Human-resource-processen optimaliseren

Natuurlijk heeft de voortdurende verandering in de wereld van werk ook invloed op HR. HR-afdelingen zijn echter nog steeds voornamelijk bezig met tijdrovende bureaucratie en complexe administratieve taken - waardoor er weinig tijd overblijft voor innovatie. Maar wat als HR-afdelingen deze obstakels uit de weg zouden kunnen ruimen en eindelijk hun volledige potentieel zouden kunnen benutten? Ongeveer 70 procent van alle HR-managers is het erover eens dat de digitale transformatie zowel de grootste kans als de grootste uitdaging is voor de HR-afdeling.

Aan de andere kant vertragen te weinig geschoold personeel en hoge kosten de vooruitgang enorm. Er is een nieuw concept nodig. Digitalisering, Het Nieuwe Werken en innovatieve oplossingen, met name op het gebied van HR-software, bieden een enorm potentieel voor procesoptimalisatie. Het volgende artikel neemt je daarom - of je nu werkgever of werknemer bent - mee op reis in de wereld van HR-werk en analyseert een breed scala aan HR-processen. We ontdekken de kracht van automatisering en digitalisering om HR-gerelateerde gegevens veilig te beheren en tegelijkertijd processen te versnellen. Laten we beginnen!

Definitie HR-proces

Processen in HR (ook bekend als Human Resources of Personeelsbeheer) vormen de ruggengraat van doelgericht HR-management in een bedrijf. Het veld "HR" combineert daarom alle structuren en processen die te maken hebben met het onderwerp personeel. De volgende subsecties zijn bedoeld om u een globaal overzicht te geven van dit vakgebied en gaan specifiek in op de volgende punten:

• Wat zijn HR-processen
• Welke betekenis hebben HR-processen in bedrijven?
• Welke rol spelen HR-afdelingen en HR-managers?

Wat zijn HR-processen?

HR-processen definiëren de volgorde van verschillende activiteiten en belangrijke taken op de HR-afdeling, die allemaal nodig zijn om een bepaald HR-doel te bereiken. HR-processen definiëren niet alleen afzonderlijke taken, maar ook de chronologische volgorde ervan. In principe kunnen HR-processen in analoge, digitale of geautomatiseerde vorm worden geïmplementeerd. Deze vereisten dienen om kwaliteit, naleving van deadlines en kosten op HR-gebied te garanderen en omvatten ook strategische vereisten. De transparante, efficiënte en soepele uitvoering van HR-taken kan als doelstelling worden genoemd.

Welke betekenis hebben HR-processen in bedrijven?

Een goed gestructureerde proceskaart van HR-processen en beproefde HR-kernprocessen zijn van verstrekkende betekenis voor het succes en de duurzaamheid van bedrijven. Effectief HR-management omvat de hele levenscyclus van werknemers - van werving tot vertrek. Alleen duidelijke en beknopte HR-processen die in het hele bedrijf zijn gestandaardiseerd, maken succesvol HR-werk mogelijk.

Welke rol spelen HR-afdelingen en HR-managers? HR-afdelingen en HR-management in het bijzonder spelen een cruciale rol in de dagelijkse administratie van een bedrijf en fungeren als schakel tussen werknemers en het bedrijfsmanagement. Naast puur administratief werk hebben HR-afdelingen ook strategische taken. HR-managers, HR-business partners, HR-officers en recruiters zijn allemaal functietitels die je kunt vinden in HR. Terwijl HR-managers of HR-business partners vaak HR-afdelingen leiden en deze organisatorisch en strategisch ontwikkelen, zijn HR-officers en recruiters vaak verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op HR-afdelingen. Laatstgenoemden zijn daarom primair verantwoordelijk voor operationele activiteiten op HR-gebied. Over het geheel genomen spelen HR-afdelingen dus een sleutelrol bij het garanderen dat het bedrijf gekwalificeerde en gemotiveerde werknemers heeft die het bedrijf vooruit helpen en succesvol maken.

De belangrijkste HR-processen in één oogopslag

Van werving tot onboarding, de employee development tot offboarding - deze belangrijke HR-processen zijn als een goed geolied uurwerk dat ervoor zorgt dat uw bedrijf soepel functioneert. Het optimaliseren van deze workflows is dan ook de spil van uw individuele HR-strategie. Maar welke HR-kernprocessen zijn er en welke to-do's hebben ze in detail? In de volgende subsecties vindt u daarom de belangrijkste aspecten van deze belangrijkste HR-processen:

1. Personeelsplanning
2. Personeelsmarketing
3. Personeelswerving
4. Personeelsadministratie
5. onboarding & offboarding

Personeelsplanning

Personeelsplanning houdt zich bezig met het plannen, voorspellen en realiseren van de huidige en toekomstige personeelsbehoeften. Rekening houdend met economische, strategische en resource-specifieke bedrijfsdoelstellingen, identificeren HR-afdelingen de personeelsbehoeften en zorgen ze ervoor dat de juiste hoeveelheid personeel op elk moment op de juiste plaats in het bedrijf kan worden ingezet. Personeelsplanning omvat ook de volgende subprocessen:

• Bepalen van de personeelsbehoeften
• Plannen en conceptualiseren van werving
• Plannen en conceptualiseren van personeelsontwikkeling
• Plannen van personeelsinzet
• Plannen van de vrijgave van personeel

In het digitale tijdperk kan de implementatie van personeelsplanning worden opgelost met HR-software zoals flair smart.

Dit betekent dat personeelsplanning ook onderwerpen omvat als werving, talentmanagement en personeelsontwikkeling, waardoor het een centrale HR-taak is.

Personeelsmarketing

Om goed personeel aan te trekken, heeft uw bedrijf ook duurzame personeelsmarketing nodig. Dit omvat gerichte reclamestrategieën en employer branding maatregelen die uw bedrijf positioneren op de markt en interessant maken voor potentiële sollicitanten. HR-marketing kan zowel actief als passief zijn en omvat gebieden zoals het maken van personeelsadvertenties, de presentatie van het bedrijf op de sollicitanten-/arbeidsmarkt, uitgebreid sollicitantenbeheer en de implementatie van marketingmaatregelen (bijvoorbeeld op LinkedIn en andere externe media). Daarnaast is het onderhouden van netwerken met gekwalificeerde specialisten in de branche van enorm belang. Kortom: wervingsmarketing is allesbehalve eenzijdig!

Werving

Werving omvat alle wervingsprocessen die gericht zijn op het vinden van nieuwe medewerkers op alle niveaus van de organisatie. Naast het plaatsen van personeelsadvertenties en het zelf creëren van functies, omvat dit ook het wegkapen bij concurrerende bedrijven en het ontwikkelen van de eigen human resources van het bedrijf. Andere wervingstaken zijn het voeren van sollicitatiegesprekken en de sollicitatieprocedure als zodanig, onboarding en de bijscholing of omscholing van werknemers in het hele bedrijf. Het kan moeilijk zijn om het overzicht te bewaren, vooral als je veel verschillende vacaturemogelijkheden gebruikt. Dit is waar flair om de hoek komt kijken. Binnen de software kunnen vacatures worden beheerd en op meer dan 2000 pagina's worden weergegeven.

Personeelsadministratie

Een personeelsmanager houdt zich ook bezig met operationele activiteiten. Deze liggen voornamelijk op het gebied van personeelsadministratie en omvatten voornamelijk de volgende processen/to-do's:

• systematische vastlegging en ordening van personeelsgegevens (met strikte inachtneming van de DSGVO)
• aanleg en onderhoud van personeelsdossiers
• administratie van salarisadministratie en payrolls
• verwerken van vakantieaanvragen
• algemene HR-ondersteuning
• registreren van absenties

Human resources management is vaak een tijdrovende en arbeidsintensieve taak voor bedrijven. Daarom werken bedrijven steeds vaker met innovatieve softwareoplossingen om routinematige HR-processen te automatiseren. De reden hiervoor is dat een efficiënte en idealiter gedigitaliseerde HR-administratie de HR-afdeling helpt om soepel te werken en zich meer te richten op strategische taken en het ondersteunen van uw werknemers.

Onboarding & Offboarding

De term onboarding verwijst naar het proces van het integreren van nieuwe werknemers in het bedrijf. Het doel van dit proces is te zorgen voor een succesvolle integratie door nieuwe werknemers te voorzien van alle benodigde informatie en ze belangrijke hulpmiddelen en training te bieden. Enerzijds moet dit de loyaliteit van de nieuwe werknemer aan het bedrijf versterken en anderzijds moeten nieuwe werknemers zo snel en productief mogelijk kunnen werken.

Offboarding daarentegen beschrijft het proces waarbij een werknemer het bedrijf verlaat. Ook hier zijn er een aantal noodzakelijke stappen om ervoor te zorgen dat het vertrek uit het bedrijf soepel en professioneel verloopt. Deze omvatten bijvoorbeeld het overdragen van taken aan nieuwe werknemers, het voeren van exitgesprekken en ervoor zorgen dat werknemersgegevens worden gearchiveerd in overeenstemming met de regelgeving voor gegevensbescherming. Wie dit professioneel aanpakt, kan profiteren van positieve feedback van de vertrokken werknemer.

HR-processen - huidige staat vs. toekomst

In veel bedrijven zijn HR-processen tegenwoordig nog handmatig en dus tijdrovend. Papierwerk, het dubbel bijhouden van gegevens en personeelstekorten kenmerken dan ook op veel plaatsen het beeld. In de huidige situatie besteden HR-afdelingen veel tijd aan administratieve taken, wat uiteraard de capaciteit voor strategische vereisten ernstig beperkt. Inefficiënte processen, vertragingen en een tekort aan geschoolde arbeidskrachten zijn het gevolg. Bovendien bemoeilijkt gefragmenteerde gegevensopslag de besluitvorming en brengt het diverse risico's voor gegevensbescherming met zich mee.

De toekomst van HR in Duitsland zal daarentegen worden gekenmerkt door innovatieve softwareoplossingen, zoals digitaliseringstoepassingen, automatiseringsoplossingen en selfservice voor werknemers. Dit laatste is een platform waarop werknemers digitaal toegang hebben tot hun eigen HR-gegevens. Het aanvragen van verlof, het wijzigen van persoonlijke gegevens of het beheren van de salarisadministratie - met behulp van werknemersgerelateerde accounts bespaart dit al veel tijd en mankracht in HR. Bij flair is deze functie geïmplementeerd als onderdeel van de Employee Hub.

Een andere aanpak wordt geboden door bijvoorbeeld het digitale personeelsdossier, waarmee persoonlijke gegevens nu veilig en centraal kunnen worden opgeslagen. Dit is een digitaal profiel van een werknemer waarin alle werkgerelateerde documenten worden opgeslagen (bijvoorbeeld de oorspronkelijke sollicitatie, certificaten en bijscholing, bewijzen van arbeidsongeschiktheid, referenties, waarschuwingen en persoonlijke contactgegevens).

Digitale HR-processen zorgen ervoor dat HR-afdelingen zich meer kunnen richten op strategische taken zoals de ontwikkeling van werknemers, talentmanagement en het creëren van een positieve bedrijfscultuur. Met behulp van voortschrijdende digitalisering kan op gegevens gebaseerde besluitvorming in de toekomst ook worden geïmplementeerd. Met digitale transformatie kunt u uw interne HR-processen naar een hoger niveau tillen en uw concurrentievermogen nog verder versterken.

Voordelen van gedigitaliseerde HR-processen (softwareoplossing)

Gedigitaliseerde en geautomatiseerde processen bieden u een schat aan baanbrekende voordelen in HR. We hebben daarom de grootste voordelen die HR softwareoplossingen u bieden op een rijtje gezet:

1. Geoptimaliseerde efficiëntie: Geautomatiseerde processen verminderen fouten en versnellen de gehele processtroom.
2. Tijdsbesparing: Ondertussen kunnen uw HR-medewerkers zich richten op strategisch belangrijkere taken (en routinetaken door software laten uitvoeren!)).
3. Hogere nauwkeurigheid van gegevens: Een centrale database voorkomt overbodige of zelfs verspreide informatie.
4. Meer transparante workflows: HR-software biedt u de mogelijkheid om HR-processen te visualiseren en efficiënt in realtime te volgen.
5. Betere rapportage: Real-time analyses bieden u waardevol inzicht in belangrijke HR KPI's en stellen u in staat om datagestuurde beslissingen te nemen.
6. Zelfbedieningsopties: Werknemers kunnen taken uitvoeren die voorheen onder de verantwoordelijkheid van HR-afdelingen vielen (bijvoorbeeld verlofaanvragen of salarisdocumenten bekijken).
7. Meer compliance en betere gegevensbescherming: HR-software zorgt voor een betere naleving van wettelijke voorschriften en biedt meer bescherming voor persoonlijke gegevens.
8. Toename medewerkerstevredenheid: HR-werk gaat sneller, geeft meer voldoening en verloopt daardoor soepeler met behulp van professionele HR-software.

Voorbeeldproces onboarding

Bereid om de kwaliteit van HR-processen te verbeteren met behulp van moderne HR-softwareoplossingen? Dan is met name onboarding hiervoor een goede proeftuin. Het is meestal een tijdrovend en complex proces, maar wel een dat voor elke werknemer min of meer hetzelfde is - een routinetaak. Na ondertekening van het contract krijgt de werknemer toegang tot een onboardingportaal. Dit begeleidt hem tijdens het hele introductieproces. De reden hiervoor is dat ze hier alle relevante informatie kunnen bekijken, zoals bijvoorbeeld de bedrijfsrichtlijnen, de organisatiestructuur van het bedrijf en alle belangrijke contactpersonen. Ook initiële trainings- en inductiedocumenten kunnen hier beschikbaar worden gemaakt.

Dit maakt het ook gemakkelijk om een schema te maken met alle relevante stappen, die de nieuwe medewerker vervolgens zelfstandig kan doorlopen. De HR-afdeling kan de voortgang van het inwerkproces in realtime volgen en indien nodig ondersteuning bieden. Er zijn ook automatische meldingen en herinneringen voor belangrijke deadlines en taken. Door het gebruik van HR-software wordt het onboardingproces over het algemeen efficiënter, transparanter en persoonlijker, waardoor nieuwe werknemers sneller hun weg vinden in het bedrijf en sneller productief kunnen werken.

Samenvatting van human resource-processen

Het belang van HR in uw bedrijf is onmiskenbaar. Goed HR-management is immers de basis voor duurzaam zakelijk succes. Efficiënte HR-processen zijn hiervoor een basisvoorwaarde. Ze maken een goed gestructureerde personeelsplanning, effectieve personeelsmarketing, soepele onboarding en offboarding en de realisatie van administratieve taken mogelijk. Routinematige en foutgevoelige taken kunnen nu eenvoudig worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd - zogenaamde HR-software biedt hiervoor uitstekende oplossingen, die u zeker eens van dichtbij moet bekijken! Om de werkwereld van vandaag en morgen zelfverzekerd en soepel onder de knie te krijgen, raden we u daarom aan om eens vrijblijvend te kijken naar de innovatieve HR-softwareoplossingen van flair.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo