Jobreferentie - alle belangrijke informatie in één oogopslag

De werkgeversreferentie is een belangrijk document dat werknemers in Duitsland van hun werkgever ontvangen aan het einde van een arbeidsrelatie. De wetgever heeft het recht op een werkgeversreferentie vastgelegd in artikel 109 van de Duitse industriële wet. Dit recht is van toepassing ongeacht het soort arbeidsrelatie, of deze nu voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd, deeltijd of voltijd is, en ongeacht de duur van het dienstverband.

Er zijn verschillende soorten werkgeversreferenties, waarbij de eenvoudige en de gekwalificeerde werkgeversreferentie het vaakst worden afgegeven. Een eenvoudige referentie beperkt zich tot informatie over de aard en duur van de baan, terwijl een gekwalificeerde referentie ook een beoordeling bevat van de prestaties en het sociale gedrag van de werknemer. Deze beoordelingen worden vaak geschreven in een zogenaamde referentietaal die bepaalde formuleringen en codes gebruikt om de werkelijke beoordeling van de werknemer te coderen.

Het belang van de referentie voor de professionele toekomst van de werknemer mag niet worden onderschat. Aangezien het een essentieel document is in het sollicitatieproces, kan de informatie die erin staat doorslaggevend zijn voor de kansen op een nieuwe baan. Het is daarom belangrijk dat werknemers hun rechten kennen met betrekking tot de referentie en ervoor zorgen dat de inhoud correct en eerlijk is geformuleerd.

Typen referenties

De simpele referentie beperkt zich tot basisinformatie over de werknemer. Hieronder vallen het type en de duur van de arbeidsrelatie en regelmatig uitgevoerde taken. De nadruk ligt hier op objectieve feiten en er wordt geen informatie verstrekt over het leiderschap, de prestaties of het gedrag van de werknemer. De eenvoudige referentie voldoet aan de minimumvereisten conform artikel 109 van de Duitse arbeidswet.

In tegenstelling tot de eenvoudige referentie bevat de gekwalificeerde referentie aanvullende informatie, zoals het leiderschap, de prestaties en het gedrag van de werknemer. Deze informatie wordt vaak gepresenteerd in de vorm van evaluaties en formuleringen die de prestaties en het werksucces van de werknemer tijdens het dienstverband beoordelen. Het gekwalificeerde certificaat is vaak van groter belang voor werknemers, omdat het een uitgebreidere indruk geeft van hun profiel.

Het stagecertificaat is een speciaal soort certificaat dat wordt uitgegeven aan het einde van een stage. Het certificeert de deelname aan de stage, de duur, de activiteiten en mogelijk de vaardigheden en kennis die de stagiair heeft verworven. In sommige gevallen wordt ook het gedrag van de stagiair beoordeeld.

Een opleidingscertificaat is een document dat wordt uitgegeven door een onderwijsinstelling of bedrijf om succesvolle deelname aan een beroepsopleiding te bevestigen. Het bevat informatie over het type, de duur en het doel van de beroepsopleiding en over de beroepsvaardigheden, gespecialiseerde kennis en vaardigheden die de cursist heeft verworven. Op verzoek van de cursist kan ook informatie over gedrag en prestaties worden opgenomen.

Een interim referentie wordt afgegeven op verzoek van de werknemer tijdens een bestaande arbeidsrelatie. De referentie dient om prestaties uit het verleden te documenteren en heeft een vergelijkbare structuur als een gekwalificeerde referentie. De tussentijdse referentie kan bijvoorbeeld worden gebruikt als referentie bij het veranderen van baan of bij interne sollicitaties.

De eindreferentie is een referentie die wordt afgegeven aan het einde van een arbeidsrelatie of trainingsprogramma. Het bevat informatie over de gehele tewerkstellingsperiode, de uitgevoerde activiteiten, de behaalde successen en de competenties van de werknemer of stagiair. In de regel is de eindreferentie vergelijkbaar met een gekwalificeerde arbeidsreferentie en sluit deze de arbeidsrelatie of het trainingsprogramma af.

Wettelijk kader

In arbeidsreferenties worden vaak bepaalde formuleringen gebruikt, die geheimcodes kunnen worden genoemd. Deze dienen om indirect de feitelijke kwaliteit van het werk, de bereidheid om te werken en de begripsvaardigheden van de werknemer tot uitdrukking te brengen zonder de wettelijke eis van waarachtigheid volgens § 109 GewO te schenden. Dergelijke formuleringen kunnen een positieve of negatieve connotatie hebben en moeten in aanmerking worden genomen bij het opstellen van een referentie om misverstanden te voorkomen.

Het wettelijke kader voor referenties bij tewerkstelling wordt geboden door enerzijds het Burgerlijk Wetboek (BGB) en anderzijds de Wet op de handelsreglementering (GewO). §195 BGB bepaalt de algemene verjaringstermijn van drie jaar voor het recht op de afgifte van een werkgeversreferentie. Deze termijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsrelatie is beëindigd.

Artikel 109 van de Duitse wet op de handel en industrie (GewO) bevat specifieke voorschriften voor het recht op en de formulering van referenties. Hierin zijn de waarheids- en duidelijkheidsprincipes vastgelegd waaraan een referentie van een werkgever moet voldoen. Zo mag de werkgever in de referentie geen onjuiste of onterecht negatieve informatie gebruiken om de werknemer onterecht te benadelen. Als de werknemer aanspraak wil maken op een betere beoordeling, moet dit volgens het federale arbeidsgerechtshof worden bewezen.

Structuur van een arbeidsverwijzing

Een arbeidsverwijzing begint meestal met een briefhoofd, dat de contactgegevens van de werkgever bevat. Dit gedeelte bevat ook de persoonlijke gegevens van de werknemer, zoals naam, geboortedatum, beroep en duur van het dienstverband. Deze informatie is belangrijk om de referentie van de referentie naar de werknemer vast te stellen.

De functieomschrijving is een centraal onderdeel van de referentie. Hierin worden de taken, functies, werkresultaten en verantwoordelijkheden van de werknemer beschreven. Het is belangrijk dat deze beschrijving nauwkeurig en gedetailleerd is, zodat de toekomstige werkgever een duidelijk beeld krijgt van de vaardigheden en ervaring van de werknemer.

In de prestatiebeoordeling worden de professionele competenties van de werknemer beoordeeld. De nadruk ligt hierbij op de kwaliteit van de geleverde diensten en, indien beschikbaar, de prestaties op het gebied van leiderschap. Het is essentieel dat de beoordeling eerlijk, positief en begrijpelijk is. De beoordeling moet zowel positieve aspecten als eventuele mogelijkheden voor verbetering benadrukken.

Het sociale gedrag van de werknemer is een ander belangrijk onderdeel van de referentie. Hierin wordt beschreven hoe de werknemer zich heeft gedragen in de omgang met collega's, leidinggevenden en klanten. Er wordt rekening gehouden met aspecten als teamwerk, communicatie en conflictoplossing. Een evenwichtige presentatie van sociale vaardigheden is cruciaal voor de algemene indruk van de referentie.

De sluitende formule wordt meestal gebruikt om de referentie af te sluiten en vermeldt vaak de reden voor de beëindiging van de arbeidsrelatie. Als de werknemer het bedrijf op eigen verzoek heeft verlaten, wordt dit in dit gedeelte opgenomen. Het kan ook worden gebruikt om dank te zeggen voor de samenwerking en bewezen diensten. Toekomstwensen zijn optioneel, maar de werkgever kan de werknemer het allerbeste en succes wensen voor zijn professionele en persoonlijke toekomst.

Betekenis van de formuleringen

Werkgelegenheidsreferenties bevatten vaak zogenaamde geheime codes, in de vorm van specifieke formuleringen. Deze dienen om indirect de feitelijke beoordeling van de werknemer door de werkgever tot uitdrukking te brengen. Een voorbeeld van dergelijke geheime codes zijn referentieformuleringen zoals "Hij was snel populair bij klanten". Dit kan in de referentie de betekenis hebben dat de werknemer de neiging had om te veel en te snel concessies te doen.

Het is belangrijk om met de betekenis van dergelijke geheime codes om te gaan om de referentie correct te interpreteren en de beoordeling van de werknemer te begrijpen. Hieronder geven we een paar voorbeelden van hoe formuleringen kunnen worden gebruikt en wat ze betekenen.

Er zijn vaak formuleringen in referenties die verwijzen naar de beoordeling , vergelijkbaar met het beoordelingssysteem op school. Een voorbeeld hiervan is de zin "tot volle tevredenheid". Dit betekent dat de prestaties van de werknemer als "zeer goed" worden beoordeeld.

Een voorbeeld van zeer goed (cijfer 1) is dus - heeft de aan hem of haar toegewezen taken altijd naar volle tevredenheid uitgevoerd.

In een goede referentie met de classificatie goed (graad 2) vindt u de volgende formuleringen - heeft de aan hem of haar opgedragen taken altijd naar volle tevredenheid uitgevoerd.

Een voldoend (graad 3) notitie luidt dan ook als volgt - heeft de aan hem of haar opgedragen taken naar volle tevredenheid uitgevoerd.

Voldoende (graad 4) - heeft de aan hem of haar opgedragen taken over het algemeen naar tevredenheid uitgevoerd.

En Onvoldoende (graad 5) wordt als volgt uitgedrukt- heeft de aan hem of haar opgedragen taken helaas niet altijd naar onze tevredenheid uitgevoerd.

Deze formuleringen en hun betekenis spelen een doorslaggevende rol in de context van de referentiebrief om de werkelijke prestatiebeoordeling van de werknemer vast te leggen. Je moet ook aandacht besteden aan andere formuleringen, zoals "altijd geprobeerd goed te presteren" of "altijd met de grootste zorg gewerkt". Deze kunnen aanvullende informatie geven over de samenwerking en werkwijze van de werknemer en zo een volledig beeld van de werknemer schetsen.

Tips voor het zoeken naar een baan en werving

Een werkreferentie moet zorgvuldig worden gelezen en geïnterpreteerd om te begrijpen wat de informatie die erin staat betekent voor het zoeken naar een baan. Het is belangrijk om aandacht te besteden aan de formulering en het taalgebruik van de referentie, omdat deze vaak verborgen informatie bevat over de prestaties en het gedrag van de werknemer.

Bij het zoeken naar toekomstige werknemers is het belangrijk om een zinvolle en goed gestructureerde referentie te hebben die potentiële werkgevers overtuigt van de kwalificaties, vaardigheden en werkervaring. Werknemers kunnen direct na ontslag een voorlopige referentie aanvragen. Er moet voor worden gezorgd dat de referentie altijd actueel is en de relevante informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier weergeeft. Na ontvangst is het ook raadzaam om de referentie nogmaals te controleren op spelfouten.

Voor recruiters speelt de referentie een belangrijke rol bij de beoordeling van sollicitanten. Het geeft hen inzicht in de eerdere prestaties, ervaring en het gedrag van de werknemer in eerdere arbeidsrelaties. Hierdoor kunnen recruiters een weloverwogen beslissing nemen over de geschiktheid van de sollicitant voor de geadverteerde functie. Naast de codes en de functieomschrijving letten recruiters ook op de begin- en einddatum van de arbeidsrelatie en op mogelijke onderbrekingen of promoties - deze informatie geeft een overzicht van de loopbaanontwikkeling van de sollicitant en kan nuttig zijn in het besluitvormingsproces.

Wat een goede of slechte referentie is, is soms moeilijk op het eerste gezicht te herkennen en ook moeilijk te formuleren. flair biedt de mogelijkheid om regelmatige feedback voor werknemers en managers digitaal vast te leggen en op elk gewenst moment toegankelijk te maken. De manager kan vervolgens belangrijke basisinformatie uit deze regelmatig vastgelegde feedback halen en met specifieke voorbeelden in de referentie verwerken. Dit maakt het maken van de referentie veel eenvoudiger, omdat het anders moeilijk is om het overzicht te bewaren en een eerlijke beoordeling te maken, vooral als er veel werknemers zijn.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo