Urenstaten digitaal implementeren: Wat houdt het in?

De registratie van werktijden is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden, met name als gevolg van het arrest van het Europese Hof van Justitie (HvJ) in 2019, waarin staat dat de registratie van werktijden verplicht is voor alle arbeidsrelaties binnen de EU. De implementatie van urenstaten in digitale vorm is een efficiënte en moderne manier om aan deze verplichting te voldoen en biedt werkgevers en werknemers tal van voordelen.

Digitale urenstaten, als onderdeel van de werktijdregistratie, maken een fraudebestendige en transparante documentatie van de werkuren en pauzetijden van werknemers mogelijk. Er zijn verschillende tijdregistratiemodellen die geschikt zijn voor bedrijven met werk op locatie, zoals prikklokken, maar ook voor mobiele werknemers, zoals apps of webgebaseerde oplossingen. Hiermee wordt het traditionele urenbriefje, dat als de oudste methode voor het registreren van werktijden wordt beschouwd, vervangen door moderne en efficiëntere systemen.

Sinds 2022 zijn werkgevers in Duitsland verplicht om werktijden te registreren. Dit benadrukt de noodzaak voor bedrijven om te investeren in digitale oplossingen voor de registratie van werktijden en zich voor te bereiden op de toekomstige eisen van de arbeidswereld.

Timesheet-template

Het gebruik van timesheet-templates is essentieel voor het registreren en documenteren van werktijden. Hiermee kunnen werkuren, pauzes, vakantiedagen en ziektedagen eenvoudig en overzichtelijk worden vastgelegd. Door deze processen te digitaliseren, kunnen werkgevers en werknemers profiteren van meer duidelijkheid en een eenvoudigere urenregistratie.

Gratis timesheetsjabloon

Een gratis en gebruiksvriendelijke versie van de timesheetsjabloon is de Excel timesheetsjabloon. Hiermee kun je informatie invoeren zoals de datum, het begin en einde van de werktijd en pauzes, en deze automatisch optellen. Bovendien kunnen personeelsnummers en informatie over maandelijkse overeengekomen uren aan de sjabloon worden toegevoegd.

De Excel-sjabloon kan eenvoudig worden aangepast aan individuele behoeften en naar behoefte worden afgedrukt. Werkgevers kunnen de sjabloon aanleveren en werknemers kunnen deze snel en eenvoudig invullen. Het gebruik van de Excel-sjabloon biedt verschillende voordelen, zoals:

• Gebruiksgemak
• Automatisch optellen van werkuren
• Overzicht en eenvoudige aanpassing
• Optie voor afdrukken of digitale opslag

Avery Zweckform is een andere optie voor het aanschaffen van sjablonen. Deze bevatten zowel digitale als fysieke sjablonen en kunnen worden aangeschaft met software voor het digitaliseren van timesheetdocumentatie.

Door digitale timesheetsjablonen te gebruiken, bevorderen bedrijven de efficiëntie en transparantie bij het registreren en documenteren van timesheets en wordt ook de communicatie tussen werkgevers en werknemers vergemakkelijkt. Overschakelen van traditionele papieren formulieren naar digitale oplossingen is zowel tijdig als praktisch en biedt een algehele verbeterde ervaring op dit belangrijke gebied.

Arbeidsrecht in Duitsland

Minimumloon

In Duitsland wordt het minimumloon geregeld door de Wet op het Minimumloon (MiLoG). Het wettelijk minimumloon is momenteel € 13,30 bruto per uur (vanaf 2023). Werkgevers zijn verplicht dit minimumloon aan hun werknemers te betalen om zwartwerk en oneerlijke concurrentie tegen te gaan. De wet ter bestrijding van zwartwerk dient als instrument voor het toezicht op de naleving van het minimumloon.

Werktijdmodellen

De Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vormt de basis voor werktijdmodellen in Duitsland. Volgens artikel 3 ArbZG bedraagt de gemiddelde werkdag acht uur. Dit kan worden uitgebreid tot maximaal tien uur, zolang het gemiddelde van acht uur binnen 24 weken wordt bereikt.

• Tijdenregistratie: Volgens paragraaf 16 (2) van de Arbeidstijdenwet zijn werkgevers verplicht de werktijden van hun werknemers te registreren als hun dagelijkse arbeidstijd langer is dan acht uur of als ze op zon- en feestdagen werken. Urenstaten moeten ten minste twee jaar worden bewaard en moeten worden ingediend bij de bevoegde autoriteiten of op verzoek ter inzage worden gegeven.
• Flexibele werktijden: In Duitsland zijn ook verschillende vormen van flexibele werktijden mogelijk, die door bedrijven kunnen worden gebruikt om tegemoet te komen aan de behoeften van werknemers en operationele vereisten, zoals deeltijdwerk, flexibele werktijden, thuiswerken en werktijden op basis van vertrouwen.

De implementatie van een digitaal werkrooster kan daarom zowel bijdragen aan het voldoen aan de wettelijke vereisten van de Arbeidstijdenwet als aan de implementatie van moderne en flexibele werktijdmodellen.

Werktijdregistratie

Dagelijkse werktijd

Werktijdregistratie is voor veel werkgevers een wettelijke vereiste om de werktijden van hun werknemers te documenteren. Het begin en einde van de werktijd en de duur van de rustpauzes moeten worden geregistreerd. De gewerkte uren moeten transparant en traceerbaar zijn voor zowel de werknemer als de werkgever.

Werktijdregistratie

Een werktijdregistratie is een document dat de dagelijkse werkuren van een werknemer vermeldt. Het kan zowel op papier als digitaal worden aangemaakt, waarbij digitale registratie steeds vaker wordt gebruikt. Volgens artikel 16, lid 2, van de Arbeidstijdenwet moet de werkgever de werktijdregistratie ten minste twee jaar bewaren en aan de toezichthoudende autoriteit overleggen of op verzoek ter inzage sturen.

Een werktijdregistratie wordt daarentegen gebruikt om de gewerkte uren te verzamelen en de geaccumuleerde werkuren en overuren bij te houden. Werknemers moeten te allen tijde toegang hebben tot hun werktijdaccount om hun werktijden bij te houden.

Absences

Absences, zoals vakantiedagen, ziektedagen of andere afwezigheden, moeten ook worden opgenomen in de werktijdregistratie en transparant worden ingevoerd in het werktijdoverzicht. Hierdoor kunnen werkgevers en werknemers de gewerkte uren en afwezigheidsdagen beter beheren en de planning van de middelen optimaliseren.

Wanneer het gaat om afwezigheden, is het belangrijk om te zorgen voor een open communicatie om onnodige problemen of misverstanden te voorkomen. De data van afwezigheden moeten correct en op tijd worden geregistreerd in het timesheetsysteem, zodat er een nauwkeurig overzicht ontstaat van de werkuren en afwezigheidsdagen.

Gegevensbescherming

Gegevensbescherming is een belangrijk aspect van de digitale implementatie van timesheets. Bij het registreren van werkuren worden persoonlijke gegevens verzameld die moeten worden behandeld in overeenstemming met de gegevensbeschermingsbepalingen van de General Data Protection Regulation (GDPR). Om gegevensbescherming op het gebied van digitale timesheetsystemen te waarborgen, moeten een paar basisstappen worden gevolgd.

Allereerst wordt het gebruik van noodzakelijke cookies aanbevolen. Deze cookies zijn essentieel voor de basisfuncties van digitale timesheetsystemen. Zorg ervoor dat alleen cookies worden gebruikt die noodzakelijk zijn voor de werking van het systeem.

Een ander belangrijk punt is het gebruik van analysetools zoals Google Analytics. Aangezien dergelijke tools persoonlijke gegevens kunnen verzamelen, is het belangrijk dat de richtlijnen voor gegevensbescherming worden nageleefd en dat het gebruik van dergelijke tools gepast en transparant is. Daarnaast moet de mogelijkheid worden geboden om de analysetools te deactiveren, zodat gebruikers controle houden over het gebruik van hun persoonsgegevens.

De verwerking van persoonsgegevens mag alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is voor een goede registratie van de werktijd. Werknemers moeten worden geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens en weten welke gegevens worden verzameld en hoe deze worden gebruikt. Bovendien moeten zij toegang hebben tot hun gegevens en deze kunnen bijwerken of verwijderen.

Om gegevensbescherming in digitale timesheetsystemen te waarborgen, moet evenveel aandacht worden besteed aan gegevensbeveiliging. Daartoe moeten passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of verlies.

In het algemeen is gegevensbescherming op het gebied van digitale timesheetsystemen een belangrijk aspect waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan. Door de GDPR-richtlijnen na te leven en passende beveiligingsmaatregelen te implementeren, kan een wettelijk conforme en veilige omgang met persoonsgegevens worden gewaarborgd.

Wettelijk kader

Het wettelijk kader voor de digitale implementatie van timesheets in Duitsland heeft voornamelijk betrekking op de Arbeidstijdenwet (ArbZG) en uitspraken van het Europees Hof van Justitie (EHvJ) en de federale arbeidsrechtbank (BAG) over de verplichting om tijd te registreren.

Op grond van artikel 16, lid 2, van de Arbeidstijdenwet zijn werkgevers verplicht om de arbeidsuren boven de acht uur per werkdag te registreren, evenals alle arbeidsuren op zon- en feestdagen. Urenstaten moeten ten minste twee jaar worden bewaard en moeten worden ingediend bij de toezichthoudende autoriteit of op verzoek worden toegezonden voor inspectie. In februari 2022 werd een wetsontwerp ingediend waarin de verplichting wordt vastgelegd om alle werktijden digitaal te registreren voor elf sectoren.

Het HvJ EG verplicht alle bedrijven om een systeem in te voeren voor de registratie van de feitelijk gewerkte uren per dag om de bescherming van werknemers en de EU-richtlijn inzake arbeidstijden (2003/88/EG) te waarborgen. In september 2022 bevestigde het Federale Arbeidsgerecht dit standpunt. Werkgevers moeten daarom voldoen aan de wettelijke vereisten voor digitale tijdregistratie om mogelijke sancties te voorkomen.

Pauzetijden

De registratie van pauzetijden speelt ook een belangrijke rol bij de digitale uitvoering van de tijdregistratie. Volgens de Arbeidstijdenwet moeten werknemers die meer dan zes uur werken een pauze van minstens 30 minuten krijgen. Als de werktijd langer is dan negen uur, wordt de pauze verlengd tot in totaal 45 minuten. Pauzetijden moeten correct en transparant worden geregistreerd om ervoor te zorgen dat de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd en om de rechten van werknemers te beschermen.

Het correct registreren van pauzetijden heeft ook fiscale gevolgen. Bij het berekenen van de belasting over de toegevoegde waarde (BTW), bijvoorbeeld, moeten de pauzetijden van werknemers worden uitgesloten van het totale aantal werkuren. Nauwkeurige en transparante registratie van pauzetijden en totale werktijden is daarom zowel vanuit arbeidsrechtelijk als fiscaal oogpunt essentieel.

Payroll en werktijden

Payroll is een belangrijk proces dat ervoor moet zorgen dat werknemers correct worden betaald voor de uren die ze hebben gewerkt. Om minuren en fouten in de salarisadministratie te voorkomen, is het van cruciaal belang om werktijden nauwkeurig en efficiënt te registreren. In deze context biedt de digitalisering van urenstaten tal van voordelen. Tijdregistratie en loonadministratie kunnen ondergebracht worden in een softwareoplossing zoals flair. Voor tijdregistratie biedt flair digitale, mobiele en fysieke tijdregistratie. De salarisadministratie kan ook worden aangemaakt voor verschillende salarisgebieden en naadloos worden doorgegeven aan de belastingadviseur dankzij de DATEV-integratie.

Gratis demo

Het flexibele HR-platform gebouwd op Salesforce

Book a demo