals een golf van ziekte of een onverwachte operationele crisis, zijn toelaatbare redenen voor een vakantieverbod. Als werkgever moet je er ook voor zorgen dat je geen vakantieverbod oplegt voor de hele schoolvakantie, vooral in het geval van ouders. Het is belangrijk dat werknemers alternatieve vakantieperiodes aangeboden krijgen die voor hen realistisch zijn om te aanvaarden en uit te voeren. Sociale factoren zijn daarom ook doorslaggevend bij het rechtvaardigen van de toelaatbaarheid van een vakantieverbod.

De werksfeer in het bedrijf kan worden behouden en verbeterd door respectvol en transparant om te gaan met de problemen van werknemers die kunnen ontstaan als gevolg van een vakantieverbod. Ontevredenheid en geschillen kunnen zo worden voorkomen, terwijl aan de operationele eisen wordt voldaan.

Alternatieve oplossingen voor werknemers

Het kan gebeuren dat werknemers door het vakantieverbod hun geplande vakantie niet kunnen opnemen. Bij het zoeken naar een alternatieve oplossing is het verstandig dat de werkgever een stap zet naar de werknemer en aandringt op een oplossing waar beide partijen mee kunnen leven. Soms kan een beetje flexibiliteit al genoeg zijn door de vakantie gewoon in een andere periode te plannen. In dat geval moet de dialoog met de werkgever worden gezocht om samen een geschikt alternatief te vinden.

Een andere optie is vervangend verlof. In dit geval komen de werknemer en de werkgever compenserende vrije tijd overeen voor de overuren die tijdens het vakantieblok zijn gemaakt. Als het vakantieblok alleen voor bepaalde afdelingen geldt, kunnen werknemers in overleg met de werkgever tijdelijk op andere afdelingen worden ingezet. Op deze manier kan aan zowel operationele eisen worden voldaan als de vakantieplanning van werknemers mogelijk worden gemaakt. Gestructureerde ploegenplanning, met een softwareoplossing zoals flair, kan dit alternatief mogelijk maken.

Samenvatting

Het verlofblok is een hulpmiddel dat bedrijven in bepaalde situaties kunnen gebruiken om hun operationele processen op peil te houden. De toepassing van het verlofblok is slechts in enkele gevallen van toepassing en met een duidelijke, wettelijke rechtvaardiging. Het is echter altijd belangrijk dat de werkgever zoveel mogelijk rekening houdt met de belangen van de werknemer.

Eén manier om vooruitgang te boeken zou kunnen zijn om meer aandacht te besteden aan flexibele werktijdmodellen en een gedecentraliseerde werkorganisatie om werknemers meer vrijheid te geven bij het plannen van hun verlof. Dit zou de noodzaak om vakantiedagen te blokkeren kunnen verminderen en kunnen leiden tot een beter evenwicht tussen operationele vereisten en de behoeften van werknemers.

Eén manier om vooruitgang te boeken zou kunnen zijn om meer in te zetten op flexibele werktijdmodellen en een gedecentraliseerde werkorganisatie, zodat werknemers meer vrijheid krijgen om hun verlof te plannen.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo