Mobiles Arbeiten als Trend im Zuge der Digitalisierung

Neue Kommunikationswege erlauben das flexible Arbeiten von zu Hause aus. Während der Corona-Krise haben viele Beschäftigte ihren Arbeitsplatz in die heimischen vier Wände verlegen müssen. Schätzungen gehen davon aus, dass jeder Vierte dem Job vom Home-Office aus nachging.

Derzeit sind die Zahlen rückläufig, da sich die Situation zusehends entspannt – dennoch bewegen sie sich auf einem hohen Niveau. Zum Vergleich: Vor der Pandemie lag der Anteil bei etwa fünf Prozent. Eine abgewandelte Form stellt das mobile Arbeiten dar. Arbeitnehmer:innen sind dank Internet und mobiler Endgeräte nicht auf ein festes Umfeld angewiesen. Bislang fehlen gesetzliche Regelungen, die sich auf die Details beziehen.

In diesem Artikel lernst Du neue Arbeitsformen kennen, bei denen ein fester Arbeitsplatz durch einen mobilen Arbeitsplatz ersetzt werden kann. Außerdem erfährst Du zahlreiche Vorteile dieser neuen Art zu Arbeiten, sowie einige rechtliche Grundlagen. Wir beleuchten natürlich auch die Nachteile, die das mobile Arbeiten bei schlechter Organisation und fehlender Infrastruktur mit sich bringen kann.

Mobiles Arbeiten: Flexible Modelle mit Mehrwert

Grob wird zwischen Telearbeit und der mobilen Arbeit unterschieden. Die erste Bezeichnung hört sich etwas altbacken an – wer jedoch an Telefax und Teletext denkt, der liegt falsch. Gemeint sind ausschließlich Tätigkeiten am Monitor im Rahmen eines festen Arbeitsumfelds. Meist steht dieser auf einem Schreibtisch, dem Job mithilfe eines Laptops nachzugehen, ist ebenfalls möglich.

Die mobile Arbeit, die auch unter den Bezeichnungen Remote Work oder Mobilarbeit geläufig ist, stellt eine geringfügige Abwandlung der Homeofficearbeit dar. Dabei dreht es sich ebenfalls um die Berufsausübung außerhalb des Betriebs. Im Gegensatz zum Home-Office verrichten Arbeitnehmer:innen die anfallenden Tätigkeiten ortsunabhängig.

Beide Varianten gehen oft ineinander über. Beschäftigte haben die Option, vom heimischen Büro mit dem Computer zu arbeiten, alle Aufgaben lassen sich ebenso unterwegs erledigen. Die Unterschiede sind also nicht so groß.

Mobiles Arbeiten funktioniert auch im Home-Office

In der Praxis ist es oft so, dass im Home-Office alle Fäden für einen Telearbeitsplatz zusammenlaufen. Die Nutzung von Grafik-, Daten- und Textverarbeitungsprogrammen gestaltet sich am Computer wesentlich einfacher als auf dem Smartphone oder dem Tablet-PC. Am Monitor lassen sich Tabellen und Texte viel schneller erfassen und bearbeiten. Darüber hinaus ist die Internetverbindung stabiler als auf mobilen Endgeräten in abgelegenen Gegenden.

Außeneinsätze sind mitunter erforderlich, wenn Beschäftigte Montagetätigkeiten in anderen Regionen nachgehen. Bei Bedarf haben sie Konstruktionspläne und Kundendaten in der Westentasche. Selbst das mobile Arbeiten auf Zeit ist eine Option. Die Arbeit kann etwa im Rahmen von Dienstreisen für lediglich ein bis zwei Wochen erfolgen. Danach gehts wieder ins Home-Office oder an den Arbeitsplatz im Betrieb.

Mobiles Arbeiten ist ebenfalls für Student:innen und Praktikant:innen interessant. Während sie über das Internet alle anfallenden Aufgaben erledigen, haben sie die Möglichkeit, sich auf den beruflichen Werdegang zu konzentrieren. Durch mobiles Arbeiten lassen sich Weiterbildungsangebote, Privatleben und Job miteinander vereinbaren.

Vor- und Nachteile von mobiler Arbeit

Die Digitalisierung verändert Arbeitsprozesse radikal. Beim mobilen Arbeiten besteht der unschlagbare Vorteil darin, dass Arbeitnehmer:innen von jedem Ort aus ihrem Beruf nachgehen können. Es macht keinen Unterschied, ob das von Nachbars Garten oder vom Home-Office aus geschieht, auch das Lieblingscafé um die Ecke kommt als Arbeitsort infrage.

Zwei Dinge sind jedoch unverzichtbare Must-haves: eine Internetverbindung sowie ein mobiles Endgerät, das den Arbeitsanforderungen gewachsen ist. Dateien lassen sich in der Cloud hochladen und verwalten, Websites programmieren und Accounts in den sozialen Netzwerken betreuen. Geschäftsabschlüsse und die Korrespondenz mit ausländischen Kund:innen stellen ebenfalls keine Herausforderungen dar.

Bildschirmarbeitsplätze können mit eigenen Arbeitsmitteln überall eingerichtet werden. Für das Thema Homeoffice muss der/die Arbeitgeber:in dennoch arbeitsschutzrechtliche Bestimmungen einhalten. Auch die Kombination mit Telearbeit hat sich bewährt. Ein:e Außendienstmitarbeiter :in kann beispielsweise Kundendaten in sein/ihr Smartphone oder Tablet-PC eingeben und diese zu Hause auf den Computer übertragen.

In welchen Zeiträumen mobil oder im Home-Office gearbeitet wird, liegt im Ermessen der Arbeitgeber:innen. Die Arbeitsstätte außerhalb des Betriebs einzurichten, ist im Prinzip dauerhaft möglich. Oft kommen Modelle zum Einsatz, bei denen Beschäftigte nur an manchen Wochentagen im heimischen Büro arbeiten oder im Außendienst unterwegs sind. Ein oder zwei Werktage sind dazu bestimmt, die anfallenden Aufgaben im Unternehmen zu erledigen.

Der Tagesablauf ist hingegen Sache der Arbeitnehmer:innen. Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil für den Privatbereich. Beruf, Haushalt und Familie lassen sich problemlos unter einen Hut bringen. Besorgungen und Einkäufe stehen dann an, wenn gerade nichts zu tun ist.

Nachteile gibts beim mobilen Arbeiten aber auch. Klare Strukturen und Abläufe sind nicht immer gegeben. Wer nicht das Arbeitspensum im Auge behält, schafft die zu erledigenden Aufgaben mitunter nicht. Wie im Home-Office lässt sich das Privatleben nicht immer vom Beruf abgrenzen.

Auch wenn das Arbeitsschutzgesetz eine klare Höchstarbeitszeit vorsieht, kann die Zeiterfassung der wöchentlichen Arbeitszeit oft das Pensum übersteigen. Ablenkung lauert überall, sodass Arbeitnehmer:innen eine gehörige Portion Selbstdisziplin brauchen.

Um sicherzustellen, dass Vorschriften zur Zeiterfassung eingehalten werden und man als Arbeitgeber:in auch seinen Verantwortungsbereichen nachkommt, kann flair als Softwarelösung helfen, eine Zeiterfassung sowohl für das Homeoffice, als auch für die Büroarbeit oder für ein Hybrid-Modell anzubieten.

Beim mobilen Arbeiten, wie auch im Home-Office, gelten die Bestimmungen zum Arbeitszeitgesetz. Über den Daumen gepeilt lässt sich sagen, dass Beschäftigte werktags nicht mehr als acht Stunden arbeiten sollten. Zwischen den Arbeitseinheiten sind Ruhezeiten von elf Stunden einzuhalten. Gewisse Ausnahmen vorweggenommen. Damit soll der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer:innen garantiert werden.

Kein Anspruch auf mobile Arbeit

Arbeitnehmer:innen haben keinen generellen Rechtsanspruch auf Telearbeit oder auf mobiles Arbeiten. Eine vorübergehende Ausnahmeregelung bestand in der heißen Phase der COVID-Pandemie. Oft war die Arbeit vom Home-Office aus unumgänglich. Auf der anderen Seite können Arbeitgeber:innen nicht auf die Berufsausübung vom heimischen Büro aus bestehen, wenn dieser Punkt nicht im Arbeitsvertrag geregelt ist.

Sich mit dem/der Arbeitgeber:in auf mobiles Arbeiten zu einigen, ist nur im persönlichen Gespräch möglich. Sträubt er/sie sich, so gilt es, die Vorteile besonders in Anbetracht der COVID-Pandemie hervorzuheben. Im Rahmen des digitalen Wandels ist es möglich, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhalten und zu steigern. Arbeitsabläufe lassen sich effizient und zur Zufriedenheit aller beteiligten Stellen gestalten.

Doch es ist im Vorfeld abzuwägen, ob ein externer Arbeitsort der Tätigkeit nicht im Weg steht. Trotz Bürojob lassen sich nicht alle Aufgaben vom Home-Office oder von unterwegs aus erledigen. Das ist besonders dann der Fall, wenn die persönliche Nähe zu Kund:innen und Geschäftspartner:innen wichtig ist. Behörden müssen beispielsweise Sachbearbeiter:innen hinter die Schreibtische setzen, damit diese Anträge entgegennehmen können.

Unternehmen und Beschäftigte haben erkannt, dass die Heimarbeit eine clevere Alternative zum gewöhnlichen Büroarbeitsplatz ist. Das Home-Office stellt für viele jedoch auch eine psychische Belastung dar. Der Grund liegt auf der Hand. Ihnen fehlt der persönliche Kontakt zu Kolleg:innen und Kund:innen. Dazu gehören etwa der Plausch in der Teeküche oder aufmunternde Worte, wenn mal nicht alles rund läuft. Abgeschottet in den eigenen vier Wänden zu arbeiten, ist also nicht jedermanns Sache. Die informelle Kommunikation ist essentiell für jedes Miteinander in einer starken Unternehmenskultur. Im Home-Office kann flair auch die zwischenmenschliche Kommunikation erleichtern: mit unserer Cheers Funktion können Mitarbeiter:innen und Vorgesetzte untereinander Lob austauschen, um so ihre Wertschätzung auszudrücken. Das kann für den/die Cheers Empfänger:in zu einem großen Motivationsschub führen und der eigenen Arbeit mehr Sinnhaftigkeit verleihen.

Beim mobilen Arbeiten sieht es ein bisschen anders aus. Ständig wechselnde Arbeitsorte sorgen für Abwechslung im Berufsalltag. Doch auch bei dieser Form gibt es Knackpunkte. Vor allem Außendienstmitarbeiter:innen stört es mitunter, dauernd im Auto zu sitzen – der nächste Stau kommt bestimmt. Im Idealfall berücksichtigt der/die Arbeitgeber:in die persönlichen Bedürfnisse und findet ein maßgeschneidertes Arbeitsmodell, egal ob zu Hause oder an wechselnden Orten.

Mobiles Arbeiten, Home-Office und die Corona-Pandemie

Wer glaubt, dass Corona ausschließlich negative Seiten hat, der irrt. Dem Austausch mit Arbeitskolleg:innen, ohne dabei mit Menschen physisch in Kontakt zu treten, steht mit dem Home-Office nichts im Weg. Das Arbeitsmodell hat während der Pandemie einen kräftigen Schub bekommen.

Vorher fiel die Akzeptanz bei Arbeitgeber:innen eher zurückhaltend aus. Personaler:innen waren mehrheitlich der Ansicht, dass die normale Büroarbeit sowie die Nähe zu Kolleg:innen glücklichere Mitarbeiter:innen hervorbringt. Doch die eingefahrenen Denkweisen hat Sars-Cov-2 über den Haufen geworfen und das BMAS hat durch die Arbeitsschutzverordnung Arbeitgeber:innen zum Handeln gezwungen.

Das Arbeiten vom Home-Office aus war bis zum 19. März 2022 vorgeschrieben. Der Gesetzgeber hat jedoch aufgrund stabiler Infektionszahlen und der Verfügbarkeit von Impfstoffen reagiert. Nun ist es nicht mehr unbedingt notwendig, Büroarbeiten in den vier Wänden nachzugehen.

Bis zum 25. Mai 2022 bestehen gelockerte Regelungen. Unternehmen und deren Beschäftigte sind im Rahmen der Corona-Arbeitsschutzverordnung verpflichtet, lediglich Basisschutzmaßnahmen zu ergreifen, um Ansteckungen bei der Arbeit zu vermeiden. Nach der Übergangszeit gilt laut Bundesregierung die Empfehlung, weiterhin das kontaktfreie Arbeiten in den Fokus zu rücken. Die Minimierung sozialer Kontakte – was das berufliche Umfeld einschließt – ist immer noch der beste Schutz vor Sars-Cov-2.

Arbeitnehmerschutz hat Priorität

Unternehmen sind generell verpflichtet, Beschäftigte vor gesundheitlichen Gefahren zu schützen. Die dafür notwendigen Maßnahmen treffen Arbeitgeber:innen eigenverantwortlich. Bewährt hat sich die Verminderung betriebsbedingter Personenkontakte wie auch die AHA+L+A-Regel: Abstand halten, Hygiene beachten, Maske tragen, regelmäßig lüften sowie Corona-Warn-App nutzen.

Arbeitnehmer:innen sind bei der Wahrnehmung von Impfangeboten zu unterstützen. Ziel ist, das Infektionsrisiko zu senken und Neuinfektionen im Alltag zu verringern. Im Klartext bedeutet das, dass Homeoffice-Jobs auch weiterhin Konjunktur haben. Es besteht jedoch keine Verpflichtung mehr, diese anzubieten. Bei der mobilen Arbeit sieht die Sache etwas anders aus. Auch wenn Tätigkeiten am Computer einen großen Part einnehmen, so ist der Kontakt mit Menschen meist unvermeidbar.

Die Themen Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sind komplex. Sie schließen alle Maßnahmen und Möglichkeiten ein, um die Gesundheit von Menschen am Arbeitsplatz sicherzustellen und um das Arbeitsumfeld zu verbessern. Das beinhaltet die Berufsausübung im Home-Office genauso wie das mobile Arbeiten von unterwegs aus.

Damit der Joballtag wie am Schnürchen läuft, kommt es auf klare Vorgaben an. Selbstredend, dass alle Vorschriften zum Arbeitsschutz Beachtung finden. Für die Telearbeit wie auch für das mobile Arbeiten gelten die Regelungen des seit 1996 geltenden Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Es kommt in jedem Bundesland zum Zug.

Darin ist alles aufgeführt, was auch am gewöhnlichen Arbeitsplatz eine Rolle spielt. Ob Arbeitszeiten, Ruhepausen, Urlaubsanspruch oder Datensicherheit: Die Verantwortung zur Einhaltung liegt bei den Unternehmen und bei den Beschäftigten. Arbeitgeber:innen sind dafür verantwortlich, dass sämtliche Rahmenbedingungen gegeben sind. Beschäftigte sind hingegen zur Befolgung der Bestimmungen verpflichtet.

Trotz Home-Office monatliche Mehrausgaben

Im Betrieb ist der/die Arbeitgeber:in für angenehme Arbeitstemperaturen verantwortlich. Im Home-Office müssen sich die Mitarbeiter:innen darum kümmern. Auch, dass Geräte Strom und Internetzugang haben, liegt in deren Zuständigkeitsbereich. Das ist mit Kosten verbunden, die sich über das Jahr summieren. Zu diesem Zweck gibt es die Homeofficepauschale.

Die Bundesregierung hat aufgrund der Mehrbelastungen und als Anreiz 2020 die Homeofficepauschale eingeführt. Die Zuwendungen sind zeitlich befristet, ursprünglich war geplant, diese 2021 auslaufen zu lassen. Die Pauschale wurde jedoch wegen der Corona-Pandemie und den daraus resultierenden Bedarf an heimischer Büroarbeit verlängert – sie gilt voraussichtlich bis Ende 2022.

Um die Mehrkosten abzumildern, die sich auf bis zu 250 Euro pro Monat belaufen können, steht Beschäftigten ein Betrag in Höhe von fünf Euro für jeden Homeoffice-Arbeitstag zu. Maximal lassen sich 600 Euro (120 Tage) bei der Steuererklärung abrufen. Es gibt jedoch eine Einschränkung.

Die Homeofficepauschale wird als Werbungskosten auf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag angerechnet, der bei 1.000 Euro pro Jahr liegt. In diese Kategorie fallen auch die Kosten für eine Büroausstattung, zu denen etwa Ausgaben für Schreibtisch, Vorhänge oder Bürostuhl gehören. Die Homeofficepauschale wird in der Anlage N bei den Werbungskosten eingetragen.

Der/die Arbeitgeber:in hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Geräte zur Berufsausübung im Home-Office vorhanden sind. Das schließt bei Bedarf Monitore, PCs, Laptops und Kopierer ein. Wie im Betrieb, so fällt auch die Funktionstüchtigkeit in sein Ressort. Sofern es sich um betriebseigene Geräte handelt, ist er für etwaige Reparatur- und Wartungskosten zuständig.

Auch ein monatliches Budget für Verbrauchsmaterialien wie Kopierpapier, Aktenordner und Desinfektionsmittel für den Büroarbeitsplatz sollte zur Verfügung stehen. Für das mobile Arbeiten gibt es bislang noch keine klaren gesetzlichen Regelungen. Wer nicht im Home-Office arbeitet, kann selbst angeschaffte Arbeitsmittel bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Wie hoch die Rückerstattung ausfällt, ist davon abhängig, inwieweit diese beruflich genutzt wurden.

Kein Home-Office ohne Büroausstattung: Diese muss zahlreiche Anforderungen erfüllen. Der konzentrierten Arbeit darf nichts im Weg stehen. Auch die Ergonomie spielt eine Rolle. Sie umfasst nicht nur einen rückenfreundlichen Bürostuhl, sondern auch andere Möbel. Es kommt auf die optimale Ausrichtung von Bedingungen an individuelle Bedürfnisse an. Das dauerhafte Arbeiten auf der Couch oder am Küchentisch stellt ein echtes No-Go dar.

Der Körper ist ständig damit beschäftigt, eine angenehme Sitzposition einzunehmen, was Muskeln und Gelenke zu spüren bekommen. Zwar ist es ok, einen gelegentlichen Blick auf Neuigkeiten im Messengerdienst zu werfen, doch wer die Jahresbilanz in Angriff nimmt, der muss mit Verspannungen rechnen.

Die Büroausstattung gehört beim gewöhnlichen Arbeitsverhältnis zum Verantwortungsbereich des Arbeitgebers. Dieser hat dafür zu sorgen, dass alles passt. Im Home-Office obliegt diese Aufgabe den Beschäftigten, die Kosten lassen sich jedoch steuerlich absetzen. Beim mobilen Arbeiten gibt es keine Regelungen, die das Mobiliar betreffen, denn schließlich wechselt der Arbeitsort von Zeit zu Zeit.

Mobiles Arbeiten im Ausland

Ob Home-Office oder mobiles Arbeiten: Der gesetzliche Urlaubsanspruch bleibt bestehen. Wie hoch dieser ausfällt, ist vom jeweiligen Arbeitsvertrag abhängig. Viele Arbeitnehmer:innen wünschen sich, den Job vorübergehend aus dem benachbarten oder fernen Ausland zu meistern. Computerarbeit lässt sich auch relaxed unter Palmen bei einem fruchtigen Cocktail erledigen.

Dann handelt es sich im wahrsten Sinne des Wortes um mobile Arbeit. Die technischen Voraussetzungen sind gegeben, doch die Sache hat einen Haken. Verdienen Beschäftigte ihre Brötchen im Ausland, muss vorab geklärt werden, welches Arbeitsrecht gilt. Vorrangig greifen die Regelungen im Heimatland. Wer dennoch mit dem Gedanken spielt, die Koffer zu packen, der sollte sich vorab mit den Visa-Angelegenheiten befassen.

Unfälle geschehen auch beim mobilen Arbeiten und im Home-Office

Es liegen reguläre Arbeitsverhältnisse vor, somit sind Arbeitnehmer:innen auch gesetzlich krankenversichert. Seit Juni 2021 werden die Bestimmungen durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz ergänzt. Es umfasst einen Unfallversicherungsschutz für Beschäftigte, die mobil oder im Home-Office arbeiten.

Kommt es im Haushalt – der als Arbeitsstätte fungiert – zum Unfall, besteht im gleichen Umfang Versicherungsschutz wie im Betrieb. Stürzt ein:e Angestellte:r auf dem Weg vom Schlafzimmer ins Home-Office, so zählt das als Arbeitsunfall. Das war vor dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz nicht der Fall. Gleiches trifft zu, wenn Beschäftigte im Rahmen der Berufsausübung unterwegs sind und dabei zu Schaden kommen. Details sind in DGUV-Vorschriften zu finden.

Jedes Ereignis wird geprüft, die Abgrenzung zwischen versicherter und unversicherter Tätigkeit ist jedoch nicht immer einfach. Rutscht beispielsweise ein:e Arbeitnehmer:in in der Badewanne aus und bricht er sich dabei die Hand, so wird dieses Missgeschick mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht als Arbeitsunfall angesehen. Das trifft ebenso zu, wenn sich ein:e Beschäftigte:r außerhalb der Wohnung beim Toben mit den Kindern verletzt.

Ob ein Arbeitsunfall vorliegt, lässt sich oft nicht auf den ersten Blick beurteilen. Es mag auch Zeitgenossen geben, die ihre Aufgaben auf dem Spielplatz oder im warmen Badewasser erledigen – Wi-Fi, Tablet-PCs und Smartphones machen es möglich.

Fazit

Mobiles Arbeiten, egal ob von unterwegs oder am Homeoffice-Arbeitsplatz bringt sowohl für Arbeitnehmer:in als auch für Arbeitgeber:in viele Vorteile mit sich. Arbeiten von Zuhause setzt einen voll eingerichteten Arbeitsplatz voraus, was von Arbeitgeberseite zu gewährleisten ist. Sollte man also keinen Bildschirm im Home-Office haben, muss dieser von Arbeitgeberseite zur Verfügung gestellt werden. Durch die gesunkene Mitarbeiterzahl vor Ort, sind weniger Büroflächen nötig und somit können große Kostenblöcke für das Unternehmen eingespart werden. Gleichzeitig sorgt Home-Office für eine gesteigerte Work-Life-Balance und die bessere Vereinbarkeit von Familie und Arbeitsleben. Wenn der Remote-Anteil nicht im Vorfeld durch Betriebsvereinbarung geregelt ist, müssen die Gegebenheiten zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in in gegenseitigem Einverständnis abgestimmt werden.

Eine Softwarelösung wie flair kann dabei unterstützen, sowohl den Kontakt zwischen den Mitarbeiter:innen zu gewährleisten als auch den regelmäßigen Austausch mit der Chefetage. Zur Motivation gibt es beispielsweise eine Cheers-Funktion, mit der man sich gegenseitig motivieren kann und Wertschätzung ausdrücken kann. Auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann durch flair problemlos abgedeckt werden. So kann auch beispielsweise gewährleistet werden, das eine Arbeitsschutzregel, wie die der Einhaltung der Pausen auch zu Hause von den Mitarbeiter:innen umgesetzt wird. Auch die personenbezogenen Daten können innerhalb des für jede:n Mitarbeiter:in zugänglichen Employee Hub verwaltet werden, genauso wie die Lohnabrechnung und Vertragsdaten.

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