Arbeidstijdrekening en wettelijke vereisten

In mei 2019 heeft het Europees Hof van Justitie (HvJ) zijn baanbrekende uitspraak gedaan (HvJ, 14 mei 2019 - C-55/18) over het onderwerp werktijdregistratie. In een notendop verklaarde de uitspraak de verplichting voor werkgevers om de werktijden van hun werknemers te registreren met behulp van een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem.
Het HvJ stelde toen geen termijn vast voor de omzetting in nationale wetgeving. Volgens deskundigen kan dit de reden zijn waarom er in Duitsland nog steeds geen wettelijke regeling voor dit belangrijke onderwerp is.

Echter verschillende Duitse rechtbanken verwijzen in hun uitspraken naar het arrest van het EHvJ. Meest recentelijk het Bundesarbeitsgericht (BAG) in laatste instantie. In september 2022 werd een verrassende uitspraak gedaan: de BAG behandelde een zaak waarin de ondernemingsraad de invoering van een tijdregistratiesysteem wilde afdwingen en stelde in de motivering van de uitspraak dat Duitse werkgevers al lang verplicht zijn om de werktijden van hun werknemers te registreren op basis van § 3 (2) nr. 1 van de ArbSchG (ArbSchG). Hoewel de ondernemingsraad in dit proces niet kon zegevieren, trok de uitspraak veel aandacht en veroorzaakte het een schok in de wetgeving. Er ligt nu een wetsontwerp over dit onderwerp, dat in 2023 van kracht moet worden.

Het is dus tijd voor u als werkgever om goed voorbereid te zijn en klaar te staan voor wat komen gaat. Het is belangrijk dat u nadenkt over geschikte digitale oplossingen voor de registratie van werktijden, aangezien het Duitse wetsontwerp de verplichting oplegt om dergelijke oplossingen in te voeren.
In het blogartikel van vandaag willen we u voorzien van de nodige basiskennis. Houd er rekening mee dat dit artikel alleen ter informatie is bedoeld en geen juridisch advies vormt. Daarom kunnen we niet garanderen dat deze volledig, correct of actueel is.

Definitie van werktijdrekening

Omdat er geen algemeen aanvaarde definitie voor de term bestaat, benaderen we deze via de betekenis van het woord. "Rekening" komt uit het Italiaans en betekent "factuur". Een werktijdrekening (WTA) laat dus een saldo zien - dat van de gewerkte uren. Net als een lopende rekening kan het in plus of min gaan. De berekening van het saldo is gebaseerd op de contractueel overeengekomen werkuren. Als de werknemer langer werkt dan het tijdsbestek, resulteert dit in zogenaamde "plusuren", d.w.z. een tijdskrediet.

Als er minder wordt gewerkt, geeft de rekening "minuren" of tijdschulden weer. Het saldo van de gewerkte uren verandert het salaris niet. Het maandsalaris blijft hetzelfde, tenzij werknemers een financiële compensatie voor tijdkrediet aanvragen, in welk geval het salaris eenmalig wordt verhoogd in overeenstemming met het teveel aan gewerkte uren. Werkuren kunnen digitaal worden geregistreerd met een softwareoplossing zoals flair. Tijdregistratie kan op elk moment worden gestopt en hervat, zodat het werk flexibel kan worden aangepast aan de eigen dagelijkse routine.

Werktijdregistratie als basisvoorwaarde voor flexibiliteit

Zelden is de arbeidsmarkt aan zulke grote veranderingen onderhevig geweest als nu. Vooral het tekort aan geschoolde arbeidskrachten maakt het behouden van werknemers tot een belangrijke HR-taak in Duitse bedrijven. Om als werkgever aantrekkelijk te blijven, moet u flexibel zijn en u kunnen aanpassen aan de veranderende behoeften van uw werknemers. U zult waarschijnlijk verschillende werktijdmodellen aanbieden, waardoor het beheer van werktijdrekeningen hoe dan ook essentieel wordt. Of u nu flexibele werktijden, werktijden op basis van vertrouwen (het Duitse wetsontwerp voorziet overigens ook in de registratie hiervan), deeltijdwerk of thuiswerk aanbiedt, of kiest voor een jaarlijkse werktijdregistratie: met een digitale werktijdregistratie hebt u altijd overzicht.

Wie heeft een werktijdregistratie nodig?

Het antwoord is eenvoudig en gebaseerd op de huidige wettelijke situatie: elke werknemer. Zelfs als sommige functies van nature relatief strikte werktijden hebben, is het belangrijk voor werkgevers om een werktijdregistratie in te stellen omdat ze hiermee kunnen controleren of de volgende arbeidsrechtelijke regels worden nageleefd. Dit beschermt je bedrijf tegen financiële verliezen als gevolg van boetes. U moet op de hoogte zijn van deze voorschriften:

• Volgens § 3 van de Arbeidstijdenwet (ArbZG) bedraagt de maximale werkdag acht uur en mag deze alleen in uitzonderlijke gevallen worden overschreden. Als overwerk nodig is, kan het maximum worden verlengd tot 10 uur per dag.
• Werknemers moeten tussen twee werkopdrachten een rusttijd van 11 uur inlassen. Dit is bepaald in § 5 ArbZG inclusief uitzonderingen.
• Afhankelijk van de contractueel overeengekomen werktijden bepaalt de wetgever ook in § 4 ArbZG voorziet in overeenkomstige rustpauzes.
• De Wet op het minimumloon bevat geen expliciete bepalingen voor werknemers die het minimumloon ontvangen. De gangbare rechtspraktijk bepaalt echter dat ontvangers van het minimumloon slechts 50% van de overeengekomen uren als overuren mogen opvoeren en dat de werktijdrekening binnen een jaar in evenwicht moet zijn.

Welke soorten werktijdrekeningen zijn er?

Werknemers en werkgevers in verschillende bedrijfstakken hebben verschillende behoeften en vereisten met betrekking tot de registratie van gewerkte uren. Daarom zijn er verschillende soorten werktijdrekeningen. Om ze beter van elkaar te kunnen onderscheiden, maken we eerst een basisonderscheid tussen zogenaamde

• kortetijdrekeningen
• en langetijdrekeningen.

Kortetijdrekening: Wat u moet weten

Voor de duidelijkheid worden kortlopende rekeningen normaal gesproken na maximaal 12 maanden geëgaliseerd. Als u deze vereveningsperiode opgeeft, bent u niet gebonden aan wettelijke regels en kunt u dus vrij kiezen. Drie, zes of negen maanden zijn ook gebruikelijk. Met dit type tijdrekening ben je in staat om zeer flexibele werktijdmodellen aan te bieden. Deze leiden tot flexibele werktijden, die weer leiden tot meer vrijheid voor werknemers.

Dit kan worden geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld: In economische sectoren met een sterk fluctuerende ordersituatie, zoals de horeca of de bouwsector, is het nodig om in het hoogseizoen urenrekeningen op te waarderen om het minder winstgevende laagseizoen te kunnen gebruiken als compensatieperiode.
Kortlopende urenrekeningen zijn er in verschillende vormen. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende accounttypen:

De flexitime-rekening

Bij flexitime komen we verschillende werktijdmodellen tegen. Sommige bedrijven geven een zogenaamde kernwerktijd aan waarbinnen werknemers aanwezig moeten zijn. In de periode buiten deze kerntijden kunnen de werktijden flexibel worden ingedeeld. Begin en einde van de werktijd worden geregistreerd (meestal digitaal, soms op urenbriefjes). Als er geen kerntijd is, stellen werkgevers vaak een tijdsbestek vast waarbinnen het personeel zich vrij kan bewegen of geven ze een wekelijkse werktijd of een maandelijks aantal zelfstandig toe te kennen uren op.

De overwerkrekening

Terwijl de feitelijk gewerkte uren worden geregistreerd in een flexwerkrekening, worden alleen overuren of te weinig gewerkte uren geregistreerd in de overwerkrekening.

De stoplichtrekening

De stoplichtrekening heeft een eigen rubriek in ons artikel, hoewel het geen echt subrekeningtype is van de kortetermijnrekeningen. Het is echter een beproefde en pragmatische manier om een digitale flexitime-account te implementeren die werknemers beschermt en ervoor zorgt dat er niet te veel overuren worden geaccumuleerd en dat er niet te veel tijd wordt uitbetaald.

• Groene stoplichtfase: De werknemer krijgt groen licht voor maximaal +/-30 uur (tijdsbestek kan individueel worden ingesteld). Hij/zij is verantwoordelijk voor het beheren van de opbouw of vermindering van overuren in overeenstemming met wettelijke en contractuele voorschriften.
• Gele verkeerslichtfase: De werknemer heeft de limiet van +/-30 uur overschreden of is eronder gezakt. Er wordt een vergadering gepland met de lijnmanager of het team om maatregelen uit te werken om de flexitime account weer in balans te brengen.
• Rode stoplichtfase: Hier wordt het gevaarlijk, aangezien de maatregelen uit de gele stoplichtfase niet zijn geïmplementeerd of geen effect hebben gehad en de limiet van +/-60 uur (tijdsbestek kan individueel worden vastgesteld) is overschreden of niet is gehaald. De lijnmanager grijpt nu in en maakt bindende afspraken met zijn werknemer om de rekening in evenwicht te brengen.

wetenswaardigheden over langetermijnrekeningen

U herinnert zich vast nog wel het basisonderscheid tussen kortetermijn- en langetermijnwerktijdrekeningen, want we gaan nu verder met langetermijnrekeningen. Terwijl kortlopende rekeningen meestal een periode van een jaar bestrijken, zijn langlopende rekeningen, zoals de naam al zegt, bedoeld voor de lange termijn. Soms komen we ze ook tegen onder de meer beschrijvende term "levenslange werktijdrekeningen".

Terwijl kortlopende rekeningen kunnen worden vergeleken met een lopende rekening, die zowel negatief als positief kan zijn, kunnen langlopende rekeningen worden vergeleken met een spaarrekening. Ze worden uitsluitend in de plus beheerd. Werknemers "sparen" werktijd of de vergoeding ervoor om een specifiek doel te bereiken. Hier volgen enkele voorbeelden van mogelijke doelen:

• Sabbatical: De tijdelijke, langere onderbreking van het werk wordt vaak gebruikt voor een lange reis, om een hobby te ontwikkelen of voor meer tijd met het gezin. Werknemers kunnen hier verschillende opties krijgen zodat de sabbatical ook gefinancierd kan worden. Een daarvan is om een groot tijdskrediet op te sparen, dat vervolgens wordt opgebruikt. Op deze manier blijft de lange termijn sabbatical werknemer zijn volledige salaris ontvangen. Het is ook mogelijk om geld te sparen om de sabbatical te overbruggen op een lange termijn werkrekening. Deze rekeningen staan bekend als tijdwaarderekeningen of waardekredietrekeningen. De werknemer ziet gedurende een bepaalde periode af van een deel van zijn salaris en ontvangt vervolgens het gespaarde tegoed tijdens de loopbaanonderbreking.
• Pensionering of gedeeltelijke pensionering: Voor veel mensen is een vroegtijdig einde van hun loopbaan wenselijk. Tijdskrediet kan ook worden geïnvesteerd in een eerdere pensionering of worden gebruikt als onderdeel van een gedeeltelijke pensioenregeling.
• Verzorgings- en zorgperioden: Door een verandering in de kinderopvangmogelijkheden of een kind dat naar school gaat, maar ook door de zorg voor naaste familieleden, kan het voor werkende mensen nodig zijn om tijdelijk meer betrokken te zijn bij de zorg voor het gezin. Om financiële knelpunten te voorkomen, kunnen ook hier tijdskredieten worden gebruikt.

Wettelijk kader voor de invoering van arbeidstijdrekeningen

Zoals u al weet, wordt de wet die werkgevers verplicht arbeidstijdrekeningen in te voeren pas in 2023 aangenomen. Toch zijn er al een paar dingen waar je rekening mee moet houden.

Werktijdrekeningen vereisen een contractuele overeenkomst. Om te voorkomen dat bij wijzigingen elke individuele arbeidsovereenkomst moet worden gewijzigd, is het raadzaam om de modaliteiten van de werktijdregistratie als onderdeel van een ondernemingsovereenkomst te regelen. Merk op dat de ondernemingsraad hier een medezeggenschapsrecht heeft. Als er een collectieve arbeidsovereenkomst is, is het de moeite waard om de collectieve arbeidsovereenkomst zorgvuldig te controleren, aangezien deze meestal al de randvoorwaarden voor werktijdregistratie bevat en je alleen naar de geldigheid ervan hoeft te verwijzen in de arbeidsovereenkomst.

Wat zijn de voor- en nadelen van werktijdregistratie?

De voordelen van werktijdregistratie:

• Flexibiliteit aan werkgeverszijde. Bescherming tegen insolventie. Economische of seizoensgebonden schommelingen kunnen worden opgevangen zonder opzegtermijn.
• Flexibiliteit aan werknemerszijde. Moderne werktijdmodellen kunnen flexibel worden gebruikt. Onafhankelijk tijdbeheer verbetert de balans tussen werk en privéleven, wat weer een positief effect heeft op de tevredenheid en motivatie.
• Eerlijkheid. Het is een blijk van waardering voor alle werknemers als ze compensatie krijgen voor te veel gewerkte uren.

De nadelen van werktijdregistratie:

• Initieel hoge werkdruk.
• Werktijdregistratie kan de verplichting inhouden om over te werken. Dit kan tot conflicten leiden.
• Werknemers kunnen af en toe in de verleiding komen om over te werken om persoonlijke redenen in plaats van om operationele redenen.
• Gedrag dat schadelijk is voor de lichamelijke en geestelijke gezondheid door veel overwerk.

Digitale oplossingen voor registratie van werktijden

Digitale registratie van de werktijden van uw werknemers is essentieel vanwege het grote aantal werktijdmodellen. We hebben het overigens niet over Excel-spreadsheets. Dat is praktisch, maar niet bijzonder veelzijdig. Flair heeft een aantal handige functies waarmee u uw hele HR-systeem kunt digitaliseren. Tijdregistratie is er daar één van. Laat onze HR-software je meenemen in een wereld van onbegrensde mogelijkheden en boek een gratis demo.

Om te voorkomen dat tijdregistratie een bureaucratisch monster wordt, hebben we alle vaardigheden die je nodig hebt in onze software geïntegreerd. Met flair wordt tijdregistratie transparant, veilig, aanpasbaar en schaalbaar.

• Uw werknemers hebben overal en met elk apparaat toegang tot tijdregistratie. U bepaalt echter zelf de randvoorwaarden.
• Tegelijkertijd kunt u ook fysieke tijdregistratieapparaten op de bedrijfslocatie in het concept integreren. De "mengpaneelregistratie" kan eenvoudig worden gesynchroniseerd via onze app.
• Opereert uw bedrijf internationaal en heeft u meerdere locaties in verschillende landen? Geen probleem. Met flair kunt u voor elke locatie een andere regeling definiëren en de werktijdregistratie aanpassen aan de verschillende regelingen in het buitenland.

Conclusie

De Duitse wetgeving is nog vaag over de vorm waarin de werktijdregistratie in bedrijven in de toekomst moet plaatsvinden. In tijden van globalisering kan echter worden aangenomen dat er een digitale optie moet komen. Er zullen waarschijnlijk uitzonderingen zijn voor zeer kleine bedrijven. De meerderheid van de Duitse bedrijven zal op zoek moeten naar een digitale oplossing, als ze dat nog niet hebben gedaan.

Maar het is niet alleen vanwege deze toekomstige verplichting dat het goed is om over dit onderwerp na te denken. Moderne tijdregistratie stelt een bedrijf in staat om arbeidscontracten flexibel in te richten, wat zo belangrijk is in de wereld van vandaag. Employer branding verbetert en sollicitanten zien de werkgever op de markt als een kosmopolitisch, modern en toekomstgericht bedrijf. Bij flair ondersteunen we uw bedrijf waar mogelijk op de weg naar digitalisering. Praat met ons. Onze experts horen graag van u!

Disclaimer:

flair aanvaardt geen aansprakelijkheid voor juridische consistentie. De inhoud van dit artikel dient uitsluitend ter informatie en kan niet worden gelijkgesteld aan juridisch advies. Ons aanbod is zonder garantie voor de juistheid en volledigheid van de vermelde inhoud.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo