Personeelsadministratie - taken, functie, uitdaging

Denk je bij het woord HR-administratie meteen aan stoffige, droge administratieve taken, kasten vol dossiers, duizelingwekkend lange cijferreeksen en gesloten kantoordeuren? Vergeet dit idee en laat ons u in dit blogartikel meenemen in de wereld van de moderne HR-administratie.

HR-administratie is de plek waar een positieve en vertrouwensvolle relatie tussen werknemer en werkgever tot stand komt. Het is ook het centrum van rust, de stabiele en betrouwbare basis die werknemers begeleidt en ondersteunt gedurende hun hele loopbaan bij het bedrijf. Daarom verdient dit onderdeel van het bedrijf vandaag onze speciale aandacht.

Definitie van personeelsadministratie

In de literatuur vinden we de termen "personeelsmanagement", "personeelsadministratie" en "transactioneel personeelswerk" als synoniemen voor personeelsadministratie. In deze context betekent "transactioneel" dat gegevens worden doorgegeven aan derden. Dit verwijst bijvoorbeeld naar overheden of zorgverzekeraars. Grofweg komen alle organisatorische taken met betrekking tot personeel samen in dit gebied van het bedrijf. Personeelsadministratie wordt vaak gelijkgesteld aan personeelsbeheer (HR-management). Het is echter eigenlijk een deelgebied van HR-management. Het omvat "slechts" alle administratieve taken die te maken hebben met werknemers - vanaf het moment dat ze bij het bedrijf komen tot het moment dat ze het bedrijf verlaten.

Wat zijn de belangrijkste taken van HR-administratie?

De taken van HR-administratie zijn net zo divers en individueel als het personeelsbestand van uw bedrijf. De voortschrijdende digitalisering en de volatiele arbeidsmarkt betekenen ook dat HR-processen voortdurend moeten worden aangepast. HR-medewerkers moeten daarom altijd de vinger aan de pols houden, flexibel zijn en voortdurend worden bijgeschoold. Hieronder vatten we de belangrijkste HR-taken voor je samen - in chronologische volgorde, zoals ze zich in een werknemerscyclus kunnen voordoen.

• Sollicitatiedocumenten en arbeidscontracten:Inkomende sollicitaties hoeven meestal niet door HR te worden beoordeeld. Dat is de taak van de recruiters. Het correct kanaliseren of digitaal vastleggen van sollicitaties kan echter wel de taak zijn van HR-beheerders. Als de sollicitant wordt aangenomen, krijgt de administratie de opdracht om het arbeidscontract op te stellen. Kennis van arbeidsrechtelijke regelgeving, cao's en ondernemingsovereenkomsten is hierbij essentieel. Ook de organisatie van de profielen van sollicitanten speelt een grote rol. Hier kan een softwareoplossing zoals flair helpen om de verwarring onder sollicitanten te verminderen. Sollicitatiegegevens worden direct in flair opgeslagen en kunnen later worden omgezet in een werknemersprofiel.

• Personeelsdossier: Of het nu digitaal of op papier is, het bijhouden en constant bijwerken van personeelsgegevens is de klassieke taak van personeelsadministratie. Het vormt de basis voor correcte werkgeversrapporten aan sociale verzekeraars en ziektekostenverzekeraars, maar ook voor interne bedrijfsanalyses.
• Voorzien van gegevens voor personeelsplanning: Door personeelsstatistieken te maken, werkt de administratieafdeling aan andere HR-afdelingen en levert belangrijke informatie voor de HR-planning en bedrijfsprocessen op korte en lange termijn.
• Loonadministratie: Om ervoor te zorgen dat de salarisbetalingen voor alle werknemers correct en op tijd worden verwerkt, houdt een onderdeel van de HR-administratie zich uitsluitend bezig met de loonadministratie. De medewerkers van deze afdeling zorgen ook voor de registratie van de loonbelasting en het doorsturen van alle andere sociale premies naar de relevante verzekeringsinstanties, evenals het afgeven van registratiebewijzen. De salarisadministratie kan ook worden vereenvoudigd met een softwareoplossing.

• Tijdregistratie: Hoewel werknemers hun dagelijkse werktijden meestal zelf registreren, is er nog veel te doen op het gebied van tijdregistratie voor de personeelsadministratie. Ziekteverzuim of zwangerschapsverlof moeten worden geregistreerd en indien nodig worden doorgegeven aan de salarisadministratie. Het controleren van de beschikbaarheid van medische certificaten vindt ook plaats op de administratieafdeling. Verder worden vakantieaanvragen van het personeel die zijn goedgekeurd door managers verzameld en indien nodig ingevoerd. Tijdregistratie en afwezigheidsplanning kunnen softwarematig worden vastgelegd. flair biedt werknemers de mogelijkheid om hun tijd bij te houden en zich ziek te melden of verlof aan te vragen in de Employee Hub en in een mobiele app.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo