De weg naar een succesvolle feedbackdialoog

Regelmatige feedbackbijeenkomsten zijn essentieel voor een goede samenwerking. In Duitsland komen we deze populaire HR-managementtool vaak tegen onder de naam werknemersbeoordeling (MAG).

Managers en werknemers moeten minstens één keer per jaar bij elkaar komen om gebeurtenissen, prestaties, salarisaanpassingen en ontwikkelingsmogelijkheden te bespreken in een één-op-één-gesprek.

Feedbackgespräch: Dit is de definitie

Het is niet eenvoudig om een algemeen geldende definitie te geven voor een feedbackgesprek, omdat het verloop van het gesprek sterk afhangt van de persoonlijke houding en ervaringen van de deelnemers.

Het is echter allereerst de taak van elke manager om het personeel bewust te maken van wat feedback eigenlijk inhoudt. Letterlijk vertaald betekent "feedback" "terugkoppeling".

Een beoordelingsgesprek moet nauw aansluiten bij deze formulering, want feedback is niets meer en niets minder dan niet-oordelende feedback die bedoeld is voor persoonlijke ontwikkeling. Daarom gebruiken we in dit artikel niet de veelgebruikte term "beoordelingsgesprek", omdat die in deze context misleidend kan zijn.

Omgekeerd betekent de waardevrije benadering dat constructieve feedback niet gebaseerd kan zijn op verwijten of verbale aanvallen, maar op goede, eerlijke communicatie. En communicatie vindt aan twee kanten plaats. Een succesvolle feedbackbijeenkomst biedt daarom alle deelnemers de kans om hun zegje te doen. Tegelijkertijd wordt er een verplichting voor de toekomst vastgelegd om actief aan de slag te gaan met de ontvangen feedback.

Doelen van het feedbackgesprek

Afhankelijk van de branche en afdeling zullen sommige doelen van het feedbackgesprek aanzienlijk verschillen. Er zijn echter belangrijke punten die hun plaats hebben gevonden op de agenda van het feedbackgesprek. Hieronder vindt u een voorbeeldgespreksprocedure die zich in de loop der jaren in de praktijk heeft bewezen.

1. Groet/gespreksintroductie: Idealiter creëert het eerste deel van het gesprek een emotioneel stabiele basis voor alles wat volgt. Casual small talk geeft deelnemers de gelegenheid om goodwill en interesse te tonen. De feedbackregels en/of communicatieregels kunnen ook aan het begin worden besproken.
   
2. Review/analyse: In het tweede deel wordt geanalyseerd wat er is gebeurd. In de gezamenlijke beoordeling krijgen werknemers eerst feedback over hun prestaties, hun gedrag en het behalen van gestelde doelen (functioneringsgesprek). Ook het huidige werkgebied en de werksituatie worden onder de loep genomen.
   
   Als de feedback niet uitsluitend positief is, is opbouwende kritiek op dit punt ook op zijn plaats. In de regel heeft de manager het grootste deel van het gesprek in deel twee, maar het is belangrijk om te benadrukken dat de analyse geen monoloog is. Zoals overal elders moet er ook op dit punt ruimte zijn voor wederzijdse feedback.
   
3. Plannen van maatregelen/afspraken over doelen: Nu is het tijd om een actieplan op te stellen of afspraken te maken over specifieke doelen voor een bepaalde periode. Beide partijen moeten ervan overtuigd zijn dat de doelen haalbaar zijn en mogen zichzelf niet overbelasten.
   
   Concrete maatregelen moeten werknemers ook voldoende speelruimte bieden om hun eigen ideeën te ontwikkelen. Deze aanpak biedt aanzienlijk meer mogelijkheden voor verbetering dan al te starre regels. Een al te bekrompen leiderschap verstikt immers de creativiteit en daarmee de innovatiekansen.
   
4. Persoonlijke ontwikkeling/verdere opleiding:Managers en werknemers moeten het voorlaatste deel van het gesprek goed benutten, omdat het hier gaat over de toekomst en het carrièreplan voor de lange termijn.
   
   De werkgever heeft hier een goede kans om werknemers voor de lange termijn te behouden en te motiveren door passende ontwikkelingsmogelijkheden te bieden en individueel potentieel te erkennen.
   
   Tegelijkertijd hebben werknemers de kans om hun persoonlijke wensen (bijv. salarisverhoging, werk op afstand) en doelen (bijv. verdere opleiding, nieuwe taken) kenbaar te maken. Tegelijkertijd hebben werknemers de kans om hun persoonlijke wensen (bijv. salarisverhoging, werk op afstand) en doelen (bijv. verdere training, nieuwe taken) kenbaar te maken en ervoor te zorgen dat het bedrijf hen de carrièremogelijkheden kan bieden die ze ambiëren.
   
5. Afscheid/afsluiting van het gesprek:Aan het einde van het gesprek is het tijd om elkaar te bedanken voor de feedback en, indien nodig, samen te vatten wat goed en wat slecht ging. Ook moet worden vermeld wanneer de volgende feedbackbijeenkomst ongeveer plaatsvindt.

Correct feedback geven: Hoe doe je dat

We hebben allemaal een schat aan verschillende ervaringen en gevoelens. Als we feedback geven, voelen we ons maar al te gemakkelijk aangevallen, beoordeeld of gedevalueerd, ook al was dat niet de bedoeling van de ander. We interpreteren. Omgekeerd kan de persoon die de feedback geeft er ook zo naast zitten met zijn bewoordingen, dat we ons terecht aangevallen voelen.

Regelmatige feedback is niettemin belangrijk, omdat we in elke fase van ons leven iemand nodig hebben die ons gedrag en onze prestaties terugkaatst. Alleen op basis daarvan kunnen we ons verder ontwikkelen.

In deze context toonde een onderzoek dat in 2015 werd uitgevoerd door Amadeus Fire Personnel Services in samenwerking met FAU Erlangen-Nuremberg aan dat de meerderheid van de werknemers feedback uit verschillende bronnen als zeer nuttig categoriseert. Deze tips helpen je om nuttige feedback te geven:

Voorbereiding

Een goede voorbereiding op het jaargesprek is essentieel. Zowel managers als individuele medewerkers moeten hier voldoende tijd voor nemen en zichzelf de volgende vragen stellen:

• Wat ging er goed?
• Wat ging er slecht?
• Als er fouten zijn gemaakt: Hoe zijn ze aangepakt en hoe kunnen ze in de toekomst worden vermeden?
• Waren de afgesproken doelen bereikt?
• Komt het verantwoordelijkheidsgebied nog steeds overeen met de vaardigheden en neigingen?
• Wat voor ontwikkelingspotentieel is er?

Het is vooral belangrijk om tijdens de voorbereiding te kijken naar de hele periode die wordt besproken. Anders lopen de deelnemers aan het gesprek het risico beoordelingsfouten te maken, zoals het recency effect, waarbij een gebeurtenis uit het recente verleden te veel wordt benadrukt.

Communicatie

Woorden kunnen kwetsend zijn, zelfs gewelddadig, zoveel is zeker. Daarom is het belangrijk om een zuivere en niet-oordelende benadering van conflicten aan te leren en te cultiveren. In dit verband heb je misschien wel eens gehoord van "geweldloze communicatie" volgens Marshall B. Rosenberg.

Rosenbergs methode is niet gericht op het vermijden van conflicten, maar vooral op het oplossen van meningsverschillen zonder geweld. Daartoe heeft hij een 4-puntenplan ontwikkeld waarmee gebruikers hun perspectief kunnen veranderen.

Een gedetailleerde beschrijving van de methode zou buiten het bestek van dit artikel vallen, dus we zullen proberen kort uit te leggen hoe u te werk kunt gaan als er een conflict ontstaat of als er negatieve feedback moet worden geformuleerd:

1. Beschouw de situatie en neem een stap terug. Formuleer kritiekpunten duidelijk en objectief. Spreek niet in "jij"-boodschappen, maar in "ik"-boodschappen. Vermijd generalisaties.
   
2. Herken gevoelens en vermijd interpretaties. Echte gevoelens ontstaan omdat niet aan een behoefte is voldaan. Pseudo-gevoelens zijn gebaseerd op interpretaties. Pas op, dit soort gevoelens kan leiden tot "gewelddadige communicatie".
   
3. Identificeer je eigen behoeften en die van de ander. Volgens Marshall B. Rosenberg zijn er negen soorten behoeften.
   
4. Vraag de conflictpartner om het gewenste gedrag. Zorg ervoor dat je daadwerkelijk een verzoek formuleert en geen eis.

Aanwezigheid

Home office en videoconferencing zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Voor een succesvolle feedbackbijeenkomst is het echter raadzaam om een persoonlijke ontmoeting te organiseren. Er gaat te veel menselijkheid verloren in videogesprekken en een gesprek dat vol empathie en goede wil zou zijn in een persoonlijke ontmoeting, kan op afstand snel koud en onpersoonlijk overkomen.

Frame

Werknemersvergaderingen moeten altijd plaatsvinden in een beschermde ruimte en nooit onder tijdsdruk. Zo blijft er genoeg tijd over om spontane problemen op te lossen, ideeën en suggesties voor verbetering te ontwikkelen of nieuwe doelen te stellen.

Follow-up

Een schriftelijke samenvatting van de inhoud van het gesprek zorgt niet alleen voor betrokkenheid, maar ook voor waardering en documenteert de verdere ontwikkeling van de medewerker.

Door het op te schrijven op gestandaardiseerde beoordelingsformulieren wordt bovendien de basis gelegd voor gelijke behandeling en eerlijkheid in het bedrijf. Beoordelingsformulieren moeten altijd door alle deelnemers worden ondertekend als teken van overeenstemming.

Bij gevoelige gesprekken zijn gegevensbescherming en vertrouwelijkheid vanzelfsprekend. Wij laten u zien hoe u met de software van flair alle werknemersdocumenten veilig en overzichtelijk kunt beheren. Boek een gratis demo, we kijken uit naar uw komst!

Wanneer en hoe vaak moeten feedbackgesprekken plaatsvinden?

Feedback-gesprekken moeten met regelmatige tussenpozen worden gehouden. Voor werknemers die al lange tijd bij het bedrijf werken, moet ten minste één gesprek per jaar worden gepland. Kortere tussenpozen of meerdere kortere bijeenkomsten binnen een werkjaar zijn echter ook denkbaar.

Naast regelmatige feedbackgesprekken zijn er ook gesprekken die op ad-hocbasis worden gehouden. Bijvoorbeeld als onderdeel van het inwerkproces. Vooral bij het inwerken van nieuwe medewerkers zijn er meestal meerdere feedbackrondes nodig, zodat beide partijen voor het einde van de proefperiode een idee krijgen van de juiste keuze voor een werknemer of functie.

Conclusie

Feedbackmeetings kosten misschien veel tijd, energie en capaciteit, maar ze zijn een belangrijke en zeer productieve managementtaak. Als ze correct worden gebruikt en uitgevoerd, beloven ze loyaliteit, motivatie, hoogwaardige werkresultaten, betrokken werknemers en nog veel meer.

Bij flair weten we op welke gebieden software u moet ondersteunen, zodat u zich volledig kunt richten op de bedrijfsdoelen en de verdere ontwikkeling van uw personeel. Contacteer ons en laat u adviseren door onze experts. We horen graag van u.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo