Het belang van werknemersbeoordelingen

Elke organisatie in Duitsland en over de hele wereld probeert het beste uit het werk van hun werknemers te halen door middel van prestatiemanagement, want dat is tenslotte waar de magie gebeurt. En dat komt vaak neer op communicatie en verwachtingenmanagement. Als uw werknemers geen 360-graden feedback krijgen over hun prestaties, de kwaliteit van hun werk en hun competenties, en begeleiding over hoe ze zich kunnen verbeteren, dan tasten ze in het duister.

Het jaarlijkse functioneringsgesprek is voor de meesten een gangbare praktijk, meestal tijdens een beoordelingsgesprek of een gesprek over een promotie, maar helaas is dit niet vaak genoeg het geval.  Dit is waar functioneringsgesprekken om de hoek komen kijken.  Functioneringsgesprekken creëren mogelijkheden voor regelmatiger gesprekken met HR en helpen bij het afstemmen van het stellen van doelen op de competenties in uw organisatie.

Hoe groot of klein je team ook is, functioneringsgesprekken zijn belangrijk om een samenhangende werkomgeving te creëren waarin je organisatie kan groeien en slagen. In dit artikel laten we je precies zien hoe je ze goed kunt implementeren en zo je leiderschapskwaliteiten kunt laten zien. Kritiek kunnen incasseren is heel belangrijk en mag niet als vanzelfsprekend worden beschouwd. Leidinggevenden zitten ook in een voortdurend leerproces en moeten zich hiervan bewust zijn en er open voor staan.

Laat je werknemers niet wachten op hun referentie zodat ze weten wat je van ze vindt. Aangezien referenties meestal aan het einde van een werkrelatie worden gegeven, moet je het niet zo ver laten komen, maar regelmatige feedback implementeren in de dagelijkse routine van het bedrijf. Op die manier kunnen de beste prestaties van je werknemers aan het licht komen voordat jullie uit elkaar gaan. Een beoordelingssysteem kan helpen om een eerlijke basis voor beoordeling te vormen en alle werknemers in dit opzicht gelijk te behandelen.

Wat is een beoordeling?

Een beoordeling is een instrument dat wordt gebruikt om met een werknemer in gesprek te gaan om zijn/haar effectieve prestaties te beoordelen en te evalueren, van hem/haar te horen hoe hij/zij het doet en individuele meetbare doelen en verwachtingen voor hem/haar vast te stellen. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, persoonlijk of virtueel, maar de principes blijven dezelfde. Het prestatiebeoordelingsproces kan plaatsvinden binnen een individuele beoordelingsperiode. Sommige organisaties voeren jaarlijkse beoordelingen uit, andere vinden deze periode te lang en geven de voorkeur aan regelmatiger gesprekken met hun teamleden.

Ze verschillen van formele prestatiebeoordelingen, die meestal salarisverhogingen kunnen beïnvloeden, omdat ze regelmatiger plaatsvinden als onderdeel van de normale gang van zaken. Het doel is om de verwachtingen van de medewerker en de organisatie op elkaar af te stemmen en tegelijkertijd een ontwikkelingsplan op te stellen waarmee de medewerker effectief vooruitgang kan boeken.

Hier volgen enkele voorbeelden van hoe deze beoordelingsgesprekken gestructureerd kunnen worden:

• Casual Appraisals: Deze vinden plaats op een ad hoc basis wanneer het management dichter bij hun werknemers wil komen. Ze nemen meestal de vorm aan van een informeel gesprek over individuele prestaties zonder expliciete agenda. Dit opent de communicatielijnen en laat de structuur open over waar het gesprek naartoe gaat.
• Formele beoordelingsgesprekken: Deze zijn meer gestructureerd en er wordt vooraf een agenda opgesteld. De medewerker kan zijn gedachten voorbereiden en de manager kan tijd besteden aan het beoordelen van recente prestaties om het meeste uit het gesprek te halen.
• Wekelijkse / maandelijkse / driemaandelijkse beoordelingsgesprekken: Deze zitten ergens tussen formeel en informeel in en vinden op regelmatige basis plaats. Omdat ze verankerd zijn in de kalender, vormen ze bladwijzers op werkperiodes en maken ze nauwe feedbacklussen mogelijk.

De flair softwareoplossing biedt de optie van zogenaamde smiley check-ins. Deze kunnen regelmatig in de Employee Hub worden geplaatst om werknemers een barometer van de stemming van het voltallige personeel te geven.

Een uitgebreidere manier om een personeelsbeoordeling te organiseren is om het feedbackgesprek digitaal te ondersteunen via flair en daar doelen vast te leggen. Op deze manier worden verwachtingen voor beide partijen nauwkeurig gedefinieerd en kunnen ze als basis dienen voor verdere beoordelingsgesprekken. Werknemers hebben ook de mogelijkheid om hun vooruitgang te volgen met flair. Zo kunnen ze zelf zien hoe ze op dit moment presteren.

Voorbereiding op functioneringsgesprekken is de sleutel

Er is een groot verschil tussen effectieve en ineffectieve functioneringsgesprekken.  Als je ze verkeerd doet, worden het al snel administratieve oefeningen die niet leiden tot echt zakelijk en persoonlijk succes. Daarom is het belangrijk dat je processen zo zijn ontworpen dat ze daadwerkelijk bereiken wat je wilt dat ze bereiken.

Het belangrijkste hierbij is voorbereiding.

Je wilt alle relevante informatie bij de hand hebben zodat je een productief en goed geïnformeerd gesprek kunt voeren. Hoe meer moeite je doet voor een goede voorbereiding, hoe beter het gesprek zal verlopen.
Hier bij flair is onze interne communicatietool goud waard omdat hij je veel werk uit handen neemt.  Je kunt op voorhand vragenlijsten op maat maken die gebaseerd zijn op je bedrijfsdoelstellingen en ze dan voor het functioneringsgesprek naar de werknemers sturen. Dit helpt om alle belangrijke informatie te verzamelen die in het gesprek aan bod zal komen. In plaats van het gesprek te besteden aan het doorgeven van informatie, kun je je richten op analyses en planning op een hoger niveau die het beste uit jullie tijd samen zullen halen.

Zodra jullie het eens zijn over een plan, kan het direct worden ingevoerd in de tool om het op te volgen. Dit is een geweldig voorbeeld van hoe technologie kan worden gebruikt om dit concept effectief op te schalen met behoud van context. Het is een game changer.

Wat moet je bespreken tijdens het gesprek?

Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen die je moet bespreken of gebruiken als evaluatiecriteria tijdens een beoordeling:

• Hoe gaat het op dit moment?
• Wat is de huidige status van uw projecten?
• Wat is je huidige topprioriteit?
• Wat heb je bereikt sinds het laatste beoordelingsgesprek?
• Wat zijn de grootste obstakels waarmee u momenteel wordt geconfronteerd?
• Wat zijn je doelen voor de nabije toekomst op het gebied van je professionele ontwikkeling?
• Hoe kan de organisatie je helpen om deze doelen te bereiken?
• Bent u tevreden met de werkomgeving? Wat kan er verbeterd worden?
• Hoe ziet u uw vermogen om in een team te werken? Wat kan er verbeterd worden?

Enzovoort...

Deze lijst is natuurlijk niet volledig, maar het geeft je wel een idee van de dingen die je moet bespreken.  In de kern moet een beoordeling een instrument zijn dat de persoonlijke ontwikkeling van de werknemer bevordert en ervoor zorgt dat hij of zij begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht.

Veelgemaakte fouten bij het beoordelen van werknemers

Er zijn een aantal dingen die managers fout doen tijdens functioneringsgesprekken, hier zijn er een paar:

• Onvoldoende voorbereiding: we hebben het hierboven al aangestipt, als je je niet voldoende voorbereidt op beoordelingsgesprekken, verspil je je tijd. Het gesprek is alleen productief als je de tijd kunt gebruiken om een echt gesprek te voeren. Een persoonlijk gesprek kan moeilijk te organiseren zijn, vooral in grote bedrijven, en de voorbereiding vergt een aanzienlijke hoeveelheid tijd van de manager. Maar deze tijd wordt goed geïnvesteerd, want de gesprekken zijn essentieel voor de tevredenheid van de werknemers en de groei van het bedrijf. Daarom zijn personeelsbeoordelingen een integraal onderdeel van HR-management.
• Consistente planning: Personeelsbeoordelingen werken heel goed als ze op regelmatige tijdstippen worden uitgevoerd, omdat ze een werkritme creëren voor de werknemer. Als ze op regelmatige tijdstippen worden gepland, verdelen ze het jaar op natuurlijke wijze in verschillende secties, wat een nauwkeurigere reflectie mogelijk maakt. Als ze ad hoc worden uitgevoerd, kunnen ze iets van die magie verliezen. Aan de andere kant, als werknemers zonder voorbereiding uit hun dagelijkse routine worden gehaald voor een gesprek, kan dit ertoe leiden dat ze bijzonder open zijn en dat het gesprek een natuurlijk verloop heeft.
• Eenzijdig: Managers willen vaak de voorwaarden in deze gesprekken dicteren omdat ze individuele werknemers een bepaald pad proberen op te leiden. Dit werkt niet omdat medewerkers afhaken als ze het gevoel hebben dat hen wordt verteld wat ze moeten doen. Het is veel effectiever en probleemoplossend om open en eerlijk met hen te praten en hen als partners te laten deelnemen aan het plannen van de volgende stappen. Dit vereist een zekere mate van emotionele intelligentie, maar ook vertrouwen in je werknemers dat ze de taak begrijpen en hun eigen manier kunnen vinden om de klus te klaren.

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken moeten aanvoelen als een veilige omgeving voor een werknemer als je openhartige feedback wilt krijgen of vooruitgang wilt boeken voor hun professionele ontwikkeling. Op het moment dat je als manager strijdlustig overkomt en statusdruk probeert te gebruiken om meer uit je medewerkers te krijgen, zal dat tot ergernis leiden. Je moet duidelijk maken dat je in hetzelfde team zit en dat je door samen te werken een win-winsituatie kunt vinden voor de medewerker en de organisatie.

Conclusie

Uiteindelijk zijn werknemersbeoordelingen een ongelooflijk krachtig instrument om je bedrijf vooruit te helpen - op voorwaarde dat je ze effectief gebruikt. Hier bij flair hebben we gezien dat klanten van alle soorten er veel waarde aan hechten, omdat ze iedereen op één lijn krijgen, zodat ze dezelfde kant op gaan.

Het draait allemaal om communicatie en verwachtingenmanagement. Daar komt het op neer. Maar het zal je verbazen hoeveel organisaties de plank misslaan.Als je op zoek bent naar een veelzijdige HR-tool om echt constructieve beoordelingsgesprekken mogelijk te maken, moet je kijken naar wat je met flair kunt implementeren m.  Het is een uitgebreide HR-oplossing die voortbouwt op uw bestaande processen om ze efficiënter en constructiever te maken - zodat u de ontwikkeling van uw werknemers kunt verbeteren en ze nog gelukkiger mensen in uw organisatie kunt maken.

De prestaties van werknemers hebben een enorme impact op het succes van de organisatie. Zodra je dit zelf begrijpt, zul je snel het belang van beoordelingsgesprekken begrijpen. Het is belangrijk om op te merken dat alle gegevens over werknemers moeten worden opgeslagen in overeenstemming met de GDPR. Een softwareoplossing moet dit ook garanderen. Dit punt moet je zeker in overweging nemen bij het kiezen van een leverancier. flair is gebaseerd op Salesforce en profiteert daarom van het uitgebreide beveiligingsraamwerk en is daarom volledig GDPR-compliant.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo