Veel bedrijven zien het belang over het hoofd van een eigen personeelshandboek voor hun nieuwe werknemers. Beginnen als nieuwkomer in een bedrijf kan ontmoedigend zijn. En zonder de juiste begeleiding kunnen nieuwe werknemers zich snel verloren voelen.
Zie het werknemershandboek als een soort welkom bij het bedrijf. Het schetst niet alleen hoe je dingen doet in je organisatie, maar het is ook een geweldige manier om het ethos van je hard gebouwde imperium over te brengen.
Met een werknemershandboek weet iedereen waar hij aan toe is en wat er van hem wordt verwacht. Op die manier kunnen werknemers hun werk zo goed mogelijk doen. Dit betekent dat je een geweldige werknemer krijgt die vanaf het begin aan jouw kant staat en de waarden van het bedrijf leert kennen.
Simpel gezegd is een personeelshandboek een document van de afdeling Human Resources (HR) waarin de verwachtingen van de arbeidsrelatie worden beschreven. Er zijn veel namen voor een personeelshandboek, van personeelshandboek en werknemershandboek. Tot meer technische termen zoals policy and procedure manual en onboarding.
Hoe je het ook noemt, ze betekenen allemaal hetzelfde.
Je handboek zal een overvloed aan onderwerpen behandelen, maar er zijn geen algemene regels over welke onderwerpen aan bod moeten komen. Het behandelt het bedrijfsbeleid, de gedragscode en de cultuur. Het wordt uitgedeeld op de eerste dag van je nieuwe werknemer. Een goed personeelshandboek is een perfecte manier om de werknemer met open armen te ontvangen en vanaf dag 1 werknemers aan je te binden. Omdat elk handboek anders is, net zoals elke organisatie anders is, bestaat er geen standaardsjabloon voor een werknemershandboek.
Traditioneel zijn personeelshandboeken fysieke documenten. Maar dankzij de nieuwste technologie kunnen ze in vele andere vormen worden gepresenteerd. Je kunt een online versie maken, vergelijkbaar met wat Trello heeft gedaan met zijn gebruiksvriendelijke en eenvoudig te navigeren borden. Sterling heeft een online handleiding gemaakt vol kleur en afbeeldingen om alle informatie in balans te brengen. En Netflix heeft een diavoorstelling gemaakt met korte en bondige zinnen om de informatie licht verteerbaar te houden.
Online versies betekenen dat je veel diepgaandere informatie kunt delen omdat je je geen zorgen hoeft te maken over drukkosten. Het is ook veel gemakkelijker voor werknemers om terug te navigeren naar de informatie als ze een beleid of procedure moeten onthouden.
Als je organisatie creatief is, waarom zou je dan niet creatief zijn met je handboek? Het kan illustraties of foto's van huidige werknemers in actie bevatten. Informatie over de bedrijfscultuur is een goed begin om nieuwe werknemers enthousiast te maken over de organisatie waar ze zich bij aansluiten. En aan het einde kun je alle wettelijk relevante zaken opnemen.
Een handboek betekent dat je nieuwe werknemers hun avontuur bij jou en hun nieuwe baan op de juiste manier beginnen. De belangrijkste reden waarom een werknemershandboek zo belangrijk is voor je bedrijf, is om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers vanaf het begin succesvol zijn. Juist daarom moet het bedrijfshandboek vanaf het begin worden verstrekt. Het maakt niet uit hoe groot je bedrijf is. Zelfs kleine bedrijven hebben er baat bij om meteen vanaf het begin een bedrijfshandboek op te stellen. Delen ervan kunnen ook worden gedeeld via sociale media en dienen als stimulans om nieuw talent aan te trekken.
Het maakt werknemers niet alleen vertrouwd met de missie en kernwaarden van je bedrijf, maar geeft ook alle belangrijke informatie bij de start van het dienstverband. Zie het als een bedrijfshandboek. Het behandelt werktijden, prestatiebeoordelingen, extraatjes, antidiscriminatiebeleid en voordelen die werknemers kunnen verwachten (en hoe ze er het beste van kunnen profiteren). Hierdoor kunnen werknemers die al lang in dienst zijn ook direct beoordelen welke informatie beschikbaar is gesteld aan nieuwe collega's.
Een werknemershandboek geeft je ook een thuis voor alle juridische informatie die nieuwe werknemers moeten weten. Zorg ervoor dat je de ziektekostenverzekering, het arbeidsrecht en de arbeidsovereenkomst behandelt. Dit klinkt als veel informatie die niet leuk is om te lezen - maar het is belangrijk om op te nemen. De regels zijn er om ervoor te zorgen dat beide partijen beschermd zijn en hun rechten kennen mocht er iets misgaan.
flair biedt documentbeheer binnen de Employee HUB, wat betekent dat je HR-team het personeelshandboek kan uploaden naar de HUB zodat iedereen in je team er op elk moment toegang toe heeft. Klik hier voor meer informatie!
Een sterk personeelshandboek moet alle aspecten behandelen. Welke vragen werknemers ook hebben, het handboek moet ze kunnen beantwoorden. En hoewel het vooral belangrijk is voor nieuwe werknemers, moet het ook geschreven zijn voor het huidige team. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat ze de gids gedurende hun hele dienstverband kunnen raadplegen. Daarom moet het up-to-date worden gehouden.
Met dit in gedachten moet het handboek ook antwoord geven op de vraag of er flexibele werktijden zijn. Of of bedrijfsgegevens beschermd moeten worden - en hoe. Zorg ervoor dat alle aspecten aan bod komen, inclusief beleid op het gebied van seksuele intimidatie en geestelijke gezondheid. Het is belangrijk dat werknemers weten hoe je hen steunt en waar ze terecht kunnen voor hulp. Dit alles vormt een sterk handboek voor een bedrijf waar werknemers met trots voor zullen werken.
Naast al deze punten moet een werknemershandboek alle basisonderwerpen behandelen:
Dit onderdeel moet alle basisinformatie over het dienstverband bevatten. Dit omvat de arbeidsovereenkomst, werktijden, pauzes, of het parttime of fulltime is en aanwezigheidsverwachtingen. Je kunt ook aangeven of er sprake is van flexibiliteit in werktijden of wanneer de arbeidsrelatie begint en eindigt. Vergeet niet om ook gelijke kansen op de arbeidsmarkt te vermelden.
Andere onderwerpen die je moet behandelen:
Deze processen kunnen ook digitaal worden aangeboden aan nieuwe werknemers in een softwareoplossing zoals flair. Er kan bijvoorbeeld een inwerkplan worden ingesteld in de Employee Hub als leidraad voor de eerste paar weken, die kan worden gebruikt om de eerste taken en sociale interacties te prioriteren.
Tijdregistratie is sinds 2019 verplicht voor bedrijven. Vooral als het gaat om hybride teams kan dit bedrijven voor een echte uitdaging stellen. flair biedt de optie van digitale tijdregistratie in de Employee Hub en dit aan te vullen met fysieke apparaten op kantoor.
Met onze tijdregistratietool hebben medewerkers de mogelijkheid om digitaal in te checken en uit te klokken. Je hebt ook de mogelijkheid om hier richtlijnen voor op te stellen, die per regio kunnen verschillen qua pauzetijden, etc.
Voeg alle informatie toe die je werknemer moet weten over verloning. Hoeveel, wanneer, waar en hoe vaak. Laat niets over aan giswerk of toeval.
Je kunt het hebben over de wettelijke vereisten en de regels rond overwerk verduidelijken. Het is de moeite waard om informatie op te nemen over hoe ze contact kunnen opnemen met je payrollteam. Of dat ze contact moeten opnemen met de relevante instanties voor informatie over belastingregels.
Door de informatie samen te vatten in een licht verteerbaar en toegankelijk document, geef je je werknemers autonomie binnen je bedrijf. En laat je zien dat je respect voor ze hebt omdat er geen informatie verborgen blijft.
Het ontwikkelen van huidige werknemers is een essentieel onderdeel van het laten groeien van je bedrijf. En als je laat zien dat je een solide opleidings- en ontwikkelingsprogramma hebt, zal dat leiden tot een hogere baanbinding. Zorg ervoor dat je alle formele ontwikkelingsprogramma's voor werknemers behandelt, inclusief hoe en wanneer ze toegang hebben. Bespreek ook je wervingsproces en hoe het voor hen werkt nu ze een volwaardige werknemer zijn.
Als functioneringsgesprekken iets zijn wat werknemers kunnen verwachten (en dat zouden ze moeten doen), bespreek dan hoe ze werken en hoe vaak ze zullen plaatsvinden.
Hier moet je alle details over verlof bespreken. Begin met je verlofbeleid op het gebied van jaarlijks verlof, inclusief hoeveel verlof ze krijgen en hoe ze het kunnen boeken. Veel bedrijven hebben apps of websites voor vakantiebeheer die het hele proces vereenvoudigen. Als je zoiets hebt, moet je het in detail uitleggen.
Verlof kan ook worden ingediend in de flair Employee Hub. Hier hebben managers de mogelijkheid om het goed te keuren of af te wijzen. Als ze voor het tweede alternatief kiezen, kunnen ze een kleine toelichting toevoegen.
Maar verlof stopt niet bij het vakantiebeleid. Er zijn ook enkele gevallen waarin onbetaald verlof een rol kan spelen, zoals ziekte-, moederschaps-, vaderschaps- en adoptieverlof. Wees je bewust van deze regelingen en hoeveel je betaalt en wanneer het stopt. Je moet ook de verschillen uitleggen tussen langdurig en kortdurend ziekteverlof.
Denk aan het toekennen van kortdurend verlof als een werknemer een verlies dicht bij huis meemaakt. Niet alle bedrijven bieden dit aan, maar het is een extraatje dat een vertrouwensrelatie met werknemers opbouwt.
In je gedragscode stel je de verwachtingen van het bedrijf aan de orde. Zorg ervoor dat je de dresscode vermeldt en of hun apparaten wel of niet mogen worden gebruikt op locatie. En of er uitzonderingen zijn op deze regels.
De gedragscode bevat ook hoe om te gaan met belangenconflicten met andere bedrijven en regels voor bezoekers op locatie. En alle andere gevoelige kwesties die zich op de werkplek kunnen voordoen, zoals relaties tussen werknemers en verbroedering. Hieronder kan ook de werving van familieleden vallen.
Dit is de plek voor belangrijke staatswetten. Alles wat je wettelijk verplicht bent aan je werknemers te communiceren. Zoals procedures voor gezondheid en veiligheid en gegevensbescherming.
Het werkplekbeleid is de plek om je robuuste beleid en procedures tegen intimidatie en geweld te bespreken. Bespreek wat er van hen wordt verwacht, hoe de organisatie hen zal ondersteunen en wat ze moeten doen als een van deze situaties zich voordoet.
Andere onderwerpen die aan bod moeten komen:
Bedrijven bieden hun geliefde werknemers een hele reeks voordelen en extraatjes. Maar vaak weten langetermijnwerknemers niet wat er allemaal beschikbaar is en hoe ze er het beste van kunnen profiteren.
En er zijn zoveel soorten extraatjes die je bedrijf kan aanbieden. Misschien zijn je voordelen flexibel en kunnen werknemers elke maand kiezen waar ze gebruik van maken. Of misschien nemen de extraatjes toe naarmate ze meer inleggen, zoals een hogere bijdrage aan het bedrijfspensioen als ze meer van hun eigen geld inleggen.
Welke voordelen of extraatjes er ook zijn, je wilt ze bekendmaken. En je wilt dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Andere gebieden die je kunt behandelen (als je ze aanbiedt) zijn:
Het is geen leuk onderwerp, maar soms gebeurt het. En je moet werknemers laten weten waar ze aan toe zijn om zichzelf te beschermen. Als werknemers de verwachtingen van een beëindiging van het dienstverband begrijpen, beschermt dat ook je bedrijf. Dat komt omdat het op schrift staat en ze hebben getekend dat ze het beleid hebben gelezen en begrepen.
Soms is het einde van het dienstverband geen slechte zaak en zijn je werknemers op weg naar grotere en betere dingen - ze moeten nog steeds weten hoe ze hun dienstverband moeten beëindigen.
Bespreek disciplinaire procedures, opzegtermijnen en hoe en wanneer je het dienstverband beëindigt. Bespreek ook of u referenties zult geven en hoe uw werknemers deze kunnen inzien.
Er is veel informatie die je in je personeelshandboek moet opnemen. Maar je kunt ook een paar leuke dingen toevoegen. Je mission statement op een leuke manier opnemen is de perfecte manier om een beetje persoonlijkheid te tonen.
Misschien kun je succesverhalen, foto's en zelfs een welgemeende boodschap van de CEO toevoegen. Niets zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich meer thuis voelen dan een warm welkom van het hele bedrijf.
Aan het einde van een personeelshandboek wordt vaak niet zoveel aandacht besteed als aan de hoofdtekst van het handboek. Maar het is waarschijnlijk het deel dat je nieuwe werknemer het meest zal onthouden, omdat het het laatste is dat hij of zij zal lezen.
Eindig met een positieve noot en benadruk hoe blij je bent dat ze bij jouw bedrijf werken. Je kunt ook vermelden hoe vaak het document wordt bijgewerkt en geef ze een plek om te ondertekenen dat ze het volledig hebben gelezen en begrepen.
En zorg ervoor dat je ze zowel op de pagina als persoonlijk een warm welkom heet.
Een van de grootste voordelen van een werknemershandboek is dat het een eenvoudige en effectieve manier is om nieuwe werknemers met open armen te ontvangen en ze een gevoel van veiligheid te geven, zodat ze zich meteen in hun nieuwe bedrijf kunnen integreren. Maar daar houden de voordelen niet op:
Een goed personeelshandboek is er in vele vormen. Of je nu besluit om creatief te zijn of vasthoudt aan een vast zakelijk format, een werknemershandboek is essentieel. Het is een krachtig instrument voor consistente en informele communicatie in organisaties van elke omvang. En ze stellen werknemers in staat om op de juiste manier te beginnen en die mentaliteit vast te houden tijdens hun dienstverband.
Hoe je de informatie communiceert, hangt af van je voorkeuren en de houding van je organisatie. Maar het belang van een werknemershandboek is universeel. Het is absoluut essentieel dat je er een hebt en dat je werknemers het lezen, begrijpen en ondertekenen.
Hier bij flair begrijpen we het belang van een degelijk werknemershandboek. En daar houdt ons aanbod van oplossingen niet op. Neem de tijd om het platform te bekijken dat we met liefde hebben ontwikkeld om je bestaande processen nog efficiënter te maken. Omdat we zijn gebaseerd op Salesforce, profiteren we van de hoogste beveiligingsstandaarden en houden we ons aan het privacybeleid met betrekking tot persoonlijke informatie over individuele werknemers.
Meld u aan voor een gratis demo van 30 minuten en ontdek hoe dlair uw HR-afdeling kan automatiseren, zodat u zich 100% kunt richten op het op de juiste manier laten groeien van uw medewerkers. Boek een demo.
Disclaimer:
flair aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de naleving van wettelijke voorschriften. De inhoud van dit artikel is louter informatief en kan niet gelijkgesteld worden met juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.
HR Business Partners zorgen voor een werknemergeoriënteerde en strategische aanpak binnen het bedrijf om de werknemerstevredenheid te versterken en een bedrijfscultuur tot stand te brengen.
KPI's zijn een integraal onderdeel geworden van de dagelijkse activiteiten van veel bedrijven en helpen bij het meten van productiviteit, tevredenheid en andere factoren.
Het stukloon is gebaseerd op het werkelijk behaalde werkresultaat, op basis waarvan de werknemer wordt beloond. De voor- en nadelen hiervan vind je hier.
Word lid van flair's nieuwsbrief en ontvang de laatste tips & trends in de HR-wereld.
Over ons 
Evenementen 
Carrière 
:quality(100)/f/145847/688x492/ff5fc9291c/menu-asset.png)
Inzichtelijke analyses
Individueel aanpasbaar
Maximale databeveiliging
Slack
Salesforce
Join
:quality(100)/f/145847/688x492/341b838d57/menu-asset-1.png)
Time Tracking
Absences
Document Management
Payroll
Shift Planner
Inventory
Recruiting
Onboarding
Career Portal
E-Signature
Document Generator
Surveys
Ticketing
Performance Reviews
Org Chart
Employee Engagement
Gezondheidszorg
Tech
Detailhandel
Adviesbureaus
Recruiter
NGOs
Productie
Werknemer
HR-manager
CEO
Nederland
Duitsland
Zwitserland
Australië
Leer Meer:quality(100)/f/145847/688x552/f9989ccde2/content-2.png)
:quality(100)/f/145847/688x492/36f4f4245b/menu-asset-2.png)
Help Center (50+)
flair library
Nieuws
Inside flair
Salesforce
Slack
Over ons
Evenementen
Carrière
