Maak een werkplan op de juiste manier: Info en tips

Een werkplan is in verschillende bedrijfstakken een belangrijk hulpmiddel om projecten efficiënt te plannen en uit te voeren. Door een werkplan te maken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle taken op een duidelijke manier worden georganiseerd en toegewezen. Dit leidt niet alleen tot betere communicatie binnen het team, maar maakt ook een betere toewijzing van middelen en realistisch tijdbeheer mogelijk. Het is cruciaal om te weten hoe je een werkplan op de juiste manier maakt om het volledige potentieel ervan te realiseren.

Definitie werkplan

Een werkplan is een gedetailleerde en gestructureerde gids voor een productie- of serviceproces. Het definieert alle werkstappen van een proces, van grondstof tot eindproduct, en geeft een overzicht van de benodigde middelen, gereedschappen en werkstappen die in een specifieke volgorde moeten worden uitgevoerd.

Het werkplan bevat meestal bedrijfs- en werkplaatsspecifieke informatie en details over de benodigde materialen en gereedschappen. Het beschrijft de technische en economische volgorde van de werkprocessen in de productie en geeft naast de werkprocessen en de volgorde ook de locatie, de middelen, de loongroepen en de tijd aan.

Enkele mogelijke toepassingen van een werkplan zijn:

• In de machinebouw als productieplan om een overzicht te geven van het productieproces. Van begin tot eindproduct wordt het hele proces in kaart gebracht.
• In de dienstverlenende sector om processen inzichtelijk en efficiënt te maken.
• Als onderdeel van de operationele organisatie om werkprocessen te optimaliseren en medewerkers een duidelijke structuur te bieden voor het uitvoeren van hun taken.

Het maken van een werkplan biedt verschillende voordelen, zoals:

• Het verbeteren van de kwaliteit van producten of diensten.
• Het verhogen van de efficiëntie en productiviteit van werknemers.
• Betere capaciteitsplanning.
• Vermindering van fouten door duidelijk gedefinieerde instructies en structuren.
• Vermindering van productiekosten door geoptimaliseerde workflows (identieke taken).

Dit maakt het werkplan tot een centraal hulpmiddel voor het controleren en optimaliseren van productieprocessen en services.

Typen werkschema's

Er zijn verschillende soorten werkschema's die in verschillende situaties en bedrijfstakken worden gebruikt. Elk plan heeft zijn eigen kenmerken en functies, die kunnen worden geselecteerd op basis van de vereisten van het bedrijf of het project.

• Projectplan: Projectplannen zijn specifiek voor projecten met duidelijk gedefinieerde doelstellingen en taken. Ze bevatten informatie over de verschillende fasen van een project, de toewijzing van taken, middelen, planningen en mijlpalen. Projectplannen worden vaak gebruikt in de bouw, IT of marketingindustrie.
• Dienstrooster: Het dienstrooster wordt gebruikt om de werktijden en diensten van werknemers te organiseren en vast te leggen. Het geeft informatie over de vereiste aanwezigheid en beschikbaarheid van werknemers voor specifieke dagen of perioden. Dienstroosters worden veel gebruikt in bedrijfstakken zoals de detailhandel, gezondheidszorg en horeca.
• Ploegendienstrooster: Met een ploegendienstrooster kunnen werknemers die in verschillende diensten werken, worden georganiseerd. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die 24 uur per dag of in verschillende tijdzones werken. Shiftroosters helpen om de werklast gelijkmatig te verdelen en zorgen ervoor dat er voldoende personeel beschikbaar is voor alle taken.

Repetitieplanning verwijst naar het regelmatig herzien en aanpassen van werkroosters. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle taken continu worden uitgevoerd en dat er rekening wordt gehouden met mogelijke veranderingen in vereisten of middelen.

Rescheduling verwijst naar de volledige herziening van een bestaand werkplan als gevolg van veranderingen in doelstellingen, middelen of omstandigheden. Dit kan nodig zijn als de marktomstandigheden, interne bedrijfsstructuren of projectgerelateerde vereisten veranderen.

Hoe maak je een werkplan (softwareoplossing)

Een werkplan kan worden gemaakt met verschillende softwareoplossingen. Hieronder vallen eenvoudige programma's zoals Microsoft Word of Excel, die ook sjablonen voor werkplannen bieden. Er is echter ook meer gespecialiseerde projectmanagementsoftware die het maken van werkplannen vergemakkelijkt en optimaliseert.

De keuze van de softwareoplossing hangt af van de individuele vereisten en de omvang van het project. Een allround HR-oplossing zoals flair biedt onder andere een ploegenplanningsfunctie. Deze kan ook worden gebaseerd op de vaardigheden van werknemers. Dit zorgt ervoor dat de juiste expertise beschikbaar is voor de uit te voeren taken. Daarnaast kunnen werknemers op elk gewenst moment hun diensten bekijken en kan vakantieplanning ook digitaal worden gedaan en worden meegenomen in de ploegenplanning. HR-software is vooral handig voor grotere bedrijven met een groot aantal werknemers. Je kunt ook uren toewijzen aan verschillende klanten op projectbasis, zodat je precies weet wat er gefactureerd moet worden.

Belangrijke elementen bij het maken van een werkplan

Om een succesvol werkplan te maken, moet je rekening houden met een aantal essentiële elementen.

• Individuele werkstappen en bewerkingen: Om ervoor te zorgen dat het werkplan duidelijk en gedetailleerd is, moeten alle individuele werkstappen, bewerkingen en het werkproces in de juiste volgorde worden vermeld.
• Vervaardigingsproces: Het werkplan moet het productieproces van begin tot eind omvatten. Dit omvat het kiezen van de juiste grondstoffen, de verwerking ervan en de productie van het eindproduct.
• Glad proces:Een duidelijke structuur en organisatie van het werkplan dragen bij aan een soepel proces.
• Aan benodigde tijd: Om de efficiëntie van de workflow te vergroten, is het essentieel om realistische tijden vast te stellen voor afzonderlijke taken en werkstappen.
• Opzettijd en productietijd: Een goed werkplan moet ook rekening houden met de opbouw- en productietijd. Insteltijden hebben betrekking op de tijd die nodig is om machines en gereedschappen voor te bereiden op de betreffende werkstap. Productietijden, aan de andere kant, zijn de werkelijke tijden die nodig zijn om de materialen te verwerken en het product af te maken.

Een werkplan dat rekening houdt met al deze elementen biedt een solide basis voor zakelijk succes en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het gehele werk- en productieproces.

Personeelsplanning en personeelsplanning

Personeelsplanning en personeelsplanning zijn twee belangrijke aspecten van het maken van een werkplan. Personeelsplanning verwijst naar het structureren van arbeid in een organisatie, waarbij werknemers effectief worden toegewezen aan een functie en de tijd- en locatieparameters van hun werk worden gedefinieerd. Personeelsplanning is het proces van het vooraf plannen en toewijzen van personeel aan afdelingen, projecten of taken in de organisatie.

De twee soorten planning zijn nauw met elkaar verbonden om ervoor te zorgen dat gekwalificeerd personeel op het juiste moment op de juiste plaats wordt ingezet. Bij personeelsplanning moeten werknemers worden ingezet op basis van hun vaardigheden en capaciteiten om optimaal succes te behalen.

Belangrijke taken bij personeelsplanning zijn onder andere het identificeren van hiaten in vaardigheden binnen de organisatie, het verzamelen van belangrijke informatie en het creëren van flexibiliteit om in te spelen op marktomstandigheden, eisen van klanten en afwezigheid van werknemers. Afwezigheid kan zowel gepland (bijv. vakantie) als ongepland (bijv. ziekte) zijn, daarom is een goed werkplan van cruciaal belang.

Een nieuw werkplan maken: Stap-voor-stap-gids

Een werkplan is een stap-voor-stap-gids die werknemers helpt bij het organiseren en structureren van taken en workflows.

• Bepaal het doel van het werkplan:Bepaal de reden voor het werkplan en welke problemen of uitdagingen het moet oplossen. Dit helpt om duidelijk te bepalen welke informatie het werkplan moet bevatten.
• Verzamel de benodigde informatie: Onderzoek de bestaande werkprocessen en verzamel informatie over werkbelasting, taken, middelen, kwalificaties van medewerkers en projectprocessen.
• Structureringsmethode bepalen: Kies een methode voor het structureren van het werkplan die voldoet aan de vereisten van uw bedrijfstak en uw bedrijf.
• Splits projecten en taken op:Splits grotere projecten op in afzonderlijke stappen om de werklast beter te verdelen en de workflow te optimaliseren.
• Resources en medewerkers toewijzen: Wijs de benodigde resources en medewerkers toe aan de afzonderlijke stappen en taken om ervoor te zorgen dat iedereen in het team over de benodigde tools en informatie beschikt.
• Het werkplan implementeren: Deel het nieuwe werkplan met uw team en bespreek het samen om ervoor te zorgen dat iedereen bekend is met de bijgewerkte processen en nieuwe verwachtingen.
• De voortgang bewaken: Houd het werkplan actueel en bewaak de voortgang van afzonderlijke projecten en taken. Pas het plan zo nodig aan om altijd optimale resultaten te behalen.

Vergelijking: werkplan met Excel en HR-softwareoplossing

Er zijn twee veelgebruikte methoden voor het maken van een werkplan: met Excel en met gespecialiseerde HR-softwareoplossingen. Beide hebben hun voor- en nadelen, die we hieronder zullen vergelijken.

Excel: Veel bedrijven gebruiken Excel om werkschema's te maken omdat het gemakkelijk toegankelijk en goedkoop is. Excel biedt basisfuncties die handig kunnen zijn voor het plannen van ploegen, diensten en werktijden. Het kan worden gebruikt om tabellen te maken, cellen op te maken en datum- en tijdberekeningen uit te voeren.

Eén nadeel van Excel is dat het snel verwarrend en moeilijk te updaten kan worden voor complexere werkschema's. Bovendien biedt Excel geen enkele mogelijkheid om de planning te vereenvoudigen. Bovendien biedt Excel geen functies voor het automatisch maken van roosters die rekening houden met werknemersvoorkeuren of wettelijke vereisten. Meestal moeten er extra kanalen worden gebruikt om de plannen aan de werknemers te communiceren.

HR-softwareoplossing: In tegenstelling tot Excel bieden speciale HR-softwareoplossingen zoals dienstrooster- of shiftplansoftware specifieke functies voor werkroosters. Deze tools helpen bedrijven om werkroosters efficiënter en duidelijker te organiseren. Daarbij houden ze rekening met de wensen van werknemers, wettelijke voorschriften en operationele vereisten.

Een ander voordeel van een HR-softwareoplossing is de mogelijkheid tot integratie in bestaande HR-systemen. Dit maakt gecentraliseerde planning, communicatie en documentatie van werktijden, diensten en taken mogelijk. De softwareoplossingen bieden meestal een intuïtieve gebruikersinterface die het voor managers en werknemers eenvoudiger maakt om roosters te bekijken en bij te werken. Een mogelijk nadeel van deze oplossingen is echter dat ze duurder kunnen zijn in aanschaf dan Excel. Bovendien hebben gebruikers trainingstijd nodig om de software effectief te kunnen gebruiken.

Al met al kan worden gezegd dat de keuze tussen Excel en een HR-softwareoplossing afhangt van de individuele vereisten en middelen van het bedrijf.

Wat is het verband tussen een werkrooster en een rooster

Een werkrooster en een rooster zijn beide hulpmiddelen die in bedrijven worden gebruikt om werkstromen, taken en het inplannen van werknemers te organiseren. Hoewel ze inhoudelijk verwant zijn, zijn er enkele verschillen in hun toepassing en focus.

Het werkschema is vooral gericht op het structureren van operationele werkprocessen, vooral in werkplekgerichte productie, zoals in de machinebouw. Het specificeert welke werkstappen in welke volgorde moeten worden uitgevoerd om een specifieke technische of bedrijfsdoelstelling te bereiken. Een werkrooster geeft dus de processen, middelen en bronnen weer die nodig zijn om een product te maken of een dienst te verlenen.

Het dienstrooster daarentegen heeft betrekking op de planning van de werktijden en ploegen van werknemers die in verschillende werkgebieden worden ingezet, vooral in de dienstverlenende sector. Het bepaalt wanneer en waar werknemers hun werk doen en wordt gebruikt om werktijden, pauzes en vakanties te coördineren. Dit zorgt voor een effectieve werkomgeving en zorgt ervoor dat aan de prestatie-eisen van het bedrijf wordt voldaan.

Conclusie

Een werkschema is een essentieel hulpmiddel om de arbeidsproductiviteit en -efficiëntie te verbeteren. Het kan helpen om werkstromen en processen effectiever te maken door duidelijke doelen, taken en tijdlijnen te bieden.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo