Beheer overspanningen: Effectieve managementmethoden

Management span, ook wel bekend als leadership span, is een belangrijk aspect van organisatiestructuur en heeft betrekking op het aantal direct ondergeschikte werknemers waaraan een manager leiding geeft of waarop hij of zij toezicht houdt. De optimale management span varieert afhankelijk van de context en kan afhangen van verschillende factoren, zoals de complexiteit van de taken, het ervaringsniveau van de werknemers en de leiderschapskwaliteiten van de lijnmanager.

In Duitsland zijn er verschillende benaderingen voor het ontwerp van management span. De focus ligt op de efficiëntie van de organisatie, maar culturele verschillen en bedrijfspraktijken kunnen van invloed zijn op de managementomvang. Terwijl sommige organisaties de voorkeur geven aan platte hiërarchieën en brede spanwijdten om communicatie en samenwerking te bevorderen, geven andere organisaties de voorkeur aan kleinere spanwijdten die meer controle en nauwe relaties tussen lijnmanagers en werknemers mogelijk maken.

Een evenwichtige verhouding tussen de spanwijdten kan bijdragen aan een effectievere en efficiëntere werkomgeving. Het is belangrijk om rekening te houden met de respectieve operationele vereisten en culturele kenmerken om de optimale organisatiestructuur te bereiken en het volledige potentieel van de werknemers te benutten.

Concept van management span

Management span verwijst naar het aantal werknemers dat direct onder toezicht staat van één persoon, meestal een manager. Deze omvang vormt een belangrijk onderdeel van het management en beïnvloedt de structuur en efficiëntie van een organisatie. Kleine en grote managementomvangen hebben elk verschillende voor- en nadelen die moeten worden bekeken in de context van de organisatiestructuur.

Klein & Groot

Kleine managementomvangen zorgen voor nauwere communicatie en een sterkere persoonlijke relatie tussen de manager en de werknemers. Door persoonlijke ondersteuning kan de manager zich beter aanpassen aan elke werknemer en zijn potentieel beter benutten.

Enkele voordelen van kleine managementomvangen zijn:

• Betere communicatie
• Hogere delegatie van taken en controle
• Bevordering van persoonlijke groei van werknemers

Bij grotere managementomvangen neemt het aantal werknemers dat onder toezicht van een manager staat juist toe. De voordelen liggen met name in de vermindering van het aantal benodigde managers en de bijbehorende kosten. Grotere management spanans kunnen er echter ook toe leiden dat werknemers minder individuele ondersteuning en minder directe communicatie van hun managers krijgen.

Enkele voordelen van grotere management spanans zijn:

• Kostenbesparing door minder managers
• Vlakkere hiërarchie en snellere besluitvorming
• Sterkere focus op empowerment van werknemers

Gemiddelde management spanans variëren afhankelijk van de bedrijfstak, bedrijfsgrootte en organisatiestructuur. Er zijn geen vaste regels of normen die voor alle organisaties gelden, en het is belangrijk om rekening te houden met de betreffende situatie en context om de optimale managementoverspanning te bepalen.

Dimensies & niveaus

Managementoverspanning vindt plaats in verschillende dimensies en op verschillende niveaus. Er wordt onderscheid gemaakt tussen specialistische taken, managementtaken en de coördinatie-inspanning, evenals hiërarchie-, management- en leiderschapsniveaus.

Dimensies van het managementbereik

Specialistische taken zijn de specifieke activiteiten die een werknemer of groep werknemers uitvoert binnen een organisatie. Ze kunnen van technische, administratieve of operationele aard zijn. Een manager moet in staat zijn om de gespecialiseerde taken van zijn medewerkers te begrijpen en hen daarbij te ondersteunen.

Leiderschapstaken hebben betrekking op de organisatorische en persoonlijke vaardigheden die nodig zijn om een team effectief te leiden en naar succes te leiden. Leiderschapstaken omvatten besluitvorming, communicatie, motivatie en conflicthantering. De spanwijdte beïnvloedt het aantal en het type leiderschapstaken dat een manager uitvoert. Een grotere spanwijdte vereist een hoger niveau van organisatie en communicatie om ervoor te zorgen dat de gemeenschappelijke doelen van het team worden bereikt.

De coördinatie-inspanning verwijst naar de tijd en middelen die een leider moet besteden aan samenwerking en coördinatie binnen het team. Hoe meer medewerkers aan een manager rapporteren, hoe groter de coördinatie-inspanning die nodig is om de verschillende taken en verantwoordelijkheden binnen het team te beheren. Managers moeten zich richten op het erkennen van en tegemoetkomen aan zowel de individuele als de collectieve behoeften van werknemers.

Managementniveaus

De hiërarchische niveaus verwijzen naar de verschillende niveaus binnen een organisatiestructuur waarin autoriteit, verantwoordelijkheid en communicatiekanalen zijn gedefinieerd. Binnen deze structuur stroomt informatie en wordt bepaald hoe werknemers worden aangestuurd. Een goed gestructureerde hiërarchie bevordert de leiderschapscultuur binnen het bedrijf en zorgt ervoor dat de organisatie effectief functioneert.

Een voorbeeld van het gebruik van hiërarchische niveaus is het maken van een organigram, dat de verschillende posities en de informatiestroom in een organisatie weergeeft.

Hiërarchische niveaus zijn specifieke hiërarchische niveaus waarop leiders en managers verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid hebben. De leiderschapscultuur wordt aanzienlijk beïnvloed door deze niveaus, omdat ze het leiderschap van werknemers bepalen en bevorderen. Een duidelijk en gedefinieerd managementniveau bevordert open en eerlijke communicatie binnen de organisatie en zorgt voor een duidelijke rolverdeling.

Leidinggevende niveaus zijn in veel organisaties gekoppeld aan managementniveaus, maar verwijzen specifiek naar functies waarin mensen directe verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties en het welzijn van werknemers. Deze niveaus kunnen gekoppeld zijn aan verschillende rollen en functies, zoals teamleider, afdelingshoofd of algemeen directeur. Een goed gedefinieerd managementniveau draagt bij aan een efficiënt en effectief personeelsbeheer.

Vlakke hiërarchieën zijn organisatiestructuren waarin het aantal hiërarchische niveaus is gereduceerd om snellere besluitvorming en nauwere samenwerking tussen managers en werknemers mogelijk te maken. Platte hiërarchieën verbeteren de informatiestroom en versnellen het besluitvormingsproces. Deze structuren kunnen helpen om de leiderschapscultuur binnen de organisatie te versterken en de diepgang van het management te verminderen.

Een voorbeeld van een vlakke hiërarchie is een bedrijf met slechts twee of drie hiërarchische niveaus, waar teamleiders rechtstreeks rapporteren aan het management zonder afdelingshoofden of andere tussenliggende managers.

De optimale management span

Eén factor die meespeelt bij het bepalen van de optimale management span is de diversiteit van de taken. Als de taken binnen een team erg verschillen, kan het voor een manager moeilijker zijn om het werk van alle medewerkers effectief te controleren en te coördineren. In dergelijke gevallen kan een kleinere management span geschikt zijn.

Een andere factor is de verschillende locaties waar werknemers werken. Als een manager bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor werknemers op verschillende locaties, kan dit effectieve communicatie en samenwerking bemoeilijken. Dit kan ook betekenen dat een kleinere span of control optimaal is.

Het aantal direct reports heeft invloed op de efficiëntie en effectiviteit van een manager. Een te grote span of control kan ertoe leiden dat een manager overbelast raakt en de werkdruk en communicatie tussen medewerkers in gevaar komt.

Een optimale span of control stelt een manager in staat om de prestaties en ontwikkeling van medewerkers effectief te ondersteunen en te zorgen voor een passend niveau van controle en communicatie. Het is belangrijk op te merken dat de optimale span of control van organisatie tot organisatie en van manager tot manager kan verschillen. Het is daarom cruciaal om rekening te houden met de specifieke omstandigheden en eisen van de organisatie bij het bepalen van de optimale span of control.

Outlook

Verschillende onderzoeken en concepten beïnvloeden de ontwikkeling van de span of control. De snelle transformatie van werkomgevingen heeft een grote rol gespeeld in de grote veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden in het dagelijks werk en die van invloed zijn op structuren zoals hiërarchieën, management en taken.

Nieuw Werken heeft een bijzonder actuele invloed. Nieuw Werk is een term die steeds belangrijker wordt in het kielzog van de digitalisering. Het gaat om het ontwikkelen van nieuwe werkvormen en structuren die een flexibelere en efficiëntere manier van werken mogelijk maken. Door Nieuw Werken te introduceren, kunnen er veranderingen plaatsvinden in het management van bedrijven en teams die een directe impact hebben op de managementafstanden.

Bijvoorbeeld communicatietools zoals Slack of Microsoft Teams stellen werknemers in staat om samen te werken en informatie te delen, ongeacht hun locatie. Hierdoor kunnen managers en teamleiders een groter aantal werknemers overzien en superviseren zonder persoonlijk contact te verliezen. Dit leidt tot een uitbreiding van de management spanwijdte, omdat er minder hiërarchische structuren nodig zijn.

In de context van Het Nieuwe Werken wordt teamleiderschap als manager steeds belangrijker. Het is belangrijk dat teamleiders hun leiderschapsbereik optimaliseren om effectieve samenwerking en communicatie binnen het team te waarborgen. Het nieuwe werken zorgt ook voor nieuwe uitdagingen, zoals flexibel werken en nieuwe manieren van communiceren. Teamleiders moeten hun stijl van leidinggeven kunnen aanpassen aan verschillende werklocaties en -tijden, zoals thuiswerken of werken op locatie. Daarnaast vraagt het gebruik van digitale communicatietools de aandacht van managers, omdat alle teamleden evenveel betrokken moeten zijn.

Het gebruik van Het Nieuwe Werken en digitale tools zoals flair kan de managementspanne vergroten zonder dat dit ten koste gaat van de communicatie en teamcohesie. De integratie van flair in Slack of andere communicatietools zorgt ervoor dat het hele team op de hoogte blijft. Met de Self-Service Employee Hub kunnen werknemers actief deel uitmaken van de organisatiestructuren. Dit kan ertoe leiden dat organisaties in het algemeen platter en dynamischer worden door het verminderen van hiërarchische niveaus en het verkorten van besluitvormingspaden.

Onderzoek en studies

De Hans Böckler Foundation heeft verschillende onderzoeken uitgevoerd naar de management spanwijdte en de invloed daarvan op managementinspanningen. Studies tonen aan dat een lage spanwijdte leidt tot een hogere managementinspanning. Dit betekent dat een manager verantwoordelijk is voor minder medewerkers en daarom meer tijd en middelen moet besteden aan het managen en motiveren van deze medewerkers.

In een aantal van de door de stichting gepresenteerde projecten is gekeken naar de voor- en nadelen van een lage management span. Er is met name gekeken naar het aspect van efficiënt gebruik van hulpbronnen.

Zurhausen is een onderzoeker die zich ook intensief met het onderwerp management span heeft beziggehouden. Zijn werk richt zich op de balans tussen een optimale management span en de resulterende managementinspanning. Hij benadrukt dat het belangrijk is om een ideale spanwijdte te vinden om een balans te behouden tussen managementinspanning en succesvol personeelsmanagement.

In zijn studies laat Zurhausen zien dat bedrijven baat kunnen hebben bij een lagere spanwijdte als dit hen in staat stelt om hun werknemers gerichter aan te sturen en hen meer individuele ondersteuning te bieden. Tegelijkertijd wijst hij er echter op dat een te lage verhouding tussen managers en werknemers ook kan leiden tot een inefficiënt gebruik van middelen.

De rol van de kwalificatie van werknemers

De kwalificatie van werknemers speelt een doorslaggevende rol bij het bepalen van de managementomvang. Hooggekwalificeerde medewerkers hebben doorgaans minder directe begeleiding en leiderschap nodig, wat leidt tot een grotere managementcapaciteit en dus een grotere management span.

Een team dat bestaat uit hooggekwalificeerde en ervaren medewerkers stelt de manager in staat om meerdere taken en projecten tegelijk te delegeren. De manager kan erop vertrouwen dat deze medewerkers hun competenties en vaardigheden effectief kunnen inzetten om de gewenste resultaten te behalen. Deze autonomie vermindert de behoefte aan directe managementcontrole en leidt tot een efficiëntere organisatiestructuur.

Het is echter belangrijk om een balans te vinden tussen de vaardigheden van de medewerkers en de omvang van de management span. In situaties waarin de vaardigheden van de werknemers zo hoog zijn dat de manager moeite heeft om de vaardigheden van de werknemers effectief te benutten, kan dit leiden tot een onvoldoende management span. In dergelijke gevallen kan een aanpassing van de managementstructuur noodzakelijk zijn.

Het is duidelijk dat de kwalificatie van werknemers als essentieel kan worden beschouwd in relatie tot de management span. Organisaties moeten daarom altijd zorgvuldig zowel de vaardigheden als de managementomvang binnen het bedrijf beoordelen en aanpassen om een efficiënte, productieve werkomgeving te garanderen. Er moet speciale aandacht worden besteed aan de opleiding en ontwikkeling van het personeel om ervoor te zorgen dat de vereiste vaardigheden voortdurend worden ontwikkeld en onderhouden.

Conclusie

Leadership spans zijn een belangrijk instrument om de efficiëntie van een organisatie te beheren en ervoor te zorgen dat individuele managers niet overbelast raken. Ze kunnen variëren afhankelijk van het type en de grootte van de organisatie, evenals de complexiteit van de taken en het managementniveau.

Verschillende factoren zoals de competentie van de manager, de onafhankelijkheid van de medewerkers en de structuur van de organisatie kunnen van invloed zijn op de optimale management span. Om de juiste management span voor een organisatie te bepalen, moeten deze factoren zorgvuldig worden geanalyseerd en tegen elkaar worden afgewogen.

Een goede management span helpt om besluitvormingsprocessen efficiënt te maken en het potentieel van medewerkers en managers binnen de organisatie optimaal te benutten.

Ontdek nu hoe flair u optimaal kan ondersteunen bij het managen van uw team en regel een gesprek met onze experts hier.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo