Waarschuwingsbrief: alles wat je moet weten en tips

In Duitsland is een waarschuwing een wettelijk instrument in het rechtssysteem waarbij een persoon een andere persoon officieel verzoekt om onmiddellijk te stoppen met bepaald gedrag. Het is een belangrijk onderdeel van zowel het burgerlijk recht als het arbeidsrecht en wordt gebruikt om geschillen direct te beslechten zonder gerechtelijke tussenkomst en om werknemers een waarschuwing te geven.

In het Duitse arbeidsrecht is een waarschuwing een laatste waarschuwing aan de werknemer om ervoor te zorgen dat hij zich in de toekomst in overeenstemming met het contract gedraagt en om overtredingen te voorkomen waarvoor al een gele kaart is getoond. De meest voorkomende redenen voor een waarschuwing volgens het arbeidsrecht zijn werkweigering, te laat komen, alcohol op het werk en diefstal. Seksuele intimidatie en onopzettelijke afwezigheid zijn echter ook redenen voor een effectieve waarschuwing. Het is belangrijk op te merken dat niet elke overtreding de werknemer automatisch recht geeft op een waarschuwing - er moet rekening worden gehouden met de omstandigheden van het individuele geval.

Bovendien moet aan bepaalde formele criteria worden voldaan om de waarschuwing als wettelijk effectief te beschouwen. De waarschuwing kan zowel door de werkgever als door de werknemer worden gegeven. Werknemers die een terechte waarschuwing krijgen, moeten zich ervan bewust zijn dat dit van invloed kan zijn op het effect van de ontslagbeschermingswet en in sommige gevallen zelfs ontslag kan rechtvaardigen.

Basisprincipes van een waarschuwingsbrief

Een waarschuwingsbrief is een juridische term in het Duitse arbeidsrecht die stelt dat de beëindiging van een voortdurende verplichting, zoals een arbeidsovereenkomst, alleen is toegestaan op grond van een goede reden in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel in artikel 314 (2) BGB in geval van contractbreuk na het zonder succes verstrijken van een gestelde termijn voor herstelmaatregelen of na een zonder succes verzonden waarschuwingsbrief. De waarschuwing dient als laatste waarschuwing voorafgaand aan een mogelijk ontslag om gedragsgerelateerde redenen en is bedoeld om de werknemer de kans te geven zijn gedrag te veranderen.

De formele vereisten omvatten een nauwkeurige beschrijving van het gedrag waarover wordt geklaagd, het tijdstip van het gedrag, een specifiek verzoek om het gedrag te veranderen en een duidelijk geformuleerde dreiging met arbeidsrechtelijke gevolgen als de werknemer zijn gedrag niet verandert.

In de regel wordt een schriftelijke waarschuwing aanbevolen, omdat deze als bewijs kan dienen bij een latere actie voor bescherming tegen ontslag. Mondelinge waarschuwingen zijn ook toegestaan, maar zijn moeilijker te bewijzen.

In sommige gevallen kan de waarschuwing achterwege blijven, bijvoorbeeld bij ernstig wangedrag of onaanvaardbare intimidatie die ontslag op staande voet rechtvaardigt. In deze gevallen zijn waarschuwingen en termijnen niet vereist, omdat redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat de arbeidsrelatie blijft voortduren.

Waarschuwingen in het burgerlijk recht

Waarschuwingen in het auteursrecht hebben betrekking op de schending van auteursrechten, in het bijzonder het gebruik en de verspreiding van auteursrechtelijk beschermde werken zonder toestemming van de auteur. Hieronder valt bijvoorbeeld het zonder toestemming kopiëren, reproduceren of verspreiden van teksten, afbeeldingen of muziek, het gebruik van software zonder geldige licentie, maar ook het uploaden van auteursrechtelijk beschermd materiaal naar openbaar toegankelijke platforms, zoals video's op YouTube.

In dergelijke gevallen kan de auteur of zijn vertegenwoordiger een waarschuwingsbrief uitvaardigen om de inbreukmaker de kans te geven zijn handelingen te corrigeren en een juridisch geschil te voorkomen.

In het mededingingsrecht heeft de waarschuwingsbrief vaak betrekking op concurrentiebeperkend gedrag of overtredingen van de Wet oneerlijke concurrentie (UWG). Dit kan bijvoorbeeld misleidende reclame of marketingmaatregelen zijn. Maar ook inbreuken op bedrijfsgeheimen, overtredingen van het verbod op het gericht hinderen van concurrenten en prijsafspraken en andere mededingingsbeperkende overeenkomsten zijn voorbeelden van waarschuwingsbrieven in het mededingingsrecht.

In deze gevallen kan de betrokken concurrent of een vereniging die de belangen van concurrenten behartigt een waarschuwingsbrief uitvaardigen om de overtreder op de hoogte te stellen van het concurrentiebeperkende gedrag en een verklaring van staking te eisen. Het doel hiervan is om gerechtelijke procedures en verdere kosten te voorkomen.

Abmahnmissbrauch und Prävention

Abmahnmissbrauch is een probleem waarbij het hoofddoel niet langer het waarborgen van eerlijke concurrentie is, maar het bevredigen van het financiële eigenbelang van de partij die de waarschuwing geeft. Om dit misbruik tegen te gaan, is in december 2020 de wet tegen misbruik van waarschuwingsbrieven in werking getreden.

Deze wet stelt strengere eisen aan waarschuwingsbrieven, met name aan de inhoud van de waarschuwingsbrief en de mogelijkheid om een onkostenvergoeding te eisen. Het is belangrijk dat de aard van de overtreding duidelijk en begrijpelijk in de waarschuwingsbrief wordt vermeld. Dit moet het misbruik van waarschuwingsbrieven helpen verminderen en zorgen voor een passende handhaving van de wet.

Preventieve maatregelen zijn ook nodig om misbruik van waarschuwingsbrieven te voorkomen. Bedrijven moeten zich bewust zijn van hun wettelijke verplichtingen en ervoor zorgen dat ze de toepasselijke regelgeving naleven. Dit kan inbreuken op het mededingingsrecht helpen voorkomen en het risico van onterechte waarschuwingen tot een minimum beperken.

Een andere manier om misbruik van waarschuwingen te voorkomen, is het bevorderen van samenwerking tussen bedrijven, consumentenorganisaties en kamers van koophandel en industrie. Op die manier kunnen zij samenwerken om ervoor te zorgen dat de toepasselijke regelgeving wordt nageleefd en om oneerlijke concurrentiepraktijken in het civiele recht te voorkomen.

In het algemeen is het belangrijk om een goed evenwicht te vinden tussen het handhaven van de wet en het bestrijden van misbruik van aanmaningen. De wet tegen misbruik van waarschuwingsbrieven en de implementatie van preventieve maatregelen zijn stappen in de goede richting en dragen bij aan een eerlijk concurrentieklimaat voor alle betrokken partijen.

Warnnung und Fristen im Arbeitsrecht

In het arbeidsrecht is een waarschuwingsbrief een belangrijk instrument voor werkgevers en werknemers om te wijzen op wangedrag of plichtsverzuim en om verbetering in de toekomst te eisen. In dit hoofdstuk worden de verschillende aspecten van termijnen in verband met een waarschuwingsbrief uitgelegd.

In principe is er geen vaste termijn voor het uitvaardigen van een waarschuwingsbrief naar aanleiding van bepaald gedrag van de werknemer. Er is ook geen sprake van verjaring, wat betekent dat een waarschuwingsbrief in het arbeidsrecht niet verjaart en dus zijn effectiviteit niet verliest. Desondanks moet een waarschuwing zo snel mogelijk na het plichtsverzuim worden gegeven om het effect ervan niet te verliezen en een passende reactie van de werknemer te garanderen.

Een effectieve waarschuwing moet altijd een nauwkeurige beschrijving bevatten van het gedrag waarvoor de werkgever waarschuwt. Daarnaast moet er een expliciet verzoek aan de werknemer worden gedaan waarin wordt aangegeven dat het gedrag in de toekomst moet worden veranderd. Om de herkenbaarheid van de waarschuwing en de mogelijke gevolgen voor de werknemer aan te tonen, moet worden opgemerkt dat herhaald wangedrag kan leiden tot ontslag om gedragsgerelateerde redenen.

Het is belangrijk voor werkgevers om gepast en proportioneel te handelen. Werknemers moeten bijvoorbeeld niet worden gewaarschuwd als het plichtsverzuim in kwestie al enige tijd geleden heeft plaatsgevonden. In dergelijke gevallen kan de rechtmatigheid van de waarschuwing in twijfel worden getrokken door de Duitse arbeidsrechtbank. Een tijdige waarschuwing kan ook een effectieve verandering bij de werknemer teweegbrengen. Bovendien verliest de waarschuwing na verloop van tijd haar waarschuwende functie en daarmee ook haar rechtsgevolg als voorbereiding op een ontslag om gedragsgerelateerde redenen.

Het evenredigheidsbeginsel speelt een belangrijke rol bij een waarschuwing. Een waarschuwing wordt over het algemeen gegeven vanwege wangedrag van de werknemer of werkgever. Hieronder vallen bijvoorbeeld herhaaldelijk te laat komen, schending van de geheimhoudingsplicht, herhaaldelijk te laat indienen van ziekmeldingen, slecht functioneren of insubordinatie.

De wet regelt expliciet waarschuwingen voor beëindiging zonder opzegtermijn wegens gedragsgerelateerde redenen (artikel 314 lid 2 BGB). De werkgever kan de arbeidsrelatie alleen beëindigen met een gegronde reden wegens plichtsverzuim na een vergeefse waarschuwing. In de praktijk wordt dit instrument echter ook gebruikt voor gewone (tijdige) beëindigingen.

Een wederzijdse waarschuwing is mogelijk, d.w.z. zowel de werkgever als de werknemer kunnen een waarschuwing geven bij schending van contractuele verplichtingen. In dit verband is het belangrijk dat de ontvanger van de waarschuwing de mogelijkheid heeft om een tegenverklaring af te leggen en de aanbeveling heeft om juridische hulp in te schakelen als hij bezwaar wil maken tegen de waarschuwing.

De waarschuwing is daarom een belangrijk instrument in het arbeidsrecht dat zowel werkgevers als werknemers kan beschermen tegen een mogelijk ontslag door wangedrag duidelijk aan de orde te stellen en hen de mogelijkheid te bieden om dergelijke overtredingen in de toekomst achterwege te laten. Toch weegt zo'n aantekening in het personeelsdossier zwaar. Het is daarom raadzaam om vooraf een open dialoog aan te gaan en de medewerker geen directe waarschuwing te geven.

flair ondersteunt u bij het managen van uw medewerkers door regelmatige feedbackcycli in te bouwen. Door regelmatige constructieve feedback kunt u preventief optreden tegen het gebruik van een waarschuwingsbrief.

Verklaring van staking

De verklaring van staking is een essentieel onderdeel van een waarschuwingsbrief. Het dient om het risico op herhaling van een onwettige handeling uit te sluiten en om te voorkomen dat de ontvanger de overtreding opnieuw begaat. Hieronder worden twee verschillende soorten verklaringen van staking besproken: vooraf opgestelde en gewijzigde verklaringen van staking.

Een vooraf opgestelde verklaring van staking wordt meestal opgesteld door de advocaat die de waarschuwing geeft of de partij die de waarschuwing geeft en wordt bij de waarschuwing gevoegd. De verklaring bevat de exacte voorwaarden waaronder de persoon die wordt gewaarschuwd, zich in de toekomst moet onthouden van de overtreding. Dit kan contractuele boetes voor contractbreuk omvatten. De contractuele boetes worden meestal vooraf bepaald. In het geval van schadeclaims kan de persoon die de waarschuwing ontvangt verplicht worden om de persoon die de waarschuwing geeft financieel te vergoeden voor geleden schade. In het geval van kostenvergoeding kan de vergoeding van juridische kosten of andere kosten in verband met de waarschuwingsbrief worden geëist.

Gewijzigde verklaring van staking

Een gewijzigde verklaring van staking is een gewijzigde versie van de oorspronkelijk ingediende verklaring van staking. In dit geval wordt de geprefabriceerde verklaring van staking zodanig aangepast dat deze voldoet aan de gerechtvaardigde vordering tot staking van de waarschuwende partij, zonder echter onnodige of buitensporige eisen op te nemen. Dit kan vooral nuttig zijn in het geval van onevenredig hoge contractuele boetes of schadeclaims. Het is raadzaam om de hulp van een gespecialiseerde advocaat in te roepen bij het opstellen van een aangepaste verklaring van staking.

Kosten van een waarschuwingsbrief

Een waarschuwingsbrief kan verschillende kosten met zich meebrengen, die kunnen verschillen afhankelijk van de situatie en omstandigheden. In de regel zijn dit onder andere de kosten voor het inhuren van een advocaat die de waarschuwingsbrief uitvaardigt namens de persoon die de waarschuwingsbrief ontvangt.

Het is belangrijk om te weten dat er geen kosten hoeven te worden betaald voor een onterechte waarschuwingsbrief. In dergelijke gevallen kan de ten onrechte waarschuwde partij zelfs zonder waarschuwing een afwijzende verklaring voor recht indienen en onder bepaalde omstandigheden de eigen juridische kosten terugvorderen van de waarschuwende partij.

De exacte kosten van een waarschuwingsbrief zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de hoogte van de juridische kosten. Deze kunnen worden beïnvloed door verschillende aspecten, zoals het belang van de zaak, het bedrag van het geschil of de complexiteit van de zaak.

In sommige situaties, zoals in het arbeidsrecht, kan een waarschuwingsbrief ook leiden tot schadeclaims. In dergelijke gevallen kunnen de kosten van de waarschuwingsbrief ook hoger zijn. Het is daarom raadzaam om altijd de exacte kosten en mogelijke gevolgen van een waarschuwingsbrief in de gaten te houden en indien nodig juridisch advies in te winnen.

Hoe te handelen na ontvangst van een waarschuwingsbrief

Na ontvangst van een waarschuwingsbrief is het belangrijk om de gestelde termijnen in acht te nemen en deze serieus te nemen. Een waarschuwingsbrief mag niet worden genegeerd en moet op de juiste manier worden behandeld.

Het eerste wat je moet doen, is de waarschuwingsbrief zorgvuldig bestuderen. Heeft de werkgever alle noodzakelijke informatie verstrekt en zijn de beschuldigingen correct? Als de waarschuwing terecht is, is het raadzaam je excuses aan te bieden en het wangedrag te erkennen. Een verontschuldiging kan de professionele gevolgen verzachten.

Als de waarschuwing onterecht blijkt te zijn, moet de werknemer een tegenverklaring schrijven om de reden voor de waarschuwing te weerleggen. Dit moet objectief en nauwkeurig worden beargumenteerd, zonder gebruik te maken van emoties en beschuldigingen.

Het is ook raadzaam om de ondernemingsraad in te lichten, als die bestaat. De ondernemingsraad kan de werknemer ondersteunen en zo nodig met de werkgever bemiddelen.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om juridisch advies in te winnen. Dit is met name het geval als de werknemer wordt overweldigd door de juridische context of als de waarschuwing ernstige gevolgen kan hebben, zoals ontslag.

Tot slot moet de werknemer lering trekken uit een waarschuwing om gedragsredenen en ervoor zorgen dat hij zich in de toekomst gedraagt in overeenstemming met het contract. Een eerdere waarschuwing kan als voorbeeld dienen voor de werkgever om bij herhaling een gedragsontslag te geven.

De werknemer heeft het recht om de waarschuwing uit het personeelsdossier te laten verwijderen als slechts een deel van de beschuldigingen terecht is, de werkgever geen legitiem belang meer heeft bij het bewaren ervan of de arbeidsrelatie is beëindigd.

Conclusie

Sommige van de belangrijkste redenen voor een waarschuwingsbrief volgens het arbeidsrecht kunnen contractbreuk, plichtsverzuim of ongepast gedrag op de werkplek zijn. Het is belangrijk dat werkgevers waarschuwingen zorgvuldig en in overeenstemming met de wet formuleren om mogelijke juridische geschillen te voorkomen.

In een waarschuwingsbrief moet de werkgever het specifieke gedrag specificeren dat moet worden bekritiseerd en aangeven welke contractuele verplichtingen zijn geschonden. De waarschuwing moet ook een termijn voor verbetering bevatten om de werknemer de kans te geven zijn gedrag te veranderen. Daarnaast moet worden gedreigd met arbeidsrechtelijke consequenties om aan te geven dat het gedrag de arbeidsrelatie in gevaar heeft gebracht.

In de praktijk is het raadzaam dat werknemers de waarschuwingsbrief zorgvuldig bestuderen en zo nodig juridisch advies inwinnen. Hoewel een waarschuwingsbrief wordt beschouwd als de laatste waarschuwing voor een mogelijke beëindiging zonder opzegtermijn, kunnen werknemers hun gedrag vaak aanpassen en de situatie verbeteren.

Samenvattend kan worden gezegd dat een waarschuwingsbrief een essentieel instrument is in het arbeidsrecht om de aandacht te vestigen op overtredingen en wangedrag en dus dient als waarschuwing of berisping. De exacte bewoording en passende reactie op een waarschuwing zijn bepalend voor het verdere verloop van de arbeidsrelatie om misverstanden te voorkomen en duidelijkheid te scheppen over de precieze klachten.

Verder informatie over een waarschuwing volgens het arbeidsrecht is te vinden bij het Bundesarbeitsgericht (BAG).

Disclaimer: flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de juridische consistentie. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo