Recht op een vacature referentie - rechten en plichten

Uiterlijk als werknemers het bedrijf verlaten, vragen ze een referentie aan bij hun huidige werkgever. Dit is nodig voor een aanbeveling voor een nieuwe baan. Maar wat is de juridische situatie? Hebben werknemers wel recht op een referentie? Welke groepen mensen hebben het recht om een referentie aan te vragen? Waar moet rekening mee worden gehouden bij het formuleren en schrijven van een referentie? En wat zegt de wet uiteindelijk over referenties? Op al deze vragen willen we graag antwoord geven in dit artikel. Je komt te weten wat een referentie is en waar je op moet letten.

Wat is een referentie?

Laten we beginnen met het voor de hand liggende: Wat is een referentie eigenlijk? Je kunt het zien als een document dat werkgevers uitreiken aan werknemers aan het einde van hun arbeidsrelatie. Bij het afgeven van een werkgeversreferentie moeten bepaalde regels en bewoordingen in acht worden genomen. Voor werknemers is een referentie een belangrijk document als ze willen solliciteren bij potentiële bedrijven. In de meeste gevallen geeft zo'n referentie namelijk een nauwkeuriger beoordeling van de eerdere prestaties en kwalificaties van de werknemer.

Volgens de Wet op de beroepsopleiding (BBiG) zijn werkgevers verplicht om stagiairs een schriftelijke referentie te geven wanneer de beroepsopleidingsrelatie is beëindigd. Deze moet essentiële informatie bevatten over het type, de duur en het doel van de opleiding. Daarnaast moeten werkgevers aangeven welke beroepsvaardigheden, kennis en vaardigheden de stagiairs hebben verworven.

Als bedrijf moet u er echter altijd voor zorgen dat u tijdens de normale werkzaamheden doelen stelt met werknemers en regelmatig feedback geeft. Een softwareoplossing zoals flair kan helpen om het proces te digitaliseren, te automatiseren en vrij toegankelijk te maken voor medewerkers en managers. De voortgang van de doelen kan hier worden vastgelegd. Daarnaast kan dit dashboard als basis dienen voor discussie om bij de volgende feedbacksessie de inhoud opnieuw te bekijken en te evalueren.

Wat moet er in een referentie staan?

Wanneer een gekwalificeerde referentie wordt afgegeven, volgt deze een zeer specifieke structuur. Er wordt een aantal aspecten in geïntegreerd. Deze omvatten:

1. persoonlijke gegevens zoals naam, geboortedatum en geboortedatum. Op verzoek van werknemers kan hier ook informatie worden verstrekt over de datum van indiensttreding, werkzaamheden en het dienstverband.

2. Beschrijving van het bedrijf
Het bedrijf wordt geïntroduceerd en er moet worden verwezen naar de werkzaamheden van de werknemer.

3. Beschrijving van de werkzaamheden
Hier worden de werkzaamheden nader beschreven en de taken opgesomd.

4. Prestaties van werknemers (verschillende aspecten worden hier belicht):
4.1 Kwalificaties: vaardigheden en knowhow.
Werkgevers geven een opsomming van de aanwezige expertise en gaan dieper in op verdere training en opleiding.
4.2 Doorzettingsvermogen en veerkracht van werknemers
4.3 Denk- en beoordelingsvermogen en het begripsvermogen van werknemers
4.4 Bereidheid om te presteren
Dit omvat werkethiek. Namen werknemers extra taken op zich? Waren ze bereid overuren te maken? Toonden ze initiatief? Waren ze toegewijd?
4.5 Betrouwbaarheid en arbeidsethos
Hoe voerden werknemers hun werk uit? Werd er nauwgezet gewerkt? Werkten ze zelfstandig? Werkten ze gestructureerd?
4.6 Werkresultaten
4.7 Als ze leidinggevende waren, komen daar nog andere aspecten bij: Hoeveel werknemers waren er? Wat was de managementstijl? Hoe werkte de motivatie van de werknemers? Hoe werd er omgegaan met delegeren? Daarnaast zijn er criteria als ondernemersmentaliteit, besluitvaardigheid, assertiviteit, communicatieve vaardigheden en retorische vaardigheden.

5. Daaronder komt de beoordeling van de prestaties, die wordt samengevat in een cijfer:
1 (zeer goed) = Altijd naar volle tevredenheid
2 (goed) = Altijd naar volle tevredenheid
3 (voldoende) = Altijd naar tevredenheid
4 (voldoende) = Naar tevredenheid
5 (onvoldoende) = Streeft ernaar om aan de eisen te voldoen

6. Sociaal gedrag
Sociaal gedrag omvat het persoonlijke gedrag van werknemers ten opzichte van collega's, leidinggevenden, klanten en zakenpartners.

7 De reden voor beëindiging van de arbeidsrelatie

8 Afsluitende formule

9 Datum van afgifte

10 Handtekening

Opgemerkt dient te worden dat referenties worden voorzien van een geheime code. Volgens § 109 GewO (handelsreglement) zou er geen sprake mogen zijn van een dergelijke code. In de praktijk is dit echter wel het geval. Deze zogenaamde referentietaal bevat bepaalde formuleringen die positief geformuleerd zijn, maar bij nader inzien een hint bevatten. Deze referenties worden gebruikt om nieuwe potentiële werkgevers te informeren over de daadwerkelijke bereidheid van werknemers om te presteren.

Wie heeft recht op een arbeidsverwijzing?

In principe kan worden gesteld dat alle werknemers wettelijk recht hebben op een arbeidsverwijzing. Specifiek is deze regeling van toepassing op de volgende groepen personen:

• Fulltime en parttime werknemers
• Minijobbers
• Werknemers met een vaste arbeidsrelatie
• Werknemers met een arbeidsrelatie voor bepaalde of onbepaalde tijd
• Tijdelijke werknemers
• leerlingen
• Stagiairs
• :
• Werknemers die in hun proeftijd zitten
• Werknemers met een leidinggevende functie

Zelfstandigen hebben daarentegen geen recht, omdat ze niet gebonden zijn aan de instructies van het bedrijf.

Tijdelijke werknemers hebben recht op een referentie, maar alleen van het uitzendbureau of personeelsbedrijf. Ze hebben wel de mogelijkheid om een werkbeoordeling aan te vragen bij het bedrijf waar ze zijn ingezet. Als de beoordeling positief is, zal dit hen helpen in hun toekomstige carrière.

Werkreferentie - welke zijn er?

Niet alle werkreferenties zijn hetzelfde. Er zijn drie verschillende typen:

• Eenvoudige referentie
• Gekwalificeerde referentie
• Interim referentie

Alledrie de typen verschillen fundamenteel qua inhoud en datum.

Een eenvoudige referentie wordt meestal een werkgeversverklaring genoemd. De reden hiervoor is dat hierin alleen het type en de duur van het dienstverband worden vermeld. Werknemers hebben recht op een eenvoudige referentie in overeenstemming met artikel 630 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) en artikel 109 van de Duitse arbeidswet (Gewerbeordnung) - ongeacht het soort dienstverband in kwestie. Dit type referentie wordt over het algemeen altijd afgegeven wanneer een werknemer het bedrijf verlaat - door opzegging of een ontbindingsovereenkomst - zodat hij of zij met succes naar andere banen kan solliciteren.

Een gekwalificeerde referentie bevat dezelfde informatie als een eenvoudige referentie. Daarnaast wordt deze informatie aangevuld met belangrijke aspecten met betrekking tot prestaties, persoonlijkheid, expertise en sociale componenten. Veel werknemers vragen om een dergelijke referentie als de arbeidsrelatie is beëindigd. Werknemers hebben echter geen recht op een gekwalificeerde referentie.

Een tussentijdse referentie wordt niet afgegeven aan het einde van de arbeidsrelatie, maar tijdens de lopende arbeidsrelatie. Een tussentijdse referentie kan zowel een gewone referentie als een gekwalificeerde referentie zijn.

Als werknemers een tussentijdse referentie willen aanvragen, is een geldige reden vereist. Dit kan al het geval zijn als dit in de arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Werknemers hebben ook recht op een tussentijdse referentie als er sprake is van een "legitiem belang". In de volgende gevallen is er sprake van een gerechtvaardigd belang:

• Werknemers overwegen een andere functie binnen het bedrijf
• Werknemers willen overgeplaatst worden naar een andere vestiging
• Er is sprake van een verkoop, fusie of reorganisatie
• Er wordt een nieuwe leidinggevende aangenomen
• Er is sprake van een langere onderbreking
• Opzeggingsovereenkomst
• Werknemers zijn al zeer lang in dienst bij het bedrijf:Binnen zijn al zeer lang in dienst bij het bedrijf en er is nog geen referentie afgegeven

Wettelijke basis voor het recht op een arbeidsverwijzing

Het is aan het bedrijf om schriftelijk vast te leggen wanneer en onder welke voorwaarden een arbeidsverwijzing wordt afgegeven. Over het algemeen moet deze informatie, waaronder ook de afsluitingsperioden, gedetailleerder worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

De afsluitingsperioden regelen de periode waarbinnen een referentie moet worden aangevraagd. Na de vervaldatum hebben werknemers geen recht meer op een referentie.

Volgens artikel 630 van het Duits Burgerlijk Wetboek (BGB)

• moet de referentie in duidelijke en begrijpelijke taal zijn geschreven.
• De referentie moet persoonlijk worden overhandigd of per post naar de werknemer worden gestuurd. Een elektronische referentie is niet toegestaan.

Volgens de federale arbeidsrechtbank (BAG) is een lijst in tabelvorm ook niet toegestaan. Een arbeidsverwijzing moet worden geformuleerd in een doorlopende tekst.

De verjaringstermijnen moeten ook in acht worden genomen: werknemers kunnen alleen met terugwerkende kracht tot een bepaald tijdstip een definitieve verwijzing aanvragen. Volgens artikel 195 van het Duits Burgerlijk Wetboek (BGB) verliezen werknemers hun recht op een referentie 3 jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie.

Het is ook belangrijk voor werkgevers om te weten dat een definitieve referentie niet te veel mag afwijken van de eerder afgegeven tussentijdse referentie. Dit heeft geen invloed op de periode tussen de twee data van afgifte. De perioden van afwezigheid mogen alleen in de referentie of de tussentijdse referentie worden beschreven als ze zo ernstig waren dat ze anders een verkeerde indruk zouden wekken. Een andere verplichting, zoals hierboven al genoemd, is dat een referentie altijd positief geformuleerd moet zijn. De referentie moet tijdig aan de werknemer worden gegeven. De referentie moet uiterlijk op de laatste werkdag gegeven zijn in overeenstemming met Sectie 109 van het Duitse Arbeidswetboek. Als werknemers twijfelen, moeten ze in geval van twijfel een gespecialiseerde advocaat voor arbeidsrecht raadplegen.

Conclusie

De wettelijke basis voor de functiereferentie is artikel 630 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB). Volgens dit artikel hebben werknemers recht op een eenvoudige referentie. De referentie moet voldoen aan de externe vorm en er moet ook aandacht worden besteed aan belangrijke aspecten van de inhoud. Indien gewenst kan er ook een gekwalificeerde referentie worden aangevraagd. Als werknemer kun je deze, indien positief, gebruiken bij sollicitaties bij nieuwe bedrijven en het biedt iets meer toegevoegde waarde, omdat de inhoud gedetailleerder is dan een eenvoudige referentie.

Disclaimer:

flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de juridische consistentie van de referentie. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo